Es bestehen zwei Möglichkeiten zur Neuanlage eines Kunden:

1.)Klicken Sie auf das Symbol neben der Interessentennummer. In diesem Fall wird aus dem

Nummernkreis „Kunden/Interessenten" die nächste freie Nummer automatisch als Satznummer vergeben.

2.)Sie vergeben die Satznummer durch manuelle Eingabe in das Feld Interessenten-Nr. selbst. Dies ist z. B. dann sinnvoll, wenn Nummern eines anderen Systems beibehalten werden sollen.

Die einzelnen Datenfelder des Hauptbildschirms haben folgende Bedeutung:

Sie haben die zweite Möglichkeit genutzt und die Nummer für einen neu anzulegenden Kunden oder

Interessenten selbst vergeben. Jetzt füllen Sie die weiteren Datenfelder. Bitte denken Sie daran, dass Sie sich mit Hilfe der TAB-Taste von Feld zu Feld bewegen und nicht die Maus benutzen, da Sie nur so die richtige Reihenfolge einhalten und auch kein Feld ausgelassen wird.

Suchbegriff:

Dies ist der Begriff, unter dem der Kunde in den Suchlisten der Akquise und der

Angebots-/Auftragsübersicht auftaucht. Standardmäßig wird der Inhalt des Feldes „Name1" hier eingetragen was sich aber manuell ändern lässt. Ändert man zu einem späteren Zeitpunkt das Feld „Name1" ab, wirkt sich dieses nicht auf den Suchbegriff aus, da dieser ja auch eine sehr individuelle Eingabe darstellen könnte. Möchten Sie jedoch die Änderung im Feld „Name1" auch für den Suchbegriff übernehmen, muss vorher der Inhalt dieses Feldes gelöscht werden.

Erstanlage:

Datum der Erstanlage. Dieses Feld wird automatisch mit dem aktuellen Tagesdatum vorbelegt.

Geschäftsstelle:

Wenn Sie mit Geschäftsstellen arbeiten und sich mit einer Geschäftstellennummer angemeldet haben, so wird hier die Nummer der Geschäftsstelle von zvoove (für Gebäudedienstleister) automatisch vorgetragen. Kostenstelle:

Tragen Sie hier eine Kostenstelle ein, sofern der Kunde/Interessent einer Kostenstelle zugeordnet werden soll. Gerade beim Einsatz einer Finanzbuchhaltung ist für eine korrekte Kostenstellenauswertung eine Eingabe in diesem Feld besonders wichtig. Arbeiten Sie nicht mit Kostenstellen kann dieses Feld leer bleiben. Anschriften:

An dieser Stelle gibt es eine Postanschrift, eine Rechnungsanschrift und eine Versandanschrift. zvoove

(für Gebäudedienstleister) übernimmt die Postanschrift automatisch auch als Rechnungsanschrift und Versandanschrift. Die Rechnungsanschrift bzw. Versandanschrift kann allerdings auch geändert werden, ohne dass diese Änderung in die Postanschrift zurück übertragen wird. Hier kann man für diesen Kunden nur eine Rechnungsanschrift hinterlegen. In den einzelnen Aufträgen besteht allerdings später dann die Möglichkeit, theoretisch für jeden Auftrag mit einer abweichenden Rechnungsanschrift zu arbeiten. Dazu später mehr. Ebenso können Sie eine Versandanschrift zu diesem Kunden hinterlegen. Diese Versandanschrift können Sie bei der Faktur später auf einem separaten Blatt ausdrucken. Damit in der Faktur dieses Zusatzblatt allerdings ausgedruckt wird, müssen Sie noch Einstellungen im Auftrag vornehmen (Fach 7 Angebot/Auftrag).

Name 1, Name 2, Name 3:

Alle drei Felder dienen der vollständigen Bezeichnung des Kunden/Interessenten. Straße:

Straße des Kunden Land:

Länderkennzeichen: Bei Kunden im Inland kann dieses Feld leer übersprungen werden. Es wird dann automatisch ein "D" eingetragen. Dieses Feld lässt sich als Ergänzung zur Postleitzahl auf Kundenanschreiben nutzen.

PLZ:

Postleitzahl zur Straßenanschrift (kann aus vorgefüllter Tabelle ausgewählt werden).

Ort:

Ortsbezeichnung zur Straßenanschrift Postf./PLZ/Ort:

Postfachnummer, Postleitzahl und Ortsbezeichnung zur Postfachanschrift Telefon, Mobil, Telefax:

Telefon- und Faxnummern des Kunden Anrede (Anschr.):

Die Eingabe in diesem Feld kann als Anrede des Unternehmens im Anschriftenfeld des Schriftverkehrs genutzt werden (z. B. Firma).

Briefanrede:

Dieses Feld wird als Briefanrede für allgemeine Briefe an den Kunden (ohne Ansprechpartner) genutzt. Wenn Sie dieses Feld ohne Eingabe überspringen, wird es mit der allgemeinen Floskel "Sehr geehrte Damen und Herren" gefüllt.

E-Mail:

E-Mail-Kennung des Kunden Homepage:

Internet-Kennung des Kunden Frei 1, Frei 2, Frei 3:

In diesen Feldern können Sie freie Informationen hinterlegen. Diese Informationen können Sie nur im Kundenstamm einsehen.

Staat:

Bei ausländischen Unternehmen kann hier per Doppelklick auf die Staatentabelle zugegriffen und der Staat zugeordnet werden. Standardmäßig steht in diesem Feld immer ein „D" für Deutschland.

Enthält dieses Feld kein "D", so wird der Kunde als ausländisches Unternehmen angesehen, was zur

Folge hat, dass die Rechnungen umsatzsteuerfrei ausgestellt werden. Bei Kunden aus dem EU-Ausland (z. B. NL, B, F, GB usw.) ist zu beachten, dass Rechnungen nur dann umsatzsteuerfrei ausgestellt werden, wenn a) zusätzlich unter USt.-Id.-Nr. die Identifikations-Nr. des Kunden (siehe unten weiter im Kapitel) und b) im Firmenstamm die USt.-Id.-Nr. Ihres Betriebes eingetragen sind.

Bundesland:

Bundesland, wo der Kunde ansässig ist.

Kunde seit:

Nach der Vergabe der Debitorenkontonummer trägt zvoove (für Gebäudedienstleister) automatisch das Tagesdatum ein. Sie können aber manuell Änderungen an dem Datum vornehmen Debitorenkonto :

Über die Zuordnung eines Debitorenkontos, unter dem dieser Kunde in der Finanzbuchhaltung geführt wird, wechseln Sie den Status von Interessent in Kunde. Das gelbe Statuskennzeichen mit der Beschriftung Interessent, wird nach der Vergabe grün und ist dann mit Kunde beschriftet. Sie können eine Nummer manuell eintragen oder sich durch Doppelklick aus dem Fibu-Nummernkreis des Firmenstammes die nächste verfügbare Debitorennummer vorschlagen lassen.

Sie können das Debitoren-Konto genau wie die Interessenten- bzw. Kunden-Nr. manuell vergeben oder vom System eine automatische Konto-Nummer vergeben lassen. Wenn Sie eine Konto-Nummer automatisch ermitteln möchten, klicken Sie auf den Speedbutton. Sie erhalten zunächst folgende Abfrage:

Hier können Sie aus den in den Stammdaten angelegten Konten-Gruppen auswählen. Klicken Sie auf OK, damit nun das Debitoren-Konto ermittelt werden kann. Diese Konto-Nr. wird Ihnen zunächst wieder im Kundenstamm angezeigt. Sobald Sie das Feld mit der TAB-Taste bestätigen, erhalten Sie nachfolgende Abfrage:

In dieser Ansicht werden Ihnen nochmals alle nötigen Informationen zu dem Debitorensatz angezeigt. Wenn die Informationen alle korrekt sind, können Sie die Anlage des Kontos mit OK bestätigen.

Deb.-Kto. Haupt-Kunde:

Dieses Feld hat im zvoove (für Gebäudedienstleister) keine Funktion.

Bezugsquelle:

Um auch später noch einen Überblick zu haben, wodurch Sie diesen Kunden gewonnen haben, lassen sich hier die verschiedenen Bezugsquellen hinterlegen.

Disponent:

Zuordnung eines Disponenten. Per Doppelklick können Sie hier aus der Stammtabelle der Disponenten auswählen. Vorraussetzung ist allerdings, dass diese auch gefüllt wurde.

VB:

Zuordnung eines Vertriebsbeauftragten. Per Doppelklick können Sie hier aus der Stammtabelle der Vertriebsbeauftragten auswählen. Vorraussetzung ist allerdings, dass diese auch gefüllt wurde. Durch Anklicken der Kontrollkästchen „Sperre" können Sie kennzeichnen, dass der Kunde für die jeweiligen Bereiche (Disponent und VB) gesperrt ist.

Faktursachbearbeiter:

In diesem Feld können Sie aus dem Bedienerstamm den Faktursachbearbeiter zu diesem Kunden hinterlegen. Sie haben später hierdurch die Möglichkeit z.B. in der Faktur die entsprechenden Daten für den jeweiligen Sachbearbeiter zu filtern. Voraussetzung für die Hinterlegung des Faktursachbearbeiters ist allerdings, dass dieser in den Optionen entsprechend aktiviert ist.

ABC-/Umsatzstatus:

Freies Klassifizierungskennzeichen. Hier kann eine „Bewertung" des Kunden durchgeführt werden. Betriebsnummer:

Betriebsnummer des Kunden.

USt.-Id.-Nr./Steuernr.:

Umsatzsteuer-Identifikations-Nr.: Ist bei ausländischen Kunden aus dem EU-Raum wichtig, um Rechnungen umsatzsteuerfrei ausstellen zu dürfen, wenn zusätzlich im Firmenstamm die eigene USt.-Id.-Nr. eingegeben wurde.

Sperre-Grund:

Tragen Sie hier den Grund für die Sperre ein, weshalb Sie die Häkchen hinter Disponent und VB gesetzt haben.

Fax-Sperre:

Sofern Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, können Sie in der Akquise die Kunden herausfiltern, die z. B. an einer Mailing-Aktion nicht teilnehmen sollen.

Info bei Tariferhöhung:

Nur wenn dieses Häkchen gesetzt ist, können Sie den Kunden später bei einer Tariferhöhung schriftlich über die damit verbundene Preiserhöhung informieren.

GLN-Nummer:

GLN steht für „Global Location Number" = Globale Lokationsnummer. Diese Nummer können Sie wiederum auf der Rechnung per Textmarke ausgeben. Die Global Location Number (GLN) bzw. Globale

Lokationsnummer (GLN (früher: ILN)) identifiziert international die volle Unternehmens- oder

Betriebsbezeichnung sowie die Anschrift. Sie wird von den GS1-Organisationen vergeben. Für

Deutschland ist dies die GS1 Germany. Die GLN ist immer 13-stellig, wobei die ersten drei Stellen das

Länderpräfix (früher: EAN-Ländernummer) der GS1-Mitgliedsgesellschaft, zum Beispiel Deutschland 400/440, angeben. Mit ihr können Standorte gekennzeichnet werden. Sie gibt zum Beispiel an, wohin eine Palette geschickt werden soll. Allerdings dient sie nicht der Kennzeichnung von Paletten oder anderen Versandeinheiten. Hierfür sollte die Nummer der Versandeinheit verwendet werden. Sichtbar in Gesch-St.:

Über dieses Feld können Sie festlegen, in welchen Geschäftsstellen dieser Kunde sichtbar sein soll. Per Doppelklick in das Feld oder Klick auf den Speedbutton gelingen Sie in folgende Ansicht:

In der linken Liste sehen Sie alle Geschäftsstellen, in denen der Kunde sichtbar ist. Auf der rechten Seite sehen Sie die restlichen Geschäftsstellen. Über die Pfeiltasten in der Mitte können Sie die Geschäftsstellen entsprechend verschieben.

Dateipfad:

Durch diese Funktion kann je Kunde ein unterschiedlicher Ordner im Netzwerk geöffnet werden. Wenn

Sie unter „Dateipfad" das entsprechende Verzeichnis ausgewählt haben, können Sie in der Akquise-Maske den Pfad aufrufen und haben so den Zugriff auf alle Dateien, die sich in diesem Verzeichnis befinden:

Gebiet:

Dieses Feld dient als Selektionskriterium und kann z. B. die Zuordnung zu einem regionalen Verkaufsgebiet bedeuten. Die Eingabe ist frei.

Lieferantennummer:

Hinterlegung der Lieferantennummer, die Sie bei Ihrem Kunden haben (nur zur Info).

Info 1 - 6:

3 Textzeilen für die freie Eingabe von allgemeinen Hinweisen zu dem Kunden. Der Text kann auch aus der Akquise direkt geändert werden. Das gleiche gilt für die 3 folgenden Zahlenfelder. Allerdings lassen sich diese nicht über die Akquise ändern.

Intervall:

Faktur-Rhythmus: Nach der hier gewählten Einstellung können Sie später bei der Rechnungsschreibung filtern (kann per Option ausgeblendet werden).

Versand:

Hier kann eingestellt werden, wie der Kunde seine Rechnung erhalten soll: per Brief, per E-Mail oder per Brief und E-Mail. Hinweis: wenn Sie „per E-Mail" einstellen, wird in der Faktur für den Kunden keine Rechnung ausgedruckt. Über das Häkchen bei „Rechnungen/Gutschriften/Stornos separat per E-Mail versenden" können Sie steuern, ob verschiedene Rechnungen, Stornos oder Gutschriften zusammen in einer E-Mail dem Kunden zugestellt werden sollen oder ob der Kunde pro Rechnung, Storno oder Gutschrift eine einzelne E-Mail erhalten soll. Formular:

Hier könnte dem ausgewählten Kunden ein spezielles Rechnungsformular zugeordnet werden. Bleibt das

Feld frei, benutzt zvoove (für Gebäudedienstleister) für den Ausdruck der Rechnung die

Standard-Druckdateien GF00010x.DAT. Tragen Sie bei einem Kunden in diesem Feld beispielsweise eine 2 ein, benutzt zvoove (für Gebäudedienstleister) für den Rechnungsdruck nur für diesen Kunden die Druckdatei GF00020x.DAT.

Anzahl Ausdrucke:

Ist hier nichts eingetragen, benutzt zvoove (für Gebäudedienstleister) die Vorgabe für die Anzahl der Ausdrucke aus den Optionen. Sollen für diesen Kunden aber mehr Kopien der Rechnung gedruckt werden, tragen Sie hier die Anzahl der Ausdrucke ein, die Sie benötigen (Beispiel: ein Original und drei Kopien, dann muss in dem Feld die Zahl „4" stehen).

Versand inkl. Arbeitsscheine:

Diese Funktion ist nur dann aktiv, wenn die entsprechende Option unter Datei > Einstellungen > Optionen > Fakturablauf > Rechnungsversand freigeschaltet ist. Wenn Sie für diesen Kunden Rechnungen per E-Mail inkl. Arbeitsscheine versenden wollen, setzen Sie hier bitte das Häkchen.

Vorg. Steuerschl.:

Hier kann bezogen auf diesen Kunden ein Steuerschlüssel vorgegeben werden, der bei Neuanlage eines Auftrages in diesen übernommen wird. Wird hier kein Steuerschlüssel vorgegeben, zieht sich das Programm bei der Auftragsanlage den Steuerschlüssel aus dem Firmenstamm.

Beim Versand der Rechnung per E-Mail können Sie nun im Kundenstamm unter dem Reiter "Rechnungen/Formulare" auswählen ob der Arbeitsschein eine separate Datei sein soll oder ob der Arbeitsschein in die Datei der Rechnung integriert werden soll.

Mit diesen Einstellungen können die globalen Optionen für diesen einen Kunden übersteuert werden.

• Kundenanschreiben Gruppierung = kundenbezogen, objektbezogen oder aus den Optionen

• Kundenanschreiben pro Leistung = Ja, Nein oder aus den Optionen

Hinter dieser Registerkarte verbirgt sich folgende Ansicht:

Es kann eingestellt werden, ob der Kunde Mahnungen per E-Mail oder per Brief erhalten soll. Hinweis: wenn Sie „per E-Mail" einstellen, wird beim Erstellen der Mahnung die Mahnung nicht ausgedruckt.

Dann können Sie wählen, ob die Rechnungs- oder Postanschrift als Mahnadresse bei evtl.

Mahnschreiben gezogen werden soll.

Hier gibt es aktuell keine Einstellungsmöglichkeiten.

Im obigen Bereich der Maske kann ein Logo eingebunden werden, welches dann auch in der Akquisition sichtbar ist.

Über den Auswahl Button oben rechts können Sie die entsprechende Datei aus dem Bilderpfad auswählen. Es erfolgt eine Abfrage, ob Sie einen Verweis auf die Datei legen wollen oder die Datei kopieren wollen:

Danach wird die Bilddatei im System angezeigt:

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