1.11. Anbindung MS Outlook an zvoove (für Gebäudedienstleister) - Neue Schnittstelle vorhanden, bei Fragen wenden Sie sich bitte an den zvoove (für Gebäudedienstleister) Support.
Starten Sie MS Outlook und wählen Sie den Bereich Kontakte aus.
Wenn Sie noch keine Kontakte erfasst haben, machen Sie nun einen Doppelklick in den oberen Bereich des Bildschirms. Sollten Sie bereits Kontakte erfasst haben, können Sie über den Button „Neu" einen neuen Kontakt erfassen.
Sie gelangen nun in die Kontakterfassung von MS Outlook:
Hier können Sie alle Felder die im Register Allgemeines stehen füllen, um diese dann später nach zvoove (für Gebäudedienstleister) zu konvertieren.
Um eine Konvertierung überhaupt möglich zu machen, muss im Feld Kategorie „LCSImport" eingetragen werden.
Dazu müssen Sie auf den Button „Kategorien" klicken. Dann kommen Sie in folgendes Fenster.
Hier müssen Sie die Kategorie „LCS-Import" selber anlegen. Wichtig ist hier, dass die Kategorie von der Schreibweise her genau so angelegt wird, wie in diesem Beispiel zu sehen.
Um diese Kategorie zu den verfügbaren Kategorien hinzuzufügen, müssen Sie den Button „Zur Liste hinzufügen" betätigen (der Button wird erst aktiv, wenn Sie im oberen Feld eine Eintragung gemacht haben).
Nachdem der Haken dann bei „LCS-Import" gesetzt ist, müssen Sie mit OK bestätigen, dann sieht der erfasste Kontakt so aus wie in der folgenden Abbildung.
Sie können jetzt noch entscheiden, unter welchen Begriff (ähnlich wie der Suchbegriff für Kunden in zvoove (für Gebäudedienstleister)), der Kontakt abgespeichert werden soll.
Nun können Sie diesen Kontakt über den Button „Speichern und Schließen" abspeichern.
Die Grundmaske Kontakte in MS Outlook sieht dann wie folgt aus.
Den Kontakt können Sie mit einem Doppelklick innerhalb des Kontaktes wieder öffnen.
Nachdem Sie den Kontakt nun angelegt haben, ist für MS Outlook die Arbeit beendet und Sie können Outlook nun schließen.
Über den Menüpunkt Allgemein > Akquisition > Weitere > MS Outlook Kontakte -> Interessenten können Sie MS Outlook Kontakte als Interessenten in die zvoove (für Gebäudedienstleister) Datenbank übernehmen.
Nachdem Sie diesen Punkt ausgewählt haben, wird im Hintergrund versucht, eine Verbindung zu MS Outlook herzustellen.
Hier können Sie am einfachsten den Zugriff für 2 Minuten (oder länger, je nach Menge der Kontakte, die konvertiert werden sollen) gewähren.
Dann erhalten Sie eine Liste, in der die zu konvertierenden Datensätze erscheinen. Hier könnten Sie noch einzelne Datensätze löschen bevor Sie die Übernahme starten.
Mit dem Button „Übernehmen" starten Sie nun die Konvertierung.
Nach Abschluss der Konvertierung sind die Kontakte als Interessenten (ggf. mit Ansprechpartner) in zvoove (für Gebäudedienstleister) übernommen worden.
Folgende Daten können von MS Outlook übernommen werden:
MS Outlook
zvoove (für
Gebäudedienstleister)
Firma
Name1 und Name2 (je nach Länge des Firmennamens)
Name (LastName und FirstName)
Nachname und Vorname des Ansprechpartners
E-Mail des Kunden.
E-Mail2
E-Mail des
Ansprechpartners
Geschäftlich Telefonnummer (Wichtig: Bei der Eingabe von
Telefonnummern in Outlook ist darauf zu achten, ohne Bindestriche zu arbeiten.)
Telefon1 (Kunde und Ansprechpartner)
Fax geschäftl.
Telefax
Mobiltelefon
Telefon2 (Kunde und Ansprechpartner)
Webseite
Internet-Homepage des Kunden/Ansprechpartners
Adresse/Strasse (Geschäftlich)
Straße
Adresse/Postleitzahl (Geschäftlich)
PLZ
Adresse/Ort (Geschäftlich)
Ort
Strasse (Privat)
Privat: Straße des Ansprechpartners
PLZ (Privat)
PLZ des Ansprechpartners
Ort (Privat)
Ort des Ansprechpartners
Adresse/Region (Geschäftlich)
Gebiet
Postition
Position des
Ansprechpartners
Nachdem ein Kontakt von MS Outlook konvertiert wurde erhält er automatisch die Kategorie „LCS-Interessent", damit er bei einer erneuten Konvertierung nicht noch einmal übertragen wird. Nach Übernahme des Datensatzes erscheint folgende Meldung.
Nach erfolgreicher Konvertierung erscheint der Datensatz im Akquisitionsbildschirm im Bereich der Interessenten.
Das Kundenstammblatt bzw. der angelegte Ansprechpartner sieht dann wie in den nächsten Abbildungen dargestellt aus.
