Lieferantendaten in MS Outlook
Starten Sie zvoove (für Gebäudedienstleister) und öffnen Sie die Akquisition. Hier müssen Sie nun zuerst die Auswahl treffen, welcher Bereich nach MS Outlook übergeben wird. Sie können am unteren linken Bildrand auswählen was übergeben werden soll. In diesem Beispiel wird nun eine Übergabe von Kundendaten an MS Outlook erfolgen.
Hier müssen Sie jetzt noch entscheiden, ob alle Kundendaten oder nur ein bestimmter Teil der Kundendaten übergeben werden soll. Wollen Sie nur bestimmte Kunden konvertieren, können Sie über den Bereich Suchkriterium diesen Bereich vorgeben, oder Sie markieren einzeln jeden Kunden, der konvertiert werden soll. Um die Kunden einzeln zu markieren, halten Sie die „STRG"-Taste gedrückt und klicken Sie dann jeden Kunden an der übergeben werden soll.
Wenn Sie nun Ihre Auswahl getroffen haben, gehen Sie über den Menüpunkt Akquisition > Weitere > Kunden -> MS Outlook Kontakte.
Im nächsten Fenster können Sie nun auswählen, welche Kundendaten übertragen werden sollen. Die Auswahlkriterien sind angepasst an die Auswahlmöglichkeiten, die Sie bereits aus der Erstellung eines Serienbriefes kennen.
In dieser Maske können Sie nun noch genau festlegen, welche ihrer Kundendaten konvertiert werden sollen.
Kunden
Wenn diese Option gewählt wurde, werden alle ausgewählten Kundendaten an MS Outlook übertragen. Es werden keine Ansprechpartner-Daten übertragen.
Kunden mit
Ansprechpartner
Bei den Kunden, bei denen ein oder mehrere Ansprechpartner angelegt sind, wird für jeden Ansprechpartner ein eigener Kontakt hinterlegt. D.h., wenn z.B. 10 Ansprechpartner bei einem Kunden hinterlegt wurden, werden 10 Kontakte in MS Outlook angelegt. Es wird allerdings kein einzelner Kundensatz angelegt. Zusätzlich werden alle Kunden übertragen, bei denen kein Ansprechpartner hinterlegt wurde.
Kunden mit Ansprechpartner der Priorität Y
Wenn diese Option gewählt wurde, werden nur die Ansprechpartner an MS Outlook übertragen, die die Priorität haben, die ausgewählt wurde.
Kunden mit ersten
Ansprechpartner
Wenn diese Option gewählt wurde, werden alle Kunden übertragen, auch die ohne Ansprechpartner. Bei Kunden mit Ansprechpartner, wird nur der Satz mit dem ersten Ansprechpartner (Reihenfolge in der Übersicht der Ansprechpartner) konvertiert.
Kunden mit Ansprechpartner und
Werbekürzel X
Wenn diese Option gewählt wurde, werden nur die Kunden übertragen, bei denen der Ansprechpartner das entsprechende Werbekürzel hinterlegt hat.
Es gibt in dem Auswahlfenster auch noch verschiedene Möglichkeiten zu entscheiden, ob die Kontakte auch mit übergeben werden sollen. Die Kontakte von zvoove (für Gebäudedienstleister) werden im unteren Bereich der MS-Outlook-Kontakte gespeichert.
Die Übernahme von Interessenten- und Lieferantendaten erfolgt analog zu den Kundendaten, es muss lediglich vorher der Bereich Interessenten oder Lieferanten in der Akquisition ausgewählt werden.
Über die Kontakterfassung von zvoove (für Gebäudedienstleister) können die erfassten Kontakte zu MS-Outlook übergeben werden. Diese werden dort als Notiz gespeichert (separat und nicht im Kontakt selber).
An der rechten Bildseite befindet sich der Button „An Outlook-Notizen". Über diesen Button wird die Konvertierung gestartet. Es werden nun alle Kontakte als Notizen in MS-Outlook gespeichert. Hier ist zu bedenken, dass die Kontakte alle als eine Notiz gespeichert werden.
Sie können hier im Vorhinein entscheiden, ob die Kontakte des Ansprechpartners oder die gesamten Kundenkontakte übergeben werden sollen.
Dies geschieht über die Registerauswahl am oberen Ende des Feldes „bisherige Kontakte".
Die Standarteinstellung ist hier immer Ansprechpartner.
Es ist dabei zu beachten, dass alle Kontakte von zvoove (für Gebäudedienstleister) in eine Notiz von MS-Outlook geschrieben werden. Sollten Sie also die Option alle Kundenkontakte wählen, würden Sie eine Notiz in MS-Outlook erhalten, in der alle in zvoove (für Gebäudedienstleister) angelegten Kontakte stehen.
Es besteht auch die Möglichkeit Notiz-Texte von MS-Outlook in zvoove (für Gebäudedienstleister)
Kontakte zu übernehmen. Dies geschieht über den Button
, der sich unter dem Feld „Inhalt" befindet.
Nachdem Sie diesen Button betätigt haben, erscheint eine Auswahlmaske, in der die Notizen von MS-Outlook aufgelistet sind. Hier können Sie nun auswählen, welchen Text Sie in den Kontakt von zvoove (für Gebäudedienstleister) einfügen möchten.
Wählen Sie hier die entsprechende Notiz aus und bestätigen Sie mit OK. Sie können jetzt hier auch noch die Option wählen, ob die Notiz nach dem Import in zvoove (für Gebäudedienstleister) in MS-Outlook gelöscht werden soll.
Nach Auswahl des OK-Buttons erscheint eine Abfrage, ob der bereits erfasste Text im Feld „Info" des Kontakts gelöscht werden soll.