1.4. Fenster Kontakte
Direkt unter dem Fenster Ansprechpartner befindet sich das Fenster Kontakte.
Im Kopfbereich befinden sich die Buttons:
• Übersicht
• Rechnungen
• Mahnungen
Auch hier können Sie das Aussehen der Tabelle nach Ihren eigenen Wünschen anpassen. Die Veränderung der Spaltenbreiten und Reihenfolge der Spalten erfolgt wie aus anderen Programmbereichen bekannt.
Die Ansicht des Reiters Mahnungen lässt sich in ihrer Gestaltung bezüglich der Reihenfolge der Spalten nicht beeinflussen.
Wenn der Reiter Rechnungen aktiv ist, finden Sie im unteren Bereich des Fensters den Button Anzeigen.
In dieser Übersicht werden alle Rechnungen, Stornos und Gutschriften aus dem Rechnungsausgangsbuch zum in der Akquise aktiven Kunden angezeigt. Mit dem Button Anzeigen können Sie das
PDF-Dokument zur Ansicht auf Ihren Bildschirm holen. Voraussetzung hierfür ist, dass Sie ein Programm auf Ihrem Rechner installiert ist, das PDF-Formate anzeigen kann (z.B. Acrobat Reader) und der Archivierungspfad unter Extras Optionen Grundeinstellungen Pfade als SYS hinterlegt ist, da sonst bei der Fakturierung keine Rechnungen als PDF-Dokument im Archiv hinterlegt werden können.
Wenn das Häkchen bei „Nur Rechnungen zum Objekt anzeigen" gesetzt ist, werden Ihnen nur
Rechnungen angezeigt, die zu dem Objekt gehören, welches auf der rechten Seite oben unter „Objekte" markiert ist.
Mit diesem Filter können Sie einstellen, welche Rechnungen des Kunden Ihnen angezeigt werden sollen. Folgende Möglichkeiten sind vorhanden:
1. Alle Rechnungen des Kunden
2. Nur Rechnungen zum selektierten Auftrag auf der rechten Seite in der Akquise
3. Nur Rechnungen zum selektierten Objekt auf der rechten Seite in der Akquise
Wenn der Reiter Mahnungen aktiv ist, finden Sie im unteren Bereich des Fensters den Button Anzeigen.
In dieser Übersicht werden alle Mahnungen aus der OP-Liste zum in der Akquise aktiven Kunden angezeigt. Mit dem Button Anzeigen können Sie das PDF-Dokument zur Ansicht auf Ihren Bildschirm holen. Voraussetzung hierfür ist, dass Sie ein Programm auf Ihrem Rechner installiert ist, das PDF-Formate anzeigen kann (z.B. Acrobat Reader) und der Archivierungspfad unter Extras Optionen Grundeinstellungen Pfade als SYS hinterlegt ist, da sonst bei der Erstellung von Mahnungen keine Mahnungen als PDF-Dokument im Archiv hinterlegt werden können.
Wenn der Reiter Übersicht aktiv ist, finden Sie im unteren Bereich des Fensters die Buttons:
• Öffnen
• Neu
• Löschen
• Verweis öffnen
• Filter
Im Detailbereich stehen die erfassten Kontakte in tabellarischer Form chronologisch absteigend sortiert, d.h. der letzte Kontakt steht ganz oben.
In den Spalten Brief, Archiv und Email können Sie sehen, ob zu diesem Kontakt ein Dokument, eine Email oder ein Dokumenten-Scan im Archiv vorhanden ist. Zusätzlich können Sie in der Spalte Email-Anhang erkennen, ob die versandte Email einen Datei-Anhang enthält.
Bei der Funktion „Email" handelt es sich um ein Zusatzmodul, welches der Freischaltung bedarf.
Die Spalte Verweis wird dann gefüllt, wenn Sie als SYS unter Extras > Optionen > Stammdaten > Angebot/Auftrag im Bereich „Automatische Kontakt- und Notizerstellung" das entsprechende Häkchen gesetzt haben. Wenn diese Option aktiviert ist, so wird bei Neuanlage eines Angebotes oder Auftrages zusätzlich in der Akquise ein Kontakt erzeugt. Dieser Kontakt enthält einen Verweis auf das Angebot/den Auftrag, und dieses Angebot/dieser Auftrag kann über den Button Verweis öffnen in der Akquise aufgerufen werden. Der Kontakt wird bei dem Ansprechpartner hinterlegt, der im Angebot bzw.
Auftrag im Feld Besteller ausgewählt wird.
Sollte keine Angabe im Feld Besteller im Angebot/Auftrag gemacht worden sein, wird der Kontakt dem automatisch erzeugten Ansprechpartner „Ohne Ansprechpartner" zugeordnet.
Um einen Kontakt zu löschen, klicken Sie diesen einmal an und klicken dann auf den Button „Löschen".
Mit diesem Button können Sie sich eine Liste der Kontakte ausdrucken. Welche Kontakte gedruckt werden und wonach selektiert wird, können Sie mit dem Button Filter beeinflussen.
Mit dem Button Filter können Sie sich aussuchen, in welcher Abhängigkeit die Kontakte angezeigt werden und zusätzlich nach bestimmten Kriterien filtern.
Im Bereich Anzeige können Sie sich aussuchen, in welcher Abhängigkeit die Kontakte angezeigt werden. Solange kein Filter gesetzt ist, ist ein rotes Kreuz im Button Filter zu sehen. Dieses verschwindet nach Setzen des Filters. Über den Button Filter löschen können Sie den gesetzten Filter wieder entfernen.
Die Einstellung Kontakte bezogen auf den Ansprechpartner zeigt jeweils ausschließlich die Kontakte zum aktiven Ansprechpartner an. Klicken Sie nun von einem Ansprechpartner zum anderen, ändert sich entsprechend die Anzeige der Kontakte im Fenster Kontakte.
Die Einstellung Kontakte bezogen auf den Kunden zeigt alle Kontakte für den gewählten Kunden zusammen an. Klicken Sie nun von einem Kontakt auf den anderen wird im Fenster Ansprechpartner jeweils der zugehörige Ansprechpartner farblich hinterlegt.
Die Einstellung Alle Kontakte zeigt sämtliche im System erfassten Kontakte an. Klicken Sie nun von einem Kontakt auf den anderen, ändern sich die Anzeigen in den Fenstern Kunde und Ansprechpartner entsprechend.
Im Bereich Filter Kontaktdetails können Sie die angezeigten Kontakte nach frei kombinierbaren Kriterien filtern z.B. nur nach einer bestimmten Kontaktart oder nach Für Bediener (hier werden auch alle Eintragungen unter Weitere Bediener berücksichtigt.
In der Filtermaske kann nach mehreren Kontaktarten / Kommunikationsarten gefiltert werden. Die
Auswahl erfolgt entweder über den Auswahlbutton mit entsprechender Selektion der relevanten Positionen (Markieren der Datensätze über STRG oder Umschalttaste), oder Angabe der Kürzel (Trennzeichen Komma).
Der Punkt Kontakte mit eingehenden E-Mails ist dann relevant, wenn Sie mit der Zusatzfunktion „E-Mail – Eingang" arbeiten. Falls Sie nähere Informationen dazu wünschen, können Sie sich gerne mit uns in Verbindung setzen.
Dazu folgen nun zwei typische Beispiele.
Beispiel 1: Kundenbezogene Kontaktliste
Sie möchten einen Kunden besuchen und gut vorbereitet dort erscheinen oder bei Bedarf Kontakte belegen können. Deshalb brauchen Sie eine Liste der Kontakte nur auf den entsprechenden Kunden bezogen in gedruckter Form. Dazu klicken Sie auf den Button „Filter" im Bereich „Kontakte". Im Bereich „Anzeige" wählen Sie die Option „Kontakte bezogen auf den Kunden". Diese Einstellung reicht bereits. Zusätzlich können Sie im Bereich „Filter Kontaktdetails" noch weitere Einschränkungen vornehmen. Beispielsweise können Sie noch durch „Kontaktdatum von... bis..." eine zeitliche
Einschränkung vornehmen. Bestätigen Sie nun mit OK. Als Ergebnis gelangen Sie nun wieder in dem Akquisitionsbildschirm. Hier wirken sich bereits die Filtereinstellungen wie beschrieben aus. Klicken Sie
nun auf den Button „Drucken" im Kontaktfenster und dann erhalten Sie den Ausdruck der kundenbezogenen Kontaktliste zum aktiven Kunden.
Beispiel 2: Telefonate eines Bedieners an einem bestimmten Tag
Am Ende eines Arbeitstages möchten Sie dokumentieren, wie viele und welche Telefonkontakte Sie an dem Tag geführt haben. Rufen Sie wieder mit dem Button „Filter" das Optionsfenster auf. Stellen Sie den Bereich Anzeige auf „Alle Kontakte". Im Bereich „Filter Kontaktdetails" wählen Sie im Feld „Kontaktart" aus der Auswahlliste die Eintragung für Telefonate aus, im Feld „Bediener" wählen Sie aus der Liste Ihr eigenes Bedienerkürzel aus und bei „Kontaktdatum „von... bis..." geben Sie jeweils das Tagesdatum an. Mit einem Klick auf den Button OK wird dieser Kontaktfilter aktiv. Klicken Sie nun auf den Button „Drucken" und Sie erhalten eine Liste Ihrer Tagestelefonate.
Klicken Sie auf den Button Neu, wird Ihnen die Erfassungsmaske für Kontakte geöffnet. Diese sieht wie in der folgenden Abbildung aus:
In diesem Bildschirm befindet sich im rechten Bereich die Kontakthistorie, in der sämtliche Daten der bereits erfassten Kontakte angezeigt werden (Anzahl je nach Einstellung unter Datei > Einstellungen > Optionen > Grundeinstellungen > Allgemeines > Allgemein). Die einzelnen Kontakte werden durch eine waagerechte gestrichelte Linie voneinander getrennt. Die Anzeige der Kontakte erfolgt in chronologisch absteigender Reihenfolge, d.h. dass der letzte Kontakt ganz oben steht. Über die Buttons rechts in der
Maske (Ansprechpartner und Kunde) können Sie die Anzeige umschalten, zwischen Kontakten des Ansprechpartners oder allen Kontakten des Kunden. Im Feld Anzeige können Sie über das Drop-Down-Menü auswählen, ob Sie die letzten Kontakte sehen möchten oder aber alle.
Ein Doppelklick im rechten Bereich der Maske öffnet den jeweiligen Kontakt, auf den Sie den Doppelklick gesetzt haben. Dieses funktioniert aber nur einmal aus dem ersten, geöffneten Kontakt heraus. Wenn Sie per Doppelklick auf der rechten Seite einen Kontakt geöffnet haben, können Sie in dem 2. geöffneten Kontakt keinen weiteren öffnen.
Sollte die Kontaktmaske bereits durch einen anderen Bediener geöffnet sein, ist eine Bearbeitung der Kontaktdaten nicht möglich. Es erscheint ein entsprechender Warnhinweis: Der Datensatz ist von Bediener „xy" gesperrt.
Im linken Bereich befinden sich die Eingabefelder für einen neuen Kontakt. Hier können Sie das Datum, die Uhrzeit, den Bediener, die Art und evtl. den Disponenten erfassen. Die Kommunikationsart kann als Differenzierung genutzt werden, um z.B. die Art (Kundenakquise) mit dem verwendeten Medium (Telefon) zu verbinden.
Über den Button Ansprechpartner können Sie die Maske Ansprechpartner, die Sie bereits aus dem Kundenstamm kennen, aufrufen. Mit den nebenstehenden Pfeiltasten können Sie den Ansprechpartner innerhalb der Kontakterfassungsmaske wechseln. Mit „Auswahl" können Sie den Ansprechpartner aus einer Auswahlliste wählen bzw. ändern.
Mit dem Button Kunde rufen Sie den Kundenstamm auf und mit dem Button Profil das Profil aus dem Kundenstamm.
Im Feld Datum kann das Datum auf drei Weisen angeben werden:
Mit der Plus-Taste der Tastatur wird das in Windows eingestellte Tagesdatum eingefügt. Sie können das Datum direkt per Zifferntasten eintippen (Trennung mit Punkten ist nicht notwendig). Klicken Sie mit der rechten Maustaste in eines dieser Felder, erhalten Sie ein Kalenderfenster zum Anklicken und Übernehmen des Datums.
Die Buttons mit den Punkten zeigen an, welche Felder mit Auswahllisten hinterlegt sind. Bei der Kontakterstellung kann mit Richtung bereits festgelegt werden, ob es sich um einen eingehenden bzw. ausgehenden Kontakt handelt. Beispiele eingehender Kontakte:
• Der Objektleiter erhält vom seinem Kunden einen Anruf und erstellt eine Wiedervorlage
• Eingescannte Dokumente des Kunden wurden am Kontakt für die spätere Verfolgung der Historie verknüpft
Ausgehende Kontakte:
• automatische Kontakterstellung durch die Serienbrieffunktion
• Vermerk eines ausgehenden Kundenanrufes
Die Richtungsart wird in der Akquise dargestellt.
Dann folgt das Feld Thema. Das Feld ist einerseits zur freien Eingabe gedacht, andererseits können Sie auch per Doppelklick aus einer Tabelle auswählen, so dass Sie bei immer wiederkehrenden Themen nicht jedes Mal erneut eingeben müssen. Das Feld dient als eine Art Überschrift bzw. Stichwort des Kontaktes. Das Feld Thema ist als Pflichtfeld deklariert. Eine Speicherung der Kontaktdaten ist erst nach Eingabe der Themenbezeichnung möglich. Das darauf folgende Feld Inhalt ist ebenfalls zur freien Eingabe des Kontaktinhaltes gedacht und hat keine Begrenzung bezüglich des Fassungsvermögens.
Wenn Sie als SYS unter Extras > Optionen > Grundeinstellungen > Allgemeines > Akquisition/Email „Erledigung nur bei Erl. aller weiteren Bediener" aktiviert haben, kann das Erledigt-Kennzeichen nur dann gesetzt werden, wenn bei allen zugeordneten Bedienern ebenfalls das Kennzeichen auf „J" gesetzt wurde. Ist bei einem Bediener noch nicht mit „J" belegt, erfolgt ein entsprechender Warnhinweis. Über das Feld „Objekt-Nr." kann informativ ein Objekt ausgewählt werden, wenn es sich inhaltlich in diesem Kontakt um ein Objekt dreht.
Genauso kann über „Personal-Nr." ein Mitarbeiter aus dem Personalstamm zugeordnet werden, wenn es inhaltlich um diesen Mitarbeiter geht.
Feld Grund: Der Inhalt kann dabei nur über die Stammtabelle gepflegt werden, die Sie unter Datei > Stammdaten > Tabellen A-K > Kontakte > Gründe zur Erledigung aufrufen können.
Über „Priorität" kann manuell dem Kontakt eine Priorisierung gegeben werden.
Es ist auch möglich, mehrere Word-Dokumente zu einem Kontakt zu hinterlegen. Wenn Sie z. B. einen
Vorgang mit mehreren Kollegen zusammen bearbeiten, kann es ja durchaus sein, dass mehr als ein
Dokument während der Vorgangsabwicklung von Ihnen erstellt wird. Sie können dann über den Reiter
„Briefe" die entsprechenden Dokumente hinterlegen. Die Anzahl der hinterlegten Briefe geht aus der in Klammern gesetzten Zahlenanzeige im Button hervor. Gleiches gilt für „Dateien" und „Wiedervorlage für…".
Über Neu können Sie ein neues Word-Dokument erstellen.
Die Bezeichnung der Vorlage aus der Vorlagenauswahl wird automatisch in die Beschreibung unter Briefe übernommen, kann aber editiert werden.
Über „Auswahl" können Sie ein bereits bestehendes Word-Dokument in die Liste übernehmen, und auch von dort öffnen.
Mit Löschen können Sie ein Dokument auch wieder aus der Liste entfernen. Hier können Sie zusätzlich entscheiden, ob Sie das Word-Dokument auch auf der Festplatte löschen möchten oder nicht:
Um ein Word-Dokument zu öffnen, können Sie den Button Öffnen nutzen, oder aber auf die Zeile in der Liste einen Doppelklick machen.
Der Button Als Hauptbrief wird dann aktiv, wenn Sie in einer Zeile stehen, die nicht als Hauptdokument in der Spalte Beschreibung gekennzeichnet ist. Diese Funktion bietet Ihnen die Möglichkeit, ein Dokument in den Status Hauptdokument zu versetzen.
Beispiel:
Im Bereich Briefe gestaltet sich die Ansicht folgendermaßen:
Nun wird das 1. Dokument (SR95.doc) in den Status Hauptdokument gesetzt, in dem die Zeile ausgewählt und der Button Als Hauptbrief betätigt wird. Sie erhalten nun diese Meldung:
Bestätigen Sie mit Nein, wird keine Änderung vorgenommen. Bestätigen Sie jedoch mit Ja, erhalten Sie folgendes Bild:
Hier können Sie für Dokument SR94.doc eine neue Beschreibung vergeben.
Button PDF-Symbol: In Kunden- sowie in Personalkontakten können Briefe in PDF-Dokumente umgewandelt werden. Im Reiter Briefe kann sowohl das Hauptdokument als auch alle weiteren Briefe umgewandelt werden. Der gewünschte Brief wird dazu lediglich per Mausklick ausgewählt. Bei der Umwandlung wird das PDF-Dokument als Kopie unter Dateien abgelegt. Das PDF-Dokument wird dabei in dem Pfad gespeichert, welcher unter Datei > Einstellungen > Optionen >
Grundeinstellungen > Pfade > Dokumente-Dateiverwaltung bei „Dateien Kunde/Personal/Auftrag/Kontakt usw." hinterlegt ist.
Ob und mit welchem Programm die Umwandlung vorgenommen wird ist davon abhängig, was als SYS unter Datei > Einstellungen > Optionen > Grundeinstellungen > Office bei „PDF-Konvertierung" eingetragen ist. Das gewählte Programm muss entsprechend auf dem PC installiert sein, sonst kommt es bei der Umwandlung zu einer Fehlermeldung.
Nach der Umwandlung kommt direkt die Abfrage, ob man den Originalbrief automatisch löschen zu lassen möchte.
Die Umwandlung der Briefe in PDF funktioniert sowohl mit Word-Dokumenten (.doc) als auch mit Open Office-Dokumenten (.odt).
In den Kontakten im Bereich Vorlagen können Vorlagen zu Dokumentensets zusammengestellt werden, um den Druck bzw. die Bearbeitung dieser Briefe in einem Arbeitsschritt zu erleichtern. In der Maske der Vorlagen befindet sich der Reiter Dokumentensets.
Mit dem Button Dokumentenset kann ein neues Set angelegt, geändert oder gelöscht werden.
Der Name ist frei vergebbar. In Druckart können Sie wählen, ob die Dokumente direkt ausgedruckt, oder in der Textverarbeitung geöffnet werden sollen.
Unter Vorlage hinzufügen wählen Sie die Vorlagen aus, die Sie dem Set hinzufügen möchten. Die Anlage der Vorlagen selbst erfolgt wie gehabt über den Kontakt. Die Vorlagen sind dabei bezogen auf den jeweiligen Bereich (z.B. Akquise).
In der Spalte Drucken können Sie vorbelegen, ob die Checkbox Drucken aktiv sein soll in der Druckmaske. Die Spalte Anzahl kann auf die Anzahl der Ausdrucke voreingestellt werden. Mit den Pfeiltasten können Sie die Reihenfolge der Vorlagen ändern.
Wenn Sie ein Dokumentenset angelegt haben, können Sie in der Übersicht der Dokumentensets das gewünschte Set auswählen, und per Dokumente erstellen/drucken die Druckmaske aufrufen.
Auch hier haben Sie wieder die Möglichkeit, z.B. die Anzahl der Ausdrucke zu ändern. Klicken Sie auf OK, wird der Druck bzw. das Öffnen in der Textverarbeitung angestoßen.
Wenn Sie zurückgehen in den Kontakt, werden die entsprechenden Briefe im Reiter Briefe mit dem Namen der Vorlage angezeigt.
Im Bereich Dateien haben Sie die Möglichkeit, weitere externe Dokumente zu hinterlegen. Im Gegensatz zum Bereich Briefe, in dem Sie nur mit Word-Dokumenten arbeiten können, haben Sie hier die Möglichkeit, auch andere externe Dateien in anderen Dateiformaten zu hinterlegen.
Über Neu können Sie hier eine externe Datei auswählen. Nachdem Sie die Datei ausgewählt und auf Öffnen geklickt haben, wird Ihnen folgende Abfrage gestellt:
Hier können Sie entscheiden, ob die Datei kopiert werden soll, oder nur ein Verweis auf die Datei gespeichert werden soll:
• Wählen Sie Kopie, wird die Datei unter einem eindeutigen Dateinamen in den Pfad kopiert, den
Sie als SYS angemeldet unter Extras > Optionen > Grundeinstellungen > Pfade >
Dokumente-Dateiverwaltung bei „Dateien Kunde/Personal/Auftrag/Kontakt usw." angelegt haben. Das Original bleibt an seinem ursprünglichen Speicherort bestehen.
• Wählen Sie Verweis, wird lediglich ein Verweis auf die Datei gespeichert und Sie bleibt an ihrem ursprünglichen Speicherort bestehen, den Sie mit dem Button Speicherort anzeigen lassen können.
Welche Art Sie gewählt haben, können Sie in der Spalte Kopie erkennen: Haken gesetzt = Kopie, Haken nicht gesetzt = Verweis.
Mit Löschen können Sie die Datei auch wieder aus der Liste entfernen. Hier haben Sie nicht die Möglichkeit, die Datei auch auf der Festplatte zu löschen – das Original bleibt immer bestehen. Handelt es sich um einen Verweis, wird lediglich der Verweis aus der Liste entfernt. Handelt es sich um eine Kopie, wird die Kopie der Datei ebenfalls gelöscht – nicht jedoch das Original!
Wenn ein Word-Dokument als Kopie hinterlegt wird, erhalten Sie zusätzlich die Abfrage, ob Sie das Word-Dokument als PDF hinterlegen möchten.
Mit dem Button „Öffnen" oder Doppelklick auf die Zeile können Sie eine Datei aufrufen. Wenn Sie eine in der Liste angeführte Datei unter einem neuen Namen in einem anderen Pfad speichern möchten, so können Sie dieses mittels Speichern Button tun.
Mit dem Button Speicherort anzeigen können Sie sich den Speicherort der Dateien anzeigen lassen, die nur als Verweis hinterlegt wurden. Bei allen anderen Dokumenten wird in der Spalte Kopie ein Haken gesetzt und der Button ist inaktiv.
In diesem Bereich können Sie den bzw. die Bediener hinterlegen, die den betreffenden Kontakt in ihrer Wiedervorlage erhalten sollen.
Mit dem Button Hinzufügen können Sie weitere Bediener in der Liste hinzufügen. Klicken Sie auf den Button, erhalten Sie eine Auswahltabelle der Bediener. Wenn Sie das Bedienerkürzel kennen, können Sie dieses auch in das Eingabefeld vor Hinzufügen eintragen. Der Bediener wird dann direkt der Liste hinzugefügt, ohne den „Umweg" über die Tabelle gehen zu müssen. Mit Löschen können Sie einen Bediener wieder aus der Liste entfernen.
Über das Häkchen bei „Erledigt" kann jeder Bediener den Kontakt für sich erledigen. Über „Gelesen" kann man erkennen, ob der entsprechende Bediener den Kontakt gelesen hat.
Im unteren Bereich auf der linken Seite der Kontakterfassungsmaske befinden sich weitere Button, deren Funktion in den nachfolgenden Kapiteln eingehender erklärt wird.
Über den Button „E-Mail Ausgang" können Sie direkt aus dem Kontakt heraus eine E-Mail versenden.
Voraussetzung ist, dass Sie das erforderliche zvoove-Programm-Modul freigeschaltet haben und dass auf Ihrem Server der zvoove E-Maildienst eingerichtet und aktiviert ist. Dies gilt auch für den nächsten Button „E-Mail Eingang".
Über „Zugriffsrechte" können Sie speziell für diesen Kontakt festlegen, dass nur bestimmte Bediener oder Bedienergruppen diesen Kontakt aufrufen bzw. einsehen können.
Über den Button Unterlagen haben Sie die Möglichkeit, Dokumente zu einem Kontakt einzuscannen. Mit dem Button Neu rufen Sie sich die gleiche Eingabemaske noch einmal auf, und Sie können nun einen neuen Kontakt erfassen.
Es ist nicht möglich, für ausgeschiedene Ansprechpartner (Ansprechpartnerstamm Feld Austrittsdatum gefüllt) Kontakte zu erfassen. Bei Anwahl der Funktionen Kontakt Neu in der Akquise, Neu-Button im
Kontaktformular und OK-Button im Kontaktformular (wenn für einem bestehenden Kontakt der Ansprechpartner geändert wird und der neue Ansprechpartner ausgeschieden ist) erscheint die Fehlermeldung:
Mit dem Button Telefon öffnet sich zunächst eine Maske, in der Sie auswählen können, ob Sie die
Telefonnummer des Ansprechpartners oder des Kunden anwählen möchten. Nach Bestätigung der Auswahl mit OK öffnet sich Ihnen die Kontakteingabemaske zum Erfassen eines neuen Telefonkontaktes, die Windows-Wahlhilfe wählt die Telefonnummer des Ansprechpartners oder Kunden an, und im Feld Art wird die Kontaktart „T" hinterlegt. Dieser Bildschirm kann nun vervollständigt werden.
Beim Aufruf der Telefonauswahl innerhalb eines Kontaktes stellt sich der Fokus automatisch auf die
Nummer des Ansprechpartners
Über „Termin" kann aus dem Kontakt heraus ein Termin im Kalender erzeugt werden.
Mit dem Button Notiz wird eine Notiz erzeugt, die Sie innerhalb des internen zvoove GDL-Notizsystems an andere Bediener versenden können. Diese Notiz enthält Angaben über Kunde, Ansprechpartner, Datum, Kontaktart und Inhalt des Kontaktes.
Alle zu diesem Kontakt erstellten Kontaktverweise werden hier aufgelistet. Wird ein neuer
Kontaktverweis erzeugt, erfolgt eine automatische Ablage im Register Verweise. Die Anzahl der bisher erstellten Kontaktverweise ist in der Registerleiste direkt erkennbar.
In der Verweismaske werden folgende Informationen aufbereitet:
• Verweistyp (
=Mitarbeiterverweis.
= Kundenverweis)
• Mitarbeitername bzw. Name des Kundenansprechpartners
• Kundenname
• Kunden- bzw. Personalnummer
• Disponent aus Personalstamm bzw. Ansprechpartnerstamm
Über den Button Bisherige Kontakte kann die Kontakthistorie vom ausgewählten Mitarbeiter bzw.
Ansprechpartner eingesehen werden.
Mit dieser Funktion können Sie einen Kontakt beliebig vielen Ansprechpartnern bzw. Kunden oder Mitarbeitern zuweisen. In der Maske, die sich nach Anklicken des Buttons Verweisen/Kopieren öffnet, können Sie im linken Bereich Ihre Auswahl treffen. Diese können Sie über das Feld Suchen einschränken oder aber die entsprechenden Karteireiter verwenden. Geben Sie z.B. ‚M' ein und bestätigen mit der TAB-Taste, werden Ihnen alle Kunden angezeigt, die mit einem ‚M' beginnen. Je nach dem, welchen Kunden Sie auswählen, erhalten Sie eine Übersicht der dazu gehörigen Ansprechpartner. Im Bereich der Ansprechpartner können Sie über das Feld Suchen die Auswahl weiter einschränken. Der Ansprechpartner „Ohne Ansprechpartner" wird jedoch trotzdem immer angezeigt.
Hier können Sie sowohl eine Einzelauswahl treffen als auch eine Mehrfachauswahl – bei den
Kunden selbst jedoch nicht, dort ist nur eine Einzelauswahl möglich. Sie können mehrere Ansprechpartner auswählen, in dem Sie bei gedrückter STRG-Taste mit der linken Maustaste die entsprechenden Ansprechpartner anklicken. Alternativ können Sie mit dem Button Alle markieren die kompletten Ansprechpartner in der Anzeige auswählen. Es werden Ihnen sowohl aktive als
auch ausgeschiedene Ansprechpartner angezeigt – also solche, bei denen im Ansprechpartnerstamm ein Datum in dem Feld Ausgeschieden am eingetragen ist.
Im rechten Bereich werden die markierten Ansprechpartner übernommen, die Sie mit dem Button Auswählen vom linken in den rechten Bereich übergeben. Selbstverständlich können Sie über Löschen die Auswahl der markierten Ansprechpartner im rechten Bereich auch wieder entfernen. Auch hier kann es sich sowohl um eine Einzelauswahl handeln, als auch um eine Mehrfachauswahl. Der Button Alle markieren erfüllt hier die gleiche Funktion.
Mit Kopieren wird für die ausgewählten Ansprechpartner im rechten Bereich des Fensters eine Kopie des Kontaktes erstellt. Vorher erhalten Sie noch eine Sicherheitsabfrage:
Bestätigen Sie mit Nein, erfolgt kein Kopiervorgang. Bestätigen Sie mit Ja, wird der Kontakt kopiert:
Bei der erstellten Kopie werden jedoch nicht alle Daten übernommen. Die Dokumente und hinterlegten Dateien ebenso wie Email und Archiv sind in der Kopie wieder leer. Zur Veranschaulichung hier ein Beispiel:
Kontaktübersicht in der Akquise – Original:
Und der dazugehörige geöffnete Kontakt – Original:
Kontaktübersicht in der Akquise – Kopie:
Und der dazugehörige geöffnete Kontakt – Kopie:
Die Eintragungen unter Allgemein (Art, Thema, Bediener etc.) bleiben erhalten. Wenn für einen Kontakt eine Wiedervorlage besteht und unter Bediener Eintragungen gemacht wurden, werden diese übernommen. Ebenso der Status – Erledigt oder nicht –, die Ang./Auf.-Nummer und die Datumsangaben werden kopiert.
In der Kontaktmaske können Dokumente, die beim Kunden bzw. Mitarbeiter hinterlegt wurden, als Dateianhang ausgewählt werden. Die Verknüpfung zum ausgewählten Kontakt erfolgt über die Funktion Dateien kopieren
In der folgenden Maske kann aus verschiedenen Bereichen der Dateianhang gewählt werden:
Kundenstamm à Dokumente im Bereich Unterlagen
Kundenstamm à Dokumente / Dateien im Bereich Dateien
Personalstamm à Dokumente im Bereich Unterlagen
Personalstamm à Dokumente / Dateien im Bereich Dateien
Personalstamm à Abmahnungen
Die Übernahme der gewünschten Dateien erfolgt durch den Auswählen-Button.
Des Weiteren können auch Zugriffsrechte für einen Kontakt vergeben werden:
Wenn ein Bediener ohne Zugriffsrecht versucht den Kontakt zu öffnen, erscheint nachfolgender Hinweis:
Über den Button Drucken können Sie den Kontaktinhalt inkl. Kontaktinformationen drucken:
Wenn Sie im Rahmen der Erfassung eines neuen Kontaktes im Bereich „Briefe" auf den Button
klicken, öffnet sich folgende Maske:
Hier können Sie nun auf hinterlegte Vorlagen zurückgreifen oder über
ein leeres WORD-Dokument aufrufen.
Wenn Sie diesen Button betätigen, wird ein neues WORD-Dokument erstellt. zvoove (für
Gebäudedienstleister) vergibt automatisch einen Namen für das neue Dokument. Dieser Dateiname setzt sich zusammen aus dem Kürzel des angemeldeten Bedieners und einer fortlaufenden Nummer und wird in dem Feld über diesem Button eingetragen. Darauffolgend wird MS-WORD gestartet, es wird ein leeres Dokument geladen und in den bereits genannten Namen umbenannt.
Nun können Sie - wie Sie es von WORD her gewohnt sind - ein neues Dokument erfassen. An dem von zvoove (für Gebäudedienstleister) vergebenen Namen brauchen Sie und sollten Sie nichts ändern. Der Name für sich erscheint nicht sinnvoll, aber durch die Verknüpfung mit dem jeweiligen Kontakt finden Sie ihn immer wieder. Auf diese Weise haben Sie sogar ein elektronisches Archiv.
Wenn Sie nun das Dokument fertiggestellt und ausgedruckt haben, beenden Sie MS-WORD, um zu zvoove (für Gebäudedienstleister) zurückzukehren. WORD fragt nun, ob die Änderungen gespeichert werden sollen. Beantworten Sie die Frage mit „Ja". Die Kontakterfassungsmaske dürfte nun in etwa so folgendermaßen aussehen:
Mit dem Symbol
können Sie sich nun immer wieder das Dokument auf den Bildschirm holen und auch ausdrucken. Der Button „ Löschen " ist nun aktiviert.
In dem Feld „Brief" hat zvoove (für Gebäudedienstleister) jetzt den Dateinamen (im Beispiel SYS23.DOC) eingetragen. Damit ist das WORD-Dokument mit diesem Kontakt verknüpft.
Dokumentenvorlagen sind WORD-Dateien, deren Dateinamen mit „.DOT" enden. Sie können Formularfelder (Textmarken) enthalten, die von zvoove (für Gebäudedienstleister) beim Aufruf der Vorlage gefüllt werden können.
Die entsprechende Dokumentenvorlage rufen Sie entweder durch einen Doppelklick auf die Bezeichnung auf oder durch einen einfachen Klick auf die Bezeichnung (so dass diese farbig hinterlegt ist) und einen Klick auf den Button „Bearbeiten" im Bereich Brief . Dieses Auswahlfenster können Sie in der folgenden Abbildung sehen.
Im Falle eines Aufrufes wird WORD gestartet, die Dokumentenvorlage wird geladen, die Daten werden von zvoove (für Gebäudedienstleister) übertragen und das Dokument wird nach dem gleichen Prinzip umbenannt.
Das heißt, dass die Originalvorlage (.DOT) unverändert bleibt (für weitere Aufrufe) und das mit Daten gefüllte Dokument unter einem anderen Namen (.DOC) abgespeichert wird.
Sobald das Dokument von Ihnen bearbeitet und ggfs. ausgedruckt wurde, können Sie WORD verlassen. Auf die Frage, ob die Änderungen gespeichert werden sollen antworten Sie mit „Ja". Auch dieses Dokument können Sie sich immer wieder über den Button „ Öffnen " aufrufen und ausdrucken.
Klicken Sie ausgehend von dem in der letzten Abbildung zu sehenden Fenster im Bereich Vorlage auf den Button „ Neu ", öffnet sich das in der folgenden Abbildung zu sehende Fenster.
Im Feld „ Beschreibung der Vorlage " geben Sie die Bezeichnung ein, die später in dem Auswahlfenster in der Akquisition erscheinen soll.
Im Bereich „ Textmarken der Word-Vorlagedatei " geben Sie an, welche Textmarken von zvoove (für
Gebäudedienstleister) übergeben werden sollen. Hier können Sie gezielt einzelne Textmarken auswählen (Großbuchstaben) oder Überbegriffe (Normalschrift). Wählen Sie beispielsweise „Kunden" aus, werden alle zur Verfügung stehenden Textmarken der Tabelle KUNDEN an WORD übergeben.
Das hat allerdings zur Folge, dass geringfügig mehr Zeit für den Aufruf des Dokuments und die Füllung mit Daten vergeht.
Unten im Bereich Vorlage geben Sie an, auf welche WORD-Vorlagendatei zvoove (für
Gebäudedienstleister) zugreifen soll, wenn die oben angegebene Bezeichnung ausgewählt wird. Mit dem Button „ Neu " wird MS-WORD geöffnet und Sie können eine neue Dokumentenvorlage erstellen und mit Textmarken versehen.
Wie eine solche Dokumentenvorlage erstellt wird, können Sie im WORD-Handbuch nachlesen.
Der Button „E-Mail Ausgang" in der Kontakterfassung ist nur sichtbar, wenn das Zusatzmodul „E-Mail-Anbindung" freigeschaltet ist. Über diesen Button lässt sich pro Kontakt eine E-Mail erfassen und versenden. Voraussetzung ist, dass beim Ansprechpartner eine E-Mail-Adresse eingetragen wurde (Fach 2).
Wenn Sie also auf den Button „E-Mail Ausgang" klicken, öffnet sich die Erfassungsmaske. Hier werden die Daten des Kunden/Ansprechpartners schon gefüllt:
Sie können natürlich auch eine oder mehrere Anhangdateien mit der E-Mail verknüpfen. Dies geschieht über den Button „ Anhang ".
Dort können Sie dann die entsprechenden Dateien auswählen und mit der E-Mail versenden.
Sofern Sie eine Anhangdatei hinzugefügt haben, wird im mittleren Teil der Maske hinter dem Feld für
„ Betreff " eine Büroklammer eingeblendet, um Ihnen die Information zu geben, dass eine Datei dieser
Über den Button „Unterlagen" lassen sich externe Dokumente einscannen. Dadurch können Sie eine Kundenakte virtuell anlegen, ohne dass ein „Akten-Ordner" angelegt werden muss. Voraussetzungen dafür sind:
1. Ein Scanner muss vorhanden sein.
2. Die Scanner - Software muss installiert worden sein (Twain - Treiber und Read-Iris oder Omnipage)
3. Das Zusatzmodul muss freigeschaltet worden sein.
Sobald Sie den Button „Unterlagen" anklicken, gelangen Sie in den folgenden Bildschirm:
Hier können nun Dokumente eingescannt werden. Dazu betätigen Sie den Button „Scannen". Daraufhin werden die Scan-Software und die Schrifterkennung gestartet und das Dokument wird gescannt und anschließend am Bildschirm angezeigt.
Mit den Pfeiltasten können Sie zwischen den einzelnen Seiten wechseln.
Wenn der Button „Originale Breite" gedrückt ist, wird das Dokument in Originalgröße angezeigt. Über den Button „Breite anpassen" wird das Dokument auf Seitenbreite angepasst.
Über diese Button lässt sich das Bild in eine beliebige Richtung drehen.
Über den Button „Drucken" kann das eingescannte Dokument jederzeit wieder ausgedruckt werden.
Wenn am Arbeitsplatz kein Scanner mit der dazugehörigen Software installiert ist, besteht trotzdem die
Möglichkeit, ein gescanntes Dokument zu verknüpfen. Dazu steht der Button „Bild hinzufügen" zur Verfügung. Voraussetzung hierfür ist, dass das Dokument vorher an einem anderen Arbeitsplatz eingescannt und als TIF-Datei (typisches Format für gescannte Unterlagen) gespeichert wurde.
In der Akquise wird durch ein Häkchen in der Kontaktübersicht angezeigt, dass zum Kontakt ein Dokument eingescannt wurde.
Diese Archiv-Funktion steht sowohl in Kunden-/Lieferantenkontakten als auch in Bewerber-/Personalkontakten zur Verfügung.
Das Prinzip des Archivs kann personalseitig nicht nur in den Kontakten genutzt werden. In der Personalübersicht steht zusätzlich der Button „Personalakte" zur Verfügung über den Sie eine virtuelle Personalakte anlegen können.
Nach Betätigung dieses Buttons wird die gleiche Maske geöffnet, die Ihnen bereits aus der Archiv-Funktion in der Kontakterfassung bekannt ist.
Hier können Sie nun Dokumente (wie z.B. Lebenslauf), den Mitarbeiter betreffend, einscannen und jederzeit ansehen und ausdrucken.
Aus den Kunden- und Personalkontakten kann direkt über den gleichnamigen Button ein Termin für den Kalender erzeugt werden, so dass man Termine einem bestimmten Kontakt betreffend direkt aus diesem erfassen und wieder aufrufen kann. Die Erzeugung des Termins erfolgt dabei wie gewohnt und die Kontaktverknüpfung wird automatisch erzeugt. Beispiel:
Bei der Anzeige bereits erzeugter Termine wird immer das Datum von des Termins herangezogen, welches man beim Öffnen des Termins sehen kann. Das gilt auch für Serientermine.
Hinweis: Der Button Termin ist nur verfügbar, wenn der Bediener die Berechtigung Kommunikation > Kalender hat.
Im Termin gibt es analog den Punkt Kontakt erzeugen Kundenkontakt erzeugen / Personalkontakt erzeugen zur Erzeugung eines neuen Kontakts mit Verknüpfung zu diesem Termin.