Im Programm-Modul "E-Rechnungen" lassen sich eingehende E-Rechnungen verarbeiten.

Grund-Voraussetzung für die Verarbeitung ist, dass die Freischaltung "DMS" in Ihrer Umgebung aktiv ist.

Die Analyse der E-Rechnungsdateien findet auf einem Server von zvoove statt. Das bedeutet, die E-Rechnungsdaten werden für die Analyse an zvoove übertragen und von zvoove verarbeitet.

Das Ergebnis der Analyse wird unmittelbar zurückgemeldet, eine Speicherung der

E-Rechnungsdaten findet nicht statt. Für die Analyse ist daher ein Online-Zugang bzw. Zugang zum Internet erforderlich.

Um eine E-Rechnung verarbeiten zu können, muss sich die E-Rechnungsdatei (XRechnung oder ZUGFeRD) im Posteingang des DMS befinden. Das Einfügen der E-Rechnungsdatei in den Posteingang des DMS kann über das manuelle Hinzufügen unter Dokumente → Dateien hinzufügen oder über den zvoove DMS Inbox Dienst und ggf. separatem Datei-Konto vorgenommen werden.

Das Programm-Modul "E-Rechnung" steht ausschließlich berechtigten Bedienern zur Verfügung und ist standardmäßig ausgeblendet. Die neue Berechtigung "Eingehende E-Rechnungen" lässt sich wie gewohnt im Bereich Berechtigungen erteilen.

Berechtigte Bediener können das Modul "E-Rechnungen" unter Allgemein → Kommunikation → E-Rechnungen öffnen.

Das Modul unterteilt sich in 3 Bereiche:

• Im linken Bereich befindet sich die Statusauswahl, hier kann zwischen "Eingegangen" und "Verarbeitet" ausgewählt werden

• Im mittleren Bereich sind die grundlegenden Informationen der E-Rechnung dargestellt

• Im rechten Bereich befinden sich verschiedene Vorschaumöglichkeiten, die weitere Informationen

zu einer ausgewählten E-Rechnung zur Verfügung stellen. Als Vorschau stehen

• Originalrechnung (.xml bzw. .PDF-Datei der E-Rechnung)

• Datenansicht (strukturierte Anzeige der in zvoove (für Gebäudedienstleister) gespeicherten Informationen der E-Rechnung)

• PDF-Ansicht (Darstellung der E-Rechnungsinhalte in einem standardisierten PDF, optional zu aktivieren)

• HTML-Ansicht (Darstellung der E-Rechnungsinhalte in einem standardisierten HTML-Format, optional zu aktivieren)

Als Filtermöglichkeiten für die eingehenden E-Rechnungen stehen

• Rechnungsdatum von/bis

• Lieferant-Nr.

• Rechnung-Nr. (Lieferant) und

• Rechnungsart

zur Verfügung. Ein ggf. hinterlegter Filter filtert sowohl den Bereich "Eingegangen" als auch den Bereich "Verarbeitet".