1.4.2. Bearbeitung der eingehenden E-Rechnung
Eine aus dem Posteingang importierte E-Rechnung befindet sich nach dem Importvorgang im Bereich "Eingegangen". In diesem Bereich kann zunächst die grundsätzliche Rechnungsprüfung vorgenommen werden.
In der Übersicht werden die relevanten Informationen bzw. Inhalte der E-Rechnung dargestellt und können auf Plausibilität geprüft werden.
Weiterführende Informationen zu möglicherweise enthaltenen Rabatten, Rechnungsanhängen oder Rechnungsbemerkungen können Sie über die Schaltfläche "Anzeigen" erhalten.
Der Anzeige-Dialog stellt alle Informationen dar, die aus der E-Rechnung in die zvoove-Datenbank übernommen wurden.
Die Registerkarte "Übersicht" stellt die grundlegenden Rechnungsbestandteile dar:
Auf der Registerkarte "Informationen" sind weiterführende Rechnungsinhalte dargestellt. Hier finden Sie u.a. Bemerkungen, die in der E-Rechnungsdatei enthalten sind.
Falls die E-Rechnung rechnungsbegründende Unterlagen beinhalten sollte, werden diese auf der Registerkarte "Anhänge" dargestellt:
Für die Weiterverarbeitung einer E-Rechnung in zvoove (für Gebäudedienstleister) ist es zunächst erforderlich, dass einer eingehenden E-Rechnung ein zvoove-Lieferant zugeordnet wird.
Für die Zuordnung stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:
• Manuelle Zuordnung oder
• Automatische Zuordnung über Steuer-Nr. bzw. USt-IdNr.
Für eine manuelle Zuordnung betätigen Sie die Schaltfläche Lieferant und bei dem sich dann öffnenden Popup-Menü wählen Sie den Eintrag "Zuordnung Lieferant":
Dies öffnet den bekannten Auswahldialog für Lieferanten, in dem Sie nun den entsprechenden Lieferanten suchen und auswählen können. Durch einen Doppelklick in die Spalte "Lieferant-Nr." kann die Lieferantenauswahl ebenfalls geöffnet werden und somit nach erfolgter Lieferantenauswahl die Zuordnung vorgenommen werden.
Eine automatische Zuordnung setzt entsprechende Einstellungen in den Lieferantenstammdaten voraus. Falls in der E-Rechnungsdatei die Felder "Steuer-Nr." bzw. "USt-IdNr." enthalten und gefüllt sein sollten und ein Lieferantenstammsatz mit entsprechend zugeordneter "Steuer-Nr." oder "USt-IdNr." vorhanden sein sollte, wird bereits während des Importvorgangs die Lieferanten-Nr. des zvoove Lieferanten in die zvoove E-Rechnungsdaten eingetragen.
Eine nachträgliche Zuordnung über den zwischenzeitlich gepflegten Lieferantenstamm kann über die
Funktion "Zuordnungen aktualisieren" durchgeführt werden. Mit dieser Funktion werden alle im Bereich "Eingegangen" aufgeführten E-Rechnungen, bei denen es noch keine zugeordnete Lieferanten-Nr. gibt, erneut auf Übereinstimmung der Felder "Steuer-Nr." bzw. "USt-IdNr." in den Lieferantenstammdaten geprüft:
Für die weitere Verarbeitung insbesondere hinsichtlich der Übertragung in das zvoove
Rechnungseingangsbuch ist es des Weiteren erforderlich, dass allen Positionen der E-Rechnung zvoove
Artikel zugeordnet werden. Dies ist u.a. deswegen notwendig, weil bei der Verbuchung als
Rechnungseingang die Gegenkonten für die Kostenbuchungen aus den Kostenkonten der Artikelgruppen ermittelt werden. Ähnlich wie bei der Lieferantenzuordnung gibt es auch bei den Artikelzuordnungen eine manuelle oder eine automatisierte Vorgehensweise.
Die Zuordnungen zu den zvoove Artikeln werden in der Maske "E-Rechnung Positionen" vorgenommen, die über die Schaltfläche "Artikel" aus der Übersicht der E-Rechnungen geöffnet werden kann.
In diesem Formular werden sämtliche Positionen der E-Rechnungen mit den relevanten Angaben und ggf. enthaltene Rabatte bzw. Zuschläge dargestellt. Eine manuelle Artikel-Zuordnung kann durch das Betätigen der Schaltfläche "Artikel" und anschließender Artikelsuche bzw. -auswahl vorgenommen werden. Eine automatisierte Zuordnung setzt eine konfigurierte Lieferanten/Artikel-Verknüpfung im Artikelstamm voraus. Sollte es in den Artikelstammdaten Datei → Stammdaten → Artikel im Bereich
"Lieferanten" einen Datensatz geben, in dem die Artikel-Nr. des Verkäufers aus der E-Rechnung als "Artikel-Nr. Lieferant" mit dem passenden Lieferanten verknüpft wurde, kann zukünftig bei Rechnungen von diesem Lieferanten eine Artikelzuordnung automatisch erfolgen. Damit eine Zuordnung zwischen zvoove Lieferant und zvoove Artikel zukünftig etwas komfortabler durchgeführt werden kann, haben wir mit diesem Update einen neuen Dialog "Lieferanten-Artikel" zur Verfügung gestellt, in dem für einen
Lieferanten alle Artikel-Zuordnungen eingesehen bzw. bearbeitet werden können. Den Dialog
"Lieferanten-Artikel" erreichen Sie in der Positionsübersicht über die Schaltfläche "Lieferanten-Artikel":
Sofern eine automatisierte Artikelzuordnung zukünftig erreicht werden soll, können Sie in diesem Dialog die erforderlichen Zuordnungen hinterlegen. Neu hinzugefügte Zuordnungen wirken sich unmittelbar aus. D.h., wenn Sie zunächst die Zuordnungen unter Lieferanten-Artikel vornehmen, wird nach dem Schließen des Fensters eine Datenaktualisierung der E-Rechnungspositionen vorgenommen und ggf.
fehlende Artikelzuordnungen ergänzt. Der Bearbeitungs-Dialog lässt sich nur von Bedienern öffnen, die über die Berechtigung "Artikel-Stammdaten" verfügen.
Der Dialog "Lieferanten-Artikel" steht ab sofort auch im Lieferantenstamm und in der
Akquisition/CRM (Popup-Menü der Schaltfläche "Info") zur Verfügung
Neben der Artikel-Zuordnung können Sie im Dialog E-Rechnungspositionen auch ein abweichendes Gegenkonto für die spätere Verbuchung der Eingangsrechnung hinterlegen. Sofern nicht das Gegenkonto aus den Artikelgruppen für die Verbuchung herangezogen werden soll, können Sie in der Spalte "Abw. Gegenkonto" das gewünschte Konto Ihrer Wahl eintragen.
Als weitere Vorbereitung für die Erstellung einer Eingangsrechnung ist die Kostenverteilung festzulegen. Diese ist allerdings nur dann zwingend festzulegen, wenn Sie aufgrund der zvoove-Einstellungen mit
Aufteilungsbuchungen im Rechnungseingangsbuch arbeiten. Sollten Sie im Rechnungseingangsbuch ohne Rechnungsaufteilungen buchen, kann dieser Verarbeitungsschritt übersprungen werden. Sollten Sie in diesem Fall trotzdem Kostenverteilungen für die E-Rechnung definieren, werden diese auch später bei der Verarbeitung in das Rechnungseingangsbuch berücksichtigt.
Eine neue Position der Kostenverteilung erhalten Sie über die Schaltflächen "Neu" bzw. "Neu mit
Vorgabe". Bei beiden Schaltflächen öffnet sich zunächst ein Auswahldialog für Auftragsleistungen und
-kostenstellen. Nach der Auswahl einer Kostenstelle wird ein neuer Datensatz in der Übersicht der
Kostenverteilung angelegt. Sofern die Schaltfläche "Neu" betätigt wurde, wird immer der komplette Restbetrag in die Position eingetragen. Wird die Aufteilung über den Button "Neu mit Vorgabe" angefordert, kann der Aufteilungsbetrag nach der Kostenstellenauswahl noch angepasst werden:
Die Beträge können darüber hinaus auch in der Übersicht noch angepasst werden. Sofern die Kostenverteilung vollständig durchgeführt wurde, kann die Aufteilung gespeichert werden.
Die Kostenverteilung ist grundsätzlich vollständig vorzunehmen und kann nur mit einem Restbetrag = 0 EUR gespeichert werden. Eine Speicherung von teilweise aufgeteilten Rechnungsbeträgen ist nicht möglich.