Damit Sie den Import von Eingangsrechnungen nutzen können, müssen zunächst Einstellungen in den Optionen vorgenommen werden. Diese finden Sie in den Optionen unter Fakturablauf > Import Eingangsrechnungen:

Hier müssen Sie nun festlegen, in welchem Pfad die Importdateien gespeichert sind, damit zvoove (für Gebäudedienstleister) diese entsprechend importieren kann.

Des Weiteren können Sie hier einstellen, ob die einzelnen Rechnungspositionen automatisch den Aufträgen zugeordnet werden sollen. Dies setzt allerdings voraus, dass die Rechnungspositionen anhand der Objekt-Nr. und Kostenstelle eindeutig zugeordnet werden können. Falls dies bei Ihnen nicht der Fall ist, haben Sie dennoch die Möglichkeit die Objekt-Nr . und die Kostenstelle später manuell zuzuordnen. Über die nächsten Optionen kann festgelegt werden, ob auch die Objektnummer aus der Datei importiert werden soll und ob die Rechnungspositionen nach der Übernahme neu berechnet oder 1:1 übernommen werden sollen.

Falls Sie mit mehreren Gegenkonten in diesem Bereich arbeiten, können Sie mit „Gegenkonto aus Artikel-Gruppe ermitteln" aktivieren, dass das Gegenkonto für die Rechnungseingangsbuchung aus der Artikelgruppe, die dem Artikel zugeordnet ist, ermittelt wird.

Über die Option „Bruttobuchung im Rechnungseingangsbuch erzeugen" kann man mandantenbezogen folgende Funktion schalten: Die Positionen werden Brutto (netto zzgl. 19 % Mwst.) verbucht und bei der Übernahme in RE-Buch wird der MWST-Schlüssel 0 eingetragen, damit bei der Übernahme in die Fibu keine Mehrwertsteuer berechnet wird. Diese Funktion ist für nicht vorsteuerberechtigte Mandanten vorgesehen.

Als nächstes wählen Sie den Lieferanten aus, welcher bei neuen Rechnungen automatisch eingetragen werden soll. Sie können diesen Lieferanten später nach dem Import der Rechnungen noch abändern.

Danach legen Sie das Gegenkonto fest, auf welches die Eingangsrechnungen gebucht werden sollen.

Auch das Gegenkonto können Sie nach dem Import noch ändern.

Wenn Sie beim Import von Eingangsrechnungen mit der Bruttoverbuchung auf verschiedene

Gegenkonten arbeiten, ist es nicht auszuschließen, dass Cent-Differenzen zwischen der Bruttosumme der

Rechnung und der Bruttosumme der gebuchten Einzelpositionen auftreten (da die Mehrwertsteuer in beiden Fällen unterschiedlich errechnet wird). Diese Differenz wird dann auf ein entsprechendes Differenzenkonto gebucht, welches Sie als Bediener SYS-Admin unter Datei > Einstellungen > Optionen > Fakturablauf > Import Eingangsrechnungen vorgeben können
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