Neben der Möglichkeit zur manuellen Anlage und Pflege eines Raumbuches gibt es ebenfalls die Funktion eines Excel-Importes sowie eine Möglichkeit zur Übernahme der Raumbücher in die Programmbereiche Leistungsverzeichnis und Vorkalkulation.

Das Raumbuch als solches wird datumsabhängig (Datum von = Muss) abgespeichert. Hierdurch hat der Anwender später die Möglichkeit, Veränderungen der Räume innerhalb des Objektes besser nachzuhalten, da die Historie gewahrt wird. Als weitere Information wird in der Raumbuch-Definition abgespeichert, welcher Bediener mit welchem Datum das Raumbuch angelegt hat.

Per Doppelklick auf die Datenzeile oder über den Button „Öffnen" gelangen Sie in die Erfassungsmaske:

In dieser Maske können die Räume mit folgenden Informationen angelegt werden (fett = Pflichtfelder):

• Raum-Nr.

• Raumbezeichnung

• Raum-Art

• Fläche

• Etage

• Belag

• Reinigungshäufigkeit

• Arbeitsgänge

• Gebäude

• Reinigungsart (Voll-, Sicht- und Jahresreinigung)

• Kostenstelle • Externe Raum-Nr.

• Revier

Die Spalte „Arbeitsgänge" bietet die Auswahl aus der Stammtabelle „Arbeitsganggruppen". In dieser Stammdatentabelle hat der Anwender die Möglichkeit, Arbeitsgänge zu einer Definition zusammen zu führen. Diese Definition wiederum wird im Raumbuch einem Raum zugeordnet. Wird in dieser Stammtabelle ein Datensatz geändert, so prüft das Programm, ob diese

Arbeitsganggruppe bereits einem Raum zugeordnet wurde. Ist dies der Fall, vererben sich die Informationen entsprechend weiter. Dies betrifft sowohl die Vorkalkulation als auch das Leistungsverzeichnis

Die Stammtabelle finden Sie unter Datei > Stammdaten > Stammdatentabellen > Angebot / Auftrag > Arbeitsgänge > Gruppen. In der Grundansicht der Tabelle kann der Anwender eine neue Definition anlegen:

Über den Button „Arbeitsgänge zuordnen" besteht dann die Möglichkeit, dieser Definition Arbeitsgänge aus der entsprechenden Tabelle zuzuordnen:

Über die Pfeil-Tasten können die gewünschten Arbeitsgänge auf die linke Seite in die Zuordnung geschoben werden.

Für das Raumbuch gibt es eine Importfunktion von Kalkulationstabellen:

Nach Anwahl dieser Funktion öffnet sich folgende Maske:

Über „Datei auswählen" müssen Sie nun die Excel-Datei auswählen, aus der Sie Daten übernehmen wollen. Nachdem Sie auf „Quelldatei laden" geklickt haben, müssen Sie noch das entsprechende Tabellenblatt auswählen.

Nachdem Sie auf „Weiter" geklickt haben, öffnet sich folgende Maske:

Hier müssen Sie nun die Felder aus der Excel-Quelldatei den Datenfeldern im zvoove (für

Gebäudedienstleister) zuordnen, damit die Daten aus der Quelle verarbeitet werden können. Alle Felder, die im oberen Bereich bei „Datenfeld" fett gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder, d.h. diesen Feldern MUSS eine Spalte der Excel-Quelldatei zugeordnet werden, sonst können die Daten nicht übernommen w erden. Die Zuordnung erfolgt, indem Sie oben das Datenfeld einmal anklicken und danach unten die entsprechende Spalte lt. Quelldatei per Doppelklick zuordnen.

Wenn es für ein bestimmtes Datenfeld in der Excel-Tabelle keine sinnvolle Zuordnung gibt, besteht die Möglichkeit, über das Feld „Vorbelegung" einen Standard-Eintrag zu hinterlegen.

Die Import-Definition, die Sie anlegen, können Sie dann auch abspeichern, damit diese Zuordnung nicht immer wieder neu erstellt werden muss. Über den Button „Neu" können Sie auch mehrere Import-Definitionen festlegen.

Über „Bereich" müssen Sie über „Von Zeile:" und „Bis Zeile:" festlegen, in welcher Zeile der Excel-Datei die Positionen beginnen und wo die Positionen enden. Die Daten kann man sich dann als Vorschau anzeigen lassen.

Wenn Sie dann auf „Weiter" klicken können Sie unter Umständen noch Fehlermeldungen erhalten, dass bestimmte Zuordnungen nicht passen bzw. Vorbelegungen nicht korrekt sind. Diese Fehler müssen Sie abstellen.

Nach Abstellen der evtl. Fehler können die Daten verarbeitet werden:

Über die erste Spalte „Übernehmen" können Sie durch Entfernen des Häkchens noch einzelne Positionen vom Import ausschließen, wenn gewünscht. Ebenso können Sie über „Alle markieren" bei jeder Zeile das Häkchen setzen sowie durch „Alle demarkieren" bei allen Zeilen das Häkchen rausnehmen. Unter „Zeige Legende" wird Ihnen folgendes angezeigt:

Bei einem Erst-Import werden Ihnen alle Zeilen grün dargestellt, da es sich ausschließlich um neue Räume im Programm handelt. Wenn Sie aber später für dieses Objekt ein verändertes Raumbuch übernehmen, werden die veränderten bzw. gelöschten Räume gelb bzw. rot dargestell.

Wenn Sie nun auf „Importieren" klicken, erhalten Sie folgende Meldung:

Nach Bestätigung der Information mit „OK" gelangen Sie dann in die Maske, wo das Raumbuch übernommen wurde:

Wenn Sie auf „Schließen" klicken, kommt noch die Abfrage, ob diese Änderungen in ein Leistungsverzeichnis übertragen werden sollen:

Dieses Leistungsverzeichnis finden Sie unter Datei > Stammdaten > Stammdatentabellen > Leistungsverzeichnis > Leistungsverzeichnisse wieder.
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Wenn Sie einen erneuten Import für ein bereits existierendes Raumbuch durchführen, wird Ihnen vor dem tatsächlichen Import angezeigt, welche Änderungen sich an einem bereits existierenden Raumbuch ergeben würden: Welche Räume sind neu, welche werden geändert, welche werden gelöscht? Die entsprechende Prüfung muss in der Import-Maske vom Anwender über den Button „Prüfen" angestoßen werden, bevor der Import letztendlich gestartet werden kann:

Sie erhalten folgende Information:

Anschließend kann der Anwender selbst entscheiden, welche Räume tatsächlich importiert (und damit im bestehenden Raumbuch überschrieben) werden sollen oder nicht. Dies gilt natürlich nur in dem Fall, wenn bereits Räume in dem entsprechenden Raumbuch vorhanden sind. Felder, die in der Quelle nicht gefüllt sind, werden für das bestehende Raumbuch ignoriert, also nicht geändert.

Die gelb markierten Zeilen sind veränderte Räume (siehe „Zeige Legende").

Wie zum Ende unter Kapitel 1.9.8.2 bereits erklärt, wird das Leistungsverzeichnis automatisch im Hintergrund bei der Anlage eines Raumbuches angelegt.

Um die Daten aus dem Raumbuch in die zvoove-Vorkalkulation zu übernehmen, gibt es in der Vorkalkulation den Button „Raumbuch importieren":

Es folgt eine Abfrage, die Sie mit „Ja" bestätigen müssen:

Dann sind die Daten in die Vorkalkulation übernommen worden und Sie können hiermit kalkulieren:

Für das Raumbuch gibt es eine Bediener-Berechtigung:

Sie finden diese im Berechtigungsbaum unter Kunden > Allgemein > Objektstamm.

Im weitesten Sinne gelten die Erläuterungen, die zur Kunden/Interessenten-Erfassung gemacht wurden auch für die Erfassung von Lieferanten.

Aber in zvoove (für Gebäudedienstleister) sind Lieferanten nicht einfach „nur" Lieferanten. Es können unter Umständen auch Sub-Unternehmer sein.

Anhand des nachfolgenden Beispieldatensatzes sollen die Unterschiede aufgezeigt werden:

Kundenstamm

Lieferantenstamm

Interessenten-Nr.

Lieferanten-Nr.

Kunden-Anschrift

Lieferanten-Anschrift

Rechnungsanschrift

Verwaltungs-Anschrift

Debitorenkonto

Kreditoren-Konto

Kundenprofil

Lieferanten-Profil

Felder, die Sie nur im Lieferantenstamm sehen:

Zahlungsadresse

Neben der Post- und Verwaltungsanschrift haben Sie auch die Möglichkeit eine Zahlungsanschrift zu hinterlegen.

Kundennummer

Hier können Sie Ihre Kundennummer, welche Sie bei dem Lieferanten haben, entsprechend eintragen. Wie Sie sehen, bestehen Unterschiede nicht in der Technik der Erfassung, sondern in der Benennung einzelner Felder und Schaltflächen. Überdies wurde auf einige, bei Lieferanten nicht benötigte Felder und Unterfenster verzichtet.

Die Art der Erfassung von Personalstammdaten ist ähnlich wie die von Kunden und Lieferanten. Viele der Datenfelder sprechen für sich, einige sind sogar identisch mit Kunden und Lieferanten. Es gibt aber auch eine Reihe von Feldern, die nur bei Personal vorkommen.

Sie sollen anhand des nachfolgend abgebildeten Beispieldatensatzes erläutert werden:
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