An dieser Stelle können Bankstammdaten inkl. BLZ, Bankname, BIC, PLZ und Ort importiert werden.

Die Quelldatei für den Import kann HIER heruntergeladen werden.

(Verwenden Sie für den Download das gepackte Textformat)

Wichtig:

Die bestehenden Bankstammsätze werden nicht verändert. Es kann nur sein, dass der Bankname geändert wird, weil in der Tabelle „Banken" die Bankleitzahl der Hauptgeschäftsstelle zum Abgleich genutzt wird und dann der Bankname den Namen der Hauptgeschäftsstelle annimmt.

Funktion:

Wählen Sie unter „Datei" den Pfad aus, in dem Sie die Datei gespeichert haben.

Die Schnittstellenversion muss zwingend angegeben sein, damit das Programm die Daten im richtigen Format einlesen kann.

Über das Häkchen „Nur vorhandene Banken abgleichen" können Sie erreichen, dass nicht alle Banken in den Stamm importiert und aktualisiert werden, sondern es werden nur die bereits vorhandenen Banken im Stamm abgeglichen und aktualisiert.

Danach einfach auf „Importieren" klicken und je nachdem, ob die Datei nur Änderungen enthält oder ein Komplettverzeichnis, werden die Daten eingelesen. Beachten Sie bitte, dass der Import eines Komplettverzeichnisses einige Zeit in Anspruch nehmen kann.

Hier finden Sie die evtl. importierten Bankstammdaten wieder. Es können auch neue Datensätze manuell erfasst werden. Dazu zählen Ihre Hausbanken genauso, wie die Banken Ihrer Mitarbeiter und Kunden.

Um auch später noch einen Überblick zu haben, wodurch Sie einen neuen Kunden bzw. einen neuen Mitarbeiter gewonnen haben, lassen sich hier die verschiedenen Bezugsquellen hinterlegen. Im Kundensowie im Personalstamm haben Sie dann die Möglichkeit, auf diese Tabelle zurückzugreifen.

Bundesländer werden unter anderem in den Personalstammdaten oder Objektstammdaten benötigt. Je nachdem, welche Länderversion Sie einsetzen, werden Ihnen im Vorhinein die entsprechenden Bundesländer je Staat angezeigt (Deutschland, Österreich und Schweiz). Änderungen sollten Sie an dieser Stelle nicht vornehmen, da weitere Programmbereich, wie zum Beispiel der Tarifvertrag auf die Bundesländer und die entsprechenden Schlüssel aufbaut.

Disponenten können Kunden und/oder Personal zugeordnet werden und dienen in vielen Masken der Selektion. Ebenso haben Sie einen Überblick darüber, welcher Disponent für Einsatzplanungen von bestimmten Mitarbeitern zuständig ist bzw. für die entsprechenden Kunden zuständig ist. Sie können einem Bediener die Rolle als Disponent zuweisen. Dieser Bediener kann dann nur die Daten im Programm einsehen, in denen er als Disponent eingetragen ist.

Hier können Sie die Einheiten hinterlegen, auf die später in allen Einheitenfeldern im Programm zugegriffen werden kann.

In dieser Tabelle können Sie Finanzämter mit Adresse und evtl. Bankverbindung anlegen.

In der Steuerkarte im Personalstamm können Sie auf diese Hinterlegung zurückgreifen.

Über die Personalübersicht haben Sie im zvoove (für Gebäudedienstleister) die Möglichkeit, Arbeitsverträge mit Ihren Mitarbeitern zu erfassen und auch zu drucken. Um drucken zu können, benötigen Sie eine WORD-Dokumentenvorlage, die mit bestimmten Textmarken versehen sein muss. Diese Dokumentenvorlage muss im Listen-Pfad gespeichert sein, den Sie in den Optionen eingestellt haben.

Damit zvoove (für Gebäudedienstleister) auch die richtige Dokumentenvorlage findet, muss diese besonders benannt sein. Als Dateiname wählen Sie den Buchstaben „K" und eine vierstellige Nummer (z.B. K0051.DOT). Diese Nummer wird im zvoove (für Gebäudedienstleister) als Formularnummer (ohne führende Nullen) hinterlegt. Hier haben Sie die Möglichkeit mehrere Formulare einzutragen, die auf unterschiedliche Dokumentenvorlagen zugreifen (z.B. verschiedene Sprachen):

Hier kann man für gescannte Unterlagen verschiedene Bereiche festlegen, zu denen diese gehören, unterteilt in Personal, Angebot/Auftrag und Kunde.

Für die Kontakt-Vorlagen in der Akquisition und Personalübersicht gibt es die Möglichkeit, jede Vorlage einer Vorlagenart zuzuordnen. In dieser Stammtabelle können die verschiedenen Vorlagenarten definiert werden.

Kunden und/oder Lieferanten können bestimmten Gebieten zugeordnet werden und dienen der Selektion, bzw. Sie haben einen Überblick darüber, welcher Kunde bzw. Lieferant in welchem Gebiet ansässig ist. Bei „Teil Kostenst." können Sie eine Zahl eingeben, die für die automatische Ermittlung von Kostenstellen herangezogen werden kann.

In der Akquise können verschiedene Jobbörsen sowie Google-Maps bezogen auf den Kunden aufgerufen werden. Die Pflege der Internet Links wird in dieser Stammtabelle vorgenommen.

Wenn Sie auf Standard wiederherstellen klicken, erhalten Sie zunächst folgende Hinweismeldung:

Löschen Sie alle Einträge aus der Maske heraus, und betätigen den Button nochmals, so werden die ursprünglich von zvoove mitgelieferten Links wieder hergestellt.

Unter Parameterliste anzeigen können Sie sehen, welche Parameter für den Aufruf des Links genutzt werden können:

Wird für eine Jobbörse bspw. Beruf und Ort des Mitarbeiters benötigt, so können die Parameter [JOB] und [ORT] im Link verarbeitet werden.

Beispiel: http://www.jobscout24.de/Jobs_Ergebnisliste.html?q= [JOB]&gn=[ORT]&gd=25
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Mit dieser Funktion können neue Kategorien unter Auswertung → Erweitert erstellt werden.

Zunächst müssen die Register unter Datei → Stammdaten → Stammdatentabellen → Allgemein → Kategorien für erweiterte Listen angelegt werden. Dazu wird über die Schaltfläche „Neu" eine fortlaufende Nummer ab 100 vergeben. Die Bezeichnung der Kategorie kann frei gewählt werden. Das Symbol in den erweiterten Listen kann, aus den im Bild aufgeführten Icons, ausgewählt werden.

Damit die Kategorien als normaler Bediener angelegt werden können, muss in den

Bedienerberechtigungen unter ALLGEMEIN → Stammdaten das Recht „Kategorien für erweiterte Listen" angehakt sein.

Nach der Anlage erscheinen die Register auf der linken Seite im Bereich der erweiterten Listen.

Die neuen Kategorien können bei neu erstellten oder bereits bestehenden Listen über die „Zugehörigkeit" zugeordnet werden.

Namenszusätze können im Personalstamm zugeordnet werden.

Hinweis: Da gemäß DEÜV eine korrekte Schreibweise der Titel eingehalten werden muss, wird diese Tabelle bei der Installation von zvoove GDL automatisch korrekt gefüllt!

In dieser Tabelle werden alle deutschen Postleitzahlen mit dem dazugehörigem Ort, Bundesland und Tarif-Mitarbeitergruppe gespeichert. Der Inhalt wird mit zvoove (für Gebäudedienstleister) mitgeliefert.

Auf diese Tabelle kann im Kunden- und Personalstamm zugegriffen werden.

Qualifikationen dienen der Ergänzung der Berufsbilder. Die Verknüpfung mit den Berufen erfolgt über den Personalstamm.

In dieser Tabelle können beliebige Raumgruppen für die Vorkalkulation angelegt werden. Dies ist eines der Kriterien zur Ermittlung der Vorgabewerte.

Geben Sie in diese Tabelle die Reinigungshäufigkeiten ein, die sie für die Module „Leistungsverzeichnis" und „Vorkalkulation" benötigen. Tragen Sie bei Anzahl die Zahl der Häufigkeit ein und im Feld „Art" können Sie nach einem Klick mit der linken Maustaste über einen Auswahlbutton die Art des Rhythmus (wie im Beispiel) auswählen.

Per Doppelklick in das Feld Vorgabe Arbeitstage können Sie die Wochentage vorbelegen. Diese werden später, wenn Sie die Reinigungshäufigkeit im Leistungsverzeichnis auswählen, entsprechend übernommen.

Hier werden für die Leistungsarten, die mit der Abrechnungsart „Schulreinigung" geschlüsselt sind, die Ferien hinterlegt. Die Erfassung erfolgt Jahres- und Bundeslandabhängig.

Im oberen Bereich der Maske erfolgt die Auswahl des Bundeslandes, wonach im unteren Bereich die dazugehörigen Ferienzeiträume erfasst werden können.

Das Staatenverzeichnis wird bei der Installation von zvoove (für Gebäudedienstleister) automatisch angelegt, so dass nur bei Änderungen und für die Zuordnung des Arbeitsvertragsformulars Eintragungen vorgenommen werden müssen.

Die Staatsangehörigkeit Ihrer Mitarbeiter, die im Personalstamm abgefragt wird, ist natürlich für die gesetzlichen Vorschriften (z.B. Arbeitserlaubnis, Aufenthaltserlaubnis, Passgültigkeit, Meldungen usw.) wichtig.

Die Tabelle wird bereits ausgefüllt von zvoove mitgeliefert. Lediglich das Feld „Arbeitsv.-Nr." sollte von Ihnen gefüllt werden, wenn Sie entsprechende Arbeitsvertragsvorlagen in WORD erstellt haben. Ein deutsches Arbeitsvertragsbeispiel mit dem Namen „K0051.dot" wird von zvoove bereits mitgeliefert. Wenn Sie z.B. einen Arbeitsvertrag in belgisch erstellt haben, der „K0052.dot" heißt, tragen Sie im Feld „Arbeitsv.-Nr." die „0052" ein (das „K" bitte weglassen). Arbeitsvertragsvorlagen müssen generell im Bereich „K0020" bis „K0099" liegen und mit einem „K" beginnen. Ferner ist zu beachten, dass sie im richtigen Ordner gespeichert sind. Für Arbeitsverträge ist der in „Optionen" eingetragene Listen-Ordner zu verwenden.

Anzahl Stellen PLZHier kann die Stelligkeit der Postleitzahlen festgelegt werden. Deutschland ist bereits automatisch hinterlegt. Die Abfrage erfolgt bei der Anlage der Adresse im Personalstamm.

ISO 2Hier kann der Ländercode nach ISO 2 hinterlegt werden.

ISO 3Hier kann der Ländercode nach ISO 3 hinterlegt werden.

Ust-ID Pflichtfeldpr.Die Pflichtfeldprüfung auf die Umsatzsteuer-ID Nummer kann länderbezogen aktiviert werden. Die Einstellung ist standardmäßig bei allen Ländern aktiv.

Da Sie mit zvoove (für Gebäudedienstleister) Rechnungen schreiben, die (üblicherweise) Mehrwertsteuer enthalten, müssen Sie die gesetzlich gültigen Mehrwertsteuersätze hinterlegen.

Diese Einstellung kann nur vom Systemadministrator (Bediener SYS) vorgenommen werden. Dieser Menüpunkt ist nicht sichtbar, wenn Sie als Bediener angemeldet sind.

In der Tabelle Steuersätze hinterlegen Sie Daten zur Gültigkeit der Mehrwertsteuerschlüssel. Wenn Sie die nachfolgend abgebildete Bildschirmmaske zum ersten Mal aufrufen sind die aktuell gültigen Steuersätze bereits vorgetragen.

Die Felder der Tabelle haben folgende Bedeutung:

Steuer-Sl. Steuer-Schlüssel, eindeutige Satz-Nr., muss numerisch sein. Beschreibung Text des Steuerschlüssels, z. B. Mehrwertsteuer 19 %

Prozent Prozentsatz des Steuerschlüssels, Eingabe als numerischer Wert

Gültig bis letzter Tag der Gültigkeit bei Änderung durch den Gesetzgeber,

Eingabe in Datumsform

Neuer Steuer-Sl. Verweis auf den Steuerschlüssel der nach Ablauf des Gültigkeitszeitraumes diesen Steuerschlüssel ersetzt.

Beim Additionswert zum Erlöskonto ist folgendes zu beachten:

Nun kann je Steuerschlüssel entschieden werden, ob auf einem anderen Erlöskonto gebucht werden soll, indem hier ein positiver oder auch negativer Wert eingegeben wird, der zum Standarderlöskonto hinzuaddiert bzw. subtrahiert wird. Beispiel: im Leistungsbereich ist das Konto 8400 als Erlöskonto eingetragen. Dieses Konto hatte auch für den Steuerschlüssel 1 = 15 % Gültigkeit. Beim

Steuerschlüssel 6 = 16 % soll nun auf ein anderes Konto, nämlich auf 8406 gebucht werden, also wird als Additionswert 6 eingetragen. Wäre 8500 das gewünschte Konto, müsste 100 eingetragen werden. Analog verfahren Sie mit negativen Werten, sollte die Konto-Nr. kleiner als der Standard gewünscht sein.

ACHTUNG: Die Steuerschlüssel müssen bei Einsatz der zvoove Finance mit den dort eingegebenen Steuerschl üsseln übereinstimmen.

MwSt-Konto Geben Sie hier das zum entsprechenden Steuerschlüssel gehörige MwSt-Konto an.

Vorsteuer-Konto Geben Sie hier das zum entsprechenden Steuerschlüssel gehörige Vorsteuer-Konto an. Sammelkto. Rechnungsendrabatt Hier können Sie pro Steuerschlüssel ein abweichendes Fibu-Konto angeben, worauf evtl. Erlösschmälerungen durch Rechnungsendrabatte gebucht werden sollen.
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In dieser Tabelle können Mitarbeiter-Teams angelegt werden. Sie erhalten zunächst folgende Ansicht, in welcher Sie eine Team-Nr., einen Teamnamen sowie die Anzahl der Mitarbeiter in diesem Team festlegen.

Die Teammitglieder können Sie über den gleichnamigen Button festlegen.

Hier hinterlegen Sie die Mitarbeiter, welche zum Team gehören. Den Anteil in %, welcher später wichtig für die Akkordlohnverteilung sowie die Verteilung der Vorgabestunden im Dienstplan ist, muss ebenfalls eingetragen werden. Erst wenn Sie 100% verteilt haben, können Sie die Maske wieder schließen, ansonsten erhalten Sie folgende Meldung:

Falls in einem Team ein Mitarbeiter über einen bestimmten Zeitraum ausfällt, können Sie für diesen Mitarbeiter eine Vertretung einplanen. Dies können Sie im unteren Bereich über den Punkt „Abweichungen" vornehmen.

Folgende Ansicht öffnet sich.

Im Bereich Personal-Nr. können Sie einen Mitarbeiter aus dem entsprechenden Team auswählen. In Pers-Nr. Stellvertreter müssen Sie den Vertreter (oder auch Springer) eintragen. Zum Schluss geben Sie

in den Feldern Datum von und bis noch den Zeitraum ein. Wenn Sie nun das Team in der Akkordlohnverteilung oder im Dienstplan auswählen wird für den entsprechenden Zeitraum der Stellvertreter eingetragen.

Hier können Sie für verschiedene Bereiche im Angebot bzw. Auftrag entsprechende Textblöcke vordefinieren.

In dieser Maske können Sie individuelle Texte hinterlegen, auf die später im Angebot bzw. Auftrag zurückgegriffen werden kann. Sie haben die Möglichkeit, diese Texte in den Leistungs-/Arbeitsscheinen oder als Rechnungstext zu verwenden. Tragen Sie im Feld Beschreibung eine kurze Bezeichnung dieses Textes ein. Beachten Sie dabei, dass diese Beschreibung einen gewissen Wiedererkennungswert besitzt, da man später bei der Auswahl dieser Texte den unten stehenden Gesamttext nicht sieht.

Die einzelnen Symbole in der darunter befindlichen Navigationsleiste dienen zur Steuerung innerhalb der Datensätze. Jeder eingegebe Text ist ein einzelner Datensatz.

Sprung zumErsten DatensatzVorherigen DatensatzNächsten DatensatzLetzten DatensatzNeuen Datensatz anlegenDatensatz löschenDatensatz speichern

Diese Tabelle dient zur Erfassung bzw. Hinterlegung unterschiedlicher Leistungsbeschreibungen. Auf diese erfassten Daten können Sie später in den Leistungen bzw. der dazugehörigen Leistungsermittlung zurückgreifen.

Zusätzlich kann diese Leistungsbeschreibung aus dem Auftrag heraus gedruckt werden.

Für die Erstellung von Notizen können über diese Stammtabelle Textbausteine vordefiniert werden.

Hier können Sie entsprechende Textvorlagen für die Prüfung der kalk. Werte hinterlegen. Diese Texte können Sie bei Überschreitung später im Dienstplan auswählen.

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Diese Tabelle kann von Ihnen beliebig gefüllt werden und steht Ihnen dann im Personalstamm und / oder Ansprechpartnerstamm als Auswahl zur Verfügung. Als Titel könnten Sie beispielsweise Doktor, Professor, Dipl.-Ing., usw. eintragen. Wenn Sie in die Spalte „Übernahme in Anrede" ein „Ja" eintragen, wird der Titel dann auch in die Briefanrede des Mitarbeiters bzw. Ansprechpartners übernommen.

Zur Unterscheidung von den Disponenten können Vertriebsbeauftragte gesondert eingegeben werden. Zugeordnet werden sie Kunden/Interessenten bzw. deren Aufträgen.

Hier geben Sie lediglich das VB-Kürzel sowie den Namen an. Informell können Sie hier auch eine

Filiale angeben. Der Prozentsatz und die Personal-Nr. sind für die spätere Bezahlung über das Provisionssystem wichtig. Ebenso kann je VB-Kürzel eine Telefonnummer und eine E-Mail-Adresse hinterlegt werden, um diese Informationen evtl. auf einem Akquise-Anschreiben anzudrucken.

Vorsatzworte können im Personalstamm zugeordnet werden. Standardmäßig wird diese Tabelle bei der Installation von zvoove (für Gebäudedienstleister) bereits mit einer Vielzahl an Vorsatzworten gefüllt. Sollten dennoch Ergänzungen notwendig werden, so können Sie über den Button „Neu" Vorsatzworte hinzufügen und diese über den Button „Löschen" wieder entfernen.