Im Folgenden wird nur auf aktive Mitarbeiter (Status grün) eingegangen. Mitarbeiter, die kein Eintrittsdatum (siehe weiter unten) haben, erscheinen als Bewerber (Status gelb). Diese Bewerber können auf Status „erledigt" gesetzt werden. Hat der Mitarbeiter ein Austrittsdatum (siehe weiter unten), wird er als „ausgeschiedener Mitarbeiter" (Status rot) dargestellt.

Angesprochen werden die Felder in der Reihenfolge ihrer Bearbeitung. Begonnen wird im Feld Personalnummer, mit der TAB-Taste wird das Feld verlassen.

Personal-Nr.:

Personalnummer des Mitarbeiters. Hier vergibt zvoove (für Gebäudedienstleister) bei Neuanlage eines Mitarbeiters über den Button „Neu" anhand des Nummernkreises die nächstmögliche Personalnummer. Selbstverständlich können Sie die Personalnummer auch manuell vergeben. Dies ist z. B. dann sinnvoll, wenn Nummern eines anderen Systems beibehalten werden sollen. Allerdings muss der Nummernkreis beachtet werden.

Nachname:

Nachname des Mitarbeiters Vorname:

Vorname des Mitarbeiters Anrede:

Hier kann über das Auswahlfeld die Anrede des Mitarbeiters eingestellt werden. Diese kann später für diverse Mitarbeiterschreiben genutzt werden. Zusätzlich löst es die automatische Einstellung im Feld Geschlecht und in der Briefanrede aus (siehe unten).

Vorsätze:

Vorsatzworte. Hier ist der Zugriff auf die Tabelle Vorsatzworte möglich, um Namensergänzungen wie von, de, ten etc. vom Nachnamen zu trennen, was die alphabetische Suche erleichtert.

Zusätze:

Namenszusätze. Hier ist per Doppelklick der Zugriff auf die Tabelle Namenszusätze möglich, um Namensergänzungen wie Baron, Earl, Herzog etc. vom Namen zu trennen, was ebenfalls die alphabetische Suche erleichtert.

Titel:

Hier können Sie dem Mitarbeiter einen akademischen Titel zuweisen.

Geschäftsstelle:

Geschäftsstellenzugehörigkeit des Mitarbeiters. Wird von zvoove (für Gebäudedienstleister) automatisch gefüllt, falls Sie sich mit einer Geschäftsstellennummer angemeldet haben. Über den Button können Sie eine andere Geschäftsstelle auswählen.

Kostenstelle:

Tragen Sie hier die Kostenstelle des Mitarbeiters ein. Das Feld ist numerisch, d.h. führende Nullen werden nicht akzeptiert.

Fremdlohn-Nr.:

Lohn-Personalnummer: Wird bei der Neuanlage mit der Personal-Nr. gefüllt. Führen Sie aber den Mitarbeiter in einem Lohnprogramm unter einer anderen Nummer (grundsätzlich nicht zu empfehlen), so wird über dieses Feld die Verknüpfung zu dieser Nummer hergestellt Bild:

zvoove (für Gebäudedienstleister) bietet Ihnen die Möglichkeit, den Personalstammsatz eines Mitarbeiters mit seinem Foto zu verknüpfen. Voraussetzung ist, dass Sie eine Bilddatei im JPEG-Format des Mitarbeiters gespeichert haben (dazu brauchen Sie einen Scanner oder eine Digital-Kamera). Sie rufen also den entsprechenden Bildschirm auf und wählen über „Bild laden" den Pfad und Dateinamen aus, der dem Foto entspricht.

Über die Option Größe anpassen können Sie die Darstellung an den vorgesehenen Ausschnitt anpassen.

ACHTUNG: Hat das Bild andere Seitenverhältnisse, so kann es zu Verzerrungen kommen. Wählen Sie nun die Speicherart: „In Personalstamm speichern": Das Bild wird in der Datenbank gespeichert, Vorteil: Schneller Aufruf, Nachteil: "Aufblähen" der Datenbank bei vielen Bildern. „In Bilddatei speichern": Es wird eine Verknüpfung zu einer separaten Bilddatei hergestellt. Vorteil: Datenbank wird nicht unnötig groß. Nachteil: Wird das Bild versehentlich von der Festplatte gelöscht, steht es auch in zvoove (für Gebäudedienstleister) nicht mehr zur Verfügung.

Empfehlung: „In Bild-Datei speichern" ist die eindeutig bessere Variante.

Über die Sch altfläche „Bild löschen" löschen Sie das Bild wieder aus zvoove (für Gebäudedienstleister), nicht jedoch von der Festplatte!

„bei" o.ä.: Wohnhaft bei Postadr.:

Durch Setzen des Schalters kann festgelegt werden, an welche der drei Adressmöglichkeiten die Post gehen soll.

Straße, Land, PLZ, Ort, Telefon1, Telefon2, Telefax, Brief-Anrede, E-Mail, Homepage, Land:

Anschrift und allgemeine Informationen des Mitarbeiters. Hier gibt es drei Möglichkeiten eine Anschrift zu hinterlegen. Jeweils die Hauptanschrift und zusätzlich einen zweiten und dritten Wohnsitz.

Umschaltbar über die einzelnen Registerkarten.

Frei 1, Frei 2, Frei 3:

In diesen Feldern können Sie freie Informationen hinterlegen. Diese Informationen können Sie nur im Personalstamm einsehen.

Geschlecht:

Drop-Down-Menü für männlich oder weiblich. Feldinhalt wird abhängig von der Eintragung unter Anrede vorbelegt Familienstand:

Drop-Down-Menü für verheiratet oder nicht verheiratet Geb.-Datum:

Geburtsdatum: Unter anderem wichtig für die Ermittlung der Sozialversicherungsnummer. Ist der Mitarbeiter noch minderjährig, erscheint der Text „minderjährig" in roter Schrift unterhalb des Feldes „EWG Ausweis".

Staatsangeh.:

Staatsangehörigkeit: Auswahl aus der Staatentabelle per Doppelklick möglich. Bei ausländischen Mitarbeitern können Sie Zusatzdaten zu Aufenthaltserlaubnis etc. eingeben.

Bei nicht EU-Mitgliedern werden die Felder „Pass gültig bis" und „EWG-Ausweis gültig bis" leer gelassen. Bei Deutschen und EU-Mitgliedern werden diese Felder direkt mit dem Datum „31.12.9999" (unbegrenzt) vorbelegt.

Beim Wechsel der Staatsangehörigkeit müssen Meldungen an die Krankenkassen gemacht werden. Deshalb haben Sie hier einen Button „Änderungen". Geben Sie bitte in der nächsten Tabelle entsprechend die Änderungen ein.

Bundesland:

Geben Sie hier das Bundesland ein, in dem Ihr Mitarbeiter seinen Wohnsitz hat.

Disponent:

Geben Sie hier den Disponenten ein, der für diesen Mitarbeiter zuständig ist (bei Ihnen intern).

Lohnsachbearbeiter:

Hier können Sie zusätzlich zum Disponenten den Bediener hinterlegen, der später die komplette Lohnsachbearbeitung für diesen Mitarbeiter tätigt.

Paß gültig bis:

Gültigkeitsdauer des Passes Ausweis-Nr.:

Die Nummer des Ausweises vom Mitarbeiter.

Ausweis ausgestellt von:

Von wem bzw. was der Ausweis ausgestellt wurde.

EWG-Ausweis gültig bis:

Gültigkeitsdauer der EG-Aufenthaltserlaubnis Reisepass-Nr.:

Die Nummer des Reisepasses.

Einsetzbar in Geschäftsst.:

Falls Sie mit separaten Niederlassungen arbeiten und die Datensichtbarkeit auf die bei der Anmeldung hinterlegte Niederlassung eingeschränkt ist, können Sie z.B. einen Mitarbeiter der Niederlassung 1 freigeben für Einsätze der Niederlassung 2. Dies hat zur Folge, dass der Mitarbeiter in Aufträgen der Niederlassung 2 eingesetzt werden kann, obwohl er zur Niederlassung 1 gehört. Der Personalstammsatz ist weiterhin nur in Niederlassung 1 sichtbar.

Dieses Register wird Ihnen nur dann angezeigt, wenn Sie einen Mitarbeiter geöffnet haben, der nicht die Staatsangehörigkeit „Deutsch" hat.

Aufenthaltstitel:

Hat der ausländische Mitarbeiter eine unbegrenzte Aufenthaltsberechtigung, so aktivieren Sie das Häkchen. Danach werden die Felder für „Aufenthaltserlaubnis bis" sowie „Arbeitsgenehmigung bis" grau, da diese dann nicht mehr relevant sind.

Aufenthaltstitel bis:

Gültigkeit der Aufenthaltserlaubnis Arbeitserlaubnis/-berechtigung-EU bis: Gütigkeit der Arbeitsgenehmigung

Erstanlage:

Datum der Erstanlage. Dieses Feld wird automatisch mit dem aktuellen Tagesdatum vorbelegt.

Erledigt am:

Dieses Feld ist nicht editierbar. Wenn man einen Bewerber auf den Status „Erledigt" setzt, wird hier das Datum der Statusänderung vom Programm hinterlegt. internes Personal:

Durch Aktivieren dieses Kontrollkästchens setzen Sie den Mitarbeiter auf den Status internes Personal. Dadurch wird der Mitarbeiter in der eigentlichen Personalübersicht ausgeblendet. Die so gekennzeichneten Mitarbeiter tauchen in der Personalübersicht nicht auf.

Freiberufler/Fremdmitarb.:

Wenn Mitarbeiter dieses Kennzeichen haben, kann für diese Stammsätze kein Lohn berechnet werden und somit auch keine Abrechnung im nachgelagerten Lohnprogramm.

Zusätzlich erscheint eine weitere Registerkarte: „Freiberufler", unter der Sie eine Kreditoren-Nr. und den entsprechenden Bediener, der den Freiberufler rekrutiert hat, hinterlegen können. Diese Felder werden in der zvoove Finance benötigt.

ABC-Status

Man kann dem Mitarbeiter eine gewisse Wertigkeit geben.

Gebiet:

Man kann dem Mitarbeiter ein räumliches Gebiet zuordnen.

Bezugsquelle:

Um auch später noch einen Überblick zu haben, wodurch Sie einen neuen Mitarbeiter gewonnen haben, lassen sich hier die verschiedenen Bezugsquellen hinterlegen.

Geburtsname:

Geburtsname des Mitarbeiters. Bei Namenswechsel durch Heirat ist der Geburtsname wichtig für die korrekte Ermittlung der Sozialversicherungsnummer. Muss gefüllt werden, wenn die

Sozialversicherungsnummer nicht vorhanden ist. Das Gleiche gilt für den Geburtsort und den Geburtsstaat. Geburtsname-Vorsatz:

siehe „Vors." unter Anrede, allerdings hier bezogen auf den Geburtsnamen Geburtsname-Zusatz: siehe „Zus." Unter Anrede, allerdings hier bezogen auf den Geburtsnamen Geburts-Staat:

Geburtsstaat: Sofern Ihr Mitarbeiter nicht in Deutschland geboren wurde, geben Sie hier das entsprechende Land ein.

Geburts-Ort:

Geburtsort: Der Geburtsort des Mitarbeiters Zweiter Vorname:

Hier tragen Sie weitere Vornamen des Mitarbeiters ein.

Eintritt:

Eintrittsdatum des Mitarbeiters in Ihr Unternehmen. Durch Eingabe in dieses Feld erfolgt der Statuswechsel von „Bewerber" auf aktiver „Mitarbeiter".

Im geöffneten Personalstamm ist als Systemadmininstrator bzw. Bediener mit Administratorrechten per Tastenkombination STRG + S eine Änderung des Feldes „Aktjahr" in der Tabelle „Personal" möglich.

Hintergrund: Das Feld „Aktjahr" ist beim Jahreswechsel dafür verantwortlich, dass der entsprechende aktive Mitarbeiter beim Jahreswechsel berücksichtigt wird. Durch versehentliche Eingabe von bspw. einem Datum in einem zukünftigen Jahr wird auch das Feld „Aktjahr" auf die zuerst eingegebene Jahresangabe gesetzt. Wird das Datum nachträglich korrigiert auf das aktuelle Jahr, kann das Feld „Aktjahr" durch die Tastenkombination STRG + S ebenfalls entsprechend geändert werden.

Austritt:

Bei Ausscheiden des Mitarbeiters tragen Sie hier das Austrittsdatum ein. Nach Eingabe erfolgen noch einige Abfragen von zvoove (für Gebäudedienstleister). Diese sind aber selbsterklärend und wirken sich auf unser Lohnprogramm zvoove Payroll aus. Hintergrund dieser Abfragen ist, ob der Mitarbeiter nach seinem Austritt durch das Lohnprogramm Abrechnungen erstellt bekommen soll (bei Mutterschutz, Erziehungsurlaub usw.).

Wenn Sie ein Austrittsdatum eingeben, können Sie schnell und effektiv die einzelnen Einsätze Ihres Mitarbeiters mit dem entsprechenden Datum zu versehen, ebenso wenn Sie das Austrittsdatum abändern (z.B. bei Verlängerung der Befristung oder Austritt). Sie brauchen somit nicht in jeden einzelnen Auftrag zu gehen, um dort umständlich die Daten einzugeben.

Ein weiteres denkbares Szenario wäre, dass ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen bspw. zum Monatsende verlässt. Dieser Mitarbeiter ist aber in einem oder mehreren unbefristeten Aufträgen verplant. Nun haben Sie aber bereits einen Bewerber eingestellt der die Tätigkeiten des ausscheidenden Mitarbeiters nach dessen Austritt übernehmen soll.

Wenn Sie nun bei dem ausscheidenden Mitarbeiter das Austrittsdatum eintragen

öffnet sich ein neues Fenster, in dem Ihnen alle Aufträge angezeigt werden in denen der ausscheidende Mitarbeiter aktuell noch eingesetzt ist.

Auch hier können Sie wieder auf den Button

in der Spalte "Neue Personal-Nr." klicken und gelangen so zur Auswahl der Mitarbeiter, wo Ihnen ebenfalls die neue Registerkarte "Zukünftige Mitarbeiter" angezeigt wird.

Die Befristung eines Mitarbeiters wird verlängert, Sie ändern also das Austrittsdatum ab. Dann erscheint folgende Maske:

Hier werden Ihnen alle aktiven Einsätze des Mitarbeiters angezeigt. Sie können nun hier ganz einfach bestimmen, welche Einsätze mit dem Austrittsdatum übernommen werden sollen bzw. welche das alte Datum behalten sollen. Ebenso können Sie per Doppelklick in die Spalte „Neue Personal-Nr." hier direkt den neuen Mitarbeiter eintragen, der die Leistung übernehmen soll. Mit dem Button „Neue Personal-Nr. setzen" unten links können Sie ebenfalls einen neuen Mitarbeiter auswählen, diesen dann aber in alle Einsätze übernehmen.

Standardmäßig werden Ihnen alle aktiven Einsätze angezeigt. Wenn Sie alle Einsätze (auch die historischen) sehen wollen, können Sie oben rechts das Häkchen bei „nur aktive Leistungen anzeigen" entfernen.

Über die beiden Button unten rechts können Sie entweder alle Einsätze markieren oder auch demarkieren. Mit Hilfe der Leer-Taste können einzelne Sätze markiert werden.

Die Felder neben den Austrittsdaten sind für die Auswahl, aus welchem Grund der Mitarbeiter ausgeschieden ist.

Wählen Sie hier bitte den korrekten Grund aus, damit beim Monatsabschluss im zvoove Payroll auch die korrekten SV-Meldungen erzeugt werden können, denn die zwei Austrittsgründe haben unterschiedliche Meldegründe. Button „Historie"

Hier können Sie sich die Historie der Ein- und Austritte des Mitarbeiters sowie den gespeicherten Arbeitsvertrag anzeigen lassen. Über „Löschen" können Sie den Datensatz löschen, das Dokument bleibt jedoch auf ihrer Festplatte erhalten im Pfad, der unter „Extras > Optionen > Grundeinstellungen > Pfade" dafür hinterlegt wurde. Wenn Sie hier löschen, wird unter „Arbeitsvertrag / Ansicht" in der Personalübersicht die Meldung erscheinen, dass für diesen Mitarbeiter noch kein Arbeitsvertrag erstellt wurde.

Erlernter Beruf:

Auswahl aus Berufetabelle möglich. Alternativ kann die Berufsbezeichnung per Hand eingegeben werden, z. B. wenn Sie den erlernten Beruf gar nicht in Ihrer Liste führen eingestellt als:

Hier ist die Auswahl aus der Berufetabelle (per Doppelklick) vorgeschrieben, da eine Verknüpfung zum Beruf hergestellt werden muss. Dies ist notwendig für die Meldungen an die Krankenkassen und korrespondiert mit dem Feld Beschäftigungsart A im Bereich der Sozialversicherung. Button „Beschreibung"

Hier haben Sie die Möglichkeit noch weitere Informationen für die Tätigkeitsbeschreibung des Mitarbeiters zu hinterlegen.

Button „Sonst. Vereinbarung"

Hier können Sie noch weitere Informationen zur Vereinbarung zwischen Ihnen und den Mitarbeiter hinterlegen.

In dieser Registerkarte haben Sie die Möglichkeit in bis zu drei Textfeldern und drei nummerischen Feldern Informationen zu hinterlegen. Diese Informationen werden Ihnen in der Personalübersicht entsprechend angezeigt.

Probezeit bis:

Wird aufgrund der im Firmenstamm eingetragenen Probezeit auf Basis des Eintrittsdatums ausgerechnet und automatisch eingetragen. Änderungen sind möglich.

Kündigungsfrist:

Eintragung nur bei Abweichung von der gesetzlichen Regelung notwendig. Die Kündigungsfristenliste berücksichtigt automatisch die gesetzliche Regelung.

Kündigung durch:

Eintragung AN oder AG, je nachdem welche Seite die Kündigung vollzieht.

Fristgerecht:

Eintragung J = Ja oder N = Nein.

Kündigungsgrund:

Auswahl aus der Tabelle Abmahnungen/Kündigungen möglich.

Button Info:

Textfeld zur Eingabe von Bemerkungen bei einer Befristung.

Hier kann rein informativ hinterlegt werden, ob der Mitarbeiter Reisebereit, Umzugbereit, Pendelbereit und/oder Mobil ist.