Den Bildschirm „Personalübersicht" rufen Sie über den Menüpunkt „Allgemein > Personalübersicht" auf:

Die Personalübersicht ist ähnlich aufgebaut wie die Akquise. Deshalb sollen hier auch nur Bereiche angesprochen werden, die sich von der Akquise unterscheiden.

Eine Übersicht aller Bewerber, aktiven oder ausgeschiedenen Mitarbeiter finden Sie im linken Bildschirmbereich.

Je nachdem, welcher Mitarbeiter gerade aktiv ist (farbige Hinterlegung des Namens) ändert sich die Anzeige in dem mitarbeiterbezogenen Fenster im rechten Bildschirmbereich entsprechend.

Auch die Statusbuttons am oberen Rand der Auswahlliste kennen Sie bereits aus der Akquise. Der einzige Unterschied besteht darin, dass die Buttons hier anders beschriftet sind.

Be steht für Bewerber,

Mi für aktive Mitarbeiter,

Aus für ausgeschiedene Mitarbeiter und

Erl. für erledigte Bewerber.

Alle weiteren Details zur Auswahlliste und deren Funktion entnehmen Sie bitte dem Fach 5 dieses Handbuchs.

Der mittlere Bildschirmbereich der Personalübersicht ist dreigeteilt. Im oberen Fenster werden Informationen zum Mitarbeiter/Bewerber angezeigt. Darunter sehen Sie die Kontakte und im unteren Bereich finden Sie Informationen zum Werdegang.

Im oberen Fenster sind im Wesentlichen Stammdaten Ihres Mitarbeiters dargestellt, die Sie im Personalstamm (Fach 4) erfasst haben. Hier werden Ihnen natürlich die gleichen Informationen für Bewerber oder ausgeschiedene Mitarbeiter gezeigt.

Der Kopf des Mitarbeiterfensters ist farbig hinterlegt. Die Farben kennen Sie bereits von den Statusbutton (gelb = Bewerber, grün = aktiver Mitarbeiter, rot = ausgeschiedener Mitarbeiter). Außerdem finden Sie dort verschiedenen Button, deren Funktion nachfolgend beschrieben wird:

Wenn Sie auf „Öffnen" klicken, öffnet zvoove (für Gebäudedienstleister) den Personalstamm, den Sie bereits in Fach 4 kennen gelernt haben. Sie können hier Veränderungen vornehmen, ohne umständlich und ohne Verlassen der aktuellen Maske in den Personalstamm wechseln zu müssen.

Mit einem Klick auf den Button „Neu" öffnet sich die leere Erfassungsmaske des Personalstammes, sodass Sie sofort einen neuen Bewerber/Mitarbeiter hinzufügen können.

Mit einem Klick auf „ Information " öffnet sich zuerst ein Untermenü. Von hier aus haben Sie Zugriff auf:

Beruf/Qualifikation, Lohn, Fehlzeiten, Urlaub und Abmahnungen

Diese Masken sind Ihnen bereits aus dem Personalstamm bekannt und Sie können hier Eintragungen vornehmen.

Die Masken Lohn, Fehlzeiten und Urlaub können auch jeweils über einen Shortcut (Tasten-Kombination) aufgerufen werden:

• Mit STRG + ALT + L kann der Punkt „Lohn" aufgerufen werden:

• Mit STRG + ALT + F kann der Punkt „Fehlzeiten" aufgerufen werden:

• Mit STRG + ALT + U kann der Punkt „Urlaub" aufgerufen werden:

Ein Klick auf den Button „Geräte" zeigt Ihnen die unten dargestellte Maske. Wie Sie in Fach 4 erfahren haben, können Sie in zvoove (für Gebäudedienstleister) diverse Geräte anlegen. Diese Geräte können Sie bei bestimmten Leistungen innerhalb eines Auftrages hinterlegen (Fach 7). Sie können die Geräte aber auch Ihren Mitarbeitern zuordnen. Dies macht Sinn, wenn der Einsatz des Gerätes keiner bestimmten Leistung innerhalb eines Auftrags zugeordnet werden kann oder nicht berechnet werden soll, Sie aber die Kontrolle über den Verbleib der Geräte haben möchten.

Im oberen Bereich dieser Maske zeigt zvoove (für Gebäudedienstleister) den ausgewählten Mitarbeiter an, dem Sie ein Gerät zuordnen möchten.

Darunter finden Sie zwei Registerkarten: „ Geräte " und „ Zubehör ".

Durch einen Klick auf den Button „ Neu " am unteren Bildschirmrand oder einen Doppelklick auf das Feld „Geräte-Nr." bekommen Sie die Auswahlmaske aller Geräte.

Durch einen Doppelklick auf das entsprechende Gerät oder eine Auswahl der Zeile (farblich hinterlegt) und Betätigen des Button „ OK " wählen Sie das gewünschte Gerät aus.

In den Feldern „ Datum von " und „ Datum bis " können Sie den Zeitraum bestimmen, in dem der Mitarbeiter über das Gerät verfügt. Dabei wird im Feld „ Datum von " automatisch das aktuelle Tagesdatum vorgeschlagen.

In der zweiten Registerkarte finden Sie das Zubehör zu diesem Gerät. Das steht allerdings nur zur Verfügung, wenn Sie es auch im Gerätestamm erfasst haben (Fach 4).

Im unteren Bereich der Maske können Sie Ausgabe- und Rückgabescheine für Ihre Mitarbeiter ausdrucken. Diese dienen als Beleg dafür, dass Ihr Mitarbeiter das Geräte erhalten bzw. zurückgegeben hat.

Über das Druckersymbol

können Sie 3 verschiedene Druckbereiche auswählen:

Mit Mit Über

​

„Personalstammblatt drucken" drucken Sie ein Personalstammblatt des Mitarbeiters aus.

„Personaladressen drucken" drucken Sie die Adresse des Mitarbeiters aus.

„Mitarbeiterausweis drucken" öffnet sich automatisch eine WORD-Vorlage, über die man einen Mitarbeiterausweis drucken kann. Falls dieser Punkt nicht sichtbar ist, ist dieser auf Ihrer Datenbank nicht freigeschaltet. Wenn es bei Ihnen die Möglichkeit zur Fernwartung gibt, können Sie sich an die zvoove (für Gebäudedienstleister)-Hotline wenden und die Option würde freigeschaltet werden. Der Ausdruck erfolgt über eine WORD-Vorlage, die vom Anwender angepasst werden kann.

Bisher hatten Sie hier die Möglichkeit Ihrem Mitarbeiter im Rahmen der DSGVO das Personalstammblatt zur Verfügung zu stellen. Diese Option wurde nun dahingehend erweitert, dass auf dem Ausdruck auch die Personaleinsätze und die Fehlzeiten angedruckt werden können.

Gehen Sie dafür auf die Personalübersicht, wählen Sie dann einen beliebigen Mitarbeiter und klicken Sie auf das Druckersymbol unterhalb der Personalinformationen.

Wählen Sie dann den Menüpunkt Personal drucken. Daraufhin öffnet sich ein neues Menü. Hier können Sie entweder das gewohnte Stammblatt drucken oder wie erwähnt die "Aktiven Einsätze" oder die "Fehlzeiten" ebenfalls mit ausgeben.

Genau wie in der Akquise haben Sie die Möglichkeit Kontakte mit Ihren Mitarbeitern zu erfassen. Diese werden im mittleren Bildschirmteil in tabellarischer Form chronologisch absteigend sortiert angezeigt.

Zusätzlich können Sie jedoch in diesem Fenster noch die Reihenfolge der Spalten ändern. Bewegen Sie dazu den Mauszeiger in den Überschriftenbereich der Spalte, die Sie verschieben möchten. Drücken Sie hier auf die linke Maustaste und halten Sie diese gedrückt. Die linke Trennlinie der Spalte wird nun deutlich breiter dargestellt. Diese zeigt an, an welcher Stelle die Spalte durch Loslassen der Maustaste wieder eingefügt werden soll. Zu Anfang befindet sie sich noch auf der Ausgangsposition. Verschieben Sie nun mit der Maus die Markierung an die Stelle, an der die Spalte eingefügt werden soll und lassen die Maustaste wieder los.

Wie Sie neue Kontakte anlegen, haben Sie bereits im Bereich der Akquise gelernt (Fach 5), deshalb soll hier nur ganz kurz darauf eingegangen werden.

Im Kopfbereich dieses Fensterteils finden Sie den Button „ Neu ". Über diesen Button lässt sich ein neuer Kontakt erfassen. Wie Sie es nämlich bereits aus der Akquise kennen, öffnet sich die Erfassungsmaske:

Da sich die Erfassung der Personalkontakte mit der Erfassung der Kundenkontakte genau gleicht, wird an dieser Stelle auf eine weitere Ausführung verzichtet. Lesen Sie dazu bitte Fach 5 (Akquise) dieses Handbuchs.

Im unteren Teil der Personalübersicht finden Sie ein Fenster, unter dem sich fünf weitere Buttons befinden.

zvoove (für Gebäudedienstleister) füllt das Fenster automatisch mit dem Eintritts- und Austrittsdatum. Natürlich können Sie den Werdegang des Mitarbeiters innerhalb Ihres Unternehmens noch genauer protokollieren. Dazu klicken Sie auf den Button „Werdegang" . Dadurch öffnet zvoove (für Gebäudedienstleister) das entsprechende Fenster, welches Sie bereits aus dem Personalstamm kennen (Fach 4).

Über die Buttons „ Bewerbung", „Werkz./Sich.", „Gehalt" und „Vorsorge" öffnet zvoove (fürGebäudedienstleister) Masken, die Sie auch bereits aus dem Personalstamm kennen (Fach 4). Hier können Sie nähere Informationen für den Mitarbeiter festhalten oder nachsehen.

Im rechten Teil der Personalübersicht befindet sich die Übersicht über die Einsätze und Fehlzeiten des ausgewählten Mitarbeiters.

Im oberen Teil der Ansicht sehen Sie für den ausgewählten Mitarbeiter die Einsätze, auf denen er aktuell eingesetzt ist. Über den Button „ Auftrag " bzw. mit einem Doppelklick auf eine Position gelangen Sie automatisch in den entsprechenden Auftrag. Über den Scrollbalken erhalten Sie weitere Informationen.

Mit dem Button „ Unterbrechen " können Sie für den Mitarbeiter eine Unterbrechung seines Einsatzes eintragen.

Dazu tragen Sie in der dann erscheinenden Maske einfach den ersten und den letzten Tag der Unterbrechung ein. Mit „ Speichern/Schließen " verlassen Sie diese Maske.

Im mittleren Teil werden alle historischen Einsätze des Mitarbeiters angezeigt. Historisch bedeutet in diesem Fall, dass der Mitarbeiter in dem Auftrag eingesetzt war, nun aber der Einsatz mit einem „bis-Datum" beendet wurde. Über den Button „ Auftrag " bzw. mit einem Doppelklick auf eine Position gelangen Sie automatisch in den entsprechenden Auftrag. Über den Scrollbalken erhalten Sie weitere Informationen.

Im unteren Teil der Maske werden die Fehlzeiten des Mitarbeiters angezeigt.

Mit einem Doppelklick auf eine Position gelangen Sie automatisch in die Erfassungsmaske für übergreifende Fehlzeiten. Über den Scrollbalken erhalten Sie weitere Informationen.

Mit diesem Modul haben Sie die Möglichkeit, den Personalstammsatz eines ausgeschiedenen Mitarbeiters zu kopieren und diesen so wieder zu aktivieren. Wir möchten Sie hiermit ausdrücklich darauf hinweisen, dass Sie bitte nur diese Möglichkeit nutzen, um bereits ausgeschiedenes Personal wieder bei Ihnen einzustellen. Legen Sie einen neuen Personalstammsatz manuell an, haben Sie erstens keine Verknüpfung bzw. Historie zur alten Personalnummer und zweitens sparen Sie sich durch das Kopieren eine Menge Zeit!

Zu finden ist der Punkt „Ausge. Mitarbeiter kopieren" in der Personalübersicht und dort im Menü „Personalübersicht > Personal".

Nach dem Aufruf erscheint folgendes Fenster:

Hier können Sie nun einen ausgeschiedenen Mitarbeiter auswählen und das Eintrittsdatum eingeben. Über das erste Häkchen können Sie steuern, ob der Urlaubsanspruch mitkopiert werden soll oder nicht.

zvoove (für Gebäudedienstleister) würde automatisch die nächste freie Nummer aus dem entsprechenden Nummernkreis vergeben. Sie können das Häkchen bei „Neue Personalnr. automatisch ermitteln" aber auch entfernen und können über das Feld „Neue Personalnr." die Personalnummer vorgeben, die dieser Mitarbeiter erhalten soll.

Mit dem Button „Kopieren" wird der Befehl ausgeführt. Zuvor erscheint noch eine Sicherheitsabfrage:

​

Wenn Sie diese mit „Ja" beantworten, erhalten Sie folgende Meldung:

Nun können Sie den Mitarbeiter in der Liste der aktiven Mitarbeiter finden.

zvoove (für Gebäudedienstleister) stellt Word die entsprechende Datenquelle, also die Adressen, zur Verfügung, der eigentliche Serienbrief wird von Word erledigt.

Wenn nicht alle Mitarbeiter den Brief bekommen sollen, können Sie bestimmte Mitarbeiter genau wie beim Mehrfachbrief selektieren z.B. durch Markieren. Sollen aber alle aktuell im linken Bereich angezeigten Mitarbeiter den Brief bekommen, brauchen Sie keine Selektion vornehmen.

Klicken Sie im Menü oben auf Personalübersicht Serienbrief. Beispiel:

Entscheiden Sie zunächst, ob zvoove (für Gebäudedienstleister) aufgrund dieses Vorgangs einen neuen

Kontakt beim Mitarbeiter eintragen soll. Des Weiteren kann die Wiedervorlageuhrzeit mit angegeben werden. Außerdem wird das Wiedervorlagedatum und die Wiedervorlageuhrzeit vorbelegt mit dem Tagesdatum / -uhrzeit.

Bei der Erstellung von Serienbriefen bzw. –emails wird bei Generierung eines Kontaktes die Uhrzeit des Erstellungszeitpunktes (gemäß Systemzeit) übernommen.

Die Einträge Erledigt und Wiedervorlage können nun von Ihnen ausgewählt werden (die Handhabung kennen Sie bereits aus dem Bereich der Serienbriefe für Kunden).

Bei der Serienbrieferstellung kann ein anderer Für Bediener gewählt werden, welcher die Wiedervorlage des Kontaktes erhält.

Außerdem können Sie hier noch auswählen, ob auch Adressen aus dem Bereich Wohnhaft bei mit übergeben werden sollen.

Zusätzliche Felder: Hier wird Bezug genommen auf die zusätzlichen Felder, die Sie unter Datei **Stammdaten ** Stammdatentabellen ** Zusätzliche Felder festlegen können für den Bereich Personal.

Ausnahme: Endlostextfelder.

Des Weiteren kann Personal, bei dem die Option Kontaktsperre im Personalstamm gesetzt ist, entsprechend gefiltert werden (analog zur Akquise im Kunden/Ansprechpartnerbereich). Beispiel:

In der Serienbrieferstellung wird bei Generierung einer Exportdatei die Staatenbezeichnung übergeben. Das Staatenkürzel des Adressfeldes wird als Langtext umgewandelt und unter der Feldbezeichnung

„Staat" aufbereitet.

Klicken Sie auf Exportdatei erzeugen und vergeben Sie einen sinnvollen Namen für die zu erstellende Adressdatei.

Damit ist der Vorgang für zvoove (für Gebäudedienstleister) erledigt - die weitere Bearbeitung erfolgt in Word.

Der Bereich Serienbriefe wurde bereits ausführlich bei der Erstellung eines Serienbriefes für Kunden beschrieben, daher wird an dieser Stelle darauf verzichtet.

Bei der Serienbrieferstellung wird die Adresse berücksichtigt, die im Personalstamm als Postadresse (Checkbox Postadr.) gekennzeichnet ist.

In der Personalübersicht finden Sie unter Personalübersicht > Personal den Punkt „Daten löschen":

Der erste Bereich „Bewerber" ist an die Berechtigung Personal > Übersichten/Kontakte > Personalübersicht > Bewerber löschen gekoppelt.

Der zweite und dritte Bereich „Ausg. Mitarbeiter" und „Ausg. Freiberufler" ist an die Berechtigung Personal > Übersichten/Kontakte > Personalübersicht > Ausgeschiedene Mitarbeiter löschen gekoppelt. Wenn Sie auf „Aufbereiten" klicken, werden alle entsprechenden Daten angezeigt. Es gibt aber auch im obigen Bereich diverse Filterfunktionen. Mit „Einwilligung abgelaufen am" wird der Bereich

„Datenschutz" im Personalstamm abgeprüft.

Die Aufbereitung der Daten unter „Daten löschen" erfolgt nach diesen Bedingungen:

Im Bereich der Personalübersicht können die Adressen der Mitarbeiter als MS-Outlook Kontakte übergeben werden. Über den Menü-Punkt „Personalübersicht > Weitere" finden Sie den Bereich „Personal MS-Outlook Kontakte".

Sie haben hier die Möglichkeit auszuwählen, ob bereits angelegte/übertragene Kontakte in MS-Outlook vor der erneuten Konvertierung gelöscht werden sollen.

Über den Button „Daten übertragen" werden nun die Personaladressen aus zvoove (für Gebäudedienstleister) nach MS-Outlook übertragen.

In MS-Outlook erscheinen nun die Personaldaten in der Übersicht der Kontakte.

Folgende Daten werden von zvoove (für Gebäudedienstleister) an MS-Outlook übergeben: