Die Personaldisposition zeigt Ihnen in einer Übersicht alle Mitarbeiter, deren Anzahl der Einsätze und die geplanten Soll-Stunden.

Des Weiteren können Sie sich die Einsätze im Detail ansehen und Änderungen vornehmen. So können Sie beispielsweise einem Auftrag neue Mitarbeiter zuteilen oder die Dauer des Einsatzes ändern ohne in die Auftragserfassung wechseln zu müssen.

In die Personaldisposition gelangen Sie über das Menü Erfassung > Disposition.

Beim Aufruf öffnet sich die nachfolgend dargestellte Bildschirmmaske, deren praktischen Wert Sie unter Umständen erst erkennen, wenn Sie bereits mehrere Aufträge angelegt haben.

Diese Maske ist in mehrere Bereiche aufgeteilt, die im Einzelnen erläutert werden:

Monatskalender

Mit Hilfe des Monatskalenders können Sie zwischen den einzelnen Tagen, Wochen und Monaten auswählen. Bei Aufruf der Disposition erscheint automatisch der die aktuelle Woche.

Mit einem Klick auf eine Zahl werden der Wochentag und eventuell auch die Woche gewechselt. Über die Pfeiltasten links und rechts ändern Sie den Monat.

Unter dem Kalender werden Ihnen die Regelarbeitstage des Mitarbeiters angezeigt, auf dessen Einsätze Sie mit dem Cursor stehen.

Info-Anzeige

In der Info-Anzeige werden für den ausgewählten Mitarbeiter die Einsätze und Fehlzeiten angezeigt. Mit Doppelklick auf eine Position gelangen Sie entweder in den Auftrag oder in die Erfassungsmaske für übergreifende Fehlzeiten.

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Das gleiche erreichen Sie ebenfalls, indem Sie bei einen Auftrag bzw. eine Fehlzeit auswählen.

Das bedeuten die einzelnen Farben:

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„Einsatz/Fehlzeit öffnen" über das Drop-down-Menü

Rot = Rhythmus in Wochen 1

Grün = Rhythmus in Wochen 2

Blau = Rhythmus in Wochen 3

Gelb = Rhythmus in Wochen 4

Weiß = Rhythmus in Wochen 5

Mitarbeiter-Anzeige

In dieser Ansicht haben Sie den Überblick über Ihre Mitarbeiter, die ausgewählte Woche (oder Tag) und die einzelnen Einsätze bzw. Fehlzeiten.

Die Mitarbeiter sind standardmäßig aufsteigend nach der Personalnummer sortiert. Mit einem Doppelklick auf einen Mitarbeiter gelangen Sie direkt in den Personalstamm. Mit einem Klick in eine Zelle wird die Info-Anzeige auf der rechten Seite mit den jeweiligen Inhalten angepasst.

Was die farbliche Darstellung bedeutet können Sie ersehen, wenn Sie mit dem Cursor unten links auf

„zeige Legende" gehen:

Buttonzeile:

Mit Hilfe der Einstellungen können sie festlegen, wie die Ansicht der Mitarbeiter dargestellt werden soll. Dies ist dann die Standardeinstellung und kann noch variabel verändert werden. Bei „Ausgabe Wochentage" stellen Sie ein, ob Sie einen Tag, eine Arbeitswoche (von Montag-Freitag) oder die gesamte Woche in der Ansicht sehen möchten. Unter "Sonstiges" legen Sie fest, wie groß eine einzelne Zelle in der Ansicht ist (von 20 bis maximal 350 Pixel). Je größer eine Zelle, desto mehr Informationen können angezeigt werden, wobei aber zu bedenken ist, dass dann auch weniger Mitarbeiter dargestellt werden können (u.a. abhängig von der gewählten Bildschirmauflösung). Hier können Sie ebenfalls festlegen, ob interne Mitarbeiter ebenfalls angezeigt werden sollen oder die Einsatzinformationen, je nach Einstellung des Wochenrhythmus, farblich gekennzeichnet werden.

Außerdem haben Sie die Möglichkeit Mitarbeitereinsätze ohne Planwerte anzuzeigen.

Über das Häkchen bei „Filter nach Aufruf sofort auswählen:" können Sie steuern, dass sich beim Aufruf der Personaldisposition sofort entweder der Bereich der Schnellfilter oder der Gespeicherten Filter öffnet.

Die Sortierung der Mitarbeiter kann von „Personal-Nr." auch auf „Nachname/Vorname" umgestellt werden.

Ausgabe

Drucker einrichten

Hier können Sie Einstellungen für Ihren Drucker vornehmen bzw. einen alternativen Drucker auswählen.

Drucken

Mit diesem Button wird die selektierte Anzeige als Liste vom ausgewählten Drucker zu Papier gebracht.

Übergabe an MS-Excel bzw. OpenOffice.org

Sie haben die Möglichkeit einen bestimmten Zeitraum über diesen Punkt an Excel zu übergeben.

Tag

Mit diesem Button können Sie die Anzeige auf Tagesansicht umstellen. Angezeigt wird der Tag, der im Monatskalender blau hinterlegt ist.

Arbeitswoche

Mit diesem Button können Sie die Anzeige auf Arbeitswochenansicht umstellen. Angezeigt wird die Arbeitswoche, in der im Monatskalender ein Tag blau hinterlegt ist.

Woche

Mit diesem Button können Sie die Anzeige auf Wochenansicht umstellen. Angezeigt wird die Woche, in der im Monatskalender ein Tag blau hinterlegt ist.

Zellen vergrößern

Mit jedem Klick auf diesen Button werden die Zellen in der Ansicht vergrößert

Zellen verkleinern

Mit jedem Klick auf diesen Button werden die Zellen in der Ansicht verkleinert

Aktualisieren

Mit diesem Button wird die Anzeige aktualisiert (z.B. nach Änderungen).

Hierüber können Sie die Menge der Daten filtern. Sie können wählen zwischen Schnellfilter und Gespeicherte Filter

Über „Schnellfilter" gelangen Sie in folgende Maske:

Hier können Sie schnell und unkompliziert auf einen bestimmten Mitarbeiter bzw. Auftrag filtern oder die Mitarbeiter eines bestimmten Disponenten bzw. Kostenstelle anzeigen lassen.

Sie haben aber auch die Möglichkeit, auf diverse andere Kriterien einen Filter zu setzen.

Sie können auch über Gespeicherte Filter eigene Filter erstellen. In der Anzeige werden Ihnen die bereits erstellten Filter angezeigt. Über den Button Ändern können Sie einen bestehenden Filter verändern und über Löschen wird der ausgewählte Filter gelöscht.

Mit dem Button „Neu" erstellen sie einen neuen Filter. Sie erhalten dann folgende Maske:

Zuerst vergeben Sie einen treffenden Namen für den neuen Filter (z.B. Unterhaltsreiniger). Danach wählen sie mit Hilfe der gepunkteten Buttons aus den jeweiligen Tabellen die entsprechenden Bereiche aus, die für den Filter wichtig sind. Darunter können Sie die Filterung auf freie Kapazitäten einschränken. Und zwar auf Datumsebene (von-bis-Bereich) und auf Stunden- bzw. Uhrzeitenebene.

Über „Anz. Sollstunden" können Sie den Filter auf die Sollstunden des Mitarbeiters einschränken (bezogen auf den eingegebenen Datumsbereich). Sie suchen z.B. Mitarbeiter, denen Sie bislang nur 3 Stunden vergeben haben. Diese werden dann in der Personaldisposition angezeigt.

Über den entsprechenden Button unten links können Sie die getätigten Einstellungen wieder zurücksetzen. Mit „Speichern" werden die Einstellungen des Filters gespeichert und über „Schließen" verlassen Sie die Maske.

Zurück in der Filterübersicht können Sie nun einen Filter auswählen und mit „Übernehmen" den Filter aktivieren. Die Daten werden dann in der Ansicht in der Personaldisposition entsprechend gefiltert. Dass ein Filter aktiviert ist, sehen Sie daran, dass die Beschriftung des Buttons „Filter" nun grün ist.

Um den Filter wieder zu entfernen, rufen Sie erneut die Filterübersicht auf und klicken auf den Button „Filter deaktivieren".

Mit einem Klick auf den entsprechenden Tag bekommen Sie genau aufgelistet, für welche Einsätze der Mitarbeiter verplant wurde.

Diese Maske zeigt Ihnen im oberen Bereich die Daten des ausgewählten Mitarbeiters und darunter das Datum und die kumulierten Sollstunden pro Monat und die Sollarbeitszeit. Unter „Aufträge/Einsätze" werden alle Einsätze aufgelistet, die an dem Tag gültig sind. Sie sehen die Auftragsnummer, das Objekt, die Leistung und den Reinigungszeitraum. Wenn Sie den Rollbalken am unteren Rand dieses Fensters nach rechts bewegen, zeigt zvoove (für Gebäudedienstleister) Ihnen noch weiter Informationen wie Revier, Sollstunden, Art der Stundenermittlung etc.

Mit dem Button „Alle Einsätze" werden in der Anzeige alle aktuellen Einsätze des Mitarbeiters angezeigt.

Im ersten Feld (in diesem Beispiel „Eins. 03.08.") können Sie sehen, ob der Mitarbeiter an dem ausgewählten Tag auf diesem Auftrag eingesetzt ist oder nicht.

Der Button „Andere Mitarbeiter zum Objekt" zeigt dann für den ausgewählten Einsatz (Objekt) andere ebenfalls eingesetzte Mitarbeiter an.

Wenn in dem Feld Leistungsbeschreibung „Keine Angaben" steht, bedeutet dass, das der Mitarbeiter nicht für eine bestimmte Leistung eingeteilt wurde, sondern objektbezogen (z.B. als Objektleiter) tätig ist.

Sofern Sie bei der Vergabe der Planwerte (Fach 7) mit Uhrzeiten arbeiten, werden diese unten in der Maske pro gewählten Einsatz angezeigt.

Über der Uhrzeitenanzeige stehen Ihnen noch fünf weitere Buttons am unteren Bildrand zur Verfügung:

Über den Button „Löschen" könnten Sie beispielsweise aus der darüber angezeigten Tabelle eine

Position entfernen. Wählen Sie dazu eine Zeile aus, indem Sie mit der Maus einmal in die

entsprechende Zeile hineinklicken. Betätigen Sie jetzt den Button „Löschen", hat der Mitarbeiter einen Einsatz weniger.

Denken Sie daran, diesen Einsatz an einen anderen Mitarbeiter zu delegieren. Sonst würde die Reinigung u.U. nicht durchgeführt.

Das Löschen eines Einsatzes funktioniert nur, solange noch keine Ist-Stunden erfasst wurden (Fach 9). Denn dann geht zvoove (für Gebäudedienstleister) von einer bereits durchgeführten Reinigung aus.

Möchten Sie hingegen nur Details eines Einsatzes verändern, benutzen Sie den Button „Ändern".

Daraufhin zeigt zvoove (für Gebäudedienstleister) die folgende Maske.

Sie sehen für welchen Auftrag, welches Objekt und welche Leistung der Mitarbeiter eingeteilt worden ist. Über die gepunkteten Buttons bekommen Sie eine Auswahl aller Aufträge, Objekte oder Leistungen. Außerdem sehen Sie den geplanten Zeitraum, den Sie hier abändern können. Bedenken Sie, dass das Ändern von Daten Auswirkungen auf die Durchführung von Reinigungen haben kann!

Über den Button „Planwerte" wird Ihnen eine Maske mit den eingetragenen Planwerten/Sollstunden für diese Leistung angezeigt. Auch hier können Sie Änderungen vornehmen. Mehr zu Planwerten finden Sie in Fach 7.

Ein Klick auf den Button „Neu" zeigt Ihnen die gleiche Maske wie oben dargestellt. Allerdings sind die Felder dann noch nicht gefüllt und Sie können dem Mitarbeiter einen neuen Einsatz zuteilen. Voraussetzung ist allerdings, dass bereits ein Auftrag angelegt wurde und die entsprechende Leistung enthält.

Sie haben hier darüber hinaus die Möglichkeit für den geplanten Einsatz einen Reinigungstermin für den gleichen Tag in der Leistung anzulegen.

In der Anzeige der Personaldisposition können Sie mittels der Leertaste mehrere Mitarbeiter markieren um ggf. für die entsprechenden Mitarbeiter einen Einsatz für die gleiche Leistung anzulegen. Wenn Sie einen Mitarbeiter markiert haben, wird dieser rot markiert.

Mit dem Button „Unterbrechung" kommen Sie in folgende Maske:

Hier können Sie für den ausgewählten Mitarbeiter eine Unterbrechung eintragen, indem Sie festlegen, für welchen Zeitraum der Mitarbeiter nicht mehr auf dem gewählten Einsatz aktiv sein soll.

Mit dem Button „Planwerte" gelangen Sie in die Maske der Planwerte/Sollstunden für den ausgewählten Einsatz:

Diese Werte können hier abgeändert werden, wobei aber zu bedenken ist, dass hier die Stunden oder Uhrzeiten nicht einmalig verändert werden, sondern für alle weiteren Einsätze.

Wie Sie Planwerte/Sollstunden hinterlegen, erfahren Sie in Fach 7 dieses Handbuchs.

Zurück in der Mitarbeiteranzeige der Personaldisposition erhalten Sie mit einem Klick auf die rechte Maustaste ein Auswahlmenü:

Die Punkte im Einzelnen:

Einsätze bearbeiten

Hierüber haben Sie einen Zugriff auf die Maske „Aufträge/Einsätze" und können bezogen auf den Mitarbeiter und den Tag Änderungen wie oben beschrieben vornehmen

Fehlzeiten bearbeiten

Hierüber kommen sie bezogen auf den ausgewählten Mitarbeiter in die Erfassungsmaske für übergreifende Fehlzeiten

Springerverwaltung aufrufen

Über diesen Punkt gelangen Sie in die Springerverwaltung um ggf. entsprechende Springer für diesen Mitarbeiter einzuplanen.

Filter

Hierüber rufen Sie die Maske für „Filter" (wie oben beschrieben) auf

Einstellungen

Hierüber rufen Sie die Maske für „Einstellungen" (wie oben beschrieben) auf

Aktualisieren

Hiermit aktualisieren Sie die Anzeige der Personaldisposition

Drucker einrichten

Hierüber rufen Sie die Maske für „Drucker einrichten" (wie oben beschrieben) auf

Drucken

Hierüber können Sie die gewählte Selektion ausdrucken (wie oben beschrieben)

Übergabe an MS-Excel

Übergibt die Daten in eine Excel-Tabelle (wie oben beschrieben).