In der IST-Erfassung haben Sie die Möglichkeit, zwischen den einzelnen Mitarbeitern zu blättern. Sobald auf eine Personal-Nummer gefiltert wurde, erscheinen Pfeile zum vor- und zurückblättern, mit denen zur vorherigen bzw. nächsten Personal-Nummer gesprungen werden kann.

In der Ist-Erfassung des Dienstplans können Sie die produktiven Stunden Ihrer Mitarbeiter eintragen oder automatisch vom System vergeben lassen.

Da die Ist-Erfassung identisch aufgebaut ist wie die Soll-Erfassung wird im Folgenden nur auf die Bereiche eingegangen, die abweichend sind.

Über die Selektion im oberen Bereich der Maske können Sie sich die Daten auswählen, die Sie gerne bearbeiten möchten. Hier haben Sie auch die Möglichkeit, über die Dienstplan-Nr. einen bereits gespeicherten Dienstplan (Kapitel 1.1) aufzurufen.

Die Darstellung ist so aufgebaut, dass für jeden Mitarbeiter (immer bezogen auf die jeweilige Selektion) eine Soll-/Iststunden-Übersicht angelegt wird.

Die angezeigten Sollstunden resultieren aus der Soll-Erfassung des Dienstplans (Kapitel 1.1). Am rechten Bildschirmrand erhalten Sie je Einsatz folgende mögliche Informationen:

• Springereinsatz oder manuell hinzugefügt

• geringfügig beschäftigt

• hochgerechneter Lohn für diesen Einsatz (Stunden * Stundenlohn ohne Zuschläge)

Mit einem Doppelklick in ein Feld rufen Sie die Auswahlmaske der Fehlzeiten auf (nächste Abbildung). Sie können dann eine Fehlzeit auswählen, die dann in das Feld übernommen wird.

Hierbei handelt es sich dann um eine einsatzbezogene Fehlzeit. Diese Fehlzeit gilt nur für diesen Einsatz und hat keine Auswirkungen auf die anderen Einsätze. Zum Beispiel muss Ihr Mitarbeiter morgens um 8 Uhr zum Arzt, obwohl er um diese Zeit eigentlich das Objekt reinigen sollte. In diesem Fall geben Sie eine einsatzbezogene Fehlzeit ein, da er ab 10 Uhr für andere Einsätze wieder zur Verfügung steht. Handelt es sich um eine Fehlzeit, die den ganzen Tag betrifft, dann geben Sie diese in der Maske übergreifende Fehlzeiten ein (Erklärung weiter unten).

Sofern Sie das Kürzel für die Fehlzeit kennen, können Sie dieses auch direkt in das Feld eintragen. Befinden sich an einem Tag, an dem Sie eine Fehlzeit eintragen Sollstunden, so werden diese Stunden entsprechend der Schlüsselung in den Stammdaten (Fach 4) später im Bruttolohn-Editor (Fach 10) ausgewiesen. Mit der Entfernen-Taste können Sie die einsatzbezogene Fehlzeit wieder löschen. Die Sollstunden für diesen Tag werden dann automatisch wieder angezeigt.

Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf ein Feld in der Soll-/Iststunden-Übersicht klicken, erscheint folgende Ansicht:

Sie erhalten hier eine Übersicht über die weiteren Funktionen in der Soll-Erfassung im Dienstplan:

F2:Sprung des Cursors innerhalb der Sollstunden-Übersicht zum nächsten Datum mit Sollstunden

F3:Bei mehreren Einsätzen in der Selektion springt der Cursor einen Einsatz zurück

F4:Bei mehreren Einsätzen in der Selektion springt der Cursor zum nächsten Einsatz

F5:Bei Selektionen über mehrere Seiten wird die vorherige Seite angezeigt

F6:Bei Selektionen über mehrere Seiten wird die nächste Seite angezeigt

F7:Sprung des Cursors zurück zur Eingabe der Sollstunden in der Übersicht

F8:Sprung des Cursors zur Soll-Uhrzeiteneingabe im unteren Teil der Maske

F9:Sprung des Cursors zur Ist-Uhrzeiteneingabe im unteren Teil der Maske

F10:Sprung des Cursors zur Lohndatenanzeige

STRG + M: Sprung des Cursors zur Eingabe der manuellen Lohnarten STRG + P: Ruft die Einstellungen zur monatlichen Pauschale auf.

F11:Für den ausgewählten Tag werden die Sollstunden als Iststunden übernommen

STRG + I: Hierüber können Sie die Ist-Werte eines Tages in weitere Tage duplizieren. Es wird folgende Maske geöffnet:

Hier können Sie nun festlegen, für welchen Datumsbereich die Ist-Werte dupliziert werden sollen. Außerdem können Sie die entsprechenden Wochentage festlegen. Falls bereits Einträge vorhanden sind, können Sie festlegen, was mit diesen Einträgen beim Duplizieren der Ist-Werte passieren soll.

STRG + W: Wochen- und Monatsstunden verteilen:

Über diese Funktion können Sie eine Angabe von Monatsstunden auf die entsprechenden Wochentage verteilen. Im unteren Bereich können Sie festlegen, was mit den bereits erfassten Daten geschehen soll.

F12:Aufruf der Fehlzeiten-Auswahlmaske

STRG + D: Ermittelt die Durchschnittsstunden für den Mitarbeiter

STRG + V: Vorschau Lohnartenausweisung

Mit dieser Anzeige können Sie schon vor der eigentlichen Lohnartenausweisung (Kapitel 1.6) sehen, was Ihr Mitarbeiter an Monats-Lohn erhält. Weitere Erläuterungen hierzu folgen in diesem Kapitel.

STRG + L:Vorschau alte Lohnartenausweisung

Hierüber können Sie eine Lohnartenvorschau auf Basis der „alten" Lohnartenausweisung anzeigen lassen,

STRG + G: Hierüber können Sie die Auswertung der Überprüfung der Verdienstgrenzen aufrufen.

STRG + A: Ruft den Auftrag auf, der zu diesem Einsatz gehört.

STRG + S:Ruft die Springerverwaltung auf

STRG + F5:Einsatz zur Bearbeitung sperren

STRG + F7:Alle Einsätze zur Bearbeitung sperren

STRG + F8:Einsatz zur Bearbeitung entsperren (wenn gesperrt)

STRG + F9:Alle Einsätze zur Bearbeitung entsperren (wenn gesperrt)

Eigenschaften

In dieser Maske können Sie sehen, auf welchen Dienstplänen der Mitarbeiter mit dem entsprechenden Einsatz vorhanden ist. Sie können hier die Zugehörigkeit zu einem ausgewählten Dienstplan löschen bzw. den Einsatz weiteren Dienstplänen zuordnen.

Außerdem können Sie an dieser Stelle die gelöschten Sollstunden einsehen:

Diese gelöschten Soll-Stunden können Sie für die entsprechenden Tage wieder herstellen. Klicken Sie hierzu auf den Button Löschen/Überschreiben rückgängig machen.

Gesamtsummen: In dieser Anzeige werden die gesamten Summen aller Mitarbeiter pro Tag und total bezogen auf die ausgewählte Selektion dargestellt.

In der Gesamtsummenübersicht können Sie somit feststellen, wie viele Stunden Sie für die entsprechende Selektion/den Dienstplan vergeben haben. Sie erhalten also an dieser Stelle schon eine Auswertung als Soll-Ist-Vergleich.

Uhrzeiteneingabe: Über die Uhrzeiteneingabe können Sie sehen, welche Soll-Uhrzeiten für den Mitarbeiter hinterlegt wurden und Sie können hier die Ist-Uhrzeiten verändern bzw. neue oder ergänzende erfassen.

Lohn: Über diese Anzeige erhalten Sie Informationen darüber, welchen Stunden- bzw. Pauschallohn der

Mitarbeiter für diesen Einsatz erhält. Bei den Soll-Werten handelt es sich um eine reine Anzeige,

Änderungen können bei den Ist-Werten vorgenommen werden. Angezeigt wird der reine Lohn ohne

Zuschläge. Des Weiteren wird Ihnen hinter „Quelle" noch informativ angezeigt, woher der Lohn stammt (Personalstamm, Auftrag/Planung Mitarbeiter etc.). Wenn Sie bei den Ist-Werten eine Änderung vornehmen, wird der Hintergrund in dem Feld gelb und über die Punkt-Buttons können Sie bestimmen, ob Ihr Mitarbeiter Stundenlohn oder Pauschallohn erhalten soll (dieser Pauschallohn ist immer bezogen auf den jeweiligen Tag!).

Über Lohnarten austauschen können Sie jede beliebige Lohnart für einen Einsatz austauschen. An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit für diesen Einsatz eine monatliche Pauschale festzulegen (siehe Fach 7 Angebot-Auftrag).

Wenn Sie auf den Button „Lohnarten tauschen" klicken erhalten Sie folgende Maske:

Im Datumsbereich wird standardmäßig immer der aktuelle Monat vorbelegt. Als Definition zählt ein Eintrag in der Maske.

Wenn Sie das Häkchen bei „Alle Definitionen anzeigen" setzen, werden auch die angezeigt, die nicht in den Datumsbereich fallen.

Um nun eine Lohnart zu tauschen, tragen Sie als erstes die ursprüngliche Lohnart ein und bei Austausch-Lohnart die Lohnart, die stattdessen gezogen werden soll. Der Austausch kann zeitlich begrenzt werden (gültig von/gültig bis).

Sollte es zu Überschneidungen bei mehreren Einträgen (Definitionen) kommen erhalten Sie eine entsprechende Meldung:

Sobald man unter „Lohnarten austauschen" etwas hinterlegt hat, wird der Button Grün dargestellt.

Manuelle Lohnarten:

Hinter diesem Button verbirgt sich folgende Anzeige.

Hier können Sie nun bezogen auf den markierten Tag in der Erfassung manuelle Lohnarten erfassen. Hierzu müssen Sie zunächst eine entsprechende Lohnart-Nr. festlegen. Sobald Sie diese ausgewählt haben, werden die bereits erfassten Ist-Stunden und Ist-Uhrzeiten in die entsprechenden Felder übernommen. Das Feld Preis EUR wird mit dem gültigen Stundenlohn dieses Einsatzes vorbelegt. Ebenso wird die GSt und die Kostenstelle, sofern hiermit gearbeitet wird und diese im Auftrag entsprechend eingetragen sind, vorbelegt. Sobald Sie den Datensatz speichern, erhalten Sie folgende Meldung:

Bestätigen Sie diese Abfrage mit Ja, werden die Angaben aus der manuellen Lohnart für den entsprechenden Tag übernommen. Mit einem Klick auf Nein ändern sich die erfassten Stunden und Uhrzeiten nicht.

Wenn Sie eine manuelle Lohnart angelegt haben und diese gilt für alle Tage mit Ist-Stunden können Sie diese Lohnarten anstatt für jeden einzelnen Tag manuell anzulegen auch entsprechend kopieren.

Hierzu müssen Sie lediglich den Button Lohnart duplizieren am unteren linken Bildschirmrand anklicken.

Sie erhalten nochmals eine Abfrage, in der Sie das Duplizieren der Lohnarten bestätigen müssen.

Wenn Sie für einen Mitarbeiter manuelle Lohnarten angelegt haben, wird Ihnen die Anzeige des Lohns auf der rechten Seite neben dem Einsatz grün hinterlegt. Wenn Sie mit der Maus über diesen Bereich fahren wird Ihnen angezeigt wie viel Lohn der Mitarbeiter aus den manuellen Lohnarten erhält und wie viel Lohn der Mitarbeiter anhand der Konditionen erhält.

Übergreifende Fehlzeiten: In dieser Anzeige sehen Sie die Fehlzeiten, die für den Mitarbeiter über Erfassung > übergreifende Fehlzeiten (Fach 10) oder über Personalstamm > Fehlzeiten (Fach 4) erfasst wurden.

Über den Button links unten kommen Sie in die Erfassungsmaske für übergreifende Fehlzeiten (Abbildung unten). Das gleiche erreichen Sie, indem Sie einen Doppelklick in das entsprechende Feld machen, in dem eine Fehlzeit eingetragen werden soll.

In der Button-Leiste befinden sich folgende Funktionen:

Als Dienstplan speichern:

Über den gleichnamigen Button können Sie die gewählte Selektion als Dienstplan speichern. Nach Betätigen des Buttons erscheint als erstes eine Abfrage, ob Sie diese Selektion wirklich speichern wollen.Nach Bestätigung mit „Ja" erscheint eine Maske, in der Sie eine Bezeichnung für den Dienstplan eingeben können.

Damit haben Sie später bei der Rückerfassung eine bessere Zuordnungsmöglichkeit. Über „Anlegen" wird der Dienstplan mit der entsprechenden Selektion und der Bezeichnung gespeichert. Nach erfolgreicher Anlage erscheint noch eine Informationsmeldung, mit welcher Nummer der Dienstplan versehen wurde.

Status Dienstplan

Bei Klick auf den Button erscheint eine Anzeige, aus der ersichtlich wird, welchen Status der ausgewählte Dienstplan besitzt. Dies wird durch das schwarze Häkchen deutlich. Sofern Sie noch keine Iststunden vergeben haben, also den Dienstplan noch nicht bearbeitet haben, gilt der Dienstplan als noch offen. Sobald Sie Daten in der Isterfassung eingeben, wird der Status auf „rückerfasst" geändert.

Der Status des Dienstplans kann hier geändert werden, indem Sie mit der Maus auf die entsprechende Position klicken.

Achtung: Wenn ein offener Dienstplan über diese Methode als „rückerfasst" markiert wird, obwohl keine

Iststunden vergeben wurden, erhalten die eingesetzten Mitarbeiter auch keinen Lohn und der Dienstplan wird in der Dienstplan-Verwaltung (Kapitel 1.5) unter den „rückerfassten Dienstplänen " erscheinen!!

Sollstunden als Iststunden übernehmen

Mit Hilfe dieser Funktion können Sie einfach und schnell die Sollstunden in Iststunden umwandeln. Hierbei haben Sie noch verschiedene Möglichkeiten:

Nur im selektierten Bereich: Wenn der Punkt hier gesetzt ist, werden die Sollstunden nur für den ausgewählten Mitarbeiter/Einsatz übernommen

Alle Einsätze: Ist der Punkt hier gesetzt, werden für die gesamte Selektion die Sollstunden in Iststunden umgewandelt

Bereits bestehende Einträge überschreiben: Alle bestehenden Einträge werden (wenn das Häkchen gesetzt ist) überschrieben. Dies ist z. B. dann sinnvoll, wenn Sie manuell Eintragungen vorgenommen haben, die Sie aber schnell wieder auf den Ursprung zurücksetzen wollen.

Datum von/Datum bis: Hiermit können Sie einschränken, in welchen Datumsbereich die Sollstunden als Iststunden übernommen werden sollen, Standardmäßig ist der gesamte Monatszeitraum angegeben. Mit „Übernehmen" werden die zuvor getätigten Einstellungen übernommen. Mit „Abbrechen" verlassen Sie die Maske ohne eine Auswirkung auf die Isterfassung.

Einsatz hinzufügen/Einsatz löschen

Erläuterungen siehe Sollerfassung (Kapitel 1.1)

Drucken/Drucker einrichten

Erläuterungen siehe Sollerfassung (Kapitel 1.1) Vorschau Lohnartenausw.

Mit dieser Anzeige können Sie schon vor der eigentlichen Lohnartenausweisung (Kapitel 1.6) sehen, was Ihr Mitarbeiter an Monats-Lohn erhält. Im oberen Teil der Maske werden der Mitarbeiter, der Monat, die Monatssummen und die Gleitzeit angezeigt. Sofern es sich um einen geringfügig beschäftigten Mitarbeiter handelt, wird dies durch eine Info unter den Monatssummen kenntlich gemacht. Im Lohnarten-Fenster sehen Sie für den aktuellen Monat die einzelnen Lohnarten, die dem Mitarbeiter hinterlegt wurden.

Manuell erfasste Lohnarten werden entsprechend lila markiert.

Die Vorschau kann gedruckt und/oder an Excel übergeben werden.

Auftrag aufrufen:

Über diesen Button gelangen Sie in den Auftrag, der zu diesem Einsatz gehört. Es öffnet sich automatisch die Registerkarte „Planung Mitarbeiter".

Überprüfung Verdienstgrenzen:

Wie bereits oben beschrieben können Sie diese Auswertung über STRG + G aufrufen. Es öffnet sich folgende Maske.

In dieser Auswertung werden Ihnen alle Mitarbeiter aus dem selektierten Dienstplan angezeigt. Mitarbeiter, die die entsprechende Verdienstgrenze überschreiten, werden rot markiert. Die Verdienstgrenzen können Sie in den Optionen unter Lohnvorbereitung > Dienstplan > Erfassung festlegen.