1.5. Controlling
Sofern Sie die Option „Kontrollvorgaben" unter Datei > Einstellungen > Optionen >Stammdaten > Angebot/Auftrag > Allgemein > Grundeinstellungen aktiviert haben, erhalten Sie Zugriff auf die Auswertung „Budgetkontrolle".
Die Auswertung wird über Auswertungen > Controlling > Budgetkontrolle aufgerufen. Mit dieser Auswertung werden die Kontrollvorgaben aus den Aufträgen ausgewertet:
Über diverse Filtermöglichkeiten im oberen Teil der Maske können Sie die Daten entsprechend filtern und die Anzeige steuern.
Rechts daneben können Sie auf Monate und Jahr filtern.
Bei „Art des Vergleichs" können Sie einstellen, welche Daten miteinander verglichen werden sollen (Kontrollvorgaben – Planwerte, Kontrollvorgaben – Iststunden, Sollstunden – Iststunden).
Im Bereich der Auswertung werden Ihnen die relevanten Datensätze angezeigt. Über „Gesamtansicht" erhalten Sie eine Anzeige aller relevanten Daten.
Mit Hilfe der „Cube-Ansicht" können Sie die Daten nach Ihren Bedürfnissen weiter filtern und eingrenzen. Je nachdem, welche Buttons farblich markiert sind, werden die Daten anders dargestellt. Wenn Sie Daten ausblenden wollen, klicken Sie die entsprechenden Buttons an. Die Anzeige verändert sich dann.
Wenn Differenzen bei Stunden oder Lohn auftreten, werden diese farblich gekennzeichnet.
Über das Häkchen bei „Nur Ausreißer anzeigen" können Sie sich nur die Daten anzeigen lassen, wo die Vorgabe nicht mit dem Ist-Zustand übereinstimmt.
Die Daten können mit dem entsprechenden Button an MS-Excel übergeben werden.
In der Budgetkontrolle wurde ein Vergleich eingebunden, der die kumulierten Monatswerte einem gegenübergestellten Monat darstellt. Hierzu sind folgende Voraussetzungen notwendig: A) Die Option "KV-Lohn immer neu berechnen" muss aktiv sein (siehe 18.3.)
B) Es muss als Filter mehr als ein Monat ausgewählt werden (z. B. Januar - Februar)
C) Die Art des Vergleichs muss auf "Kontrollvorgabe - Ist" stehen
D) Es muss ein zu gegenüberstellender Monat ausgewählt werden
Um den Vergleich lesen zu können, werden die kumulierten Monatswerte in den neuen Spalten KV-Std. Gesamt, KV-Lohn Gesamt, Ist-Std. Gesamt und Ist-Lohn Gesamt dargestellt. Die Berechnungsformel ist unter 18.3. nachzulesen. Die bisherigen Felder stellen den Gegenüberstellungsmonat dar. Diese Werte können per Excel exportiert werden. Dazu ist die Einstellung einer Vorlage in den Optionen unter Grundeinstellungen → Auswertungen → Budgekontrolle → Variante "geplante Monatslohnkosten" -
Übergabe an Excel notwendig. Diese Vorlage kann leer sein oder mit den entsprechenden
Tabellenfeldern beschriftet sein. Hierzu sollten dann die Startzeile und die Startspalte entsprechend eingestellt werden.
Ab dieser Version ist es möglich sich die Lohndaten, aufgesplittet auf einzelne Mitarbeiter je Objektleiter, anzeigen zu lassen. Hierzu sind folgende Voraussetzungen notwendig:
A) Als Zeitraum im Filter muss Januar - Monat X (mind. bis Februar) eines Jahres eingestellt werden
B) Die Art des Vergleichs muss auf Kontrollvorgabe - Ist eingestellt sein
C) Ermittlung Ist-Lohn muss auf Ausgewiesene Lohnarten stehen
D) Die Option Gegenüberstellung Monat muss angehakt sein
E) Der Cube-Filter muss auf Objektleiter und Kostenstelle eingestellt werden
F) Die Option Lohnarten einblenden muss aktiv sein.
Sobald F) aktiviert wird, werden alle notwendigen Einstellungen (A bis E) vom Programm vorgenommen.
Ausdruck Budgetkontrolle - Aufteilung Mitarbeiter je Objektleiter
Mit dieser Funktion können Sie die Lohnaufteilung der Mitarbeiter je Objektleiter im Druck ausgeben.
Der Ausdruck zu dem oben markierten Datensatz sieht folgendermaßen aus:
Dieser Ausdruck kann auf Wunsch anders gestaltet werden. Bitte wenden Sie sich dazu an den zvoove (für Gebäudedienstleister) - Support.
Anhand der DB I – Übersicht können Sie sowohl den Deckungsbeitrag I als auch den Lohnerlöszuschlag in Ihren Objekten vergleichen. Anhand dieser Werte können Sie bereits früh erkennen, in welchen Objekten Sie „drauf zahlen" oder welche Objekte sich von diesen Werten her lohnen.
Damit Sie die DB I – Auswertung nutzen können, müssen Sie zunächst optionale Einstellungen als Bediener SYS-Admin vornehmen. Diese Einstellungen sind in den Optionen unter Grundeinstellungen >Auswertungen > DB I zu finden.
Hier können Sie definieren, welche Bereiche in der DBI-Auswertung angezeigt und ausgewertet werden sollen und welche evtl. nicht.
Neben den Einstellungen in den Optionen, müssen Sie ggf. noch den Lohnartenstamm entsprechend anpassen. Wenn Sie die Löhne und Stunden in produktiv und unproduktiv aufteilen möchten, müssen Sie in jeder Lohnart einmalig diese Gruppierung vornehmen.
Weiterhin gilt hier: Ist das Häkchen "für Gesamtstunden" in einer Lohnart aktiviert, so werden in der
DB I - Übersicht sowohl die Stunden als auch der Betrag ausgewertet. Ist das Häkchen "für Gesamtstunden" in einer Lohnart deaktiviert, so wird in der DB I - Übersicht nur der Betrag ausgewertet.
In der Auswertung können Sie nach verschiedenen Bereichen filtern und die Daten aufbereiten:
Die aufbereiteten Daten können Sie wiederum bis auf die Leistungsart verdichten. Die Auswertung kann im Beispiel folgendermaßen aussehen:
In der letzten Zeile der Auswertung wird Ihnen für die einzelnen Bereiche eine Gesamtsumme angezeigt, um hier ebenfalls eine Übersicht zu haben.
Wie bereits in der Einführung erwähnt, können Sie in dieser Auswertung anhand des IST-Lez
(Lohnerlöszuschlag) erkennen, ob Sie in einem Objekt Verluste machen. Der IST-LEZ berechnet sich nach folgender Formel:
Lohnerlöszuschlag = 100 % / Produktivlohn * Umsatz – 100 % Der Lohnerlöszuschlag dient Ihnen als Hilfe zur Nachkalkulation.
Hinweis: Die Aufbereitung der Daten kann je nach Filtereinstellung einige Minuten Zeit in Anspruch nehmen!
Sie können sich ab dieser Version die Ausgansrechnungen zu dem Erlös in der DBI-Übersicht anzeigen lassen. Hierzu wird der Datensatz aus dem Rechnungsausgangsbuch herangezogen. Sie können über "Details einblenden" (A) die Rechnungsdetails unter dem Reiter "Rechnungen" (B) anzeigen. Per Doppelklick auf den Datensatz oder per Selektion über den Button "Anzeigen" (C) können Sie sich die Rechnung als PDF aus dem DMS anzeigen lassen.
Bitte beachten Sie, dass die Menüleiste unten (Aufbereiten, Drucken, Drucker einrichten, Übergabe an MS-Excel) nichts mit der Rechnung zu tun haben. Diese Menüpunkte sind nach wie vor für die gesamte DBI-Übersicht im Filter gedacht.
In der DBI-Übersicht besteht nun die Möglichkeit über "Details einblenden" (A) im Reiter "Lohnarten" (B) die Lohndetails zur selektierten Datenzeile anzeigen zu lassen. Die Lohndetails ergeben in Summe den Wert der Ist-Löhne der selektierten Datenzeile. Also werden alle Lohnarten aufgeführt, die in den Ist-Löhnen enthalten sind.
Unter dem Menüpunkt Auswertungen > Controlling finden Sie die Auswertung für das Bestellwesen.
Dieser Bereich ist allerdings nur sichtbar, wenn dieses Modul in Ihrer Datenbank freigeschaltet ist. Dieses Modul kann nur in Verbindung mit einer zweitägigen Einweisung erworben werden. Bei Interesse wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen zvoove-Vertriebsmitarsbeiter:
Bevor die Daten aufbereitet werden, können Sie im oberen Maskenbereich diverse Selektionseinstellungen vornehmen:
Auf der linken Seite können Sie einen Filter auf einen Kunden, ein Objekt oder ein Lager setzen. Ebenso können Sie über „Monat/Jahr von:" und „Monat/Jahr bis:" den auszuwertenden Zeitraum bestimmen.
Auf der rechten Seite können Sie über die Häkchen bestimmen, welche Bestellungen mit welchem Bestellungsstatus in die Auswertung einfließen sollen. Des Weiteren ist standardmäßig ein Vergleich mit Vorjahreswerten aktiviert.
Nachdem Sie unten links im Modul auf „Aufbereiten" geklickt haben, werden in der Mitte der Maske die entsprechenden Ergebnisse angezeigt:
Per Doppelklick auf die entsprechende Zeile können Sie die Bestellungen direkt aufrufen.
Im unteren Bereich der Auswertung gibt neben der Aufbereitungs-Funktion und der Aufruffunktion für die Bestellungen auch eine Excel-Übergabe:
Damit Sie die Übersicht über Ihre Artikelbestände behalten, gibt es den Menüpunkt „Auswertungen>Controlling>Artikelbestände".
Hier listet zvoove (für Gebäudedienstleister) alle Artikel auf und zeigt neben der Artikelnummer und der
Artikelbezeichnung alle erfassten Zugänge, Reservierungen, tatsächlichen Abgänge und gebuchten
Abgänge. Daneben errechnet zvoove (für Gebäudedienstleister) den aktuellen Bestand und teilt Ihnen zu Ihrer Information noch den Mindestbestand für jeden Artikel mit. Durch Betätigung des Buttons Aufbereiten zeigt zvoove (für Gebäudedienstleister) die entsprechend gefilterten Daten an.
Diese Liste lässt sich über das Feld Artikelnummer nach einem bestimmten Artikel filtern. Dazu klicken Sie auf den gepunkteten Button oder führen einen Doppelklick in das Feld Artikelnummer aus. In der dadurch eingeblendeten Übersicht aller Artikel können Sie einen Artikel auswählen.
Sie können sich auch die Bestände der einzelnen Lager ansehen, wenn Sie über das Feld Lager filtern. Auch hier bekommen Sie per Doppelklick oder über den gepunkteten Button eine Übersicht aller angelegten Lager und können eines auswählen.
Außerdem können Sie die Anzeige der Artikel noch begrenzen, indem Sie über die Felder Bestand max und Bestand min bestimmte Werte eintragen. Nehmen Sie beispielsweise im Feld min einen Eintrag vor, zeigt zvoove (für Gebäudedienstleister) alle Artikel, deren aktueller Bestand mindestens diesem Wert (oder höher) entspricht. Ein Eintrag im Feld max dagegen zeigt alle Artikel, deren Bestand höchstens diesen Wert hat.
Zusätzlich bietet zvoove (für Gebäudedienstleister) die Möglichkeit durch Setzen eines Häkchens im Feld „<Minimalbestand" nur die Artikel anzuzeigen, deren Mindestbestand bereits unterschritten wurde. Mit dem Setzen des Häkchens bei „Artikelgruppen" werden die einzelnen Artikel nach Artikelgruppen (und nach Artikelnummern) sortiert.
Über „Nur Artikel mit Bestandsveränderungen" können Sie sich nur Artikel anzeigen lassen, wo bereits eine Bestandsveränderung existiert.
Am unteren Rand der Bestandliste haben Sie mit dem Button „Drucken" die Möglichkeit diese Bestandsliste zu Papier zu bringen.
Beim Ausdruck der Artikelbestandsliste fragt zvoove (für Gebäudedienstleister), ob eine ausführliche Liste oder eine Kurzfassung gedruckt werden soll. Die Kurzfassung enthält neben der Artikelnummer und -bezeichnung lediglich die Zugänge und Abgänge jeweils in einer Summe.
Über den Button „Drucker einrichten" können Sie einen bestimmten Drucker für diese Ausgabe wählen. Treffen Sie hier keine Wahl, wird der Ausdruck automatisch auf dem unter Windows eingestellten Standarddrucker vorgenommen.
Über den Button „Inventur-Zählliste" können Sie sich zur Überprüfung Ihrer Bestände eine Artikelliste drucken, die alle Artikel umfasst. Sie enthält die Artikelnummer und Bezeichnung sowie den Bestand. Daneben haben Sie die Möglichkeit den tatsächlich gezählten Bestand einzutragen. Mehr zum Thema Inventur erfahren Sie im nächsten Kapitel.
Die Auswertung kann auch an MS-Excel oder Open Office.org Calc übergeben werden.
Mit dieser Auswertung haben Sie die Möglichkeit, sich alle Einsätze ohne Iststunden anzeigen zu lassen.
Nach dem Aufruf erscheint folgende Maske (die natürlich noch leer ist):
Wählen Sie als erstes den Monat und das Jahr aus und klicken dann auf Aufbereiten. zvoove (für Gebäudedienstleister) ermittelt nun alle Einsätze, bei denen noch keine Iststunden eingetragen wurden. Mit einem Doppelklick auf einen Datensatz können Sie automatisch die Isterfassung aufrufen (ebenfalls möglich über entsprechenden Button). Sie können die Daten auch an MS-Excel übergeben. Als Filter stehen Ihnen die Geschäftsstelle, der Objektleiter und/oder der Lohnsachbearbeiter zur Verfügung.
Über den Filter „Einsatzbezogene Fehlzeiten ignorieren" können Sie erreichen, dass Ihnen in der Auswertung auch Einsätze angezeigt werden, wo bislang nur einsatzbezogene Fehlzeiten eingetragen wurden, aber keine Ist-Stunden.
Sie haben die Möglichkeit bei Beendigung eines Auftrags, beim Inaktivieren eines Kunden oder bei Austritt eines Mitarbeiters eine ToDo-Liste auszudrucken, damit Sie den Überblick haben, welche Punkte/Tätigkeiten Sie noch durchführen müssen bzw. bereits erledigt haben.
Damit Sie diese ToDo-Liste nutzen können, öffnen Sie als Bediener SYS-Admin über Datei > Einstellungen die Optionen. Unter Grundeinstellungen > Auswertungen > ToDo-Liste können Sie die einzelnen Bereiche aktivieren.
Sie haben ebenfalls die Möglichkeit noch individuelle Eintragungen vorzunehmen, welche ebenfalls mit auf der ToDo-Liste ausgedruckt werden.
Wenn Sie einen Auftrag beenden wird in der Liste ebenfalls „Rechnung geprüft" mit ausgegeben, so dass Sie diesen Punkt nicht in die Optionen aufnehmen müssen. Im Personalstamm werden die Eintragungen Werkzeug sowie Schlüssel mit in der ToDo-Liste aufgeführt (Prüfung durch die Software). Haben Sie alle entsprechenden Eintragungen und Einstellungen in den Optionen vorgenommen, können Sie die ToDo-Liste bereits in den einzelnen Bereichen nutzen.
Wenn Sie einen Auftrag beenden kann eine ToDo-Liste als Beispiel folgendermaßen aussehen:
Hier haben Sie nun die Möglichkeit, bereits erledigte Einträge mit einem entsprechenden „erledigt am"-Datum zu versehen. Des Weiteren können Sie sich die ToDo-Liste entsprechend ausdrucken. Der Ausdruck sieht folgendermaßen aus:
Die offenen sowie bereits erledigten Listen können Sie über den Menüpunkt Auswertungen > Controlling > ToDo-Liste aufrufen. Sie erhalten folgende Auswertung:
Hier können Sie die noch offenen Listen einsehen sowie erledigen. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit die bereits erledigten Listen nochmals einzusehen. Wenn Sie sich als Bediener SYS-Admin im System angemeldet haben, erhalten Sie in dieser Auswertung jegliche Einträge angezeigt. Jeder andere Bediener erhält auch nur die entsprechenden Einträge angezeigt, welche von diesem angelegt wurden.