In dieser Tabelle haben Sie die Möglichkeit so genannte Fakturgruppen anzulegen. Diese Fakturgruppen können Sie später im Auftrag den Leistungen zuordnen. Die Fakturgruppe dient zur besseren Filterung in der Fakturierung.

In dieser Stammdatentabelle haben Sie die Möglichkeit diverse Fakturtexte zu hinterlegen. Der Hintergrund dieser Fakturtexte ist, dass Sie, je nach Belegart, einen anderen Text auf dem Beleg ausgeben möchten. Geben Sie auf der Rechnung zum Beispiel den Text „Wir danken Ihnen für Ihren Auftrag und berechnen Ihnen folgende Positionen:" aus, wollen Sie diesen Text nicht auf einer Gutschrift stehen haben.

Sie können je Belegart eine entsprechende Textmarke anlegen. Im unteren Bereich legen Sie fest, was diese Textmarke für einen Text ausgeben soll. Auf der Rechnung könnte es beispielhaft folgendermaßen aussehen:

Mit dieser Funktion können Sie zuvor definierte Berechnungsformeln (max. 6 Werte möglich) zur Berechnung des Preises einer Leistung im Auftrag nutzen. Der Rechenweg kann auf der Rechnung entsprechend ausgegeben werden, so dass die Zusammensetzung des Gesamtpreises für den jeweiligen Kunden nachvollziehbarer ist.

Bevor Sie Berechnungsformeln im Auftrag zuordnen können, müssen Sie diese zunächst in den Stammdaten anlegen.

Es öffnet sich folgendes Fenster:

Hier können Sie bestehende Formeln bearbeiten, löschen oder neue Formeln eingeben. Beachten Sie, dass Preisformeln, welche bereits einer Leistung zugeordnet sind, nicht gelöscht werden können! Um eine neue Formel zu erfassen, klicken Sie auf den Button „Neu". Nun müssen Sie die Formel-Nr. und die Formelbezeichnung im oberen Bereich vergeben.

Haben Sie beide Eingaben getätigt, klicken Sie auf „Speichern", damit die Formel gespeichert wird und Sie diese weiter bearbeiten können.

Sie können nun im unteren Bereich die einzelnen Werte festlegen, sowie die entsprechenden Rechnungsoperatoren festlegen. Sie haben außerdem die Möglichkeit Vorgabewerte festzulegen. Über die Spalte „Änderungsfeld" kann voreingestellt werden, ob bei automatischen Preisanpassungen, die über den Menüpunkt „Preisverwaltung" ausgelöst werden, dieses Feld verändert werden darf oder nicht.

Falls Sie wünschen, dass die Anzahl der Reinigungstermine im jeweiligen Monat bei der Berechnung berücksichtigt wird, haben Sie die Möglichkeit über ein Menü im Feld Bezeichnung diesen Eintrag auszuwählen. Bei der späteren Erfassung im Auftrag können Sie diesen Wert nicht manuell anpassen. Er wird in der Faktur vom Programm automatisch ermittelt und bei der Berechnung des Gesamtpreises entsprechend berücksichtigt.

Sobald eine Formel in einem Auftrag hinterlegt worden ist, können keine Felder mehr aus den Stammdaten zur Formel gelöscht werden. Es kommt folgende Meldung:

In dieser Stammtabelle können Gründe für die Erstellung von Gutschriften und/oder Stornos von Rechnungen über das Rechnungsausgangsbuch angelegt werden.

zvoove (für Gebäudedienstleister) bietet Ihnen die Möglichkeit, auch ohne Finanzbuchhaltungssoftware offene Posten zu verwalten und damit auch ein Mahnwesen aufzubauen. In dieser Tabelle hinterlegen Sie die Einstellungen für die einzelnen Mahnstufen.

Stufe : Nr. der Mahnstufe, beginnend mit 1

Text : Überschriftenzeile im Mahnformular (Betreff)

Mahngebühr : Betrag, welcher der fälligen Summe aufgeschlagen wird Zinsen : Prozentsatz, mit dem die fälligen Beträge belegt werden sollen.

Text vor Offene-Posten-Aufstellung : ein einleitender Text, der unmittelbar vor der Aufstellung der OP´s gedruckt wird.

Text nach Offene-Posten-Aufstellung : abschließender Text, der nach der Aufstellung der Offenen Posten gedruckt wird (sollte auch Grußformel enthalten).

Text für Bankverbindung : Textbaustein für eine freie Gestaltung z. B. der Bankverbindung, wenn die Mahnung nicht auf Briefpapier ausgestellt wird

Sie haben die Möglichkeit in der Faktur einen Werbetext auf eine Rechnung schreiben zu lassen. Diese

Werbetexte können Sie zeitlich begrenzen, so dass Sie zum Beispiel auf Rechnungen, die Sie in der Vorweihnachtszeit verschicken, entsprechende Weihnachtsgrüße auf der Rechnung ausgeben können. In dieser Stammdatentabelle können Sie diese Texte entsprechend vordefinieren.

In dieser Stammdatentabelle können Sie Zahlungsbedingungen anlegen und ändern.

Legen Sie hierzu eine entsprechende Bezeichnung an sowie die Skontotage mit den entsprechenden

Prozentsätzen. Sie können darüber hinaus hier festlegen, ob Kunden bzw. Aufträge, die diese

Zahlungsbedingung erhalten, eine Mahnsperre erhalten sollen. Über den Button „Formulierte

Zahlungsbedingung" können Sie auch einen entsprechenden Text eingeben, der später auf der Rechnung 1:1 als Rechnungstext ausgedruckt wird.

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Mit Brückentagen sind die Tage gemeint, an denen Objekte (abgesehen von Sonn- und Feiertagen) geschlossen sind. Dies ist zum Beispiel dann der Fall, wenn ein gesetzlicher Feiertag auf einen Donnerstag fällt und am Freitag der Betrieb/das Objekt ebenfalls geschlossen ist. Damit bei der späteren Planung der Einsätze im Dienstplan (Fach 9 Dienstplan) an diesen Tagen die Stunden nicht von Hand gelöscht werden müssen, haben Sie die Möglichkeit solche Brückentage im Objektstamm entsprechend festzulegen.

Man kann die Brückentage aber auch über eine Stammtabelle vordefinieren:

Wenn Sie auf den Button „Neu" klicken, geben Sie als erstes eine Bezeichnung für die entsprechende Brückentags-Definition an. Hier wird ebenfalls gespeichert, welcher Bediener wann diese Bezeichnung angelegt hat:

Über den Button „Brückentage festlegen" legen Sie dann den Datumsbereich für die Brückentage fest:

Über den Button „Objekte zuordnen" können Sie dann in der Stammtabelle direkt schon die Objekte hinterlegen, wo diese Brückentage greifen sollen:

Im Objektstamm im Bereich „Brückentage" ist dann die Zuordnung zur Stammtabelle ebenfalls sichtbar:

Natürlich können hier auch weiterhin Brückentage manuell eingetragen werden und man kann auch von hier aus eine Zuordnung zu einer Stammtabelle hinterlegen. Über „Zeige Legende" können Sie ersehen, dass weisse Eintragungen Brückentage ohne Zuordnungen zu einer Stammtabelle und graue Eintragungen Brückentage mit Zuordnungen zu einer Stammtabelle darstellen. Bei den grauen

Eintragungen können die Felder „Brückentag von" und „Brückentag bis" nicht bearbeitet werden.

Sie müssen nach dem Update nun die Konditionen immer zeitbezogen führen. Dazu haben wir die

Personalkonditionen um "Gültig von", "Gültig bis" und "Informationen" erweitert. Über "Neu mit Vorgaben" können Sie einen neuen Zeitraum mit den vorherigen Konditionen als Startdaten erstellen und diese dann ggf überarbeiten. Es wird dabei immer der Erste Tag des nächsten Monats als "Gültig von" beim neuen Datensatz und der letzte des aktuellen Monats in "Gültig bis" beim bisherigen Datensatz eingetragen. Es sei denn, es ist bereits ein "Gültig bis" Datum im bisherigen Datensatz vorhanden, dann wird einfach nur der Folgetag als "Gültig von" Datum in den neuen Datensatz eingetragen. Die Konditionen gelten dann nur für die entsprechenden Zeiträume.

Beim Verteilen (A) von Konditionen müssen Sie nun ein Startdatum (B) wählen. Dieses wird dann als "Gültig von" Datum für den neuen Datensatz verwendet. Der alte Datensatz wird dann mit dem Vortag im "Gültig bis" Datum abgeschlossen.

Außerdem haben wir die Ansicht bei der Verteilung angepasst, so dass Sie nun sehen können, ob Konditionen bereits bei dem Mitarbeiter hinterlegt sind. Ebenso haben wir den Punkt "Konditionen überschreiben" in "Vorhandene Konditionen abschließen?" umbenannt. Durch den Zeitbezug können nun keine Konditionen mehr überschrieben werden. Die vorhandenen Konditionen werden nach Aktivierung des Auswahlkästchens mit dem Vortag des "Startdatums" versehen.

In der Ausweisung wird nun geprüft ob die Personalkonditionen überschrieben werden dürfen. Ist dies der Fall werden Auftragskonditionen bevorzugt verwendet. Sollten diese nicht vorhanden sein, werden die Leistungsartenkonditionen (siehe Folgethema) verwendet.

Wenn diese auch nicht vorhanden sind, wird auf die Personalkonditionen zurückgegriffen.

Bei den Konditionen geht es darum, die zeitliche Komponente für die Gültigkeit einer Lohnart festzulegen. In eine Konditionstabelle können beliebig viele Lohnarten aufgenommen werden.

Konditionstabellen gibt es auf drei Ebenen und dienen im Wesentlichen der automatischen Ermittlung von Lohnarten bei der Stundenerfassung. Die so ermittelten Lohnarten lassen sich an ein

Lohn-Programm (z.B. zvoove Payroll) übergeben, um dort eine Lohnabrechnung zu erstellen. Die erste Ebene ist die hier erläuterte Standard-Konditionstabellen-Ebene. Hier können allgemeingültige oder häufig wiederkehrende Regelungen vorbelegt werden. Die zweite Ebene ist die im Personalstamm. Dorthin können die Standardtabellen kopiert werden. Damit wird dem Programm mitgeteilt, wann der Mitarbeiter z. B. Stundenlohn bekommt und ab wann ggfs. Zuschläge gezahlt werden. Die dritte Ebene ist die im Auftrag. Hier können z.B. rein auftragsbezogene Lohnarten hinterlegt werden. Zur Gestaltung im Einzelnen:

Vergeben Sie als erstes die Tabellen-Nr. Beachten Sie dabei, dass jede Tabellen-Nr. eindeutig sein muss. Nun geben Sie der Tabelle noch einen aussagekräftigen Namen, anhand dessen Sie später die hinterlegten Regelungen weitgehend erkennen können.

Zur Aufnahme und Schlüsselung der Lohnarten empfiehlt es sich schrittweise vorzugehen:

Wenn Sie doppelt in das erste Feld der ersten Zeile klicken, erhalten Sie eine Auswahl der vorhandenen Lohnarten, die bereits angelegt wurden. Durch Doppelklicken auf eine Lohnart übernehmen Sie diese in die Tabellenzeile.

Festlegung der Berechnungsart

Wählen Sie zunächst durch Öffnen des Drop-Down-Menüs aus, ob die Lohnart von der

Arbeitsstundenzahl oder von der Uhrzeit abhängig ist. Die uhrzeitabhängige Variante wählen Sie z. B. bei Nacht- und/oder Spätzulagen. Die meisten anderen Lohnarten sind sicherlich abhängig von einer absoluten Stundenzahl.

Danach bestimmen Sie bei der Alternative Arbeitsstunden, ob Tages-, Wochen- oder Monatsstunden für die Berechnung der Lohnart zugrunde gelegt werden sollen:

Arbeitsstunden je Tag:

Bei dieser Berechnung sart wird die Lohnart tagesbezogen berechnet. Wenn Sie z.B. in den Spalten „ab" und „bis" die Schlüsselung 0-8 eingeben, würde das Programm alle Stunden bis zur einschließlich 8. Tagesstunde bezahlen, wenn ein Mitarbeiter 10 Stunden arbeiten würde, würde die neunte und zehnte Stunde nicht bezahlt werden. Hier ist die Empfehlung, die Schlüsselung 0-24 einzutragen. So haben Sie die Gewissheit, dass das Programm auch alle eingetragenen Stunden entsprechend bezahlt.

Arbeitsstunden je Kalenderwoche:

Bei dieser Berechnungsart wird di e Lohnart wochenbezogen berechnet. Auch hier müssen Sie entscheiden, wie die Parameter sein sollen. Hinterlegen Sie z.B. die Schlüsselung 0-39 würden maximal 39 Stunden pro Woche bezahlt werden. Wenn der Mitarbeiter (vielleicht ausnahmsweise) 45 Stunden arbeiten würde, würden die Stunden 40-45 nicht bezahlt werden. Auch hier bietet sich an, den Bis-Wert entsprechend hoch anzusetzen, dass auch wirklich alle Stunden bezahlt werden. Die andere Alternative wäre hier (würde für die Tagesvariante genauso gelten) zu definieren, dass die Überstunden mit einer separaten Lohnart gezahlt werden sollen.

Arbeitsstunden je Kalendermonat (Tagesstunden):

Hier gibt es verschiedene Einstellungsmöglichkeite n. Bsp: Lohnart für Überstundenzuschlag Fall1:

Weite re Einstellungen: Stundengrenze Nur Planwerte

Es werden die Tage gezählt an denen ein Planwert eingetragen ist.

Die Anzahl der Planstunden je Tag ist unerheblich.

Es gilt der ab-Wert in der Konditionstabelle und der betreffende Wochentag muss aktiviert sein. Die Anzahl der Tage wird mit dem ab-Wert ausmultipliziert um den Grenzwert zur Überschreitung der Monatstunden zu ermitteln.

Es ergibt sich im Bsp. der Grenzwert der Monatsstundenzahl: 11 x 7 = 77 Std.

Anzahl der Iststunden sind 81:

Die Anzahl der Überstundenzuschläge: 81-77= 4 Std.

Wird z.B. das Häkchen in den Wochentagen der Konditionstabelle entfernt:

Mittwoch der 4. Wird jetzt ignoriert.

Es ergibt sich im Bsp. der Grenzwert der Monatsstundenzahl: 10 x 7 = 70 Std.

Anzahl der Iststunden sind 81:

Die Anzahl der Überstundenzuschläge: 81-70= 11 Std.

Fall2:

Weite re Einstellungen: Stundengrenze Nur Iststunden

Es werden die Tage gezählt an denen Iststunden eingetragen sind.

Es gilt der ab-Wert in der Konditionstabelle und der betreffende Wochentag muss aktiviert sein. Die Anzahl der Tage wird mit dem ab-Wert ausmultipliziert um den Grenzwert zur Überschreitung der Monatstunden zu ermitteln.

Es ergibt sich im Bsp. der Grenzwert der Monatsstundenzahl: 12 x 8 = 96 Std.

Anzahl der Iststunden sind 99:

Die Anzahl der Überstundenzuschläge: 99-96= 3 Std.

Fall3:

Weite re Einstellungen: Stundengrenze Iststunden und Planwerte

Es werden die Tage gezählt an denen ein Planwert oder Iststunden oder beide eingetragen sind. Die Anzahl der Planstunden bzw. Iststunden je Tag ist unerheblich.

Es gilt der ab-Wert in der Konditionstabelle und der betreffende Wochentag muss aktiviert sein. Die Anzahl der Tage wird mit dem ab-Wert ausmultipliziert um den Grenzwert zur Überschreitung der Monatstunden zu ermitteln.

Es ergibt sich im Bsp. der Grenzwert der Monatsstundenzahl: 10 x 8 = 80 Std.

Anzahl der Iststunden sind 82,5:

Die Anzahl der Überstundenzuschläge: 82,5-80= 2,5 Std.

Arbeitsstunden je Kalendermonat (Monatsstunden):

Bei dieser Berechnungsart wird die Lohnart ebenfal ls monatsbezogen berechnet. Der Unterschied zur vorherigen Variante ist der, dass die Arbeitstage des Monats hier keine Rolle spielen und das mit festen Parametern gearbeitet wird. Wenn z.B. von Stunde 0 bis Stunde 161 hinterlegt ist, werden auch maximal 161 Stunden bezahlt, egal wieviel Arbeitstage der Monat hatte.

Bei Tages- oder Wochenbetrachtung entscheiden Sie zudem noch, an welchen Wochentagen die Lohnart berücksichtigt werden soll. Dazu deaktivieren Sie die Kontrollkästchen der Tage, die nicht berücksichtigt werden sollen.

Festlegung der Grenzwerte von Stundenzahl oder Uhrzeiten

Nachdem Sie die Berechnungsart festgelegt haben, bestimmen Sie als nächstes in der entsprechenden Lohnartenzeile die Grenzwerte in den Spalten ab und bis. Sofern Sie im unteren Teil Arbeitsstunden gewählt haben, geben Sie nun jeweils eine Stundenzahl ein, z.B. 0 bis 40 bei wöchentlicher

Betrachtung. Beachten Sie, dass es sich dabei um Zeitpunkte und nicht um Zeiträume handelt. 40 ist in diesem Beispiel nicht die 40. Stunde - die ja bei mehr als 39 Stunden beginnt-, sondern die vollendete 40 Stunde. Deshalb können bei mehreren Lohnartenzeilen, die zeitlich aufeinander folgen, durchaus der bis-Wert der 1. Zeile und der ab-Wert der 2. Zeile identisch sein, ohne dass doppelte Berücksichtigungen zu befürchten sind.

Die Priorität müssen Sie nur dann festlegen, wenn Sie in einer Konditionstabelle Zuschlagslohnarten hinterlegt haben, welche durch ihre Einstellungen gemeinsam auf einen Tag fallen können. Wenn ein Mitarbeiter zum Beispiel nachts an einem Feiertag arbeitet (keine regelmäßige Tätigkeit), dann würden ohne Hinterlegung der Priorität der Nachtzuschlag und der entsprechende Feiertagszuschlag ausgewiesen. Durch die Vergabe der Priorität erkennt das Programm, welcher Zuschlag zuerst bezahlt wird. Es wird immer die Lohnart ausgezahlt, die die geringste Priorität besitzt.

Der Inhalt der Spalte Einheit ist automatisch mit Std. für Stunden oder Uhr für Uhrzeit gefüllt, je nachdem, ob Sie unten die Berechnungsart „Arbeitsstunden" oder „Uhrzeit" gewählt haben.

In der Spalte Preis-Nr. kann die Verknüpfung zu einem Preisfeld hergestellt werden. Dies ist z.B. ein Feld aus der Lohntabelle des Personalstammes. Mit Doppelklick kann hier aus den Alternativen ausgewählt werden.

Die Spalte Preisbezeichnung wird automatisch mit dem Text der Kondition gefüllt.

Auch der Inhalt der Spalte Zuschlag % ist automatisch gefüllt worden. Nämlich aus dem Lohnartenstamm, sofern dort ein Prozentsatz eingetragen wurde (nur bei Zuschlagslohnarten).

Abschließend sollte zu den Konditionstabellen noch gesagt werden, dass programmtechnisch keine

Verknüpfung zwischen den einzelnen Zeilen einer Tabelle besteht. Jede Kondition wird für sich in der Stundenerfassung auf Zutreffen der Bedingungen überprüft und dann ggf. mit entsprechenden Zeit- und Werteinheiten ausgewiesen.

An Feiertagen müssen laut Tarifvertrag bestimmte Zuschläge gewährt werden.

Zur besseren Verdeutlichung wird zu jedem der drei Tarifvertrags-Punkte die entsprechende Einstellung in der Maske dargestellt.

Bei den Mitarbeiter-Lohnarten (Konditionen) gibt es den Button „Behandlung von Feiertagen festlegen".

Hierüber steuern Sie, welche Feiertage wie und wann gezogen werden sollen.

Gemäß Tarifvertrag gibt es bzgl. der Feiertagsbehandlung folgende Bedingungen (Beachten Sie bitte auch die Einstellungen der Wochentage für die Lohnart!):

3.7.d) für Arbeiten an Sonntagen sowie an gesetzlichen Feiertagen, sofern diese auf einen Sonntag fallen (Lohnart 52, 100% ).

Über den Button „Weitere Einstellungen" kommen Sie in die Maske „Feiertage nach Tarifvertrag". Diese sieht dann folgendermaßen aus:

3.7.e) für Arbeiten am Neujahrstag, am Oster- und am Pfingstsonntag, am 01. Mai und an den

Weihnachtsfeiertagen, auch wenn diese auf einen Sonntag fallen (Lohnart 55, 200% )

Die Einstellung in der Maske „Feiertage nach Tarifvertrag" sieht dann folgendermaßen aus:

für Arbeiten an allen übrigen Feiertagen, sofern diese nicht auf einen Sonntag fallen (Lohnart 54, 150% )

Die Einstellung in der Maske „Feiertage nach Tarifvertrag" sieht dann folgendermaßen aus:

„Wochentag ist auch auf einem Feiertag zulässig"

Diese Einstellung macht zum Beispiel dann Sinn, wenn Sie eine Lohnart zahlen, die grundsätzlich nur an bestimmten Wochentagen gültig ist (z.B. ein übertariflicher Sonntagszuschlag o.ä.), aber auch gültig sein soll, wenn dieser Wochentag auf einen Feiertag fällt. In dieser Lohnart haben Sie den entsprechenden Wochentag als gültig erklärt. Falls dieser Wochentag nun auf einen Feiertag fällt und der entsprechende Mitarbeiter an diesem Tag arbeitet, wird die Lohnart nicht gezahlt, da der Feiertag nicht für diese Lohnart gültig ist.

Damit nun diese Lohnart entsprechend gezahlt werden kann, wurde die o.a. Einstellung geschaffen. Wenn die Option gesetzt ist, heißt das, dass die gültigen Wochentage (z.B. der Sonntag) auch gültig sind, wenn diese Tage auf einen Feiertag fallen.

In " Weitere Einstellungen " zu einer Lohnart in der Kondtionstabelle unter " Feiertage nach Tarifvertrag " können nun der Heiligabend (24.12.) und Silvester (31.12.) mit verwendet werden um die Konditionen entsprechend einzustellen. Unserer Meinung nach wären die folgenden Einstellungen notwendig, um zu erreichen, dass Zuschläge mit 150% an Heiligabend und Silvester gezahlt werden, wenn diese nicht auf einen Sonntag fallen.

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Wenn eine Lohnart nach Arbeitsstunden je Kalendermonat (Tagesstunden) berechnet wird, haben Sie unter dem Punkt „Weitere Einstellungen" zwei Reiter: „Feiertage nach Tarifvertrag" und „Stundengrenze". Der Punkt „Feiertage nach Tarifvertrag" wurde soeben erklärt. Nun zum Reiter „Stundengrenze".

An dieser Stelle hat man die Möglichkeit festzulegen, woraus zvoove (für Gebäudedienstleister) die Anzahl der Tage ermitteln soll, die für die Berechnung der Monatslohnart auf Tagesstundenbasis herangezogen werden sollen.

Es gibt folgende Varianten:

„Nur Iststunden" = Es werden die Tage herangezogen, an denen Iststunden vorhanden sind.

„Nur Planwerte" = Es werden die Tage herangezogen, an denen Planwerte (Sollstunden) vorhanden sind. „Iststunden und Planwerte" = Es werden die Tage herangezogen, an denen Planwerte und Iststunden vorhanden sind.

In den Konditionstabellen für die Lohnberechnung kann auch für Lohnarten, die aufgrund Uhrzeiten berechnet werden, eine wöchentliche oder monatliche Stundengrenze vorgegeben werden.

In der Konditionstabelle können Sie diese Hinterlegung bezogen auf die entsprechende Lohnart über den Button „Weitere Einstellungen" aufrufen.

Wenn diese Lohnart nach Uhrzeit berechnet wird, haben Sie unter diesem Punkt zwei Reiter: „Feiertage nach Tarifvertrag" und „Stundengrenze". Der Punkt „Feiertage nach Tarifvertrag" wurde bereits in Kapitel 1.1.27.2 erklärt. Der Reiter Stundengrenze" hat an dieser Stelle folgenden Hintergrund:

Lt. Tarifvertrag wird Nachtarbeit während der regelmäßigen Arbeitszeit mit einem Zuschlag von 25 % vergütet. Nachtarbeit, die über die regelmäßige Arbeitszeit hinausgeht, wird dagegen mit 100 % Zuschlag vergütet. Über die Möglichkeit von Hinterlegungen von Stundengrenzen bei Uhrzeit-Lohnarten ist es möglich, dies zu automatisieren. So würde man z.B. bei der Lohnart „Nachtzuschlag 25 %" die Stundengrenze folgendermassen festlegen:

Über „Art" kann festgelegt werden, ob Sie wöchentliche oder monatliche Stundengrenzen festlegen wollen. In das Feld „Ab Stunden:" tragen Sie die Stundenzahl ein, ab der diese Lohnart gültig sein soll und in das Feld „ Bis Stunden:" tragen Sie die Stundenzahl ein, bis zu dieser diese Lohnart gültig sein soll.

Bei der Lohnart „Nachtzuschlag 100 %" würde man die Grenzen wie auf der nächsten Abbildung eintragen:

In den Mitarbeiterkonditionen können Sie Lohnarten nur bei Fehlzeiten ausweisen. Unter „Sonstige Einstellungen" und Reiter „Fehlzeiten" können Sie die betreffenden Fehlzeiten selbst bestimmen.

Im obigen Beispiel bedeutet dies, dass die Lohnart 50 „Sonntagszuschlag 100%" nur dann ausgewiesen wird, wenn die Fehlzeit „KR" auf einem Sonntag erfasst wurde. Andere Fehlzeiten bzw. Tage werden bei der Ausweisung nicht berücksichtigt. Sollte in diesem Beispiel zwar Stunden am Sonntag aber keine Fehlzeit erfasst sein, werden die entsprechenden Lohnarten mit einem Hinweis im Protokoll ausgegeben: Diese Lohnart wird nicht ausgewiesen! Grund: Die Ausweisung wurde in den Personalkonditionen an eine Fehlzeit geknüpft, die nicht vorhanden ist.

Durch die tariflichen Veränderungen im Bereich der Zuschläge, sind in Verbindung mit dem § 3b EStG zusammen verschiedene Konstellationen entstanden. Wir haben dazu eine Einstellung für Sie entwickelt, mit der Sie diese Konstellationen einstellen können. Diese Einstellungen können Sie pro hinterlegter Lohnart (A) in den Konditionen vornehmen, wenn diese als Einheit "Uhr" hat und der Beginn ab 00:00 Uhr ist. Hierzu rufen Sie " Weitere Einstellungen " (B) zu der Lohnart auf und wählen den Reiter " Nachtarbeit " aus.

Anschließend können Sie zwischen folgenden Konstellationen wählen: Beginn-Uhrzeit

• ist nicht relevant

• liegt vor Mitternacht

• liegt ab/nach Mitternacht

Wichtig ist, dass die Konditionen nur dann greifen, wenn der entsprechende Fall eingetreten ist. D. h., wenn " liegt vor Mitternacht " aktiv ist, gilt die Kondition nur dann, wenn eine tagesbergreifende Ist-Uhrzeit vorhanden ist in dem entsprechendem Uhzeitenbereich.

Als Beispiel führen wir den Nachtzuschlag auf:

Für den Nachtzuschlag sind somit vier Konstellationen aus unserer Sicht zu hinterlegen. Drei Konstellationen werden mit dem Nachtzuschlag 25% frei 5% pfl. abgebildet und eine mit dem Nachtzuschlag 30% frei.

Wir liefern Ihnen im Bereich der Lohnarten unserer Meinung nach die wichtigsten Einstellungen mit. Wir erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Korrektheit und bitten Sie, die bereits vorhandenen Lohnarten vor der ersten Abrechnung zu prüfen und bei Bedarf weitere Lohnarten anzulegen. Sollten Sie Fragen hinsichtlich der steuerrechtlichen Behandlung haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater.
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Diese Funktion bietet die Möglichkeit eine Konditionstabelle bei mehreren Mitarbeitern gleichzeitig zu hinterlegen. Dazu klicken Sie auf die zu verteilende Tabelle und auf „Mitarbeitern zuweisen".

Anschließend öffnet sich folgendes Fenster:

In dieser Maske können verschiedene Filter gesetzt, Personal markiert, Nummernbereiche markiert, Suchen durgeführt werden.

Filter:

1. Geschäftsstelle aus dem Personalstamm

2. Arbeitsverhältnis: Vollzeit, Teilzeit, Geringfügig beschäftigt, Kurzfristig beschäftigt

3. Lohn/Gehalt: Lohn-Empfänger oder Gehaltsempfänger

4. Entgeltgruppe: Entgeltgruppe 1-9 inkl. 6a

5. Berufe: Anhand des Schlüssels bzw. über die Auswahl

6. Lohnsachbearbeiter aus dem Personalstamm

Suche:

Ebenso kann eine Suche eines einzelnen Mitarbeiters des Filters vorgenommen werden.

Personal markieren:

Im Bereich unten links kann ein Personalnummernbereich aufeinmal markiert werden. Zusätlich kann gewählt werden ob die bereits vorhandenen Konditionen überschrieben werden sollen.

Markieren Sie mit der Leertaste die gewünschten Mitarbeiter, um diese in der Zuweisung der Konditionstabellen zu übernehmen.

Natürlich wollen Sie diesen Zuschlag nicht doppelt ausweisen. Das soll an folgendem Beispiel deutlich werden.

Im Beispiel sind für eine/n Mitarbeiter/in folgende Stunden angefallen:

Bei einer täglichen Stundenobergrenze von 8 Stunden und einer wöchentlichen Stundenobergrenze von 40 Stunden, müssen folgende Belastungszuschläge ausgewiesen werden:

• Montags: 1 Stunde

• Sonntags: 3 Stunden, die sich ergeben aus 4 Stunden (für die wöchentliche Arbeitszeit von 44 Stunden) abzgl. 1 Stunde, die bereits montags ausgewiesen wurde.

Um diese Einstellungen vorzunehmen, öffnen Sie die Personalkonditionen eines Mitarbeiters bzw. einer Mitarbeiterin.

Wählen Sie den Belastungszuschlag, dessen Berechnung abhängig von der Kalenderwoche ist. Ggf. müssen Sie die Lohnart "Belastungszuschlag" vorher noch im Lohnartenstamm anlegen.

Klicken Sie nun auf die Schaltfläche "Weitere Einstellungen". Im sich öffnenden Fenster, wählen Sie die Registerkarte "Verrechnungen" und setzen die Option "Verrechnung mit täglichen Konditionen mit gleicher Lohnart-Nr."

Mit dieser Version steht Ihnen nun ebenfalls frei zu entscheiden, ob Belastungszuschläge auch für Fahrzeiten gezahlt werden sollen.

Diese Funktion steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn sie vorab in den Globalen Optionen unter Lohnvorbereitung → Dienstplan → Erfassung im Bereich "Sonstiges" die Option "Fahrzeiten berücksichtigen" gesetzt haben.

Dafür haben Sie in den Personalkonditionen nun bei jeder Lohnart die Möglichkeit zu entscheiden, für welche Art von Tätigkeit (Arbeitszeit/Fahrzeit) diese gezahlt werden soll.

Gehen Sie hierfür ebenfalls in die Personalkonditionen eines Mitarbeiters / einer Mitarbeiterin und dort auf den Button "Weitere Einstellungen". Hier finden Sie die Registerkarte "Fahrzeiten".

Nun können Sie entscheiden, ob eine Lohnart nur für Ist-Stunden herangezogen wird (dies ist der Standardfall), nur für Fahrzeiten oder aber für Ist-Stunden und Fahrzeiten.

Darüber hinaus können Sie entscheiden, wie es sich mit dem Belastungszuschlag verhält.

Das folgende Beispiel soll den Sachverhalt verdeutlichen. Auch hier gilt eine Grenze von 8 Std./Tag bzw. 40 Std./Woche für den Belastungszuschlag und folgende Einstellung für beide Zuschlagsvarianten:

(A) Nur Ist-Stunden, (B) Nur Fahrzeiten, (C) Ist-Stunden und Fahrzeiten

Tag

Arbeitszeit

Fahrzeit

A

B

C

Mo

9

1

1

0

2

Di

7

1

0

0

0

Mi

7

1

0

0

0

Do

7

1

0

0

0

Fr

7

1

0

0

0

Sa

7

1

0

0

0

So

0

0

3*

0**

6***

* Für die Spalte A ergibt sich ein Wert 44 Wochen-Ist-Stunden, also ist ein Belastungszuschlag für 4

Stunden zu zahlen. Da am Montag bereits eine Stunde gezahlt wurde, weil der Mitarbeiter dort 1 Stunde mehr als 8 Stunden gearbeitet hat, bleiben für den Rest der Woche noch 3 Stunden zusätzlich zu zahlen.

** Für die Spalte B ergibt sich ein Wert von 0 Wochen-Fahrzeitstunden für die ein Belastungszuschlag zu zahlen wäre, da in der gesamten Woche nur 6 Stunden Fahrzeit angefallen sind.

*** Für die Spalte C ergibt sich ein Wert von 48 Wochenstunden (Ist-Stunden + Fahrzeit), also ist ein Belastungszuschlag für 8 Stunden zu zahlen. Da am Montag bereits zwei Stunden gezahlt wurden, weil der Mitarbeiter dort 2 Stunden mehr als 8 Stunden gearbeitet/gefahren hat, bleiben für den Rest der Woche noch 6 Stunden zusätzlich zu zahlen.