1.10. Serienbriefe mit Hilfe von zvoove (für Gebäudedienstleister)
Für Mailing-Aktionen o.ä. bietet zvoove (für Gebäudedienstleister) die Möglichkeit die gespeicherten Adressen in einer Adressdatei zur Verfügung zu stellen. Der eigentliche Brief wird in MS-WORD erstellt.
Im Rahmen dieses Handbuchs soll jedoch nur der erste Schritt ausführlich beschrieben werden, da der zweite Schritt eine reine MS-WORD-Angelegenheit ist, die in dem entsprechenden Handbuch nachgelesen werden kann.
Nun zum ersten Schritt, der Bereitstellung der Adressendatei mit zvoove (für Gebäudedienstleister).
Um diese Funktion aufzurufen, muss der Akquise-Bildschirm geöffnet sein. Denn nur dann steht in der Menüzeile der Menüpunkt „Akquisition" zur Verfügung.
Über das Menü „Akquisition" wählen Sie den Untermenüpunkt „ Serienbrief ". Daraufhin öffnet sich folgendes Dialogfenster:
Im oberen Bereich Kontakt können Sie sich aussuchen, ob dieser Serienbrief als Kontakt in zvoove (für
Gebäudedienstleister) eingetragen werden soll. Wenn ja, können Sie im Feld Thema das eingeben, was in der Kontakterfassung unter Thema stehen soll. Es erscheint auch in der Kontaktübersicht in der
Spalte Thema. Des Weiteren kann für die Wiedervorlage die Wiedervorlageuhrzeit / das
Wiedervorlagedatum mit angegeben werden. Außerdem werden das Wiedervorlagedatum, die
Wiedervorlageuhrzeit und der Bediener vorbelegt mit dem Tagesdatum / -uhrzeit und Anmeldebediener.
Bei der Erstellung von Serienbriefen bzw. –E-Mails wird bei Generierung des Kontaktes die Uhrzeit des
Erstellungszeitpunktes (gemäß Systemzeit) übernommen. Außerdem wird bei der Kontaktgenerierung der Disponent des Ansprechpartners im Kontakt eingetragen. Ist kein Disponent beim Ansprechpartner hinterlegt, wird der Disponent des Kunden verwendet.
Weiterhin können Sie sich aussuchen, ob der Kontakt sofort als erledigt gesetzt werden soll
(Standardeinstellung). Wenn nein, können Sie die Option Erledigt entfernen und im Feld Wiedervorlage ein Datum angeben, an dem zvoove (für Gebäudedienstleister) diese Kontakte in die Wiedervorlage legen soll und für welchen Bediener diese Kontakte sein sollen.
! Bedenken Sie, dass bei einem Serienbrief an z.B. 300 Kunden mit einem Mal auch 300 Kontakte in der Wiedervorlage erscheinen, die abgearbeitet werden wollen.
Im Bereich Optionen können Sie vorbelegen, welche Kunden selektiert werden sollen.
Inkl. Übergabe von Kunden ohne Ansprechpartner :
Es sollen auch Kunden ohne Ansprechpartner berücksichtigt werden.
Faxsperre:
Kunden ohne Faxsperre : Es werden nur Kunden ausgewählt, die im Kundenstamm unter Karteireiter Allgemein keinen Haken im Feld Faxsperre haben.
Kunden mi t Faxs perre : Es werden nur Kunden ausgewählt, die im Kundenstamm unter Karteireiter Allgemein einen Haken im Feld Faxsperre haben.
Kunden mit und ohne Faxsperr e : Es werden alle Kunden berücksichtigt – egal, ob der Haken gesetzt ist oder nicht. Kontaktsperre:
Ansprechpartner ohne Kontaktsperre : Es werden nur Ansprechpartner ausgewählt, die im Ansprechpartnerstamm keinen Haken im Feld Kontaktsperre haben.
Ansprechpartner mit Ko ntakts perre : Es werden nur Ansprechpartner ausgewählt, die im Ansprechpartnerstamm einen Haken im Feld Kontaktsperre haben.
Ansprechpartner mit und ohn e Kontaktsperr e : Es werden alle Ansprechpartner berücksichtigt – egal, ob der Haken gesetzt ist oder nicht. Zusätzliche Felder mit exportieren:
Hier wird Bezug genommen auf die zusätzlichen Felder, die Sie unter Datei Stammdaten
Stammdatentabellen Zusätzliche Felder festlegen können für die Bereiche Kunde / Ansprechpartner. Je nach Auswahl wird entweder nur das bzw. die zusätzlichen Felder aus dem Kundenstamm genommen, und / oder beide. Ausnahme: Endlostextfelder.
Im Bereich Datenmenge können Sie aussuchen, welche Adressdaten der Kunden übergeben werden sollen. Je nach dem, welchen Punkt Sie über das Drop-Down-Menü wählen, ändert sich die nachfolgende Auswahl.
Kunden: Mit dieser Option werden ausschließlich Kundendaten übergeben (inkl. Allgemeine Briefanrede). Kunden mit Ansprechpartner: Hier werden Kunden und Ansprechpartnerdaten übergeben. Sind für einen Kunden 10 Ansprechpartner eingetragen, wird auch für jeden Ansprechpartner eine Adresse übergeben.
Kunden mit erstem Ansprechpartner: Hier wird pro Kunde lediglich eine Adresse übergeben inkl. der Ansprechpartnerdaten des im Akquisitionsbildschirm im Fenster Ansprechpartner ganz oben stehenden Ansprechpartners. Also je Kunde lediglich ein Brief.
Kunden mit Ansprechpartner der Priorität X: Nun werden für so viele Ansprechpartner Adressen übergeben, wie sie mit der entsprechenden Priorität gekennzeichnet sind.
Kunden mit Ansprechpartner nach Disponent: Hier können Sie einen Disponenten auswählen, den Sie unter Datei Stammdaten Stammdatentabellen Allgemein Disponenten hinterlegt haben. Je nachdem, welcher Disponent im Ansprechpartnerstamm zugeordnet wurde, wird die Datenmenge ermittelt.
Kunden mit Ansprechpartner nach Priorität/Disponent: Hier können Sie einen Disponenten auswählen, den Sie unter Datei Stammdaten Stammdatentabellen Allgemein Disponenten hinterlegt haben. Je nachdem, welcher Disponent im Ansprechpartnerstamm zugeordnet wurde, wird die Datenmenge ermittelt. Zusätzlich können Sie die Priorität des Ansprechpartners filtern. Bei diesen beiden Kriterien handelt es sich um eine UND-Bedingung.
Kunden mit Ansprechpartner nach Kommunikationsart: Ist diese Auswahl getroffen, kann im Filter unten die Komm.-Art ausgewählt werden für eine entsprechende Datenmenge.
Sortierung: Hier können Sie wählen, ob die Sortierung nach Kundennummer, Name oder PLZ erfolgen soll.
Kunde mit Entscheider-Ansprechpartner: Es werden nur die Ansprechpartner berücksichtigt, bei denen die Option Entscheider im Ansprechpartnerstamm gesetzt ist.
Nachdem die entsprechenden Voreinstellungen vorgenommen wurden, können Sie über den Button Filter
noch den Kreis der Empfänger nach gewissen Kriterien einschränken. Betätigen Sie diesen Button, öffnet sich das folgende Fenster. Beispiel:
Dieses Fenster ist nahezu identisch zu der Kundenspalte auf der linken Seite des
Akquisitionsbildschirms. Im Vergleich dazu fehlt hier lediglich die Möglichkeit der alphabetischen Einschränkung. Diese würde in diesem Zusammenhang jedoch keinen Sinn machen und ist deshalb weggelassen worden.
Alle übrigen Funktionen sind wie gewohnt zu aktivieren: Status-Button, Button Filter (Filter wie in Akquise über den Button Filter) und Suchen (Kurzsuche wie in Akquise über den Button Suchen) Maustaste.
Als Ergebnis erhalten Sie ebenfalls eine Liste der Kunden, die den gewählten Kriterien entsprechen. Im Feld Filter können Sie erkennen, ob ein Filter gesetzt wurde oder nicht:
In der Serienbrieferstellung wird bei Generierung einer Exportdatei die Staatenbezeichnung übergeben. Das Staatenkürzel des Adressfeldes wird als Langtext umgewandelt und unter der Feldbezeichnung Staat aufbereitet.
Über Vorschau/Auswahl kann man sich die gefilterten Daten anzeigen lassen und hier ggf. einzelne Datensätze aktivieren bzw. deaktivieren.
Nun sind alle vorbereitenden Tätigkeiten gemacht. Bis hierhin können Sie die Bearbeitung noch abbrechen (Button Schließen).
Betätigen Sie den Button Exportdatei erzeugen, fragt zvoove (für Gebäudedienstleister) mit dem Fenster
„Speichern unter" wohin die Adressendatei geschrieben werden soll. Vergeben Sie einen sinnvollen
Namen für die Adressdatei. Die Datei-Endung muss „ .txt " lauten und wird bereits automatisch unter „Dateityp" vorgegeben, so dass z. B. bei Eingabe des Wortes „Mailingaktion" unter „Dateiname" die Datei mit den Namen „Mailingaktion.txt" gespeichert wird.
In der Übergabedatei ist eine Spalte vorhanden, die wie folgt gefüllt wird. Beispiel:
Eintrag des kompletten Namens: Frau Dr. Maria Mustermann
Wenn der Vorname fehlt: Frau Dr. Mustermann Wenn der Titel fehlt: Frau Maria Mustermann
zvoove (für Gebäudedienstleister) ist hier in der Lage, anhand der im Ansprechpartnerstamm
hinterlegten Daten diese Spalte sinnvoll zu füllen. Somit erspart man sich in der
Word-Serienbrieffunktion das Setzen einzelner Textmarken (Anrede, Titel, Vorname, Nachname), so dass bei Fehlen einer dieser Infos keine Lücke bleibt, die manuell entfernt werden müsste.
Klicken Sie jetzt auf den Button Speichern, werden die Kontakte eingetragen (sofern angewählt) und die Exportdatei wird erstellt. Das kann je nach Menge der Adressdaten einige Sekunden bis einige Minuten dauern.
Damit ist der erste Schritt getan und die Arbeit ist für zvoove (für Gebäudedienstleister) abgeschlossen. Der Serienbrief ist bereits als Kontakt eingetragen (falls gewünscht) und die Exportdatei ist erzeugt. Jetzt erfolgt die Verarbeitung der Exportdatei in Word.
Damit ist der Vorgang für zvoove (für Gebäudedienstleister) erledigt - die weitere Bearbeitung erfolgt in Word.
Die obigen Einstellungen zum Kontakt greifen sowohl beim Serienbrief als auch in der Serienemail.
Die Daten des Kontaktes werden übernommen. Anhand der Kontaktinformationen wird ein neuer Kontakt erzeugt, wo auch die Serienemail unter Email hinterlegt ist. Nur wenn die Option Kontakt einfügen aktiviert wird, kann die Maske zum Erstellen einer Serien-E-Mail angeklickt werden. Andernfalls erscheint die folgende Meldung:
Für die Email können Autotexte eingebunden werden wie zum Beispiel: Briefanrede, Name, Vorname, E-Mail-Adresse.
Der Serienemail können auch Dateien angefügt werden, die dann der jeweiligen Email angehängt werden.
Auch die Email-Textbausteine können über den Punkt Textbaustein einfügen ausgewählt werden. In der nun geöffneten Maske kann man die Textbausteine auswählen und via Doppelklick an der Cursorposition in die Serien-E-Mail einfügen.
Wenn in der Akquise eine Serien E-Mail erstellt wird, dann kann die E-Mail aus dem Kontakt heraus wieder aufgerufen werden. Zusätzlich wird in dem Kontakt der Bediener hinterlegt, der diese Serien E-Mail erstellt hat.
Im Bereich der Serien-Briefe bzw. Serien-E-Mails über den Punkt "Serienbriefe" kann für Kunden / Ansprechpartner und Personal eine Mailing-Aktion genutzt werden.
Hierzu wählt man in dieser Maske im rechten Bereich unter dem Punkt "Datenmenge" z.B. den Eintrag "Kunden mit Ansprechpartner nach Mailings" und anschließend unter "Mailings" das gewünschte Mailing aus.
Diese Mailings sind eine Art von Gruppe zu der die gewünschten Ansprechpartner oder Mitarbeiter hinzugefügt werden können und auf welche später wieder über den Filter in der Serienbrief-Maske zurückgegriffen werden kann.
Dieses erspart das Suchen nach vielen einzelnen Ansprechpartnern oder Mitarbeitern für einen Brief oder eine E-Mail, welche an mehrere Personen versendet werden soll.
Die Mailings können in den Stammdaten unter Datei → Stammdaten → Stammdatentabellen → Allgemein → Mailings für Ansprechpartner und Personal definiert werden.
Anschließend können diese dann direkt im Ansprechpartnerstamm oder im Personalstamm unter Maßnahmen → Mailings ausgewählt werden. In diesem Bereich sind auch ehemalige Mailings zu sehen.
Um den Mitarbeitern mitteilen zu können wie viele Urlaubstage noch verbraucht werden müssen, damit diese nicht verfallen, gibt es nun eine Funktion für einen Serien-Brief oder eine Serien-E-Mail.
In der "Personalübersicht" kann über den Button "Serienbrief" diese entsprechende Maske aufgerufen werden.
Hier kann über die Auswahl "Nur Personal mit Resturlaub" im Bereich "Datenmenge" nach Mitarbeitern mit noch offenem Resturlaub aus dem Vorjahr / akt. Jahr gefiltert werden.
Zusätzlich kann auch nach der mind. Anzahl an noch nicht verbrauchten Urlaubstagen aus dem Vorjahr oder auch akt. Jahr gefiltert werden.
Über den Haken "Mit Einwilligung" werden nur die Mitarbeiter kontaktiert, die im Bereich "Datenschutz" im Personalstamm noch einen gültigen Eintrag haben.
Bei einer Serien-E-Mail kann zudem auch noch über die Textmarke RESTURLAUB die für den Mitarbeiter jeweilige Anzahl an Resturlaubstagen individualisiert mitgeteilt werden.