1.13. Das Notizsystem
Verwenden Sie zvoove (für Gebäudedienstleister) im Netzwerk, so haben Sie die Möglichkeit, Notizen zu den anderen Arbeitsplätzen zu schicken. Das Prinzip gleicht einer E-Mail, ist aber viel einfacher in der Bedienung.
Sobald Ihnen ein anderer Bediener eine Notiz schickt, bekommen Sie eine Nachricht auf dem Bildschirm angezeigt. Dabei spielt es keine Rolle, in welchem Modul von zvoove (für Gebäudedienstleister) Sie sich gerade befinden.
Bestätigen Sie diese Meldung mit „OK" wird automatisch das Notizsystem aufgerufen.
Sie können das Notizsystem natürlich auch selber aufrufen. Dazu klicken Sie unter „Allgemein" auf den Menüpunkt „ Notiz ". Daraufhin öffnet sich folgende Bildschirmmaske:
Das Notizfenster ist in zwei Registerkarten „ Empfangene Notizen " und „ Gesendete Notizen " unterteilt.
Die erste Registerkarte zeigt Ihnen in tabellarischer Form, wann und von wem Sie eine Notiz bekommen haben. Außerdem sehen Sie im Feld Beschreibung den Betreff.
Durch einen Doppelklick auf eine entsprechende Zeile oder durch die Auswahl einer Zeile mit einem einfachen Klick und Drücken des Button „Öffnen" können Sie sich die ganze Nachricht ansehen.
Unten im Notizenfenster sehen Sie mehrere Buttons. Betätigen Sie den Button „ Drucken " bekommen Sie die Nachricht auf Papier. Über „Filter" haben Sie eine Such-Funktion innerhalb der Notizen. Durch einen Klick auf den Button „ Löschen " lässt sich eine gelesene Nachricht löschen. Ist der Button „ Löschen " nicht aktiviert, so hat der Absender der Notiz um eine Empfangsbestätigung gebeten. Sie müssen die Nachricht also erst bestätigen (Kapitel 1.13.2) bevor Sie diese löschen können.
Sofern Sie auf den Button „ Antworten " klicken, können Sie dem Verfasser der Notiz eine Nachricht zurückschicken.
Sie können auch eine gelesene Notiz wieder auf den Status „Nicht gelesen" setzen.
Aus einer Notiz kann nun direkt in den Kontakt, über die Schaltfläche „Kontakt öffnen" in der linken Navigation unter dem Punkt „Verknüpfung", gesprungen werden. Diese Funktion ist nur vorhanden, wenn ein Kontaktbezug zur Notiz besteht. D. h., wenn z. B. eine Notiz aus einem Kontakt erzeugt wurde, die sich auf einen Freigabeantrag einer Kostenstelle oder einen Freigabeantrag einer Budgetüberschreitung im Bestellwesen bezieht.
Die zweite Registerkarte zeigt Ihnen alle Notizen an, die Sie versendet haben. Natürlich lassen sich diese Notizen löschen, damit Sie nicht den Überblick verlieren.
Um eine Notiz zu versenden klicken Sie auf den Button „ Neu " am unteren Rand des Notizenfensters. Daraufhin öffnet sich die folgende Erfassungsmaske:
In der obersten Zeile erfassen Sie den Betreff. Im darunter liegenden Textfeld lässt sich ein beliebig langer Text erfassen.
Über „Textbaustein einfügen" auf der linken Seite können Sie auf vordefinierte Texte aus einer Stammtabelle zurückgreifen.
Unter dem eigentlichen Textfenster können Sie ein Häkchen setzen, wenn der Empfänger die Notiz bestätigen soll. Wenn Sie eine Notiz an mehrere Bediener versenden wollen, können Sie einstellen, ob jeder Bediener, der die Notiz erhält, einsehen kann, welche Bediener die Notiz ebenfalls erhalten haben.
Standardmäßig ist das Häkchen bei „Empfänger sollen sichtbar sein" gesetzt.
Durch einen Klick auf „ OK " bekommen Sie auf der linken Bildschirmseite eine Auswahl aller Bediener, die in zvoove (für Gebäudedienstleister) angelegt sind:
Sie müssen nun den entsprechenden Bediener markieren und über „Auswählen" können Sie den Bediener auf die rechte Bildschirmseite übernehmen. Wenn Sie nun auf OK klicken, wird die Notiz an alle Bediener verschickt, die Sie in die rechte Maske übertragen haben.
Falls Sie eine empfangene Notiz beantworten wollen, klicken Sie auf den Button „ Antworten ". Dann öffnet sich ein Fenster mit dem ursprünglichen Text. Darunter können Sie Ihre Antwort schreiben. Zum Versenden verfahren Sie wie bei einer neuen Notiz.