0.1. Angebotsanfragen
0.1.1. Telefonisch / Mail / Persönlich
1) Angebotsanfrage in Zvoove aufnehmen, dabei prüfen ob es sich um Bestands-, ehemaligen oder Neukunden handelt (über Name, Suchbegriff, Anschrift)
· Neukunde weiter bei a)
· Bestandskunde weiter bei b)
· Ehem. Kunde reaktivieren (Doppelklick auf Kd. In Liste -> Aktionen -> Ändern zu Aktiv, dann weiter bei b)
a) Interessent in Zvoove erfassen mit Adresse, Ansprechpartner, Objekt
b) Angebotskontakt erstellen:
· Telefonisch: Neuer Kontakt -> „AA“ (Angebotsanfrage)
· Mail: Import Mail aus Outlook -> Zuordnung -> Ansprechpartner/Kunde -> Kontakt: „AA“ (Angebotsanfrage)
2) Pflichtfelder: Art, Komm.-Art, Richtung, Thema (=Kurzbeschreibung Anfrageart), Inhalt (=Langbeschreibung Anfrageart, entspricht „Angebot über“ aus Anfrageformular), Objekt-Nr.
3) Im AA-Kontakt: Briefe -> Neu -> Dokumentensets -> Passendes Anfrageset
4) Formulare öffnen, ggf. anpassen/ergänzen, speichern, drucken
5) Anfrage weiterleiten
a) Anfrage Marburg: Anfrage + Gefährdungsbeurteilung in roter Hülle zu FiF
b) Anfrage Netphen: Dokumente als PDF in Transferordner speichern
6) FiF/FIH füllt aus, gibt ausgefüllte Unterlagen zurück
0.1.2. Zusendung Ausschreibungen
1) Kunde sendet die Ausschreibungsunterlagen per Post oder per E-Mail
2) Unterlagen bündeln und in einer roten Hülle an FiF weiterleiten, bei rein digitaler Zusendung Unterlagen unter „K:\Ausschreibungen\[aktuelles Jahr]\[Bezeichnung der Ausschreibung]“ abspeichern und Info an FiF
3) FiF sichtet die Unterlagen und startet Kalkulationsprozess