Angebotserfassung im Zvoove und Angebotsversand
Anlage der Stammdaten:
Zvoove -> Kundenverwaltung -> Kundendaten auf den Button „Neu“ klicken
Es öffnet sich das Fenster „Kunden - Interessent“
Geschäftsstelle und Kostenstelle überprüfen, wenn fehlend bitte unbedingt nachtragen.
Anschließend müssen folgende Angaben in der offenen Maske erfolgen:
Name 1: Firma (inkl. Rechtsform) bzw. Vor- und Nachname des Kunden, immer zuerst den Vornamen
Ggf. separate Rechnungsadresse erfassen
Name 2 und Name 3: bei längeren Bezeichnungen, alles was nicht in Name 1 passt.
Straße, Land, PLZ, Ort (Ort wird automatisch anhand der PLZ vergeben)
Telefonnummer 1, Telefonnummer 2 und Fax: bitte immer in dieser Schreibweise: [VORWAHL]-[REST] (alle Nummern im System sind so angelegt, um die Suche zu erleichtern)
Anrede: Bei Privatkunden Frau, Herr, Familie
Brief-Anrede: muss manuell eingetragen werden
E-Mail und Homepage: soweit bekannt eintragen
Suchbegriff: ist automatisch der Name 1, muss angepasst werden: [Nachname/Firma] – [ggf. Ort (Bei Verwechslungsgefahr durch gleichen Namen)], z. B.: Müller – MR
Wenn es sich um einen Kunden handelt und nicht nur um einen Interessenten, dann muss in der Maske der Stammdaten noch das Debitorenkonto vergeben werden wie folgt: Klick auf den Auswahlbutton-> Abfrage der Kontengruppe mit OK bestätigen -> Tab drücken -> mit OK bestätigen
Anlage des Ansprechpartners:
Neu anklicken -> folgende Daten erfassen:
Priorität, Vorname, Name, Position, Tel, Anrede/Titel, Mailadresse, Homepage alle vorhandenen Angaben des Kunden hier eintragen.
Es muss immer ein Ansprechpartner angelegt werden.
Anlage des Objekts:
rechts auf Objekte -> Button Neu
Objektnummer vergeben (diese besteht aus der Kundennummer und 001 hinten dran für das erste Objekt des Kunden usw.)
Wenn das Objekt mit der Anschrift in den Stammdaten identisch ist, dann kann der Button „Kundenadresse als Objekt übernehmen“ gedrückt werden.
Anderenfalls müssen die Daten manuell eingegeben werden.
Auch hier unbedingt noch mal Geschäftsstelle und Kostenstelle kontrollieren.
Anlage des Angebots:
rechts auf Angebote -> Button Neu
Angebotsnummer, Gst und Kst. werden automatisch vergeben. Bitte auch hier Gst und Kst. noch mal überprüfen
Kurzbezeichnung -> Art des Angebots z. B. Glas
Angebotsdatum -> Datum welches auf dem Angebot steht
Besteller über Auswahlbutton auswählen (wurde vorher als Ansprechpartner angelegt)
Bestelldatum -> Datum der Anfrage
Disponent -> Kalkulierender MA Fa. Fischbach (FiF/FiH/BL)
links auf Objekte klicken -> durch Doppelklick auf Objektnummer das entsprechende Objekt auswählen und mit Tab bestätigen
links auf Leistungen klicken -> es folgt die Anlage der Leistungen aus dem Angebot, folgende Angaben müssen hierbei erfolgen:
Leistungsnummer (nur die zugelassenen Leistungen gem. Liste)
Leistungsbeschreibung: kurz beschreiben was Inhalt der Leistung ist
Einheit wird meistens automatisch vergeben, wenn nicht muss diese manuell eingetragen werden. Bei Abrechnung nach Stunden auf gleich auf Std. ändern
Doppelklick auf Preis, es öffnet sich das Fenster zur Eingabe des Preises. Hier wird das Angebotsdatum als Gültig von und der Nettopreis der Leistung erfasst
Leistungstext = Angebotstext + interne Anweisungen
Rechnungstext = Angebotstext
speichern => schließen
Einstellung/Abrechnung -> Vorgaben/Limits: Vorgabestunden eintragen und Prüfung Dienstplan auf je Ausführungstermin setzen sowie Überschreitung auf Warnung setzen -> speichern -> schließen
Wenn das Angebot zum Auftrag wird dann den Button Angebot -> Auftrag klicken und im nachfolgenden Fenster auf Angebot dabei erledigen klicken. Gibt es bereits einen Bestandsauftrag zu dem Angebot (bspw. wenn das Angebot eine UHR-Erweiterung enthält) wird kein neuer Auftrag angelegt. Die Leistungen werden über Sonstiges -> Kopieren im Angebot kopiert und im Bestandsauftrag über Sonstiges -> Einfügen eingefügt und das „gültig ab“-Datum (Einstellung/Abrechnung) auf den Auftragsbeginn gesetzt. Um ein Angebot zum Auftrag machen zu können, muss der Kunde ein Debitorenkonto haben.