Die Ansicht eines Angebotes bzw. Auftrages unterscheidet sich vom Inhalt kaum. Im Folgenden werden nur Bereiche aufgezeigt, die Sie für ein Angebot nutzen können. Alle weiteren Bereiche sind eher für den Auftrag interessant und werden auch in dem entsprechenden Kapitel erläutert.

Um ein neues Angebot anzulegen klicken Sie entweder in der Angebots-/Auftragsübersicht im Bereich der Angebote auf „Neu" oder Sie gehen über den Punkt Angebote in der Akquise.

Die Ansicht der Grunddaten ist das erste, was Sie sehen, wenn Sie ein bestehendes Angebot öffnen oder ein neues anlegen. In den Grunddaten werden grundlegende wichtige Informationen zum Angebot hinterlegt.

Wie der Name bereits aussagt, tragen Sie unter Allgemeines allgemeine Angebotsdaten ein.

Zunächst legen Sie fest, um welche Auftragsart es sich handelt. Diese Auftragsart wird bei Neuanlage generell mit der Auftragsart vorbelegt, die in den Optionen festgelegt ist. Sie können diese Auftragsart allerdings abändern, in dem Sie auf den Speedbutton klicken und aus der Liste der Auftragsliste die entsprechende Art auswählen.

Als nächstes tragen Sie die Kurzbezeichnung des Angebots ein. Hier sollten Sie eine eindeutige Bezeichnung hinterlegen, da diese in den entsprechenden Übersichten angezeigt wird und Sie so das Angebot schneller finden können.

Das Anlagedatum wird automatisch mit dem Tagesdatum gefüllt, an dem das Angebot angelegt wurde. Sie können diese Angabe durchaus noch manuell abändern. Das Angebotsdatum dient ebenfalls als reine Information. Dies können Sie später allerdings auf dem Ausdruck des Angebots wieder ausgeben. Im nächsten Abschnitt können Sie einen Besteller hinterlegen sowie, falls vorhanden, eine Bestell-Nr. und ein Bestelldatum. Sie können einen Besteller aus dem Ansprechpartnerstamm auswählen. Hierzu klicken Sie auf den Speedbutton und wählen den Ansprechpartner aus der Liste aus. Die Briefanrede wird automatisch gefüllt, wenn Sie einen Ansprechpartner auswählen.

Über den Disponenten können Sie festlegen, welcher Mitarbeiter von Ihnen für dieses Angebot unter anderem zuständig ist. Dies ist vor allem dann wichtig, wenn Sie die Sichtbarkeiten auf Disponentenebene festlegen.

Beschreibung ist der zweite Punkt im linken Menü in den Grunddaten. Hier hinter verbirgt sich lediglich ein großes Textfeld. In diesem Textfeld können Sie zum Beispiel weitere Beschreibungen zum Angebot hinterlegen. Diesen Text können Sie später auf dem Angebotsausdruck entsprechend ausgeben.

Unter diesem Punkt finden Sie die Festlegung des gültigen Mehrwertsteuerschlüssels sowie weitere Angaben in Bezug auf die Mehrwertsteuer. Da der gültige Steuerschlüssel bei Anlage eines Angebots automatisch eingetragen wird, wird an dieser Stelle nicht weiter auf die Einstellungsmöglichkeiten eingegangen.

In diesem Bereich sind nur die Angaben zum Abgabetermin, der Bindefrist, der Zuschlagsfrist, sowie dem Auftragsvolumen für ein Angebot interessant. Diese Angaben können Sie später auf dem Ausdruck des Angebotes entsprechend ausgeben.

Dieser Punkt wird erst im Auftrag relevant. Informationen erhalten Sie im entsprechenden Kapitel 1.3.1.5 Rechnungseinstellungen.

Dieser Punkt wird erst im Auftrag relevant. Informationen erhalten Sie im entsprechenden Auftragskapitel.

Sobald Sie alle Angaben in den Grunddaten getätigt haben, müssen Sie in den nächsten Bereich, der Objektübersicht. In dieser Übersicht hinterlegen Sie alle Objekte, die für das Angebot erforderlich sind.

Um eine neue Zuordnung vorzunehmen klicken Sie auf den Button „Neu", betätigen Sie die EINFG – Taste oder gehen Sie in die letzte Zeile und klicken Sie die Pfeil-Nach-Unten-Taste. Sobald ein neuer Satz angelegt wurde, können Sie durch Eingabe oder durch Auswahl aus der Liste, welche Sie per Doppelklick im Feld Objekt-Nr. aufrufen können, ein Objekt aus dem Stamm auswählen. Sie haben auch die Möglichkeit die Objekte direkt im Angebot anzulegen. Die Objekt-Nr. ist, wie Sie bereits wissen, frei wählbar. Sie sollten dennoch ein entsprechendes System in der Vergabe der Objekt-Nr. wählen, da bei doppelten bzw. mehrfacher Vergabe der Objekt-Nr. das System irgendwann nicht mehr übersichtlich ist. Wenn Sie ein neues Objekt anlegen möchten, so müssen Sie die Objekt-Kurzbezeichnung, die Straße, die PLZ und den Ort eintragen. Falls Sie in den Optionen die Geschäftsstelle und das Bundesland als Pflichtfeld deklariert haben, müssen Sie diese Angaben ebenfalls machen, ansonsten erhalten Sie folgende Hinweise und der Datensatz kann nicht gespeichert werden.

Falls die Objektadresse der Kundenadresse gleicht, können Sie diese auch über den Button

„Kundenadresse als Objekt übernehmen" direkt eintragen lassen.

Leistungen sind der zentrale Bereich im Angebot. Hier legen Sie u.a. fest, was Sie dem Kunden zu welchem Preis anbieten.

Um eine neue Leistung zu hinterlegen klicken Sie auf den Button „Neu", betätigen Sie die EINFG – Taste oder gehen Sie in die letzte Zeile und klicken Sie die Pfeil-Nach-Unten-Taste. Sobald ein neuer Satz angelegt wurde, können Sie durch Eingabe oder durch Auswahl aus der Liste, welche Sie per Doppelklick im Feld Leist.-Nr. aufrufen können, eine Leistung aus dem Stamm aus.

Nachdem Sie eine Leistung hinterlegt haben, können Sie weitere Angaben zu dieser hinterlegen. Dies können Sie entweder in der oben dargestellten Ansicht durchführen oder Sie rufen im linken Menü den Punkt Einstellung/Abrechnung auf.

Sie können die Preisübersicht entweder über den Menüpunkt in der Leistungsübersicht aufrufen oder Sie öffnen den Punkt über den Button „Preise bearbeiten" in Einstellung/Abrechnung.

Um einen neuen Preis anzulegen, klicken Sie auf den Button „Neu". Das „Gültig von – Datum" wird mit dem Tagesdatum vorbelegt, kann aber überschrieben werden. Sie müssen dann noch den Berechnungsfaktor sowie den Einzelpreis angeben. Der Betrag wird vom Programm automatisch errechnet.

Zunächst muss diese Prüfung per Option "Bemerkung als Pflichtfeld bei Preisänderungen" unter Datei

→Einstellungen→Optionen→NavigationStammdaten→Angebot/Auftrag→LEISTUNGgesetzt werden.

Sobald die Option aktiv ist, muss eine Bemerkung bei einer manuellen Preisänderung hinterlegt werden.

Es findet eine Prüfung beim Erzeugen eines neuen Datensatzes (wie z. B. der Datensatz für den 01.01.2019) oder bei Änderung eines bereits bestehendem Datensatz statt. Bei Erstanlage (wie z. B. der Datensatz für den 25.03.2016) findet keine Prüfung statt.

Sollte das Bemerkungsfeld textlich nicht verändert werden, erhalten Sie folgende Meldung:

Durch Klick auf den entsprechenden Menüeintrag erhalten Sie folgende Ansicht:

In dieser Maske können Sie die Leistungsbeschreibungen festlegen sowie die Preiseinheit.

Wenn Sie alle erforderlichen Daten in dem Angebot angegeben haben können Sie das Angebot drucken. Den Angebotsdruck erreichen Sie sowohl über die Objektübersicht als auch in der Leistungsübersicht über den Button „Druck/Archiv". Sie erhalten folgende Ansicht.

Im oberen Fenster sehen Sie die Leistungen, welche zu dem entsprechenden Objekt hinterlegt sind. In der unteren Auflistung sehen Sie die Angebotsvorlagen.

Um nun ein Angebot zu drucken, müssen Sie alle entsprechenden Leistungen durch die Leertaste markieren. Außerdem müssen Sie eine oder mehrere Vorlagen auswählen. Dies machen Sie ebenfalls mittels der Leertaste.

Damit Sie nicht jedes Mal die Angebotsvorlage erneut markieren müssen, können Sie über den Button „Einstellungen speichern" festlegen, welche Vorlagen Sie generell für den Angebotsdruck vorselektieren möchten.

Das Angebot können Sie über den Button „Drucken" nun in Ihrer Textverarbeitung öffnen um evtl. noch entsprechende Anpassungen vorzunehmen. Nachdem Sie das Dokument wieder geschlossen haben, befindet sich dieses bereits als normales Word-Dokument im Archiv.

Falls Sie die Bearbeitung eines Angebots unterbrechen wollen, müssen Sie Word-Datei zunächst speichern. Klicken Sie Sie auf den Button Schließen, solange die Word-Datei noch offen ist, erscheint folgende Abfrage:

Wenn Sie diese mit „Ja" bestätigen, werden Änderungen in der noch offenen Word-Datei nicht mehr gespeichert. Die Datei muss zur erneuten Änderung erst wieder neu geöffnet werden. Das erstellte Dokument finden Sie im Archiv wieder. Das Archiv finden Sie direkt in der Druckmaske. Um dort hinzugelangen öffnen Sie das entsprechende Register. Je nachdem, ob Sie in diesem Angebot bereits einen Druck erstellt haben, werden Ihnen diese Dokumente an dieser Stelle angezeigt.

Dies können Sie nun mit einem Doppelklick darauf weiter bearbeiten oder beispielsweise aus dem Kontakt heraus als Anhang per E-Mail zu versenden.

Um das Angebot aus dem Angebotskontakt heraus zu versenden öffnen Sie den Kontakt entweder aus dem Menü zum Angebotsdruck über den Button Kontakt in der unteren linken Ecke, oder über die Kundenverwaltung im unteren Bereich Kontakte:

Im Angebotskontakt klicken Sie nun auf E-Mail Entwurf (Hinweis: wurde bereits eine E-Mail aus dem Kontakt heraus versendet, ist an gleicher Stelle der Button E-Mail Gesendet mit dem Unterpunkt E-Mail Entwurf). Im sich öffnenden Fenster können die Absender und Empfänger eingestellt sowie Anhänge ausgewählt werden.

Nach einem Klick auf Anhang öffnet sich ein neues Fenster:

Aus Verzeichnis

Hiermit können anhänge aus einem lokalen Verzeichnis angehängt werden

Aus Kontakt

Hierüber lassen sich im Kontakt hinterlegte Dokumente, wie bspw. Angebotsdateien, anhängen

Aus Dateien

Hierüber können jegliche Dokumente, die mit dem Kunden verknüpft sind, als Anhang ausgewählt werden

Nachdem alle Anhänge ausgewählt wurden kann gelangt man mit einem Klick auf Schließen ins vorherige Fenster und kann die E-Mail mit einem Klick auf OK nun generieren.

Danach öffnet sich ein Outlook-Fenster mit den eben eingestellten Empfängern und Anhängen. Hier können Absender, Empfänger und auch Anhänge sowie natürlich der Inhalt der E-Mail ggf. nochmals angepasst werden. Nach dem Versand der E-Mail in Outlook wird diese automatisch im Kontakt hinterlegt, der Button E-Mail Entwurf wird ersetzt durch den Button E-Mail Gesendet und die versandte E-Mail kann hier nochmal aufgerufen werden: