Wie bereits im vorherigen Kapitel erwähnt ist der Auftrag das zentrale Programmmodul. Aus diesem Grund wird dieser Bereich ausführlich erklärt.

Einen neuen Auftrag können Sie, wie ein neues Angebot, entweder über die Akquisition anlegen oder über die Angebots-/Auftragsübersicht.

Nachdem Sie einen neuen Auftrag angelegt haben, erhalten Sie folgende Ansicht. Diese unterscheidet sich vom Angebot nur in wenigen Bereichen.

Zunächst legen Sie fest um welche Auftragsart es sich handelt. Diese Auftragsart wird bei Neuanlage

generell mit der Auftragsart vorbelegt, die in den Optionen festgelegt ist. Sie können diese Auftragsart allerdings abändern, in dem Sie auf den Speedbutton klicken und aus der Liste der Auftragsliste die entsprechende Art auswählen.

Als nächsten tragen Sie die Kurzbezeichnung des Auftrags ein. Hier sollten Sie eine eindeutige Bezeichnung hinterlegen, da diese in den entsprechenden Übersichten angezeigt wird und Sie so den Auftrag schneller finden können.

Das Anlagedatum wird automatisch mit dem Tagesdatum gefüllt, an dem der Auftrag angelegt wurde.

Sie können diese Angabe durchaus noch manuell abändern.

Über das Gültig ab – Datum legen Sie fest, ab wann dieser Auftrag aktiv ist. Über das Gültig bis – Datum können Sie den Auftrag wiederum zeitlich begrenzen.

Im nächsten Abschnitt können Sie einen Besteller hinterlegen sowie, falls vorhanden, eine Bestell-Nr. und ein Bestelldatum. Sie können einen Besteller aus dem Ansprechpartnerstamm auswählen. Hierzu klicken Sie auf den Speedbutton und wählen den Ansprechpartner aus der Liste aus. Die Briefanrede wird automatisch gefüllt, wenn Sie einen Ansprechpartner auswählen. Falls Sie den Auftrag aus einem

Angebot erstellt haben werden die Felder Angebot-Nr. und Angebotsdatum automatisch gefüllt. Sie haben allerdings die Möglichkeit diese Angaben auch manuell einzutragen. Außerdem können Sie hier die Abteilung des Ansprechpartners bei Ihren Kunden hinterlegen.

Falls Sie später Provisionen an die Vertriebsbeauftragten zahlen möchten, können Sie in dem entsprechenden Feld einen Vertriebsbeauftragten zuordnen. Sie können per Doppelklick in das Feld oder über den Speedbutton aus der Liste der Vertriebsbeauftragten auswählen.

Über den Disponenten können Sie festlegen, welcher Mitarbeiter von Ihnen für dieses Angebot unter anderem zuständig ist. Dies ist vor allem dann wichtig, wenn Sie die Sichtbarkeiten auf Disponentenebene festlegen.

Wenn Sie für die Bearbeitung der Daten in der Faktur unterschiedliche Sachbearbeiter haben, können Sie diese im Feld Faktursachbearbeiter festlegen. Per Doppelklick können Sie an dieser Stelle einen Bediener aus dem Stamm auswählen.

In der Auftragsbeschreibung haben Sie, genau wie im Angebot, die Möglichkeit eine entsprechende Beschreibung zu diesem Auftrag zu hinterlegen. Diese Beschreibung können Sie später zum Beispiel auf der Rechnung ausgeben.

In Einstellungen MwSt. wird zunächst festgelegt, welcher Steuerschlüssel für diesen Auftrag gültig ist. Dieser wird bei Neuanlage eines Auftrages automatisch mit dem aktuell gültigen Satz vorbelegt.

Im unteren Bereich der Maske können Sie festlegen, ob der Auftrag gem. § 13b UStG (Baureinigung) abgerechnet wird. Dies bedeutet, dass auf der Rechnung keine Mehrwertsteuer ausgewiesen wird, da der Rechnungsempfänger dem Finanzamt die Mehrwertsteuer schuldet. Sofern Sie solch eine Rechnung schreiben, wird ein entsprechender Text auf der Rechnung ausgedruckt. Diesen Text können Sie als Bediener SYS-Admin unter Extras > Optionen > Grundeinstellungen > Texte einstellen.

Handelt es sich bei dem Kunden um einen privaten Auftraggeber, müssen Sie gem. § 14b UStG die Aufbewahrungspflicht auf der Rechnung ausgeben. Sobald Sie das entsprechende Häkchen aktiviert haben wird der Text, den Sie unter Datei > Einstellungen > Optionen > Grundeinstellungen > Texte hinterlegt haben, auf der Rechnung entsprechend ausgedruckt.

Im Feld Mindestbesetzung können Sie die Anzahl der einzusetzenden bzw. einzuplanenden Mitarbeiter eintragen, die mit der Ausführung der Leistungen beauftragt werden. In der Auswertung „Auftrag/Personalinformationen" unter Auswertungen/Personal können Sie sich dann anzeigen lassen, ob Ihre Aufträge über- oder unterbesetzt sind.

Setzen Sie im Feld Sonderauftrag ein Häkchen, wird dieser Auftrag in der Angebots-/Auftragsübersicht und bei den Arbeitsscheinen gesondert behandelt. Die Anzeige in der Angebots- /Auftragsübersicht erfolgt erst über das Setzen des entsprechenden Filters.

Wenn Sie in der Faktur das Zusatzblatt Versandanschrift aus dem Kundenstamm mitdrucken möchten, aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen.

Des Weiteren sehen Sie hier drei Datumsfelder für Abgabetermin, Bindefrist und Zuschlagsfrist, die Sie mit den entsprechenden Informationen füllen können. Hier macht zvoove (für Gebäudedienstleister) jedoch keine Restriktionen. Sie können ohne weiteres mit einem Auftrag arbeiten, obwohl die Bindefrist bereits überschritten ist. Es bleibt Ihnen überlassen, wie Sie mit diesen Felder umgehen, denn diese besitzen nur informativen Charakter.

Das Feld Auftragsvolumen wird zur Provisionsberechnung der Vertriebsbeauftragten herangezogen. Auf diesen hier eingetragenen Wert können Sie Ihren Vertriebsbeauftragten einen gewissen Prozentsatz Provision zahlen.

Die im Kundenstamm existierende Einstellung zum Rechnungsversand (Brief, Email oder beides) kann im Auftag übersteuert werden. Abweichend zum Kundenstamm kann in den Grunddaten des Auftrags eingestellt werden, dass Rechnungen, die aus diesem Auftrag resultieren, per Brief, Email oder beides versendet werden. Bei Neuanlage von Aufträgen wird die Einstellung automatisch aus dem Kundenstamm übernommen. Eine Änderung der Einstellung im Kundenstamm führt zu einer Abfrage, ob die Einstellung in alle existierenden Aufträge dieses Kunden übernommen werden soll.

Im Feld Lohnanteil tragen Sie einen Prozentsatz ein, der dem Lohnanteil im Verhältnis zum Auftragsvolumen entspricht. Bei einer Tariferhöhung hätten Sie die Möglichkeit, den Preis der Leistung um einen bestimmten Prozentsatz vom Lohnanteil zu erhöhen.

Das Feld Rechnungsdruck entscheidet über die Art der Fakturierung. Hier haben Sie die Möglichkeit aus vier verschiedenen Varianten zu wählen:

Über das Kennzeichen Termine zusammenfassen können Sie festlegen, dass auf der Rechnung Leistungen, die in einem Fakturmonat mehrere Termine haben, zu einer Position kummuliert zusammengefügt werden.

Über Abweichende Zahlungsbedingung zum Kundenstamm legen Sie die Konditionen für diesen Auftrag fest. Die 3 Eingabezeilen müssen dabei quasi von unten nach oben gefüllt werden, d. h. im letzten Feld muss die Nettofälligkeit in Tagen eingegeben werden. Sollte eine Skontovereinbarung in die Zahlungsbedingungen aufgenommen werden, so tragen Sie die Tageszahl und den Prozentsatz in der mittleren Zeile ein. Haben Sie darüber hinaus eine zweite Skontostaffelung eingeführt, wird sie in der oberen Zeile eingetragen.

Im rechten Feld wird Ihnen die im Kundenstamm eingetragene Steuer-Nummer des Kunden angezeigt. Wenn Sie hier keine Eintragungen vornehmen, wird die Zahlungsbedingungen des Kunden (aus dem Kundenstamm) übernommen.

Sie haben allerdings auch die Möglichkeit eine vordefinierte Zahlungsbedingung aus den Stammdaten

auszuwählen. Hierzu müssen Sie lediglich über den Button „Aus Vorlage übernehmen" eine definierte Zahlungsbedingung auswählen. Wenn Sie eine Zahlungsbedingung hierüber ausgewählt haben, können Sie die entsprechenden Angaben nicht mehr editieren. Außerdem werden bei den vordefinierten Zahlungsbedingungen entsprechende Texte angegeben, die als solche auf der Rechnung ausgedruckt werden.

Bonustext

Gem. §14 Abs.4 S.1 Nr.7 UStG ist in der Rechnung auf jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts hinzuweisen, sofern diese nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist. Im Falle der Vereinbarung von Boni, Skonti und Rabatten, bei denen zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung die Höhe der Entgeltminderung noch nicht feststeht, reicht es hierbei aus, dass in der Rechnung auf die

entsprechende Konditionsvereinbarung hingewiesen wird (RZ49 des BMF-Schreibens vom 29.01.2004).

Für die - in § 31 Abs. 1 S. 3 UStDV geforderte leichte Nachprüfbarkeit ist allerdings eine hinreichend genaue Bezeichnung erforderlich, etwa durch einen Hinweis wie "Es ergeben sich Entgeltminderungen auf Grund von Rabatt- oder Bonusvereinbarungen.", "Entgeltminderungen ergeben sich aus unseren aktuellen Rahmen- oder Konditionsvereinbarungen." oder "Es bestehen Rabatt- oder Bonusvereinbarungen." (BMF-Schreiben vom 03.08.2004). Die Dokumente über die Entgeltminderungen müssen ferner in Schriftform vorhanden sein und auf Nachfrage ohne Zeitverzögerung bezogen auf die jeweilige Rechnung vorgelegt werden können. Ändert sich eine vor Ausführung der Leistung getroffene Vereinbarung nach diesem Zeitpunkt, ist es nicht erforderlich, die Rechnung zu berichtigen (vgl. www.ofd.niedersachsen.de).

Um dieser Anforderung gerecht zu werden, können Sie als SYS im Firmenstamm unter Zusätze > Aufträge einen allgemeinen Zusatztext hinterlegen.

HINWEIS:

Die Textmarke BONUSTEXT muss im entspr. Rechnungsformular eingebunden werden.

Rechnungsendrabatt:

Über das Häkchen können Sie die Funktion „Rechnungsendrabatt" aktivieren bzw. deaktivieren. Die Daten werden aus dem Kundenstamm übernommen. Die Eingaben gelten für alle Objekte und alle Leistungen, die in diesem Auftrag hinterlegt sind.

In der Faktur wird auf der entsprechenden Rechnung eine Zwischensumme über alle Leistungen gebildet. Von dieser Summe wird der Prozentsatz aus dem Auftrag netto abgezogen.

Unter diesem Navigationspunkt hinterlegen Sie das Objekt und damit den Ort, an dem die Leistungen erbracht werden sollen. Dabei kann der Auftrag durchaus mehrere Objekte umfassen.

Um Objekte festzulegen, müssen diese vorher im Objektstamm angelegt sein. Es sei denn, bei der Kunden/Interessentenanschrift handelt es sich zugleich um die Objektanschrift.

Ist das der Fall, müssen Sie nur im Feld Objekt-Nr. eine Zahl eintragen und auf den Button „Kundenadresse als Objekt übernehmen" klicken. Dieser Button befindet sich am unteren Bildschirmrand und wird erst aktiv, wenn eine Objektnummer vergeben wurde. Andernfalls bekommen Sie über einen Doppelklick auf das Feld Objekt-Nr die Auswahl der zu diesem Kunden angelegten Objekte.
Hier werden alle Objekte angezeigt, die Sie in den Stammdaten für diesen Kunden erfasst haben. Hieraus können Sie per Doppelklick oder durch Auswahl der Zeile und klicken auf „OK" das gewünschte Objekt auswählen.

Sobald Sie ein Objekt angelegt bzw. ausgewählt haben, werden Sie feststellen, dass ein weiterer Navigationspunkt („Leistungen") erschienen ist.

Zu jedem angelegten Objekt wird Ihnen unterhalb der Tabelle der zuständige Bereichsleiter, Objektleiter sowie Vorarbeiter und Stellvertreter angezeigt.

Wenn Sie diese Informationen bereits im Objektstamm hinterlegt haben, sind die Felder bereits gefüllt. Sie haben aber auch die Möglichkeit die Eintragungen hier vorzunehmen. Die Zuordnung Ihrer Mitarbeiter zu dem Objekt gilt dann nur für diesen Auftrag. Für die Mitarbeiter, die Sie an dieser Stelle hinterlegen, können Sie gleichzeitig Objekteinsätze durch die Zuordnung erstellen. Das bedeutet sobald Sie zum Beispiel den Bereichsleiter festgelegt haben, wird für diesen im Bereich Planung/Mitarbeiter ein Einsatz angelegt. Sie können dies in den Optionen als Bediener SYS-Admin im Bereich Lohnvorbereitung > Auftrag deaktivieren.

Über den Button „Materialraum" bekommen Sie ein Fenster, in dem Sie einen beliebigen Text eintragen können. Dieser, dem Objekt zugeordnete Text, lässt sich auf Auftrag als auch später auf den Arbeitsscheinen drucken. Die Eintragungen in dieser Erfassungsmaske haben keine Auswirkungen auf den Objektstamm, sondern werden nur für diesen Auftrag gespeichert.

Über den Button „Ansprechpartner" können Sie aus den im Kundenstamm hinterlegten Ansprechpartnern einen auswählen, der speziell für dieses Objekt als Ansprechpartner zur Verfügung steht.

Im Objektstamm und im Auftrag zum Objekt unter „Ansprechpartner" besteht die Möglichkeit, dass die Reihenfolge der Ansprechpartner sortiert werden kann. Diese Einstellung hat auch Auswirkungen auf alle Ausdrucke, die diese Bereiche betreffen.

Es kann über die Pfeile an der rechten Seite gesteuert werden, an welche Position der Ansprechpartner verschoben werden soll. Ebenso kann über den oberen Bereich schnell in ein weiteres Objekt gewechselt werden.

Sobald der Fokus auf ein neues Objekt gesetzt oder der Objektstamm geschlossen wird, kommt eine Abfrage, ob die Änderungen auch in den Auftrag übertragen werden sollen. Bestätigen Sie diese Abfrage mit „Ja", werden die Ansprechpartner im Auftrag, mit denen aus dem Objektstamm, überschrieben.

Mit dem Button „hinterlegte Dokumente" können Sie mit jedem Objekt beliebig viele Dokumente verknüpfen. Dabei kann es sich beispielsweise um WORD Dokumente, EXCEL Tabellen, Bilddateien, Wegbeschreibungen o.ä. handeln, die in einem beliebigen Pfad gespeichert sein können.

In der in Abbildung abgebildeten Maske ist bereits das Objekt eingetragen, mit dem Sie die Dokumente verknüpfen möchten. Sie wählen die entsprechende Datei aus, indem Sie entweder den Button „Auswahl Pfad" betätigen oder doppelt auf das Feld Pfad/Name Dokument klicken. Daraufhin öffnet sich ein Datei-Auswahlfenster, wie Sie es aus anderen Windows-Anwendungen kennen.

Im Feld Kurzbezeichnung können Sie den Inhalt des Dokuments näher beschreiben. Damit Sie später noch wissen, um welche Art Dokument es sich handelt, können Sie dies im Feld Doku-Art bzw. Art-Bezeichnung hinterlegen. Dazu betätigen Sie entweder den Button „Auswahl Dokumentenart" oder klicken doppelt auf das Feld Doku-Art. Wenn Sie die Dokumentenarten) hinterlegt haben, können Sie hier Ihre Wahl treffen.

Über die Felder Erstanlage am und Letzte Änderung am können Sie das Erstellungsdatum der Datei sowie mögliche Änderungen festhalten.

Über den Button „Aufruf" öffnet sich das entsprechende Programm mit dem dieser Dateityp in Windows verknüpft ist und Sie können das Dokument bearbeiten.

Über den Button „Objekte zum Kunden" rufen Sie den Objektstamm auf, in dem alle bereits erfassten Objekte des Kunden gespeichert sind. Sie haben hier die Möglichkeit, Veränderungen vorzunehmen, ohne umständlich und ohne Verlassen der aktuellen Maske in den Objektstamm wechseln zu müssen.

Über diese Übersicht erhalten Sie Einsicht, welche Mitarbeiter in diesem Objekt bereits einen Springereinsatz hatten. Diese Information ist bei der Planung von Springereinsätzen durchaus von Nutzen, da Sie jegliche Springer zu diesem Objekt auf einem Blick sehen.

An dieser Stelle können Sie über Datum von und bis einen entsprechenden Zeitraum eingrenzen. Außerdem besteht die Möglichkeit die Daten an MS Excel bzw. an OpenOffice.org zu übergeben.

Unter diesem Navigationspunkt kommen wir nun zum elementaren Inhalt des Auftrages: den Leistungen. Hier legen Sie fest, welche Leistungen erbracht werden sollen, wann sie erbracht werden sollen und zu welchem Preis sie abgerechnet werden.

Jede Leistung bezieht sich auf ein bestimmtes Objekt. Das Objekt haben Sie bereits unter dem Navigationspunkt „Objekte" angelegt. Wenn Sie mehrere Objekte angelegt haben, sehen Sie im oberen Bereich dieser Registerkarte das gerade aktuelle Objekt.

Mit den grünen Pfeil-Tasten können Sie zwischen den verschiedenen Objekten blättern. Dadurch ändert sich die Anzeige der eingetragenen Leistungen. Sie sehen also nur die Leistungen, die Sie bei diesem Objekt erfasst haben.

Standardmäßig ist bei „Nur aktive Leistungen anzeigen" das Häkchen gesetzt, so dass Ihnen nur die Leistungen angezeigt werden, die noch aktiv sind, bei denen also noch kein bis-Datum eingetragen ist (welches datumstechnisch auch erreicht ist).

Sie erfassen eine Leistung, indem Sie entweder die Nummer der Leistung eintragen oder einen Doppelklick im Feld Nummer durchführen.

Dadurch öffnet sich eine Auswahlmaske aller Leistungsarten, die Sie im Leistungsartenstamm unter Angebote/Aufträge/Leistungsarten angelegt haben. Aus der Liste der Leistungsarten können Sie sich eine entsprechende Leistung auswählen und diese entsprechend übernehmen.

Im unteren Bereich dieser Maske finden Sie eine Buttonzeile.

Hinter diesem Button verbergen sich zwei Unterpunkte. Erstens der Punkt Reihenfolge der Leistungsposition festlegen. Wenn Sie diesen öffnen, erhalten Sie folgende Ansicht:

In dieser Ansicht können Sie nun mittels der Pfeile auf der rechten Seite die Positionen der Leistungen verändern. Die Leistungsposition bestimmt die Reihenfolge der Leistungen auf der Rechnung.

Über den zweiten Punkt unter dem Button Reihenfolge können Sie die Reihenfolge der Leistung in der Tour bestimmen. Näheres hierzu in Kapitel 1.3.3.5.3 Tour.

Über diesen Button können Sie für den entsprechenden Kunden Preise für die einzelnen Leistungsarten hinterlegen. Durch Klick auf den Button öffnet sich folgende Ansicht.

Um eine neue Position anzulegen klicken Sie die EINFG-Taste. Nun können Sie im Feld Leistung-Nr. entweder über die Auswahl oder durch Eingabe der Nummer eine Leistung hinterlegen. Sie können an dieser Stelle bereits eine Leistungsbeschreibung vordefinieren. Im Feld Stundenverrechnungssatz tragen Sie den Wert ein, welcher später bei der Übernahme der Leistung als Preis eingetragen werden soll.

Außerdem können Sie hier bereits die Einheit, sowie ein Angebotsdatum eintragen. Die hinterlegten Leistungen können Sie durch Klick auf den Button Leistung als neue Position übernehmen als neue Position in den Auftrag übernehmen.

Der Auftragsdruck hat genau die gleichen Funktionen wie der Angebotsdruck.

Sie können die weiteren Angaben zur Leistung entweder direkt in der Leistungsansicht machen oder Sie klicken im linken Menü auf Einstellung/Abrechnung. In dieser Ansicht können Sie jegliche Angaben zu der Leistungen entsprechend vornehmen. Wir empfehlen Ihnen von daher die erforderlichen Daten über diese Möglichkeit einzutragen.
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Wie Sie unschwer erkennen können ist die Ansicht die gleiche wie im Angebot. Allerdings können Sie an dieser Stelle mehr Angaben machen, die auch relevant für den Auftrag sind.

Hier haben Sie nun die Möglichkeit zunächst eine Leistungsbeschreibung sowie weitere Informationen zu dieser Leistung zu hinterlegen. Über die Felder gültig von und gültig bis können Sie für diese Leistung einen Gültigkeitszeitraum festlegen. Wenn Sie hier nichts eintragen, gelten die Gültigkeitsangaben vom Auftrag. In den Abrechnungsarten legen Sie fest, wie die Leistung berechnet wird. Hierzu weiter unten mehr (Kapitel 1.3.3.5.2).

Die Hinterlegung der „Entgeltgruppe" ist ein Filter für die Preisverwaltung. So können Leistungen, die von Mitarbeitern der Lohngruppe 1 ausgeführt werden, mit einem anderen Prozentsatz erhöht werden als z.B. Leistungen, die von Mitarbeitern der Lohngruppe 6 ausgeführt werden.

Als nächstes haben Sie die Möglichkeit dieser Leistung einer Gruppe zuzuordnen. Die Zuordnung einer Leistung zu einer Gruppe macht nur dann Sinn, wenn Sie als Rechnungsdruck „je Gruppe" festgelegt haben. Über diesen Eintrag können Sie festlegen, welche Leistungen zusammen auf einer Rechnung ausgegeben werden. Im Feld Einheit legen Sie fest, mit welcher Einheit die Position auf der Rechnung berechnet wird. Wenn die Leistung durch einen Subunternehmer durchgeführt wird, können Sie dies über das Kontrollkästchen „Subunternehmer beauftragt" entsprechend aktivieren.

Im Feld „Anzahl Mitarbeiter" können Sie hinterlegen, wie viele Mitarbeiter Sie auf diese Leistung einplanen. Das Erlöskonto wird bei Anlage einer neuen Leistung aus dem Leistungsartenstamm übernommen. Sie können das Erlöskonto noch entsprechend abändern. Falls Sie auf eine Leistung einen können Sie diesen in dem entsprechenden Feld eintragen.

Wenn Sie mit Kostenstellen arbeiten und Sie nur Leistungen fakturieren, welche eine gültige Kostenstelle haben (in den Optionen einstellbar), müssen Sie die Kostenstelle entsprechend eintragen. Dies können Sie entweder durch Eingabe der entsprechenden Kostenstellen-Nummer machen oder Sie lassen sich die Kostenstellen automatisch vom Programm eintragen. Dies funktioniert nur, wenn Sie das automatische Kostenstellensystem aktiviert und eingerichtet haben. Ist dies der Fall, so haben Sie durch Klick auf den Speedbutton neben dem Feld Kostenstellen folgende Auswahlmöglichkeiten:

Über Auswahl Kostenstelle gelangen Sie in die Kostenstellenansicht und können sich eine Kostenstelle aussuchen.

Entweder Sie suchen die Kostenstelle per Hand oder über den Suchbegriff. Wenn Sie einen Suchbegriff eingetragen haben, können Sie die Suche mit der TAB-Taste starten. Falls die gewünschte Kostenstelle nicht sofort gefunden wurde, können Sie mittels der F3-Taste weitersuchen.

Wählen Sie die Option Kostenstelle belegen, schlägt das Programm eine Kostenstelle vor. Falls Sie keine Berechtigung zur Anlage einer Kostenstelle haben und Sie eine neue Kostenstelle zuordnen möchten, die noch nicht existiert, muss die Anlage der Kostenstelle bei dem zuständigen Sachbearbeiter beantragt werden. Sie erhalten folgende Meldung:

Wenn Sie diese Abfrage mit „Ja" bestätigen, erhält der zuständige Sachbearbeiter einen Kontakt auf Wiedervorlage und/oder eine Notiz.

Hinter diesem Register verbergen sich die Einstellungen zur Berechnung der Leistung über den Arbeitsschein.

Damit eine Leistung über den Arbeitsschein abgerechnet wird, müssen Sie das entsprechende Häkchen setzen. Sie können einer Leistung einer Arbeitsscheingruppe zuordnen. Über die Arbeitsscheingruppe

können Sie festlegen, welche Leistungen zusammen auf einen Arbeitsschein ausgedruckt werden. Sie können festlegen, ob für diese Leistung ein Arbeitsschein pro Termin ausgedruckt werden soll. Dies bedeutet, dass pro hinterlegten Reinigungstermin ein separater Arbeitsschein ausgedruckt wird.

Mit der Einstellung Leistung für Arbeitsschein auf Abruf können Sie die Rechnungserstellung auf Arbeitsscheinbasis durchführen, ohne einen Arbeitsschein drucken zu müssen. Dies ist zum Beispiel dann der Fall, wenn Sie im Vorfeld keine Reinigungstermine für die Leistung festlegen können und auch keine Arbeitsscheine gedruckt werden sollen (Beispiel: Ihr Kunde hält eigene Arbeitsscheine für Sie vor!).

Wenn Sie bei bestehenden Leistungen die Abrechnung über den Arbeitsschein von Ja auf Nein stellen und es sind noch Arbeitsscheine zu dieser Position offen, erhalten Sie nachstehende Meldung:

Hier können Sie nun festlegen, ob Sie die Änderung wirklich durchführen möchten oder die Änderung wieder rückgängig gemacht werden soll. Das Ändern der Einstellung von Ja auf Nein kann unter Umständen zu Problemen in der Arbeitsscheinverwaltung führen.

Im Auftrag gibt es unter Leistungen → Einstellungen / Abrechnung → Arbeitsschein die zusätzliche Möglichkeit bei dem Punkt "Ausführung mit Arbeitsschein" die Auswahl "Ja, ohne Rückmeldung" zu hinterlegen.

Diese Option hat folgende Auswirkung:

Der Arbeitsscheinprozess wird wie gewohnt durchlaufen. Allerdings kann dem Kunden in der Faktur nun bereits eine Rechnung gestellt werden, bevor der Arbeitsschein zurückgemeldet wurde.

Wurde die Faktur bereits durchgeführt, landet ein zurückgemeldeter Arbeitsschein direkt im Bereich "Fakturierte". Wurde die Faktur noch nicht durchgeführt, landet der Arbeitsschein wie gewohnt im Bereich "Eingegangen".

Änderung der Arbeitsschein-Einstellung im Auftrag rückwirkend möglich

Zu dem o. g. Punkt ist es auch möglich die Hinterlegung der Einstellung ("Ja", "Ja ohne Rückmeldung" oder "Nein") für den Arbeitsschein im Auftrag rückwirkend wieder zu ändern.

Dieses hat keine Auswirkungen auf bereits erstellte Arbeitsscheine.

In diesem Register können Sie der Leistung eine Tour zuordnen.

Sobald Sie dies gemacht haben und Sie speichern diese Einstellung erhalten Sie folgende Abfrage:

Wenn Sie mit „Ja" bestätigen erhalten Sie eine weitere Maske (diese Maske können Sie auch über den Button „Reihenfolge" aufrufen):

In dieser Maske werden alle Objekte, die der Tour zugeordnet wurden, angezeigt. Das neue Objekt ist gelb markiert und wird an die erste Stelle in der Übersicht angezeigt. Eine gelbe Markierung bedeutet, dass noch keine Positionierung vorgenommen wurde.

Sie können nun das Objekt durch folgende Möglichkeiten an die gewünschte Position verschieben:

Mit Hilfe der Pfeile an der rechten Seite der Maske

Durch Ändern der Positionsnummer

Eingabe der neuen Positionsnummer und Bestätigung mit der TAB-Taste

Verschieben mit der Maus

Markieren Sie eine Position und halten die linke Maus-Taste gedrückt. Der Mauszeiger erhält dann ein kleines Quadrat.

Dann ziehen Sie mit der gedrückten Maus-Taste die Position zu der neuen Stelle, an der diese eingefügt werden soll. Sobald Sie die Maus-Taste nicht mehr gedrückt halten, wird die verschobene Position eingefügt.

Ausschneiden/Suchen/Einfügen

Damit das Positionieren der einzelnen Objekte komfortabel und einfach erfolgen kann, haben Sie die Möglichkeit, Positionen auszuschneiden, die neue Position zu suchen und wieder einzufügen.

Sobald Sie eine Position ausgewählt haben und auf den Button „Ausschneiden" geklickt haben, wird diese grau dargestellt.

Über den Button „Position suchen" erhalten Sie folgende Maske:

Hierüber haben Sie vielfältige Möglichkeiten, nach der entsprechenden Position zu suchen.

Nachdem Sie die korrekte neue Position gefunden haben, klicken Sie auf den Button „Einfügen" und die ausgeschnittene Position wird an die neue Stelle eingefügt.

Im unteren Bereich der Maske gibt es noch das Infofeld, in das Sie pro Position weitere Informationen eintragen können. Diese können auf der Tour-Liste mit ausgegeben werden.

Über die Steuerungsbuttons können Sie zwischen den einzelnen Datensätzen wechseln. Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf einem Button stehen bleiben, wird Ihnen die Funktion angezeigt.

Ebenfalls in diesem Register können Sie der Leistung ein Mitarbeiterteam zuweisen.

In diesem Bereich können Sie entsprechende Vorgaben bzw. Limits festlegen.

Die Felder Limit Material und Limit Subunternehmer stehen zur freien Verfügung. Sie können hier einen Höchstwert für Material oder Subunternehmerrechnungen eintragen.

Rechts daneben kann über das Häkchen bei Vorgesehen für Kontrollvorgaben aktiviert bzw. deaktiviert werden, ob diese Position bei der Prüfung der Kontrollvorgaben im Dienstplan (Rechte Maustaste oder STRG + K) berücksichtigt werden soll.

Das Feld Limit Stunden kann mit einem Stundenwert belegt werden. Wird dieser Wert bei der Vergabe von Planwerten/Sollstunden (Kapitel 1.3.1.4) überschritten, erhalten Sie eine Warnmeldung. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass Sie in den Optionen die Überwachung dieses Feldes eingeschaltet haben. Dort können Sie zwischen keiner Beschränkung (dabei wird das Feld Limit Stunden nicht berücksichtigt), einer Warnmeldung oder einer Verhinderung der Sollstundeneingabe wählen.

Das Feld Vorgabe Stunden dient der späteren Kontrolle. Hier können Sie eintragen, wie viel Zeit diese Leistung in Anspruch nimmt. Sie können diesen Wert aber auch auf dem Arbeitsschein ausdrucken.

Über das Häkchen „Verteilung von Vorgabestunden in Einsätzen aus Arbeitsscheinen" können Sie erreichen, dass die hinterlegten Vorgabestunden bei manuellen Einsätzen, welche Sie in der Arbeitsscheinrückerfassung für den Dienstplan erzeugen, auf die von Ihnen eingetragenen Mitarbeiter verteilt werden.

Die Felder Stundenverrechnungssatz und Lohnkostenanteil werden zur Ermittlung des Wertes für eine besondere Ausgabe der Vorgabestunden auf dem Arbeitsschein benötigt. Diese Textmarke ermittelt sich die Vorgabestunden nach folgender Formel:

Gesamtpreis der Leistung * Lohnkostenanteil in % / 1,1 / Stundenlohn

Unter Prüfung Dienstplan kann für eine evtl. Arbeitsscheinrückmeldung eingestellt werden, ob eine Prüfung der zurückgemeldeten Stunden je Ausführungstermin, je Monat oder gar nicht erfolgen soll. Im Bereich Überschreitung können Sie steuern, ob bei einer evtl. Überschreitung keine Aktion erfolgen soll, eine Warnung erfolgen soll oder die Überschreitung verhindert werden soll.

In diesem Register können Sie Faktureinstellungen zur Leistung vornehmen.

Über Bearbeitung in Faktur zulässig legen Sie fest, ob die entsprechende Position in der Faktur bearbeitet werden kann.

Eine zusätzliche Filtermöglichkeit für die Faktur bietet Ihnen das Feld Leistung für Faktur auf Abruf.

Beachten Sie, dass durch diese Einstellung die Abrechnungsart automatisch auf monatlich umgestellt wird. Sie erhalten beim Speichern der Änderungen folgenden Hinweis hierzu.

Sie haben hier drei unterschiedliche Auswahlmöglichkeiten.

Wenn Sie für diese Leistung Reinigungsausfalltage erfassen wollen, müssen Sie an dieser Stelle definieren, wie diese Tage die Monatspauschale kürzen soll.

Hier haben Sie die Auswahl zwischen „Anteil" und „Divisor". Wenn Sie Anteil ausgewählt haben, errechnet das Programm den Betrag folgendermaßen: Betrag der Leistung / Anzahl Tage im Monat Dies würde bedeuten, dass im Monat April bei einem Leistungsbetrag von 100,- € ein Reinigungsausfalltag im Monat April den Rechnungsbetrag um 3,33 € kürzen wird.

Entscheiden Sie sich für den Divisor, können Sie selber festlegen, mit welchem Betrag ein Reinigungsausfalltag in der Rechnung berücksichtigt werden soll. Sobald Sie Divisor ausgewählt haben, erscheint neben diesem Feld ein weiteres Feld, in dem Sie diesen Divisor entsprechend festlegen.

Im obigen Screenshot ist ein Divisor von 20 eingetragen. Dies bedeutet, dass je Reinigungsausfalltag bei einem Leistungsbetrag von 100,- € genau 5,- € von diesen Betrag abgezogen wird.

Überschreiben des Faktors ist eine Option die folgendes bewirkt: wenn bezogen auf diese Leistungsposition ein Termin eingetragen und bei diesem Termin eine Uhrzeit von-bis hinterlegt wird, wird die Differenz zwischen der Uhrzeit von und bis als Faktor für die Faktur übernommen, unabhängig davon, was in der Preistabelle als Faktor hinterlegt ist.

Anz. Nachkommastellen bei proz. Preiserhöhung: Je Auftragsposition kann hinterlegt werden, auf wie viele Nachkommastellen bei prozentualen Preiserhöhungen über die Preisverwaltung der neue Preis gerundet werden soll. Die maximale Anzahl der Nachkommastellen ist programmseitig auf 5 festgelegt.

Für Haushaltsnahe Dienstleistungen nach §35a EStG können Sie pro Leistung einen Arbeitskostenanteil

festlegen.

Damit Sie den entsprechenden Arbeitskostenanteil festlegen können, müssen Sie in das Häkchen bei Arbeitskostenanteil auf Rechnung ausgeben aktivieren. Nun können Sie für diese Leistung den Arbeitskostenanteil in Prozent eintragen.

Auf der Rechnung wird später dieser Arbeitskostenanteil entsprechend ausgegeben. Im Zusammenhang mit dem §14b UStG kann eine Beispielrechnung für einen privaten Auftraggeber folgendermaßen aussehen:

Fahrtkosten-/Maschinenkostenanteile auf Rechnung ausgeben:

Hier kann pro Leistungsposition aktiviert werden, welche Kostenanteile und mit wie viel Prozent auf der Rechnung ausgegeben werden sollen.

Der Ausdruck würde z.B. folgendermaßen aussehen:

Über das Häkchen „ Kosten in Prozent" ohne Nachkommastellen auf Rechnung ausgeben wird der Prozentsatz auf der Rechnung immer auf eine ganze Zahl gerundet, selbst wenn rechnerisch Nachkommastellen ermittelt würden.

Im vorletzten Register in Einstellung/Abrechnung können Sie festlegen, ob diese Leistung mit Abschlägen fakturiert wird.

Hierzu müssen Sie lediglich das Kennzeichen bei diese Leistung mit Abschlägen abrechnen setzen. Bei Aktivierung dieses Häkchens wird die Abrechnungsart dieser Position automatisch auf „nach Ausführung" umgestellt (falls bislang anders).Wenn Sie in diesem Auftrag in den entsprechenden Objekten Leistungen haben, die Sie über Abschläge abrechnen, können Sie diese auf der Rechnung zusammenführen. Hierfür aktivieren Sie die Einstellung „Mit anderen Abschlägen (pro Objekt) zusammenführen".

In dem Feld Gesamtbetrag müssen Sie das komplette Auftragsvolumen eintragen. Das Datum der Schlussrechnung müssen Sie in dieser Ansicht ebenfalls eingeben. Sie können das Datum im Nachhinein nochmals ändern, falls sich dieses ändern sollte.

Im unteren Bereich können Sie nun die entsprechenden Abschläge anlegen. Klicken Sie hierzu auf den Button „Neu". Zunächst müssen Sie das Abschlagsdatum festlegen. Nun können Sie entweder durch Eingabe eines Betrages oder durch die Angabe des Abschlags in % festlegen, wie viel für diesen Abschlag in Rechnung gestellt werden soll. Damit Sie den Abschlag entsprechend berechnen können,

müssen Sie diesen noch über das gleichnamige Feld aktivieren. Falls Sie bereits eine Abschlagsrechnung geschrieben haben, können Sie sich diese in dieser Ansicht entsprechend anzeigen lassen. Leistungen, die mit Abschlägen berechnet werden, sind in der Leistungsübersicht gelb markiert. Diese Information finden Sie auch im unteren Bereich der Maske.

Damit Sie Abschläge fakturieren können, müssen Sie im Fakturfilter den entsprechenden Filter einstellen. Beachten Sie dabei, dass Sie nur Abschläge bis zum Ende des aktuellen Monats in Rechnung stellen können.

Auf einer Abschlagsrechnung wird lediglich der Text ausgedruckt, welchen Sie als Bediener SYS-Admin in den Optionen unter Grundeinstellungen > Texte festlegen können. Eine Abschlagsrechnung sieht im Beispiel folgendermaßen aus:

Auf den weiteren Abschlagsrechnungen werden Ihnen die bereits geschriebenen Abschläge nochmals aufgeführt.

Auf der Schlussrechnung werden die Abschläge nochmals entsprechend aufgeführt und der Restbetrag in Rechnung gestellt. Beispiel einer Schlussrechnung.

Wie bereits weiter oben kurz erwähnt wird die Berechnung der Leistungen über die Abrechnungsarten gesteuert. Nachfolgend werden alle möglichen Abrechnungsarten im Detail erklärt.

Die Abrechnungsart "monatlich" ist neben der Abrechnungsart "nach Ausführung" die gängigste Abrechnungsart. Hierüber können Sie beispielweise Leistungen berechnen, die monatlich mit einer Pauschale berechnet werden. Für diese Abrechnungsart sind keine Reinigungstermine erforderlich. Das heißt, dass Leistungen mit dieser Abrechnungsart jeden Monat in der Faktur erscheinen. Falls Sie diese Abrechnungsart über Arbeitsscheine abrechnen, müssen allerdings auch für diese entsprechende Reinigungstermine hinterlegt werden.

Nach Ausführung können Sie Leistungen abrechnen, die in einem bestimmten Intervall immer wiederkehren. Sie haben die Möglichkeit in dieser Abrechnungsart sowohl tägliche, wöchentliche als auch monatliche Termine einzutragen. Damit die Leistungen mit dieser Abrechnungsart in Rechnung gestellt werden können, müssen Sie grundsätzlich entsprechende Reinigungstermine vergeben.

Über diese Abrechnungsart können Sie Intervallrechnungen erstellen. Unter Intervallrechnung werden im Programm Rechnungen verstanden, die über mehrere Monate berechnet werden. Sobald Sie in einer Leistung diese Abrechnungsart ausgewählt haben und Sie versuchen dies zu speichern, erhalten Sie folgende Meldung:

Durch einen Klick auf OK öffnet sich die Maske Intervalle.

Hier legen Sie nun den Startmonat sowie das Startjahr (ab wann Sie die Leistung berechnen möchten) entsprechend fest. Des Weiteren müssen Sie hier ein Monatsintervall festlegen. Über das Monatsintervall legen Sie fest, für wie viele Monate diese Rechnung gilt. Nun müssen Sie noch festlegen, wann die Rechnung fakturiert werden soll. Hier können Sie zwischen vorher (Beginn des Intervalls) und nachher (Ende des Intervalls) auswählen.

Zum Schluss können Sie noch festlegen, wie der Preis für diese Leistung errechnet werden soll. Entweder Sie legen für den angegeben Zeitraum eine Pauschale fest oder Sie berechnen die Leistung anhand des Betrages der Leistung mal die Anzahl der Reinigungstermine. Wenn Sie den Betrag über die zweite Option berechnen, müssen Sie auch entsprechende Reinigungstermine festlegen!

Hierüber können Sie Leistungen berechnen, die nur einmalig durchgeführt und berechnet werden sollen (z.B. Sonderreinigungen). Damit die Leistung in Rechnung gestellt werden kann, müssen Sie einen Reinigungstermin eintragen. Sobald Sie in einer Leistung mit dieser Abrechnungsart einen weiteren Reinigungstermin eintragen, erhalten Sie folgende Meldung:

Diese Meldung ist nur als Hinweis zu sehen. Die weiteren Termine werden in der Faktur entsprechend berücksichtigt.

Diese Abrechnungsart ist im Grund das Gleiche wie die Abrechnungsart monatlich. Im Gegensatz zu der Abrechnungsart monatlich haben Sie die Möglichkeit, bei dieser Abrechnungsart eine monatliche Pauschale in Rechnung zu stellen, aber tägliche oder wöchentliche Reinigungstermine zu hinterlegen. Tägliche oder wöchentliche Reinigungstermine machen mit dieser Leistungsart nur dann Sinn, wenn auch Arbeitsscheine ausgedruckt werden. Sie können selber bestimmen, ob die Faktur unabhängig zu den Reingungsterminen und damit zu den Arbeitsscheinen durchgeführt werden soll oder ob bei der Faktur für Leistungen mit dieser Abrechnungsart geprüft werden soll, ob alle Arbeitsschiene zurückgemeldet sind. Sie können dies als Bediener SYS-Admin in den Optionen unter Fakturablauf > Faktur > Einstellung „Arbeitsscheine auf Rückmeldung prüfen" einstellen.

Von der Berechnungsgrundlage genau das gleiche wie die Abrechnungsart nach Ausführung. In der Faktur wird allerdings der Vormonat auf nicht fakturierte Leistungen geprüft und diese werden entsprechend mitberechnet.

Diese Abrechnungsart ist vom Handling her genau gleich wie die Abrechnungsart nach Ausführung. Der einzige Unterschied ist die Bezeichnung.

Wie es der Name schon sagt, werden Leistungen mit dieser Abrechnungsart nicht berechnet. Dies empfiehlt sich zum Beispiel bei Leistungen, die aufgrund einer Reklamation durchgeführt werden. Oder zum Beispiel bei einer Glasreinigung, für die ein Arbeitsschein gebraucht wird, welche allerdings in der Pauschale einer Unterhaltsreinigung bereits enthalten ist. Damit Sie für diese Abrechnungsart entsprechende Arbeitsscheine erstellen können, müssen Sie Reinigungstermine vergeben.

Die Abrechnungsart Schulreinigung ist, wie Sie dem Namen unschwer entnehmen können, für Leistungen (z.B. Unterhaltsreinigung), die in einer Schule durchgeführt werden. Beim eintragen der Termine werden die Schulferien, wie Sie in den Stammdaten gepflegt sind, entsprechend berücksichtigt. Außerdem macht der Einsatz dieser Abrechnungsart nur dann Sinn, wenn Sie die Rechnung in einem Intervall stellen möchten (siehe Kapitel 1.3.3.5.9.3 Anzahl Monate).

Wie bereits im Kapitel 1.2.3.1 Preise erläutert, können Sie die Preisübersicht entweder über den Menüpunkt in der Leistungsübersicht aufrufen oder Sie öffnen den Punkt über den Button „Preise bearbeiten" in Einstellung/Abrechnung.

Um einen neuen Preis anzulegen, klicken Sie auf den Button „Neu". Das Gültig von – Datum wird mit dem aktuellen Tagesdatum vorbelegt, kann aber überschrieben werden. Nun müssen Sie noch den Berechnungsfaktor (Faktor = Einheit) sowie den Einzelpreis angeben. Der Betrag wird vom Programm automatisch errechnet.

Sie können in diesem Bereich auch mit Preisformeln arbeiten. Diese müssen vorher in den Stammtabellen angelegt worden sein (siehe Fach 4 Stammdaten Kapitel 1.1.23).

Die Preisformel können Sie direkt in der Leistungsübersicht im Auftrag festlegen. Hierzu müssen Sie im Feld „Preis-Formel" die jeweilige Formel entsprechend auswählen. Es besteht hier ebenfalls die Möglichkeit festzulegen, ob die Formel auf der späteren Rechnung ausgedruckt werden soll.

Falls Sie die „normale" Berechnung eines Preises (Faktor * Preis) wünschen, können Sie dies über die Standardformel, welche Ihnen zur Auswahl steht, einstellen.

Sobald Sie eine Formel hinterlegt haben, müssen Sie nun in der Preisübersicht die einzelnen Berechnungswerte hinterlegen.

Falls Sie für eine Leistung, deren Preis mittels der Preisformel ermittelt wird, Arbeitsscheine drucken, können Sie in der späteren Bearbeitung des Arbeitsscheines jeden einzelnen Berechnungswert (ausgenommen von Reinigungsterminen) abändern.

Nachdem Sie die Formel eingetragen haben, sehen Sie diese, wenn Sie die jeweilige Leistung in der Übersicht markiert haben, im unteren Bereich der Ansicht.

Anders als beim Terminvortrag (Kapitel 1.3.3.8), bei dem die Reinigungstermine automatisch anhand von Reinigungszyklen ermittelt werden, können Sie über den Button Reinigungstermine die Ausführungstermine selber festlegen.

Sobald Sie den Button Reinigungstermine betätigen, zeigt zvoove (für Gebäudedienstleister) die in der

Abbildung dargestellte Maske. Im oberen Bereich werden das Objekt und die derzeit aktive Leistung angezeigt, für die Termine erfasst werden sollen. Sie können über die türkisen Pfeile zwischen den Objekten und Leistungen des Auftrags wechseln. Außerdem können Sie das Jahr der Ausführungstermine festlegen. Hier ist das aktuelle Jahr bereits vorgeschlagen.

Darunter finden Sie drei Registerkarten, mit denen Sie tägliche, wöchentliche oder monatliche Termine anlegen können. Dabei definiert zvoove (für Gebäudedienstleister) nur den täglichen Reinigungstermin als Zeitpunkt (z.B. Dienstag, den 19.03.2009). Die wöchentlichen und monatlichen Termine werden als Zeitraum (z.B. Kalenderwoche 12 oder Monat März) behandelt.

ACHTUNG: Die Vergabe der Termine bezieht sich immer nur auf das aktuell ausgewählte Jahr. Es erfolgt keine automatische Übernahme in darauffolgende Jahre.

Bei monatlich in Rechnung gestellten Pauschalen bzw. bei Quartalsrechnungen (Abrechnungsart monatlich, Monat/Tag und Anzahl Monate) können Sie in den Reinigungsterminen sogenannte Reinigungsausfalltage festlegen. Diese Ausfalltage werden vom Leistungsbetrag in der Faktur entsprechend abgezogen. Die Reinigungsausfalltage erreichen Sie in der Navigationsleiste über den Punkt Reinigungstermine. Dort befindet sich neben der Jahresangabe der Button „wechseln zu den Ausfalltagen". Sobald Sie diesen angeklickt haben, erhalten Sie folgende Ansicht:

Hier können Sie nun, genau wie in den täglichen Reinigungsterminen, entsprechende Ausfalltage durch einen einfachen Mausklick markieren.

Sie können außerdem festlegen, mit welchem Wert das Programm die Reinigungsausfalltage in der Faktur berücksichtigen soll. Diese Einstellung finden Sie in der Leistungsübersicht über den Punkt Einstellung/Abrechnung in der Navigationsleiste. Dort befindet sich die Einstellmöglichkeit wiederum im Unterpunkt Faktur.

Hier können Sie nun zwischen zwei Varianten entscheiden. Einmal haben Sie die Möglichkeit einen Divisor festzulegen oder den Betrag anteilig auf die Monatstage zu berechnen. Folgende Beispiele sollen dies verdeutlichen:

Berechnungsart Anteile:

Betrag der Leistung / Anzahl Tage im Monat

Dies würde bedeuten, dass im Monat April 2009 bei einem Leistungsbetrag von 100,- € ein Reinigungsausfalltag im Monat April den Rechnungsbetrag um 3,33 € kürzen wird.

Berechnungsart Divisor:

Entscheiden Sie sich für den Divisor, können Sie selber festlegen, mit welchem Betrag ein Reinigungsausfalltag in der Rechnung berücksichtigt werden soll. Sobald Sie Divisor ausgewählt haben, erscheint neben diesem Feld ein weiteres Feld, in dem Sie diesen Divisor entsprechend festlegen.

Im obigen Screenshot ist ein Divisor von 20 eingetragen. Dies bedeutet, dass je Reinigungsausfalltag bei einem Leistungsbetrag von 100,- € genau 5,- € von diesen Betrag abgezogen wird.

Neben den Terminen und der Berechnungsgrundlage, können Sie ebenfalls einen entsprechenden Rechnungstext für die Ausfalltage festlegen. Diesen finden Sie in der Navigationsleiste unter dem Punkt Leistungstext. In dieser Ansicht befindet sich auf der unteren rechten Seite der Button „wechseln zu Ausfalltagen". Nun können Sie den Text entsprechend hinterlegen.

Die Ausfalltage werden auf der Rechnung als separate Positionen hinter der Hauptposition ausgegeben.

Neben der Möglichkeit, die Reinigungstermine manuell zu vergeben, können Sie dies auch automatisch vom System machen lassen. Damit die Reinigungstermine automatisch vorgetragen werden können, müssen Sie zunächst entsprechende Einstellungen vornehmen. Diese Einstellungen finden Sie in der Leistungsübersicht im linken Menü über den Punkt Terminvortrag > Aktuelle Leistung. Es öffnet sich folgende Ansicht.

Im ersten Register legen Sie zunächst den nächsten Reinigungstermin für diese Leistung fest.

Außerdem müssen Sie hier bereits das Reinigungsintervall eintragen. Genau wie in den

Reinigungsterminen können Sie im Intervall zwischen einem täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Intervall entscheiden. Zu den Reinigungsintervallen erfahren Sie im Kapitel 1.3.3.8.1.1 mehr. Des Weitern können Sie (kein Muss) für die Reinigungstermine eine Terminart definieren sowie ob es sich um einen verbindlichen oder nicht verbindlichen Termin handelt.

Im nächsten Register Optionen können Sie einige Einstellungen vornehmen, die beim Terminvortrag für diese Leistung berücksichtigt werden sollen. So können Sie zum einen festlegen, wie ein Reinigungstermin behandelt werden soll wenn dieser auf einen Feiertag fällt. Außerdem legen Sie hier fest für welche Monate der Terminvortrag für diese Leistung durchgeführt werden soll. Im unteren Teil der Maske können Sie die Berücksichtigung der Schulferien beim Vortrag festlegen. Hier können Sie zwischen den Optionen „Nicht notwendig" (ohne Berücksichtigung), „Keine Termin innerhalb der Schulferien" und „Nur Termine innerhalb der Schulferien" auswählen. Die Schulferien werden über das entsprechende Bundesland des Objektes ermittelt. Diese können Sie in den Stammdaten als Bediener SYS-Admin entsprechend einrichten.

Den Terminvortrag finden Sie entweder in der Leistungsübersicht über den Punkt Terminvortrag > Zeitraum oder über den Menüpunkt Angebot/Auftrag > Terminvortrag. Sie erhalten folgende Ansicht:

Im oberen Bereich der Maske können Sie den Datumsbereich festlegen, für den Sie die Reinigungstermine vortragen möchten und können diverse Filter setzen. Beachten Sie, dass nur Leistungen angezeigt werden, deren nächster Reinigungstermin innerhalb dieses Zeitraumes liegt. In der mittleren Ansicht sehen Sie, welche Leistungen bei diesem Vortrag berücksichtigt werden. Sie können einzelne Positionen mittels der Leertaste demarkieren. Diese werden dann beim Vortrag nicht berücksichtigt. Sie haben auch die Möglichkeit alle Leistungen über die entsprechenden Buttons am unteren Bildschirmrand zu demarkieren oder markieren. Sie können ebenfalls aus dieser Maske heraus die Reinigungstermine der markierten (blau hinterlegten) Leistung aufrufen. Über den Punkt Termine vortragen werden die Reinigungstermine gem. Ihren Einstellungen vorgetragen.

Im Leistungstext können Sie Texte eingeben, die Sie später auf dem Arbeitsschein und/oder der Rechnung ausgeben können.

Wie Sie unschwer erkennen können, haben Sie die Möglichkeit für den Arbeitsscheinausdruck einen anderen Leistungstext zu hinterlegen als den Text für die Rechnung. Sie können die Texte entsprechend formatieren. Auf die einzelnen Formatierungsmöglichkeiten soll hier nicht eingegangen werden, da Sie diese bereits aus Ihrer Textverarbeitung kennen.

Sie können für den Leistungstext entsprechende Textbausteine in den Stammdaten (siehe Fach 4 – Stammdaten) einpflegen. Diese Textbausteine können Sie über den Button Auswahl Text in den Leistungstext übernehmen. Hierzu müssen Sie lediglich den Textbaustein aus nachfolgender Liste auswählen.

Durch einen Doppelklick oder durch einen Klick auf „OK" übernehmen Sie den Textbaustein in den Leistungstext.

Wenn Sie den Arbeitsscheintext entsprechend eingegeben haben und der Rechnungstext soll mit dem Arbeitsscheintext identisch sein, können Sie den Arbeitsscheintext über den Button Text Arbeitsschein als Rechnungstext, wie es der Name schon sagt, in den Rechnungstext übernehmen.

Wenn Sie einen Auftrag haben, in denen Sie in einem Objekt bereits sehr viele (auch inaktive) Leistungen hinterlegt haben ist die Leistungsübersicht evtl. sehr unübersichtlich. Wenn Sie zum Beispiel Informationen einer bestimmten Leistung suchen, können Sie die Anzeige der Leistungen über den Button Filter in der Navigationsleiste eingrenzen.

Wie Sie dem Screenshot entnehmen können, haben Sie sehr viele Möglichkeiten nach einer bestimmten Leistung zu suchen.

Wenn Sie in den Einstellungen der Leistung den Haken bei Subunternehmer beauftragt gesetzt haben (siehe Kapitel 1.3.3.5 Einstellung/Abrechnung) erhalten Sie in der Navigationsleiste einen weiteren Unterpunkt „Subunternehmer". Sobald Sie dort draufklicken erhalten Sie nachfolgende Ansicht:

Im unteren Bereich der Übersicht wird Ihnen nun die Einstellung zum Subunternehmer angezeigt. Hier müssen Sie zunächst einen Subunternehmer hinterlegen. Dies können Sie im Feld Lieferant-Nr. Sie können einen Lieferanten aus dem Lieferantenstamm entweder per Doppelklick mit der Maus in das Feld oder durch Klick auf den Speedbutton aus der Liste auswählen. Haben Sie das gemacht, müssen Sie nun die Kosten des Subunternehmers hinterlegen. Zunächst geben Sie das Gültig von Datum ein.

Beachten Sie, dass das gültig von Datum das gleiche Datum sein muss, das Sie in der Preistabelle zu der Leistung hinterlegt haben. Jetzt tragen Sie den Faktor und den Sub-Preis ein. Anhand dieser beiden Angaben errechnen sich die beiden Felder Differenz und Diff. % automatisch. Wir empfehlen Ihnen, dass Sie als Faktor den reellen Anteil des Subunternehmers des von Ihnen in Rechnung gestellten Betrages angeben. Als Sub-Preis müssen Sie dann lediglich den Rechnungsbetrag hinterlegen. Da Sie von Ihrem Subunternehmer entsprechende Rechnungen erhalten und Sie diese im Rechnungseingangsbuch (siehe Fach 8 – Faktur) erfassen können, haben Sie die Möglichkeit diese Rechnung dem Subunternehmer direkt im Auftrag zuzuordnen. Es empfiehlt sich allerdings diese Zuordnung zum Auftrag direkt im Rechnungseingangsbuch zu machen. Sie können die entsprechenden Rechnungen einem Subunternehmer im Auftrag zuordnen, indem Sie auf den Button Subunternehmer-Rechnungen klicken. Sie erhalten folgende Übersicht.

Sie haben hier eine Auflistung der Rechnungen, die Sie von Ihrem Subunternehmer zu dieser Leistung erhalten haben. Sie haben ebenfalls die Möglichkeit an dieser Stelle eine neue Rechnungszuordnung vorzunehmen. Klicken Sie hierzu auf den Button Neu. Nun können Sie per Doppelklick in das Feld Rech.-Nr. aus der Liste der Eingangsrechnungen aussuchen. Falls in der Rechnung mehrere Positionen in Rechnung gestellt wurden, also der Rechnungsbetrag nicht gleich dem Betrag für diese Leistung ist, können Sie im Feld Netto den entsprechenden Wert abändern.

In diesem Bereich können Sie zu der entsprechenden Leistung mögliche Springer hinterlegen, die im Falle eines Falles einen Einsatz für einen Mitarbeiter kurzzeitig übernehmen können.

Um einen neuen, möglichen Springer zu hinterlegen, klicken Sie auf den Button Neu. Nun können Sie aus Ihrer Personalliste einen Mitarbeiter auswählen. Im Feld Info können Sie eine interne Info zu diesem Mitarbeiter etc. hinterlegen. Wenn Sie über die Springerverwaltung einen Springer einplanen möchten, können Sie auf diese hinterlegten Mitarbeiter zurückgreifen. Diese werden Ihnen in einem separaten Register in der Springerverwaltung als mögliche Springer angeboten.

Wenn Sie in den Grunddaten des Auftrages unter den Sonstigen Einstellungen (siehe Kapitel 1.3.1.4 Sonstige Einstellungen) den Rechnungsdruck auf „je Gruppe" eingestellt haben, wird Ihnen in der Leistungsübersicht ein weiterer Button namens „Rechnungsanschrift" angezeigt. Hinter diesem Punkt verbirgt sich folgende Ansicht.

Hier können Sie für jede Rechnungs-Gruppe, die Sie innerhalb des Auftrages festgelegt haben, die Rechnungsanschrift entsprechend hinterlegen. Beachten Sie dabei, dass nicht gleichzeitig die Rechnungsanschrift im Kundenstamm geändert wird. Das gleiche gilt auch, wenn Sie die Rechnungsanschrift im Kundenstamm geändert haben. Sobald Sie in einer Leistung bzw. Gruppe die Rechnungsanschrift geändert haben, werden diese bei Änderungen der entsprechenden Anschrift im Kundenstamm nicht automatisch mit geändert!

Bisher war es so, dass Sie zukünftige Mitarbeiter (Bewerber mit Eintrittsdatum in der Zukunft) nur über die Eingabe der Personalnummer in einem Auftrag verplanen konnten. Dem zukünftigen Mitarbeiter, der bspw. zu Beginn des Folgemonats seine Tätigkeit aufnimmt sollen aber bereits frühzeitig Aufträge zugewiesen werden und nicht erst dann, wenn er offiziell in zvoove (für Gebäudedienstleister) als Mitarbeiter auftaucht.

Diese Möglichkeit wurde nun geschaffen, indem bei der Planung der Mitarbeiter im Auftrag eine zusätzliche Registerkarte für „Zukünftige Mitarbeiter" hinzugefügt wurde.

Klicken Sie dazu in einem geöffneten Auftrag auf den Punkt Planung/Mitarbeiter. Durch einen Klick auf den Button

im Bereich Personal-Nr. öffnet sich ein neues Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters. Hier finden Sie die neue Registerkarte "Zukünftige Mitarbeiter".

Unter diesem Navigationspunkt ordnen Sie den Leistungen/Objekten einzelne Mitarbeiter zu. Dies dient als Grundlage zu späteren Soll- und Ist-Stundenerfassung.

Sie können Ihre Mitarbeiter auf drei verschiedene Ebenen zuordnen. Diese Ebenen finden Sie im oberen Bereich der Maske.

Die oberste Ebene ist der Objektbezug. Darunter folgt der Leistungsartbezug. Die unterste Ebene stellt der Leistungsbezug dar. Die folgende Grafik soll dies einmal verdeutlichen:

Objekt: Verwaltungsgebäude

Leistungsart: Unterhaltsreinigung

Leistungsart: Glasreinigung

Leistung: Fenster innen + außen

Leistung: Eingangsbereich

Der eingedrückte Button zeigt die derzeitige Bezugsart. In unserem Beispiel werden alle Mitarbeiter angezeigt die in Bezug zur Leistung eingesetzt wurden.

Ein Objektbezug entsteht beispielsweise, wenn Sie einen Mitarbeiter einem Objekt (siehe Kapitel 1.3.2 Objekte) zuweisen. Auch dafür (nicht nur für Leistungsbezug) können Sie später in der Ist-Erfassung Stunden erfassen.

Mit den grünen Pfeil-Tasten können Sie zwischen den verschiedenen Objekten blättern. Dadurch ändert sich die Anzeige der eingetragenen Mitarbeiter. Sie sehen also nur die Mitarbeiter, die Sie bei diesem Objekt hinterlegt haben.

Wenn Sie bei Nur aktive und zukünftige Einsätze anzeigen das Häkchen setzen, werden Ihnen nur die

Mitarbeiter angezeigt, die noch aktiv sind bzw. deren Einsatz in der Zukunft liegt.

Über den Button Historie Dienstplan öffnet sich nachfolgende Ansicht, in der Sie eine Auflistung der

bereits erstellten Dienstpläne einsehen können.

Hier werden Ihnen alle entsprechenden Mitarbeiter angezeigt. Durch Klick auf den Pfeil können Sie die unteren Ebenen bis zur Angabe der Stunden für die einzelnen Tage öffnen.

Der Punkt Prüfung Revierbelegung ist nur dann relevant, wenn Sie die kalk. Werte auf Revierebene planen. Hierüber können Sie prüfen, ob alle Reviere, die Sie in den kalk. Werten hinterlegt haben, belegt wurden. Ist dies nicht der Fall erhalten Sie folgende Meldung.

Um einen neuen Einsatz hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button Neu. Nun können Sie entweder die Personal-Nr. direkt eintragen oder Sie wählen einen Mitarbeiter aus der Liste aus. Die Liste erreichen Sie per Doppelklick in das Feld Personal-Nr. Damit Sie diesen Einsatz nun speichern können, müssen Sie ein Datum von angeben. Wenn Sie dies nicht machen und Sie versuchen den Satz zu speichern, erhalten Sie folgende Meldung.

Neben der bereits weiter oben im Kapitel beschriebenen Darstellung von Planung/Mitarbeiter haben Sie die Möglichkeit eine objektbezogene Ansicht dieser Übersicht einzustellen.

Diese Einstellung können Sie als Bediener SYS-Admin in den Optionen unter Lohnvorbereitung >Auftrag über Ansicht Personalzuordnung Objektbezogen aktivieren. Diese Darstellung von Planung/Mitarbeiter sieht folgendermaßen aus.

Im Grund unterscheidet sich diese Ansicht zur Ansicht auf Ebenen lediglich, dass Sie alle Einsätze eines Objektes, egal auf welcher Ebene die Mitarbeiter zugeordnet sind, auf einen Blick sehen. Wenn Sie einen neuen Einsatz hinzufügen, müssen Sie zunächst bestimmen, auf welcher Ebene Sie diesen Mitarbeiter einsetzen möchten. Sobald Sie auf den Button „Neu" geklickt haben, erscheint folgende Auswahl:

Hier können Sie durch Setzen des Punktes die entsprechende Ebene auswählen. Im Feld Leistungsart können Sie nur aus den Leistungsarten auswählen, welche Sie in diesem Auftrag dem Objekt zugeordnet haben. Im Feld Leistung können Sie aus allen aktiven Leistungen des Auftrages in dem entsprechenden Objekt auswählen. Durch einen Klick auf Übernehmen wird ein neuer Satz erzeugt, in dem Sie nun die Personal-Nr. sowie das Datum von eintragen müssen.

In der mittleren Ansicht der Maske befindet sich die Kontrollvorgabenprüfung. An dieser Stelle werden die vorgegebenen bzw. kalkulierten Stunden mit den tatsächlich eingeplanten Stunden verglichen. Es gibt zwei unterschiedliche Arten der Kontrollvorgabenprüfung, die im Folgenden näher erläutert werden.

Die Prüfung der Stunden nach Kontrollvorgaben aus dem Objekt ist dann aktiv, wenn Sie die Objektkontrollvorgaben entsprechend aktiviert haben. Es werden die hinterlegten Stunden in der Kontrollvorgaben mit den Planwerten der Mitarbeiter verglichen. Außerdem wird die Anzahl der geplanten Mitarbeiter sowie die Anzahl der tatsächlich eingesetzten Mitarbeiter miteinander verglichen.

Wenn die Vorgaben überschritten werden, erhalten Sie nachfolgende Meldung.

Neben der Prüfung durch die Kontrollvorgaben haben Sie die Möglichkeit diese Prüfung anhand der hinterlegten Stunden in der Vorkalkulation durchzuführen. Voraussetzung hierfür ist, dass Sie in den Optionen im Bereich Stammdaten > Angebot/Auftrag die kalkulatorischen Werte aktiviert haben.

Falls die geplanten Stunden die kalkulierten Stunden überschreiten, erhalten Sie folgende Meldung.

Betätigen Sie den Button „Planwerte", dann öffnet zvoove (für Gebäudedienstleister) die folgende Maske:

Im oberen Teil werden das Objekt, die Leistungsart und der Mitarbeitername angezeigt.

Als nächstes können Sie festlegen, wie zvoove (für Gebäudedienstleister) die Feiertagsbehandlung durchführen soll. In unserem Beispiel würde das Programm die Sollstunden auch an Feiertagen eintragen.

Darunter können Sie entscheiden, ob Sie die Planwerte Wochen- oder Monatsbasierend vergeben wollen oder ob Sie mit einer festen Monatsvorgabe arbeiten wollen. Standardmäßig wird immer die wochenbasierende Anzeige dargestellt.

Über die Felder Startdatum und Endedatum können Sie den Zeitraum für die Soll-Erfassung eingrenzen. Über das Feld Rhythmus in Wochen bestimmen Sie die Wiederholung dieses Zyklus. Pro Woche können Sie die Sollstundenzahl für jeden Wochentag in die weiß hinterlegten Felder eintragen.

Alternativ zur Stundenzahl können Sie über den Button Uhrzeit auch die Arbeitszeiten eintragen.

Die Erfassung der Arbeitszeiten ist besonders bei uhrzeitabhängigen Lohnarten wichtig für die automatische Ermittlung (z.B. Nachtzulage ab 20:00 Uhr).

Nachdem Sie die von- und bis-Uhrzeit eingetragen haben, müssen Sie noch festlegen, ob diese Zeitangabe eine Arbeitszeit oder Pause ist.

Sie können allerdings auch in der Spalte „Pausen in Minuten" die Pausen in Minuten eintragen, dann werden diese Minuten von den Stunden direkt abgezogen.

Ob sich die hinterlegen Uhr- bzw. Arbeitszeiten mit anderen Einsätzen des Mitarbeiters aus anderen Aufträgen überschneiden, können Sie mit dem Button Auf Überschneidungen prüfen feststellen.

Die (u.U. umständlich) nach Uhrzeit erfassten Arbeitsstunden lassen sich ausgehend von einem Wochentag auf andere Wochentage kopieren. Dazu dient der Button Duplizieren.

In den optionalen Einstellungen haben Sie die Möglichkeit festzulegen, ab wie viel Stunden täglicher Arbeitszeit das Programm Sie auf die Hinterlegung von Pausen hinweisen soll. Diese Einstellung können Sie als Bediener SYS-Admin in den Optionen unter Lohnvorbereitung > Auftrag über den Punkt „Info Pausenplanung ab Arbeitsstunden" einstellen. Wenn Sie Planwerte eingetragen haben und lt. Optionalen Einstellungen müssten für diese Planwerte entsprechende Pausen eingeplant werden, erhalten Sie nachstehende Hinweismeldung.

Ein Beispiel für eine Monatsbasierende Vorgabe könnte evtl. so aussehen:

Hier wird festgelegt, dass der Mitarbeiter diese Leistung jeden Monat immer montags in der 2. Woche des Monates 2 Stunden lang durchführen soll.

Beispiel für Monatsvorgabe:

Bei dieser Variante wird festgelegt, dass der Mitarbeiter jeden Monat eine feste Monatsvorgabe von 40 Stunden hat, unabhängig davon, wie viele Arbeitstage der Monat hat. Die Vorgabe ändert sich also nicht monatlich, sie ist fix. Durch setzen der Häkchen an den Wochentagen erreichen Sie, dass die absolute Sollvorgabe jeden Monat auf diese Tage aufgeteilt wird.

Die Sollstundeneingabe beenden Sie mit dem Button Schließen.

Wenn Sie sowohl Wochenbasierende als auch monatsbasierende Planwerte eingetragen haben, müssen Sie noch festlegen, woher im Dienstplan später die Stunden ermittelt werden sollen. Dies machen Sie über den Button „Einstellung Sollstundenermittlung". Sobald Sie auf diesen geklickt haben, erhalten Sie folgende Ansicht:

Sie haben an dieser Stelle die Möglichkeit nur Wochenbasierende, Monatsbasierende oder beide gemischt in die Sollstundenermittlung einzubeziehen. Falls Sie Monatsvorgaben hinterlegt haben, wählen Sie die entsprechende Option aus.

Über diesen Navigationspunkt können Sie den jeweiligen Dienstplan des Mitarbeiters aufrufen. Mehr dazu erfahren Sie im Fach 9 – Dienstplan.

Hier können Sie eingrenzen, welche Daten die Personaldisposition anzeigen soll.

Welche Funktionen die Personaldisposition sonst noch bietet, lesen Sie bitte im Fach 6 (Personalwesen) nach.

Über den Button Springer haben Sie die Möglichkeit, direkt aus dem Auftrag die Springerverwaltung aufzurufen. Sinn und Zweck an dieser Stelle ist der, dass Sie direkt im Einsatz einen Springer eintragen können, wenn Sie wissen, dass ein bestimmter Mitarbeiter an einem bestimmten Datum oder Zeitraum durch einen anderen in diesem Einsatz ersetzt werden muss.

Mehr zur Springerverwaltung lesen Sie bitte im Fach 6 Personalwesen nach.

Über diesen Navigationspunkt können Sie jeder Leistung diverse Artikel und/oder Geräte zuordnen und diese u.U. in Rechnung stellen.

Über die Button „Geräte/Zubehör" oder „Artikel" werden die Geräte bzw. Artikel dem oben angegebenen Objekt / der oben angegebenen Leistung zugeordnet.

Durch Betätigen des Buttons „Geräte/Zubehör" gelangen Sie in die entsprechende Erfassungsmaske.

Im oberen Bereich werden das Objekt und die aktuelle Leistung angezeigt. Durch Betätigen des Buttons am unteren Bildschirmrand oder durch einen Doppelklick in das Feld Geräte-Nr bekommen Sie die Auswahl über alle Geräte, die Sie im Gerätestamm angelegt haben. Sobald Sie aus dieser Übersicht ein Gerät auswählen, wird dieses mit Gerätenummer, Kurzbezeichnung und Bezeichnung in die Erfassungsmaske übernommen.

Über die Felder Datum von und Datum bis legen Sie den Überlassungszeitraum fest. Dabei ist das Feld Datum von bereits mit dem aktuellen Tagesdatum vorbelegt (kann aber geändert werden). Für den hier angegebenen Zeitraum ist das Gerät dem Auftrag/Objekt zugeordnet. Über die Geräteverfolgung können Sie später feststellen, wo sich Ihre Geräte gerade befinden bzw. für welchen Einsatz sie benötigt werden.

Falls Sie ein Gerät einplanen, welches in dem Zeitraum bereits in einem anderen Auftrag einer Leistung zugeordnet wurde, erhalten Sie nachfolgende Hinweismeldung.

Sie können das Gerät entsprechend eintragen und die vorherige Zuordnung über „Ja" beenden.

Per Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag bzw. über den Button Stammdaten Geräte haben Sie die Möglichkeit direkt in die Gerätestammdaten zu gelangen.

Im unteren Bereich der Erfassungsmaske befinden sich zwei kleinere Button (Geräte, Zubehör). Sobald Sie auf Zubehör klicken, ändert sich die Erfassungsmaske und Sie können zu dem zuvor ausgewählten Gerät Zubehör erfassen.

Im Feld Angefordert können Sie hinterlegen, ob das Zubehör vom Kunden/Interessenten angefordert wurde oder nicht.

Um eine weitere Position hinzuzufügen, betätigen Sie entweder auf der Tastatur die Richtungstaste nach unten oder bewegen den Cursor mit der TAB-Taste über das Zeilenende hinaus. zvoove (für Gebäudedienstleister) legt dann eine neue Zeile an, in der Sie ein weiteres Gerät zuordnen können.