Wenn Sie sich im Auftrag für die Durchführung der Leistung mit Arbeitsscheinen entschieden haben, können Sie diese in der Arbeitsscheinverwaltung drucken, korrigieren und zur Faktur freigeben.

Die Arbeitsscheinverwaltung können Sie auf zwei verschiedene Arten aufrufen:

Zum einen über den Menüpunkt „Erfassung > Arbeitsschein" oder zum anderen direkt aus dem Auftrag über den Button „Sonstiges > Arbeitsscheinverwaltung".

HINWEIS: Wenn Sie als Systemverwalter in den Optionen eine abweichende Beschriftung für Arbeitsscheine eingetragen haben erscheint im Menü eben diese anstelle des Wortes „Arbeitsschein". Nachdem Sie sich für eine der beiden Möglichkeiten entschieden haben, öffnet zvoove (für Gebäudedienstleister) die nachfolgend dargestellte Maske.

Zunächst werden Ihnen keine Daten angezeigt. Damit Ihnen Daten angezeigt werden, müssen Sie einen entsprechenden Filter eingeben. In diesem Filter müssen Sie zumindest das Datum von und bis eintragen!

Folgende Filterungsmöglichkeiten haben Sie:

Wenn Sie einen entsprechenden Filter eingetragen haben, können Sie die Daten mit einem Klick auf Aufbereiten vom Programm ermitteln lassen.

Sie gelangen direkt in Arbeitsscheine drucken, wenn Sie die Arbeitsscheinverwaltung aufrufen. In diesem Bereich können Sie die Arbeitsscheine entsprechend ausdrucken.

Nachdem Sie die Daten gemäß der Filterung aufbereitet haben, werden Ihnen die Arbeitsscheine in chronologischer Reihenfolge angezeigt. Für jede Leistung / jeden Reinigungstermin finden Sie eine eigene Position (Standard-Einstellung „Anzeige: Alle Termine").

Sie können die Anzeige auch auf „Leistungsbezogen" ändern, dann werden die Termine pro Leistungsposition zusammengefasst.

Anhand der Spalte „AT" kann man erkennen, wieviel Termine innerhalb des gefilterten Zeitraumes bezogen auf diese Leistung vorhanden sind. Durch Doppelklick auf das Pluszeichen in der Spalte „+/-„ kann man sich alle Termine anzeigen lassen.

In den ersten vier angezeigten Spalten sehen Sie den Reinigungstermin, ob für diesen Termin ein Einzeldruck vorgenommen werden soll (oder alle Termine dieses Auftrages auf einen Ausdruck) und die Terminart.

Bevor Sie die Arbeitsscheine ausdrucken, können Sie sich diese in der Druckvorschau anzeigen lassen. Wenn Sie nur einzelne Arbeitsscheine in der Vorschau einsehen möchten, müssen Sie diese entsprechend markieren. Sie können Positionen in der gesamten Arbeitsscheinverwaltung markieren, in dem Sie die Leertaste betätigen. Wenn Sie nun auf den Button Vorschau klicken, erhalten Sie folgende Abfrage:

Hier müssen Sie nun auswählen, ob Sie für alle Arbeitsscheine oder nur für die markierten Arbeitsscheine die Vorschau aufrufen möchten. Durch einen Mausklick auf Übernehmen, wird Ihnen die Arbeitsschein-Vorschau aufgerufen. Sie erhalten nachfolgende Ansicht.

In dieser Vorschau stehen Ihnen am oberen und unteren Bildschirmrand zwei Buttonzeilen zur Verfügung:

1 2 3 4 5 6 7 8

1 dreht das Bild um 180-Grad

2 dreht das Bild um 90-Grad nach links

3 dreht das Bild um 90-Grad nach rechts

4 stellt die ursprüngliche Seitenbreite wieder her

5 verzerrt die Ansicht auf die Breite des Bildschirms

6 gibt den in der Seitenansicht dargestellten Arbeitsschein-Vorlauf auf dem Drucker aus

7 blättert vor/zurück, wenn mehrere Seiten dargestellt werden

8 zeigt die aktuelle Seitenzahl und die Gesamtseitenzahl an

Am unteren Bildrand stehen folgende Funktionsbutton zur Verfügung:

9 10 11 12 13 14

9 springt zurück auf die erste Seite

10 zeigt die vorherige Seite an (springt eine Seite zurück)

11 zeigt die nächste Seite an (springt eine Seite vor)

12 springt vor auf die letzte Seite

13 gibt den aktuell angezeigten Arbeitsschein-Vorlauf auf dem Drucker aus

14 beendet die Druckvorschau und kehrt zur Arbeitsscheinverwaltung zurück

Nachdem Sie sich die Vorschau angesehen haben, können Sie die Arbeitsscheine über den entsprechenden Button ausdrucken. Sobald Sie die Arbeitsscheine drucken, erscheinen diese im nächsten Register Gedruckte. Sie müssen die Arbeitsscheine nicht zwingend ausdrucken. Sie haben ebenfalls die Möglichkeit über den Button Als gedruckt mark. den Arbeitsschein als gedruckt zu markieren.

Des Weiteren können Sie eine entsprechende Arbeitsscheinliste drucken. Je nachdem, was Sie in den Optionen eingestellt haben, erhalten Sie durch Klick auf den entsprechenden Button ein Auswahlmenü. Diese Einstellung finden Sie als Bediener SYS-Admin in den Optionen unter Faktur > Arbeitsschein > Auswahl von verschiedenen Druckformularen (Standard/Subunternehmer/Vorgabestunden). Wenn Sie diese Option nicht aktiviert haben, wird Ihnen grundsätzlich die Standardliste ausgedruckt. Die anderen beiden Listen unterscheiden sich nur darin, dass auf diesen der Subunternehmerbetrag bzw. die Vorgabestunden mit ausgedruckt werden.

Sie können ebenfalls entsprechende Positionen aus der Arbeitsscheinverwaltung rauslöschen. Hierzu klicke Sie auf den Button Termin löschen. Falls Sie mehrere Termine markiert haben, erhalten Sie nachstehende Meldung:

Hier können Sie nun festlegen, ob nur der positionierte (blau markiert) oder alle markierten Arbeitsscheine gelöscht werden sollen (grün markiert).

Falls Sie mehrere Termine für eine Leistung haben und Sie diese als Einzelschein drucken möchten,

können Sie diese über den Button Termin als Einzeldruck entsprechend markieren.

Sie können die Liste auch an MS-Excel bzw. OpenOffice.Org übergeben.

Im unteren Bereich der Ansicht haben Sie noch eine weitere Buttonzeile. In dieser Buttonzeile haben Sie die Möglichkeit den Filter auszublenden, den Drucker einrichten sowie Ausschlüsse durchzuführen Wenn Sie auf den Button Ausschlüsse klicken, können Sie wählen, ob Sie Leistungsarten oder Abrechnungsarten ausschliessen wollen. Nachfolgend die Maske für den Ausschluss von Leistungsarten:

Mittels der Leertaste können Sie nun Leistungsarten markieren. Diese können Sie nun mittels Klick auf den Button Ausschluss aktivieren in der Arbeitsscheinverwaltung ausblenden.

Hier die Maske für den Ausschluss von Abrechnungsarten:

In allen Bereichen in der Arbeitsscheinverwaltung finden Sie den Button Sonstiges. Dieser unterscheidet sich in den verschiedenen Bereichen nur geringfügig.

Die gedruckten Arbeitsscheine finden Sie im Navigationsmenü über den gleichnamigen Eintrag. Neben den Filterungsmöglichkeiten, wie Sie diese bereits in Arbeitsscheine drucken kennengelernt haben, haben Sie hier die Möglichkeit, zusätzlich nach einer Arbeitsscheinnummer zu suchen oder sich alle gedruckten Arbeitsscheine anzeigen zu lassen.

In den gedruckten Arbeitsscheinen können Sie diese nochmals nachdrucken. Ebenfalls haben Sie hier die Möglichkeit, einen oder auch mehrere Arbeitsscheine zu löschen.

Damit die Arbeitsscheine in eingegangene Arbeitsscheine wandern, müssen Sie diese entsprechend zurückmelden. Dies können Sie, indem Sie die Arbeitsscheine mit der Leertaste markieren. Sobald Sie die Ansicht aktualisieren, gelten die Arbeitsscheine als eingegangen. Sie können evtl. nicht sofort alle Arbeitsscheine zurückmelden. Unter Umständen erhalten Sie nachfolgende Meldung:

Diese Meldung sagt aus, dass Sie zunächst den Akkordlohn verteilen müssen, damit Sie den Arbeitsschein zurückmelden können. Die Akkordlohnverteilung können Sie entweder über den entsprechenden Button am unteren Bildschirm öffnen oder Sie gehen über Arbeitsschein bearbeiten. Sie haben die Möglichkeit bei der Akkordlohnverteilung zwischen zwei Varianten auszuwählen. Hierzu im Kapitel 1.4.2.4 mehr.

Über den Punkt Arbeitsschein bearbeiten können Sie sämtliche Daten zu diesem Arbeitsschein im Nachhinein überarbeiten.

In der oberen Ansicht sehen Sie die Leistungsdaten zu diesem Arbeitsschein. Wie bereits erwähnt können Sie nun die Angaben, wie zum Beispiel den Berechnungsfaktor, entsprechend ändern. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit den Rechnungstext nochmals zu ändern. Über den Button „Texte auf Leistung übertragen" (unten Links) können Sie Änderungen am Arbeitsschein- und/oder Rechnungstext in den zugrundeliegenden Auftrag zurückübertragen. Wenn Sie eine weitere Position zu diesem Arbeitsschein hinzufügen möchten, können Sie dies mit einem Klick auf die EINFG-Taste machen. Diese neu angelegte Position gilt nur für diesen Arbeitsschein. Es wird keine Leistung im Auftrag angelegt!

Falls dies ein Arbeitsschein für eine Leistung ist, die von einem Subunternehmer durchgeführt wird, können Sie die Kosten für den Subunternehmer in dem Arbeitsschein festlegen.

Sie können über den gleichnamigen Button den Preis aus der Leistung übernehmen und dann den Sub-Faktor ggf. abändern um die Kosten zu erfassen.

Sie haben die Möglichkeit im zvoove (für Gebäudedienstleister) auf den Arbeitsscheinen Barcodes auszudrucken. Damit auf einem Arbeitsschein Barcodes ausgegeben werden können, müssen Sie zunächst in den Stammdaten den Barcode entsprechend einrichten. Die Stammdaten erreichen Sie über den Menüpunkt Datei > Stammdaten > Weitere > Barcodes. Näheres hierzu erfahren Sie im Fach 4 – Stammdaten. Haben Sie einen Barcode angelegt, müssen Sie diesen nun in den Optionen als Bediener SYS-Admin entsprechend zuordnen. Die Einstellung finden Sie im Bereich Grundeinstellungen > Drucken

> Arbeitsschein.

Hinweis: Da jeder Barcodescanner die Barcodes anders verarbeitet muss die individuelle Anpassung des Barcodes vom Anwender selbst durchgeführt werden.

Wenn Sie den Bereich „ Arbeitsscheine scannen" in der Arbeitsscheinverwaltung aufrufen, erhalten Sie folgende Ansicht.

Hier haben Sie jetzt die Möglichkeit auszuwählen, ob Sie die Arbeitsscheine zur Bearbeitung oder zur Freigabe scannen möchten. Nun können Sie mit Ihrem Barcodescanner die codierte Arbeitsscheinnummer einscannen. Je nachdem, was Sie ausgewählt haben, öffnet sich die Maske zur Bearbeitung eines Arbeitsscheines oder der Arbeitsschein wird als eingegangen markiert und kann fakturiert werden. Im unteren Bereich der Maske haben Sie eine Übersicht, wie viele Arbeitsscheine Sie zur Bearbeitung und zur Freigabe eingescannt haben. Des Weiteren sehen Sie, welchen Arbeitsschein Sie zuletzt gescannt haben.

Unter diesem Punkt können Sie den vom Kunden unterschriebenen Arbeitsschein bei der Rückerfassung einscannen:

Diese Funktion kennen Sie bereits schon aus anderen Programmbereichen wie z.B. dem Kundenstamm oder dem Personalstamm:

Hier können nun Arbeitsscheine eingescannt werden. Dazu betätigen Sie den Button „Scannen". Daraufhin werden die Scan-Software und die Schrifterkennung gestartet und das Dokument wird gescannt und anschließend am Bildschirm angezeigt.

Mit den Pfeiltasten können Sie zwischen den einzelnen Seiten wechseln.

Wenn der Button „Originale Breite" gedrückt ist, wird das Dokument in Originalgröße angezeigt. Über den Button „Breite anpassen" wird das Dokument auf Seitenbreite angepasst.

Über diese Button lässt sich das Bild in eine beliebige Richtung drehen.

Über den Button „Drucken" kann das eingescannte Dokument jederzeit wieder ausgedruckt werden. Wenn am Arbeitsplatz kein Scanner mit der dazugehörigen Software installiert ist, besteht trotzdem die Möglichkeit, ein gescanntes Dokument zu verknüpfen. Dazu steht der Button „Bild hinzufügen" zur Verfügung. Voraussetzung hierfür ist, dass das Dokument vorher an einem anderen Arbeitsplatz eingescannt und als TIF-Datei (typisches Format für gescannte Unterlagen) gespeichert wurde.

Über diesen Punkt können Sie eine Rechnungserstellung auf Arbeitsscheinbasis ohne vorher erstellten Arbeitsschein durchführen. Dies ist z.B. dann der Fall, wenn Sie im Vorfeld keine Reinigungstermine für die Leistung festlegen können und auch keine Arbeitsscheine gedruckt werden sollen (Beispiel: Ihr Kunde hält eigene Arbeitsscheine für Sie vor!). Hinter dem entsprechenden Button verbirgt sich nachfolgende Ansicht:

Hier können Sie nun eine Auftrags- sowie Objekt-Nr. auswählen. Sobald Sie ein Ausführungsdatum eingetragen haben, werden Ihnen – sofern in dem entsprechenden Auftrag Leistungen vorhanden sind, die über Arbeitsschein auf Abruf berechnet werden – die Leistungen in der unteren Liste angezeigt.

Nun haben Sie die Möglichkeit mittels der Leertaste die Position zu markieren. Alternativ können Sie auch alle Leistungen markieren. Sobald Sie auf den Button Erstellen klicken wird ein Arbeitsschein erzeugt. Sie erhalten in einem Infofenster, welche Arbeitsscheinnummer generiert wurde.

Dieser Arbeitsschein steht Ihnen nun in den gedruckten Arbeitsscheinen zur Verfügung und kann dort ggf. bearbeitet werden oder Sie geben den Arbeitsschein zur Faktur frei. Arbeitsscheine, die Sie über diese Funktion erstellt haben, werden in der Arbeitsscheinverwaltung gelb markiert, so dass Sie solche Arbeitsscheine auf dem ersten Blick wiederfinden.

Falls ein Mitarbeiter einen Arbeitsschein zurückbringt, weil er die Leistung nicht ausführen konnte und der Termin ersatzlos gestrichen wurde, kann man den Termin aus Gründen der späteren Nachvollziehbarkeit auf den Status Nicht ausgeführt setzen.

Wenn Sie auf den gleichnamigen Button klicken, geht ein Fenster auf, in dem Sie einen Vermerk eingeben müssen, aus welchem Grund der Termin nicht durchgeführt wurde:

Wenn Sie dann auf Fortsetzen klicken, verschwindet der Termin/Arbeitsschein aus den gedruckten Scheinen und wird in den Bereich Nicht durchgeführte Arbeitsscheine (Punkt 1.4.5) geschoben.

Wie weiter oben im Kapitel bereits erwähnt, können Sie die Akkordlohnverteilung über zwei unterschiedliche Wege erreichen. Entweder Sie klicken auf den Button Akkordlohn in der unteren Buttonzeile oder Sie gehen den Weg über Arbeitsschein bearbeiten.

In der Akkordlohnverteilung können Sie dem Mitarbeiter einen festen Betrag (bzw. Prozentsatz) vom Akkordlohn, welchen Sie in der Leistung festgelegt haben, auszahlen. Wenn Sie die Akkordlohnverteilung öffnen, erhalten Sie folgende Ansicht.

Sie können hier nun die Mitarbeiter auswählen, für die Sie den Akkordlohn verteilen möchten. Dies können Sie, in dem Sie die Personal-Nr. entsprechend eintragen, Sie das Personal gem. Auftrag übernehmen oder Personal aus einem Team übernehmen.

Sobald Sie alle Mitarbeiter eingetragen haben, kann der Akkordlohn verteilt werden. Das können Sie durch Eingabe des Betrages, des %-Anteils manuell durchführen oder Sie nutzen die Möglichkeit den Akkordlohn automatisch zu verteilen. Sofern Sie den Akkordlohn automatisch verteilen, öffnet sich unter Umständen folgendes Fenster.

Dies ist immer dann der Fall, wenn der Akkordlohn nicht komplett verteilt werden kann. Wie Sie im obigen Beispiel erkennen, bleibt ein Restbetrag von 0,02 Euro über. Hier müssen Sie festlegen, wie das Programm weiterverfahren soll. Sie können entweder jedem Mitarbeiter einen zusätzlichen Restbetrag geben oder an der Verteilung keine Änderung vornehmen. Beachten Sie bei der zweiten Option, dass die Verteilung aufgrund des Restbetrages von 0,02 Euro nicht komplett abgeschlossen ist und Sie den Arbeitsschein nicht zur Faktur freigeben können. Wie bereits erwähnt wird die Verteilung des Restbetrages von Programm vorgeschlagen. Sie können dies aber noch im dem Feld zzgl. Restbetrag manuell abändern, so dass der Akkordlohn komplett verteilt wird.

Um die Bearbeitung komplett abzuschließen müssen Sie den Status abändern (von gelb auf grün). Dies machen Sie entweder durch klicken auf Status ändern für jeden einzelnen Datensatz oder Sie schließen die Maske über Ok. Dabei erhalten Sie, wenn der Status noch nicht geändert wurde, folgende Meldung.

Hier können Sie durch Klick auf „Ja" den Status für alle Sätze ändern und somit ist die Akkordlohnverteilung abgeschlossen.

Sobald Sie Arbeitsscheine als eingegangen markiert haben (siehe Kapitel 1.4.2 Gedruckte Arbeitsscheine), finden Sie diese in den eingegangenen Arbeitsscheinen wieder.

Wie in den anderen beiden Bereichen, haben Sie hier ebenfalls wieder eine Buttonzeile. Über Nicht eingegangen können Sie Arbeitsscheine wieder als nicht eingegangen markieren, falls Sie diese im Nachhinein bearbeiten möchten. Ebenfalls können Sie hier die Arbeitsscheine komplett aus der Datenbank löschen. Außerdem besteht die Möglichkeit eine Arbeitsscheinliste zu drucken.

Sie können die Faktur für einen bestimmten Arbeitsschein über den Punkt Sonstiges > Faktur aufrufen und die Rechnung entsprechend erstellen.

Unter Erledigte Arbeitsscheine findet man als ersten Punkt die Fakturierten Arbeitsscheine wieder.

Im unteren Bereich haben Sie hier die Möglichkeit, die entsprechenden archivierten Rechnungen und gedruckten Arbeitsscheine aufzurufen und ggf. nachzudrucken.

Wie unter Punkt 1.4.2.3 erklärt, hat man die Möglichkeit, Arbeitsscheine auf den Status „Nicht durchgeführt" zu setzen. Diese Scheine findet man im gleichnamigen Archiv wieder:

Wenn man im unteren Bereich nach rechts scrollt, kann man pro Termin auch den Vermerk sehen, warum dieser Termin nicht durchgeführt wurde. Gff. könnte man hier Termine auch wieder reaktivieren.

Alle Arbeitsscheine, für die keine Berechnung durchgeführt werden soll, finden Sie unter diesem Punkt wieder:

Maßgeblich ist hier die Abrechnungsart „ohne", die bei der entsprechenden Leistung im Auftrag hinterlegt sein muss.

Die Blanko-Arbeitsscheine erreichen Sie entweder über den Menüpunkt Erfassung > Arbeitsschein > Blanko-Arbeitsschein oder in der Arbeitsscheinverwaltung über den Button Sonstiges > Blankoarbeitsscheine. Für die Erzeugung von Blanko-Arbeitsscheinen benötigt man keinen vorher angelegten Auftrag mit einem vordefinierten Reinigungstermin. Sie erhalten beim Aufruf folgende Ansicht:

Falls Sie bereits Blanko-Arbeitsscheine gedruckt haben, können Sie die Selektion entsprechend vorfiltern. Durch Klick auf Aufbereiten werden Ihnen alle entsprechenden Blanko-Arbeitsscheine gem. Selektion angezeigt. Auch wenn Sie nur Blanko-Arbeitsscheine erzeugen möchten, müssen Sie zunächst die Daten aufbereiten. Nun können Sie im unteren Bereich der Maske auf Erzeugen klicken. Sie erhalten folgende Abfrage:

Hier legen Sie fest, wie viele Blanko-Arbeitsscheine Sie ausdrucken möchten. Außerdem können Sie an dieser Stelle eine entsprechende Info festlegen. Diese Info wird Ihnen in der Blanko-Arbeitsscheinverwaltung angezeigt. Nach einem Klick auf Erzeugen kommt eine weitere Abfrage, ob die Scheine auch direkt ausgedruckt werden sollen.

Bei Beantwortung der Frage mit „Ja" wird der Druck direkt ausgelöst, bei „Nein" werden die Scheine erst einmal nur im System erzeugt. Sie können aber jederzeit nachgedruckt werden.

Nachdem Sie die Abfrage beantwortet haben, erscheint folgende Info-Meldung.

Die gedruckten Arbeitsscheine finden Sie nun in der Blanko-Arbeitsscheinverwaltung wieder. Wenn Sie von Ihren Mitarbeitern einen Blanko-Arbeitsschein ausgefüllt wieder bekommen, können Sie diese zurückmelden. Hierzu klicken Sie auf den Button Zurückmelden.

Zunächst müssen Sie hier den Reinigungstermin eintragen. Dieser wird mit dem Druckdatum des Blanko-Arbeitsscheins vorbelegt. Des Weiteren müssen Sie eine Kunden-Nr, Auftrags-Nr., Objekt-Nr, die Lfd. Leistungs-Nr. sowie den Preis hinterlegen. Achten Sie bei der Auswahl der Leistung darauf, dass Sie nur Leistungen auswählen können, die im Auftrag mit der Abrechnung über Arbeitsscheine aktiviert ist. Ansonsten erhalten Sie nachstehende Meldung:

Sobald Sie alle Daten eingegeben haben, können Sie die Änderungen speichern und den Arbeitsschein zur Faktur freigeben. Diesen Arbeitsschein finden Sie in der Arbeitsscheinverwaltung im Punkt Gedruckte.

Man kann auch im ersten Schritt Blanko-Scheine im System erzeugen und über den Button Textangaben eintragen freie Texte auf den Ausdruck bringen.

Sie können in dieser Maske freie Einträge vornehmen und danach den Schein drucken.