0. Vorbereitung
Um Arbeitsscheine von Zvoove an Fortytools zu übertragen, muss zunächst eine Freigabe für die Schnittstelle SmartPart in Zvoove erteilt werden:
Für den Kunden: Kundenstammdaten à Einstellungen à Smartpart à Daten übertragen an Smartpart
Für das Objekt: Objektstammdaten à Objektliste à Haken setzen bei SmartPart
Für die Leistung: Auftrag -> Leistungen -> Einstellungen/Abrechnung -> Arbeitsschein -> Freigabe SmartPart (Alternativ: Auftrag -> Leistungen -> Haken in Liste bei der jeweiligen Leistung setzen). Wenn diese Freigabe erteilt wird, aber bisher keine Freigabe bei Kunde und/oder Objekt erfolgt ist, erfolgt eine automatische Abfrage durch Zvoove
0.1. Übernahme bestehende Arbeitsscheine
Zur Übertragung bereits gedruckter Arbeitsscheine an Fortytools den Schein in der Arbeitsscheinverwaltung aufrufen und einen Doppelklick in der Spalte „SmartPart“ machen, es erscheint ein Haken als Bestätigung.
Im Anschluss muss noch die Leistung selbst im Auftrag für SmartPart freigegeben werden, damit die Leistung zukünftig automatisch in Fortytools landet. Dazu in der Arbeitsscheinverwaltung über „Sonstiges -> Auftrag aufrufen“ den Auftrag öffnen und dann wie unter Schritt 0 beschrieben die Leistung für SmartPart freigeben.
0.2. Aufbereitung von Vorträgen in Zvoove
Zur Vorplanung der Terminvorträge wie folgt vorgehen:
Arbeitsscheinverwaltung öffnen, Datumfilter setzen, Tourenfilter setzen
Aufbereiten
Prüfen, ob die Leistungen bereits für SmartPart freigegeben sind, wenn nicht Auftrag öffnen und Leistung freigeben. Tauchen Fahrzeugkosten in den Arbeitsscheinen auf, diese im Auftrag auf Arbeitsschein nein setzen
Arbeitsscheinverwaltung erneut aufbereiten
Wenn jetzt alle SmartPart-Freigaben gesetzt sind und keine Fahrzeugkosten mehr auftauchen AS erstellen (nicht drucken)
0.3. Einzeltermine ohne Vortrag (Bestandskunden)
Wenn Bestandskunden anrufen, wird bei Erstellung des Arbeitsscheins im Auftrag der Haken für Smartpart bei allen Leistungen vom Arbeitsschein gesetzt, insofern noch keiner gesetzt ist
0.4. Neuaufträge
In Neuaufträgen werden Haken für Smartpart direkt bei Angebotserstellung für alle Leistungen eingetragen, die in Marburg vom Team GGA ausgeführt werden (ausgenommen Kehrdienste, Außenanlagen, Schmutzfangmatten)
1. Arbeitsschein über Zvoove erstellen
Wichtig: Positionen, die zusammen auf einem Arbeitsschein landen sollen (= bspw. alle Positionen einer Glasreinigung), müssen in der Arbeitsscheinverwaltung zunächst mit Leertaste markiert werden, bevor auf "erstellen" gedrückt wird
1.1. Vorträge
Arbeitsscheine mit Terminvorträgen werden nach Freigabe für SmartPart über die Arbeitsscheinverwaltung erstellt (Button „Erstellen“ statt „Arbeitsscheine drucken“)
1.2. Aufträge / Einzeltermine
Arbeitsscheine werden über den Auftrag terminiert und erstellt (nicht gedruckt). Beauftragungen mit nur einer Position können weiterhin im Auftrag direkt per Rechtsklick im Kalender erstellt werden, Arbeitsscheine mit mehreren Positionen über die Arbeitsscheinverwaltung
Der Arbeitsschein landet jetzt automatisch in Fortytools. Der Abruf der Schnittstelle erfolgt automatisch alle ca. 5-15 Minuten, wenn es schneller gehen muss kann in Fortytools über | Disposition -> Arbeitsschein -> ↺-Symbol | ein manueller Abruf ausgelöst werden
2. Planung in Fortytools
2.1. Planung über Disposition à Arbeitsscheine
a) Einzelbearbeitung
Position über Klick auf Arbeitsscheinnummer öffnen à Stiftsymbol zum Bearbeiten à Datum & Uhrzeit festlegen, Mitarbeiter auswählen à Änderungen speichern über „Planung aktualisieren“
b) Mehrfachbearbeitung
Haken vor den Leistungen setzen à Mitarbeiter wählen à Mitarbeiter zuweisen
Haken vor Leistungen setzen à Dropdown neben Mitarbeiter zuweisen à Ausführungsdatum festlegen
Hinweis: Über Mehrfachbearbeitung ist nur die Zuweisung zu einem einzelnen Mitarbeiter möglich
Achtung:
Keine Leistungen zu Arbeitsscheinen in Fortytools hinzufügen! Zum Hinzufügen weiterer Leistungen oder Ändern des Leistungstextes muss der Arbeitsschein in Zvoove bearbeitet werden.
Achtung:
Termine können nach Übertragung an Fortytools nur über Fortytools geändert werden, Änderungen in Zvoove werden nicht übernommen. Termine für Digitale Arbeitsscheine werden daher ausschließlich über Fortytools umgeplant.
2.2. Planung über Disposition à Planung
Nicht zugewiesene Arbeitsscheine werden oben in separater Tabelle „Zu planende Einsätze angezeigt“
Zum Planen auf den Eintrag klicken -> Bearbeitung über „Einzeltermin Bearbeiten“ oder 🖉-Symbol -> Datum & Uhrzeit festlegen, Mitarbeiter auswählen -> Änderungen speichern über „Planung aktualisieren“
Bei Arbeitsscheinen mit mehreren Leistungen müssen alle Leistungen einzeln eingeplant werden, daher empfiehlt sich folgendes Vorgehen, um den Überblick zu behalten:
Auf Eintrag klicken -> Im neuen Fenster auf Arbeitsscheinnr. klicken -> Leistung mit 🖉 bearbeiten -> wiederholen, bis alle Leistungen eingeplant sind -> schließen über x (oben rechts)
Bedeutung der Farben im Planungskalender
Tag ist beim Mitarbeiter farblich hinterlegt -> für den MA ist eine Fehlzeit eingetragen
Termin ist blau: alles i. O.
Termin ist rot: Terminüberschneidung
2.3. Änderungen bestehender Termine
2.3.1. Hinzufügen von Leistungen zum bestehenden Schein
Arbeitsschein in Zvoove über Arbeitsscheinverwaltung öffnen, auf „Auswahl“ drücken -> Leistung auswählen und mit OK bestätigen -> In Fortytools Arbeitsscheine neu synchronisieren, nun erscheint die neue Position unter der gleichen Arbeitsscheinnummer und kann eingeplant werden
2.3.2. Folge-/Nachreinigungen planen
Arbeitsschein mit Originalleistung in Zvoove über Arbeitsscheinverwaltung öffnen -> Neue Pos. mit Pfeiltaste nach unten oder Mausrad runter erstellen -> Leistungsnr 224 (Folgearbeiten ohne zus. Berechn.) oder 225 (Folgearbeiten mit zus. Berechn.) eintragen -> zu erledigende Arbeiten im Arbeitsscheintext eintragen -> In Fortytools Arbeitsscheine neu synchronisieren, nun erscheint die neue Position unter der gleichen Arbeitsscheinnummer und kann eingeplant werden
3. Ausführung und Rückmeldung durch den Mitarbeiter
3.1. Auftrag & Zeiterfassung beginnen
Zum Aufruf des Auftrags/Arbeitsscheins auf die jeweilige Position drücken, es öffnet sich die Übersicht mit den Informationen: Arbeitsscheinnummer, Datum, Zeit, Arbeitsauftrag
Aufzeichnung der Zeit starten mit Druck auf den Button „Start“
3.2. Während der Bearbeitung
Zusätzliche Notizen und Auftragsdokumentationen können über den 🖉 -Button hinzugefügt werden:
Notizen für interne Hinweise, die nicht für den Kunden bestimmt sind
Auftragsdokumentation für Hinweise, die der Kunde am Ende mit unterschreibt (zusätzlichen Arbeiten, mit dem Kunden gesprochene Absprachen)
Bestätigung über Druck auf „Fertig“ oben rechts
Pausen können mit einem Druck auf das ☕-Symbol erfasst werden
3.3. Auftrag & Zeiterfassung beenden
3.3.1. Alle Leistungen abschließen
Um einen Arbeitsschein abschließen zu können, müssen alle Aufgaben erledigt sein. Wie viele Positionen der Schein hat, lässt sich jederzeit in den Auftragsdetails mit Druck auf die Arbeitsscheinnummer prüfen.
a) Nur eine Leistung auf dem Arbeitsschein
· Weiter mit Schritt 3.3.2
b) Mehrere Leistungen auf dem Arbeitsschein
· Einsatz mit Druck auf das ▢-Symbol beenden
· „Was möchten Sie als nächstes erfassen“ -> Kundeneinsatz à nächste Position vom Arbeitsschein anwählen
· Weiter mit Schritt 3.3.2
3.3.2. Auftrag abschließen
a) Während die Zeiterfassung für die letzte Position vom Arbeitsschein läuft
Auftragsdetails -> Arbeitsscheinnummer -> Unterschriftsymbol -> Unter Name den Namen der Person, die unterschreibt, eintragen -> Auf das Unterschriftfeld drücken, Kunde unterschreibt den Arbeitsschein -> Übernehmen -> Speichern -> Einsatz mit Druck auf das ▢-Symbol beenden
b) Wenn die Zeiterfassung für den Arbeitsschein bereits abgeschlossen wurde
Übersicht -> Eine Leistung vom nicht unterschriebenen Arbeitsschein öffnen (am roten Unterschriftsymbol erkennbar) -> Auf Arbeitsscheinnummer -> Unterschriftsymbol -> Unter Name den Namen der Person, die unterschreibt, eintragen -> Auf das Unterschriftfeld drücken, Kunde unterschreibt den Arbeitsschein - Übernehmen -> Speichern
Wenn der Kunde selbst zum Unterschreiben nicht vor Ort ist, unterschreibt der ausführende Mitarbeiter mit seinem Namen
4. Freigabe in Fortytools
4.1. Freigabe über Disposition à Erfasste Zeiten
Leistungen anhaken -> Ausgewählte Zeiten freigeben oder einzelne Zeiten mit Klick auf Haken bestätigen
4.2. Freigabe über Disposition -> Zeiterfassung
Tag/Zeitraum/Mitarbeiter auswählen à Zeiterfassung bestätigen (rechts)
Erledigte Arbeitsscheine und freigegebene Zeiten werden jetzt in Zvoove importiert, die weitere Bearbeitung erfolgt in Zvoove
5. Zeiten rückerfassen über Zvoove
Aufruf über Web -> Import SmartPart
1 Zeile = 1 Einsatz (erfasste Zeit)
Zvoove weist die Einsätze bei Arbeitsscheinen automatisch der richtigen Leistung im Auftrag zu, bei Fahrt- und Rüstzeiten muss dies manuell erfolgen. Ohne Zuweisung ist keine Übernahme möglich.
5.1. Prüfschritt 1: Einsatz zuweisen
Einzelne Zeile anklicken, oder mehrere mit Leertaste markieren
Button „Bearbeiten“ (unten), Fenster öffnet sich
oben: Auflistung der Einsätze
unten: Details zum oben ausgewählten Einsatz. Unter „Kommentar“ stehen die internen Notizen, die der MA in der App erfasst hat (bspw. Hinweise, warum ein Auftrag länger gedauert hat)Reiter Mehrfachänderungen à Auftrag, Leistungsart, Leistung auswählen (Bei Buchungsart „Arbeitszeit“ funktioniert dies automatisch über den Knopf „Einsatz vorbelegen“)à Einsatz zuordnen.
Die Buchung erhält in der Übersicht nun den Status „Geprüft, ok“
5.2. Prüfschritt 2: Abweisen oder Freigeben von Zeiten
5.2.1. Abweisen von Zeiten
a) Im Detailfenster (Buchung bearbeiten) über „Buchungen abweisen“
b) In der Übersicht unter Verarbeiten à markierte Buchung abweisen
5.2.2. Freigabe von Zeiten
In der Übersicht unter „Verarbeiten“ à zum Dienstplan übertragen
6. Freigabe von Arbeitsscheinen
Arbeitsscheine, bei denen alle Positionen erledigt und eine Unterschrift erfasst wurde, landen automatisch im Fenster Import SmartPart unter „Arbeitsscheine“
Oberer Fensterteil: Filteroptionen, Auflistung der rückgemeldeten Arbeitsscheine
Unterer Fensterteil: Leistungen zum oben ausgewählten Arbeitsschein
6.1. Prüfung der Unterlagen
1) Felder „Info“ und „Info Intern“ prüfen, ob zusätzliche Leistungen mit abgerechnet werden müssen. Ggf. über „Bearbeiten“ Leistungen hinzufügen und Texte anpassen
Fahrzeugkosten müssen in diesem Schritt eingefügt werden, sie werden nicht mehr automatisch auf dem Arbeitsschein erfasst
2) Stundenzahlen für Leistungen nach Stunden sind nach Freigabe der IST-Stunden im unteren Fensterteil in der Spalte „Stunden“ angezeigt und können für Leistungen nach Stunden übernommen werden (Aufrunden auf Viertelstunde)
3) Nach Bearbeitung des Arbeitsscheins über „Arbeitsschein-Rückmeldung importieren“ freigeben. Der Arbeitsschein ist jetzt automatisch als eingegangen markiert und kann direkt abgerechnet werden.
7. FAQ
7.1. Der Auftrag wurde nicht ausgeführt, wie geht es weiter?
Bei Terminverschiebung: Einsatz nur in Fortytools umplanen
Wenn der Termin nicht mehr ausgeführt werden soll: Einsatz in der Planung öffnen (Fortytools) und auf „Absagen“ drücken (oben rechts). Außerdem wird der Schein in Zvoove auf nicht ausgeführt gesetzt.
7.2. Kann ich Mitarbeiter zu einem laufenden Auftrag hinzufügen?
Ja, dazu einfach der Planung in Fortytools den Einsatz öffnen und die entsprechenden Mitarbeiter hinzufügen. Der Mitarbeiter kann den Einsatz dann direkt in der App sehen.
7.3. Wie plane ich Aufträge, bei denen mehrere Mitarbeiter zu unterschiedlichen Zeiten anfangen?
Aktuell ist es leider nicht möglich, bei einem Einsatz unterschiedliche Zeiten pro Mitarbeiter anzugeben. Der Einsatz wird über die Gesamtlänge geplant, dann in der Einsatzinfo die jeweiligen Zeiten der Mitarbeiter eintragen.
Beispiel: Termin von 7:00-14:00, 5 MA sollen eingeplant werden:
MA 1+2 ganztags da, MA 3+4 von 9-14 Uhr, MA 5 von 7-12 Uhr
Termin von 7-14 Uhr eintragen
Alle Mitarbeiter hinzufügen
Einsatztext ergänzen: „MA 3+4 ab 9 Uhr
MA 5 7-12 Uhr“