Auftragserteilung UHR, Glas-Grund-Außenreinigung
Kunde lehnt Angebot ab
Kein Auftrag. Angebot wird in Zvoove als „erledigt“ gesetzt und wird in der Angebotsliste mit einem „nein“ versehen.
Kunde nimmt Angebot an und erteilt den Auftrag.
Die Auftragserteilung muss schriftlich, wenn möglich auf dem Auftragserteilungsformular, erfolgen. Kästchen AGB und Widerrufsbelehrung (bei Privatkunden) müssen angekreuzt sein. Ausnahmen bei großen Kunden, die bspw. eigene Auftragsformulare haben oder bei Verträgen und Ausschreibungen.
Kunde/Interessent in Zvoove aufrufen
Wenn der Auftraggeber noch den Status Interessent hat, muss er zunächst zu einem aktiven Kunden umgewandelt werden: in der Maske der Stammdaten noch das Debitorenkonto vergeben werden wie folgt: Klick auf den Auswahlbutton-> Abfrage der Kontengruppe mit OK bestätigen -> Tab drücken -> mit OK bestätigen. Bei bestehenden Kunden entfällt dieser Punkt.
Angebot öffnen und unten auf „Angebot => Auftrag“ klicken. „Angebot dabei erledigen“ anhaken und mit OK bestätigen.
Angebot öffnen und unten auf „Angebot => Auftrag“ klicken. „Angebot dabei erledigen“ anhaken und mit OK bestätigen.
Gibt es bereits einen Bestandsauftrag zu dem Angebot (bspw. wenn das Angebot eine UHR-Erweiterung enthält) wird kein neuer Auftrag angelegt. Die Leistungen werden über Sonstiges -> Kopieren im Angebot kopiert und im Bestandsauftrag über Sonstiges -> Einfügen eingefügt und das „gültig ab“-Datum (Einstellung/Abrechnung) auf den Auftragsbeginn gesetzt.Hinweise des Kunden, bei der Auftragserteilung können direkt im Leistungstext hinterlegt werden, so gehen sie nicht verloren.
Beauftragungsunterlagen des Kunden im Auftragskontakt hinterlegen:
Bei Beauftragung per E-Mail die Mail aus Outlook importieren und dem Kontakt zuordnen. Bei der Frage, ob Anhänge im Kontakt als Dateien hinterlegt werden sollen Ja drücken.
Bei Auftrag in nicht digitaler Form das Auftragsschreiben einscannen und im Kontakt hinterlegen.
In der Angebotsliste wird ein „ja“ vermerkt und der Betrag des Auftrages in der jeweiligen Spalte rechts eingetragen.
Die weitere Bearbeitung unterscheidet sich je nach Art der Auszuführenden Leistungen
Auftrag Unterhaltsreinigung
Auftrag öffnen und alle beauftragten Positionen auf den heutigen Tag terminieren, Option Arbeitsschein der betroffenen Leistungen auf ja setzen und den Arbeitsschein ausdrucken
Hierdurch wird die Beauftragung festgehalten, der Arbeitsschein dient als Rückkontrolle zur Bearbeitung, bis alle notwendigen Vorgänge zum Auftragsbeginn abgeschlossen sind
Die folgenden Unterlagen befinden sich als Verknüpfung im Ordner:
=> firma auf server\Angebote\Aufträge Vorlagen neu mit Unterlagen
Die folgenden Formulare werden ausgedruckt:1202 Objekt neu Checkliste Einrichtung
1203 Objekt neu Materialbestückung
1204 Objekt Schlüsselübergabe
Die Reinigungsplan-Vorlage wird mit den Daten des Leistungsverzeichnisses aus dem Angebot gefüllt und als Datei im Auftragskontakt hinterlegt.
Bei größeren Objekten wird ein Revierplan erstellt.
Alle Unterlagen kommen zusammen mit dem Arbeitsschein in eine blaue Mappe. Das Angebot kommt wieder in eine rote Mappe. Beides kommt in die rote Unterschriftenmappe „FiF – Neue Aufträge“ zusammen mit der „Gefährdungsbeurteilung Unterhaltsreinigung“ und wird Hr. Fischbach hingelegt.
Wenn die Unterlagen zurückkommen, geht die blaue Mappe mit der Gefährdungsbeurteilung an die Bereichsleitung UHR. Der Durchschlag des Arbeitsscheins geht an die Rechnungsstellung. Das Angebot geht mit einer Kopie des Reinigungsplans in die Ablage zur Anlage der Akte.
Auftrag Glasreinigung / Grundreinigung / Bauendreinigung / Sonstige
Auftrag und parallel Fortytools öffnen und die beauftragten Positionen gemeinsam mit dem Kunden über Fortytools terminieren
Arbeitsschein ggf. noch auf ja setzen und Haken für SmartPart setzen, den Arbeitsschein über die Arbeitsscheinverwaltung erstellen
Beachten:
· Startzeit ist Beginn der Arbeiten, wie mit dem Kunden besprochen
· Endzeit richtet sich nach der Anzahl der Mitarbeiter: Bei 1 Mitarbeiter die Gesamtdauer der Vorgabezeit, bei 2 Mitarbeitern die Hälfte, usw.
Bsp: 6 Stunden Vorgabezeit, 2 Mitarbeiter, Beginn 10 Uhr, Ende 13 Uhr (6 Stunden geteilt durch 2 Personen)
· Wurde der Auftrag in Papierform erteilt, werden die Beauftragungsunterlagen abgelegt:
a) Bei Kunden mit Akte in der Akte
b) Bei Kunden in der Akte im Ordner „Schriftverkehr Kd. ohne Akte“
Auftrag sonstige regelmäßige Leistungen (bspw. Kehrdienst, Winterdienst, Rasenpflege)
Für alle beauftragten Leistungen werden wie bei der Unterhaltsreinigung Arbeitsscheine auf den Tag der Beauftragung gedruckt. Die weitere Bearbeitung erfolgt gleich wie Aufträge der Unterhaltsreinigung, es werden jedoch keine Einrichtungs- und Bestückungslisten benötigt.