Wenn der Kunde zu einer regelmäßigen Leistungen Änderungen wünscht, oder eine schon zuvor beauftragte Leistung nach Abruf leicht geändert ausgeführt haben möchte, wird ausgehend von der Art der Leistung und Änderung folgender Prozess angestoßen:

Sollen Leistungen, die wir in einem festen Umfang regelmäßig durchführen, wie bspw. Unterhaltsreinigung oder Kehrdienst, erweitert werden, wird dies als neue Angebotsanfrage aufgenommen. Dabei wird der Angebotsanfrage der bisherige Leistungsumfang als Anlage hinzugefügt, damit dies bei der Angebotskalkulation berücksichtig werden kann.

Der Kunde erhält dann ein Angebot über die Erweiterung der Leistung von uns. Wird das Angebot dann beauftragt, wird dies nicht als separater Auftrag erfasst, sondern die Leistung dem Bestandsauftrag hinzugefügt. Mehr dazu im Artikel Auftragserteilung.

So wie es Erweiterungen gibt, so kann es auch eine Verringerung des Leistungsumfangs geben. Grundsätzlich ist der Leistungsumfang an den Vertrag gebunden, es gelten die vertraglichen Kündigungsfristen. Tritt der Kunde mit einem Änderungswunsch an uns heran, wird auch dies als Anfrage aufgenommen. Der Anfrage werden die aktuellen Leistungen mit Preise und, soweit vorhanden, die Kalkulationsunterlagen des ursprünglichen Angebots für die aktuellen Leistungen, ergänzt.

Die Geschäftsführung prüft daraufhin den Kundenwunsch und entscheidet ob und zu wann eine Änderung erfolgen kann. Es wird daraufhin ein Angebot an den Kunden erstellt. Wird dieses akzeptiert, wird je nach Änderung unterschiedlich verfahren. Dabei geht es immer darum, die Struktur in der EDV übersichtlich und nahvollziehbar zu halten.

Besteht der Hauptauftrag aus mehreren Einzelleistungen und nur eine davon verringert sich, so kann, wie bei der Erweiterung, die neue Leistung aus dem Angebot in den bestehenden Hauptauftrag kopiert werden. Für die alte Leistung wird ein Enddatum eingegeben, für die neue Leistung das passende gültig von Datum:

Achtung: Die neue Leistung wird behandelt wie ein Neuauftrag, d. h. alle Prozesse wie Arbeitsscheindruck für Neuauftrag, etc., müssen beachtet werden, damit eventuelle Terminvorträge, Abrechnungen und Personaleinsätze korrekt eingetragen werden. Mehr dazu im Artikel Auftragserteilung.

Ändert sich der Umfang des gesamten Auftrags, weil bspw. nur eine Hauptleistung im Auftrag erfasst ist, oder der Änderung des Umfangs sehr umfangreich ist, so ist im Einzelfall sinnig zu entscheiden, ob Leistungen im Bestandsauftrag hinzugefügt / beendet werden, oder ob der gesamte alte Auftrag beendet und ein neuer Auftrag angelegt werden. Hierbei ist das primäre Ziel, alles so gut wie möglich auch später noch nachvollziehen zu können.

Werden Leistungen nur nach Einzelbeauftragung ausgeführt, wie beispielsweise Glas- oder Fassadenreinigungen, so ist eine Änderung des Leistungsumfangs wie eine neue Angebotsanfrage zu behandeln. Im Anfrageformular wird dabei vermerkt, dass es sich um einen Bestandskunden/Bestandsauftrag handelt und der zuletzt beauftragte Leistungsumfang samt Preis vermerkt. Soweit vorhanden auch die Kalkulationsunterlagen aus dem Ursprungsangebot beifügen und die Änderungen darauf vermerken, da dies den Arbeitsprozess zur Kalkulation erheblich beschleunigt.

In jedem Falle sind im Vorgang entstehende Unterlagen und E-Mail-Verkehr als Kontakt in Zvoove zu erfassen, damit eine Nachvollziehbarkeit zu einem spätere Zeitpunkt gewährleistet ist.