In der Preisverwaltung können Preisänderungen nach bestimmten Kriterien (auch über alle laufenden Aufträge hinweg) innerhalb weniger Sekunden durchgeführt werden.

Die Preisverwaltung greift auf die zeitbezogenen Leistungspreise zurück, die in nachfolgend abgebildeter Maske eingetragen werden:

Um die Vorgehensweise der Preisverwaltung zu verstehen, sehen wir uns zunächst die Maske zur Erfassung zeitbezogener Preise in Angeboten/Aufträgen an.

Der Preis einer Leistung wird in dieser Maske immer in Bezug zu einem Gültigkeitsdatum gesetzt.

Das Feld „Gültig von" muss immer mit einem Datum gefüllt sein, ab dem der Preis gültig ist. WICHTIG: In Aufträgen ist dieses Datum entscheidend für die Rechnungslegung dieser Leistung. Würde beispielsweise für die oben abgebildete Leistung eine Rechnung für den Monat 12/2009 erstellt werden, würde zvoove GDL keinen gültigen Preis finden und 0,00 in Rechnung stellen, weil der Preis erst ab dem 01.01.2010 gültig ist.

Das Feld „Gültig bis" kann zunächst offen (leer) gelassen werden. Damit wird dieser Preis solange berechnet werden, bis ein neuer Preis (ab einem neuen „Gültig von"-Datum) eingetragen wird.

In den Feldern „Vertragsdauer (Monate)" und „Vertrag läuft aus am" wird eingetragen, wann die Preisverwaltung an mögliche Preiserhöhungen erinnern soll.

Trägt man also im Feld „Vertragsdauer (Monate)" 12 Monate ein, ermittelt zvoove GDL automatisch das Ablaufdatum der Preisvereinbarung. Die Preisverwaltung erinnert dann in 12 Monaten daran, dass mit dem Kunden ein neuer Preis verhandelt werden sollte.

Dabei handelt es sich nur um einen Vorschlag. Der alte Preis wird (auch wenn das Datum des Feldes „Vertrag läuft aus am" überschritten wurde) trotzdem weiter in Rechnung gestellt, denn dafür sind die Felder „Gültig von" und „Gültig bis" zuständig.

Sie finden die Preisverwaltung unter dem Menüpunkt Erfassung > Auftrag/Einst. > Preisverwaltung:

Es wird die nachfolgend abgebildete Maske angezeigt, deren Einzelteile auf den folgenden Seiten genauer beschrieben werden sollen:

Die Maske ist beim ersten Aufruf noch leer, erst nachdem man auf den Button „Aufbereiten" klickt, werden Ihnen Daten angezeigt:

Im oberen Bildschirmteil stehen Ihnen diverse Filter zur Verfügung. In das Feld „Stichtag" wird das aktuelle Tagesdatum eingetragen, welches auch manuell überschrieben werden kann. In „Verträge mit Ablaufdatum bis zum" trägt zvoove GDL automatisch den ersten Tag des nächsten Monats in den Filter ein. Das bedeutet, dass alle Leistungen (aus allen Aufträgen) angezeigt werden, deren Preisbindung zu Beginn des nächsten Monats abläuft.

Des Weiteren stehen Ihnen noch andere Filter zur Verfügung, um die Menge der Leistungen, die im unteren Bildschirmteil angezeigt werden, gegebenenfalls einzuschränken. So können Sie beispielsweise nach allen Leistungen eines bestimmten Kunden filtern, wenn Sie in den Feldern „Kunden-Nummer von-bis" die Kundennummer eintragen bzw. per Doppelklick oder über den gepunkteten Button auswählen.

Bei diesen Filtern handelt es sich aber um sogenannte UND-Verknüpfungen. Das bedeutet, dass nur

Leistungen angezeigt werden, die alle gefilterten Kriterien erfüllen.

Für die Preisverwaltung stehen zusätzlich folgende Filtermöglichkeiten zur Verfügung:

1. Lohnanteil aus: Je nach Option ist „Kundenstamm/Leistung" oder „Auftrag/Leistung" wählbar

2. Keine Preisänderung seit: „X Monaten/Tagen/Wochen" oder ein bestimmtes Datum ist wählbar

3. ABC-/Umsatzstatus: Status aus dem Kundenstamm

Im vorangehenden Beispiel werden also nur Leistungen der Leistungsart „Unterhaltsreinigung" vom Kunden „zvoove" angezeigt, deren Preisbindung („Vertrag läuft aus am") bis zum 01.01.2016 endet. Im mittleren Bildschirmteil werden die Details einer Leistung angezeigt, die im unteren Bildschirmteil markiert wird.

Die Daten im unteren Bildschirmteil können nach belieben sortiert werden. Dazu steht eine Auswahlbox zur Verfügung. Alternativ können Sie auch auf die Spaltenüberschriften klicken, um festzulegen nach welcher Spalte sortiert werden soll.

Mit einem Doppelklick auf eine Zeile öffnet sich die Preiserfassungsmaske, die Sie aus der Auftragserfassung kennen. Hier können Sie ggf. auch manuell einen neuen Preis für die entsprechende Leistung erfassen. Diese Funktion steht auch zur Verfügung, wenn Sie den Button „Manuelle Änderung" betätigen.

Die eigentliche Arbeitserleichterung soll aber darin bestehen, mehrere Datensätze gleichzeitig zu verändern. Dazu stehen am unteren Bildrand mehrere Buttons zur Verfügung.

Um festzulegen, welche Datensätze (Leistungen) im Preis verändert werden sollen, müssen diese Positionen markiert werden. Dies funktioniert, indem Sie manuell die Leertaste drücken, wenn eine Position aktiv ist (blauer Hintergrund). Dadurch bekommt die Position eine grüne Hintergrundfarbe. Das bedeutet, dass diese Position bei der Preisänderung berücksichtigt wird. Wenn Sie auf der Position ein zweites Mal die Leertaste betätigen, wird die Markierung wieder entfernt.

Um aber nicht alle Positionen von Hand markieren zu müssen, steht Ihnen der Button „Alles Markieren" zur Verfügung. Damit werden alle am Bildschirm gefilterten Leistungen (also alle angezeigten Positionen) markiert, so dass sie bei der Preisänderung berücksichtigt werden.

Möchten Sie nur bestimmte Leistungsarten markieren, hilft Ihnen der Button „Einträge nach Leistungsart markieren" weiter. Darüber wählen Sie eine beliebige Leistungsart aus. Daraufhin werden alle Positionen, die der gewählten Leistungsart entsprechen, grün markiert.

Die Preiserhöhungen können dem Kunden in einer Art Serienbrief mitgeteilt werden. Dazu können Sie vor der eigentlichen Preisänderung Standardtexte für ein solches Anschreiben hinterlegen.

Dazu dient der Button „Vorgabetext Kundenanschreiben", der nachfolgend abgebildete Maske öffnet:

Darin kann eine Betreff-Text definiert werden. Alternativ können Sie über den gepunkteten Button vorhandene Vorgabetexte auswählen.

In einem Textfeld lässt sich ein beliebig langer einführender Text verfassen, an den sich später die Auflistung der Preisänderungen anschließt.

Abschließend kann noch eine Grußformel verfasst werden.

Kommen wir nun zur eigentlichen Preisänderung, die über den Button

aufgerufen wird. Sie erhalten nachfolgend abgebildete Maske:

Zunächst bestimmen Sie, ob der Preis der markierten Positionen erhöht oder vermindert werden soll. Außerdem müssen Sie festlegen, ob sich der Preis um einen bestimmten Prozentsatz oder um einen Betrag verändert (Durchführung siehe nächster Punkt).

Erst dann legen Sie fest, um welchen Wert sich der Preis aller markierten Positionen verändern soll. Dazu geben Sie entweder den Prozentsatz oder den Betrag an, um den der Preis erhöht bzw. verringert werden soll.

Wenn Sie bei bestimmten Positionen auch Subunternehmerbeträge hinterlegt haben, können Sie diese ebenfalls prozentual oder wertmäßig anpassen.

Zum Schluss muss von Ihnen noch festgelegt werden, wie der Akkordlohn behandelt werden soll. Hier gibt es zwei Auswahlmöglichkeiten:

• Akkordlohn-Beträge neu berechnen; wählen Sie diesen Punkt, dann wird der Akkordlohn-Betrag anhand der Änderungen neu berechnet.

• Akkordlohn-Beträge bleiben bestehen, Prozentsätze neu berechnen; bei dieser Option wird nur der Akkordlohn-Prozentsatz bei der Berechnung berücksichtigt, nicht der Akkordlohn-Betrag

„Zielpreis" ist als neue Art der Berechnung in der Preisänderung hinzugefügt worden. Mit dieser Einstellung wird der Preis auf den eingegebenen Betrag verändert. Ein Lohnanteil kann bei dieser Art der Einstellung nicht berücksichtig werden!

Das Anschreiben kann nun auch im Nachgang erzeugt werden und wird in einer neuen Ansicht verwaltet. In diese Ansicht gelangt man über Erfassung - Pfeil neben Auftrag/Einst. - Preisverwaltung - Kundenanschreiben.

Anschließend erhält man folgende Ansicht:

In dieser Ansicht werden alle Preisänderungen dargestellt, bei denen die Abfrage "Kundenanschreiben ausdrucken" mit "Ja" bestätigt wurde. Aufgerufen werden die Datensätze über den "Aufbereiten"-Button. Ein Anschreiben kann jederzeit erneut erstellt werden. Ob bereits ein Anschreiben erstellt wurde, erkennt man an der Spalte "Anschreiben erstellt". Ebenso lässt sich in der Spalte "Preis zurückgesetzt" direkt erkennen ob die Preisänderung für diesen Datensatz wieder zurück gesetzt wurde. Diverse Filterkriterien ermöglichen es Ihnen die Ansicht einzugrenzen.

Die einzelnen Datensätze können über die Leertaste zum drucken markiert werden. Die Schaltfläche " Auswahl" bietet die Möglichkeit alles zu markieren/demarkieren. Die "Vorgabetexte" (A) können wie üblich weiterhin mit Vorlagen bestückt werden. Mit der Schaltfläche "Kundenanschreiben" (B) legen Sie fest welche Vorlage für den Druck verwendet werden soll. Abschließend können Sie die Anschreiben gesammelt drucken (C). Die Druckansicht wurde nicht verändert, lediglich die Textmarken wurden erweitert (siehe Textmarken).

Bei einer prozentualen Preisänderung geben Sie den Prozentsatz an, um den der Preis erhöht/vermindert werden soll. Bei dieser Art der Preisänderung gibt es den Schalter „Lohnanteil berücksichtigen", der standardmäßig aktiviert ist. Über diesen Schalter legen Sie fest, ob der im Auftrag eingetragene Lohnanteil bei der Preisänderung berücksichtigt werden soll.

Was hinter dem Lohnanteil steckt wird nachfolgend erläutert.

Zur Verdeutlichung schauen wir uns mit den beiden nachstehenden Abbildungen den Inhalt eines Auftrags an:

In den Grunddaten im Auftrag unter „Sonstige Einstellungen" ist das Feld „Lohnanteil" gefüllt. Das bedeutet, dass der Preis der Leistung in diesem Beispiel zu 80% aus Lohnkosten besteht.

Nun stellt sich die Frage, ob eine Preisänderung auf den tatsächlichen Preis der Leistung (in unserem Beispiel: 100,- EUR) berechnet werden soll, oder lediglich auf den Lohnanteil dieses Preises (in unserem Beispiel: 80,- EUR; nämlich 80% des Preises).

Wenn der Schalter „Lohnanteil berücksichtigen" aktiviert ist, wird der prozentuale Aufschlag auf den Lohnanteil gerechnet. In unserem Beispiel rechnet zvoove GDL zunächst den Lohnanteil aus (Preis 100,- * Lohnanteil 80% = 80,), berechnet dann davon die prozentuale Erhöhung (Lohnanteil 80, * Aufschlag 1,8% = 1,44 Euro) und kommt auf eine Preiserhöhung von 1,44 EUR.

Wäre der Schalter „Lohnanteil berücksichtigen" nicht aktiviert, würde die Preiserhöhung 1,80 EUR betragen, weil der Prozentsatz vom tatsächlichen Leistungspreis berechnet würde (nämlich Preis 100,- * 1,8 % = 1,80).

Nun müssen Sie noch festlegen, ab wann der neue Preis für die Faktur (Rechnungslegung) gültig sein soll. Dieses Datum sollte in der Zukunft liegen, da bereits geschriebene Rechnungen nicht automatisch verändert werden. Liegt das Datum in der Vergangenheit, gilt der Preis beim nächsten Rechnungslauf. Sie haben auch die Möglichkeit, den Gültigkeitszeitraum für die Faktur zu begrenzen, in dem Sie ein „bis"-Datum eintragen. Diese Vorgehensweise wird allerdings nicht empfohlen, da bei Überschreitung dieses Datums die Leistung mit 0,00 EUR berechnet wird, wenn bis dahin kein neuer Preis eingetragen wurde.

Sinnvoller ist es, eine „Vertragsdauer in Monaten" festzulegen. Daraus ermittelt sich ein Datum „Ablauf des Vertrags", zu dem die Preisverwaltung an eine erneute Preisänderung erinnert.

Bei der wertmäßigen Preisänderung wird ein Betrag eingetragen, um den der Preis aller markierten Leistungen erhöht/vermindert werden soll. Dieser Betrag wird dann auf den bisherigen Leistungspreis aufgeschlagen bzw. davon abgezogen.

Auch bei dieser Variante müssen Sie festlegen, ab wann der neue Preis für die Faktur (Rechnungslegung) gültig sein soll. Dieses Datum sollte in der Zukunft liegen, da bereits geschriebene Rechnungen nicht automatisch verändert werden. Liegt das Datum in der Vergangenheit, gilt der Preis beim nächsten Rechnungslauf.

Sie haben auch die Möglichkeit, den Gültigkeitszeitraum für die Faktur zu begrenzen, in dem Sie ein „bis"-Datum eintragen. Diese Vorgehensweise wird allerdings nicht empfohlen, da bei Überschreitung dieses Datums die Leistung mit 0,00 EUR berechnet wird, wenn bis dahin kein neuer Preis eingetragen wurde.

Sinnvoller ist es, eine „Vertragsdauer in Monaten" festzulegen. Daraus ermittelt sich ein Datum „Ablauf des Vertrags", zu dem die Preisverwaltung an eine erneute Preisänderung erinnert.

Der Schalter „Lohnanteil berücksichtigen" wurde bereits erklärt.

Mit der Option „Prozentsatz aus Lohnsteigerung/Lohnanteil ermitteln" kann bezogen auf den Lohnanteil (entweder Auftrag oder Kundenstamm) die Preisanpassung erhöht werden.

Beispiel:

Preis alt: 100,00 EUR Lohnanteil: 80%

Lohnsteigerung: 5% Preis neu: 104,00 EUR

Über „Auswahl Preis aus Leistung / Kunde berücksichtigen" kann festgelegt werden, ob auch die

Positionen im Auftrag, die unter „Auswahl Preis aus Leistung / Kunde" im Auftrag hinterlegt sind, ebenfalls erhöht werden sollen.

Die Option „Vertragsablaufdatum anwenden/berücksichtigen" hat zur Folge, dass ein evtl. vorhandener Eintrag im Feld „Vertrag läuft aus am" in der Preismaske im Auftrag beim Setzen des Gültig-Ab-Datums des neuen Preises entsprechend berücksichtigt wird.

Folgendes Beispiel soll die Option genauer erklären.

Ergebnis der Preiserhöhung mit Datum ab dem 01.01.2016, wenn die Option NICHT gesetzt ist:

Ergebnis der Preiserhöhung mit Datum ab dem 01.01.2016, wenn die Option gesetzt ist:

Nachdem nun festgelegt wurde

kann die Änderung endlich durchgeführt werden.

Im unteren Teil der Bildschirmmaske können Sie vor der Durchführung zur Kontrolle alle markierten Leistungen mit deren alten und neuen Preisen einsehen. Dazu können Sie sich mit den Pfeiltasten durch die Positionen schalten.

Sie können einstellen, ob die Akkordlöhne neu berechnet werden sollen oder die Prozentsätze und können festlegen, ob für die schon gedruckten Arbeitsscheine die Preiserhöhung auch durchgeführt werden soll (für die Scheine, die zum neuen Preis-Zeitraum gehören).

Wenn Sie das Häkchen bei „Kundenanschreiben pro Leistung drucken" setzen, würde beim Druck des

Kundenanschreibens pro Leistungsposition ein Anschreiben gedruckt.

Außerdem können Sie über den Button „Vorschau" eine Liste aller markierten Leistungen mit deren alten und neuen Preisen ansehen bzw. drucken.

Über den Drucker-Button neben „Vorschau" können Sie die Liste auch komplett direkt auf dem Drucker ausdrucken.

Wenn Sie die Kunden über die Preisänderung informieren möchten, können Sie über den Button

„Kundenanschreiben" einen Standardtext definieren.

Dazu tragen Sie in der sich öffnenden Maske einen Betreff-Text ein. Alternativ können Sie auch auf vorher hinterlegte Standardtexte zurückgreifen, indem Sie auf den gepunkteten Button klicken und eine Auswahl treffen.

In einem Textfeld lässt sich ein beliebig langer einführender Text verfassen, an den sich später die Auflistung der Preisänderungen anschließt.

Abschließend kann noch eine Grußformel verfasst werden

Über den Button „Übernehmen" wird das Anschreiben für diese Preisänderung gespeichert.

Die tatsächliche Preisänderung wird über den Button „Preisänderung durchführen" ausgelöst. Nach einer Sicherheitsabfrage, ob die Preise der markierten Leistungen wirklich verändert werden sollen, werden die neuen Preise in den Aufträgen eingetragen.

Wenn Sie die Frage mit „Nein" beantworten, gelangen Sie unverrichteter Dinge wieder in die vorherige Bildschirmmaske, die Sie über den Button „Abbrechen" jederzeit verlassen können, ohne das Änderungen vorgenommen werden.

Dann fragt zvoove GDL noch, ob das Kundenanschreiben tatsächlich gedruckt werden soll. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass im Kundenstamm der Schalter „Info bei Tariferhöhung" aktiviert ist.

Wenn Sie Durchführungsmaske verlassen, können Sie in der Grundmaske im unteren Bereich eine Vorschau des Kundenanschreibens aufrufen bzw. das Kundenanschreiben dort auch drucken:

Über den Button „Preise zurücksetzen" ist es möglich, durchgeführte Preisänderungen rückgängig zu machen. Markieren Sie alle Positionen lt. Ihrem Filter über den Button „Alles markieren" oder markieren Sie mittels der Leertaste gewünschte einzelne Positionen, für die die Preise zurückgesetzt werden sollen. Beachten Sie bitte das Stichtags-Datum oben links in der Maske. Wenn das Gültigkeitsdatum des Preises vor dem Stichtag liegt, wird dieser Satz nicht gelöscht. Betätigen Sie dann den Button „Preise zurücksetzen":

Es kommt eine Bestätigungsabfrage:

Bestätigen Sie die Abfrage mit „Ja" und die Rücksetzung wird durchgeführt.