Maßnahmen vor dem ersten Reinigungstag:
Bearbeitung Bereichsleitung
Der Bereichsleitung erhält folgende Unterlagen vom Auftragssachbearbeiter:
das mit Objektdaten vorausgefüllte Formular 1202 Objekt neu - Checkliste Einrichtung
1203 Objekt neu Materialbestückung (Blanko)
1204 Objekt neu Schlüsselübergabe (Blanko)
Reinigungsplan
Arbeitsschein zum Auftragsbeginn mit durch Geschäftsführer vermerkter Vorgabezeit
Die Bereichsleitung prüft die Unterlagen und ermittelt den Personalbedarf, fehlende Angaben wie bspw. Stundenvorgaben werden mit der Geschäftsführung geklärt
Werden zusätzliche Arbeitsscheine für die Ausführung benötigt oder muss der Reinigungsplan nochmal angepasst werden, beauftragt die Bereichsleitung einen kaufmännischen Sachbearbeiter mit den Änderungen
Die vollständigen Unterlagen gehen weiter an die Teamleitung
Bearbeitung Teamleitung
Die Teamleitung erhält die Auftragsunterlagen von ihrer Bereichsleitung
Die Unterlagen werden nochmal geprüft und ggf. ergänzt. Dazu nimmt die Teamleitung mit dem Ansprechpartner beim Kunden und vereinbart einen Ortstermin zur gemeinsamen Begehung.
Beim Ortstermin ermittelt die Teamleitung den Bedarf an Maschinen, Geräten und Material für die Erstbestückung. Ggf. können hierbei bereits Schlüssel für das Objekt mit Dokumentation auf dem Schlüsselübergabeprotokoll übernommen werden. Weitere Absprachen mit dem Kunden wie bspw. Reinigungszeiten und Zutrittsregelungen werden schriftlich auf den Formularen festgehalten.
Das Protokoll 1201 Objekt Übernahme Neukunde UHR ist bei allen öffentlichen Gebäuden und Monatskunden ab 1.000,-- Euro mit dem Kunden auszufüllen und von beiden zu unterschreiben.
Nach dem Ortstermin hält die Teamleitung nochmals Rücksprache mit der Bereichsleitung und bereitet die Materialbestückungsliste vor. Die Liste wird an den Lageristen zur Zusammenstellung des Materials übergeben. Wird zusätzliches Material benötigt wird dieses beim Einkäufer angefordert.
Kann der ermittelte Personalbedarf nicht mit Bestandspersonal erfüllt werden wird zusätzliches Personal eingestellt:
ggf. kann Personal aus dem Objekt vom vorherigen Dienstleister übernommen werden (wenn der Kunde einverstanden ist)
der Personalbedarf wird an die Personalabteilung gemeldet, diese erstellt eine Stellenanzeige
1. Reinigungstag
Teamleitung, Vorarbeiter, Lagerist bringen das Material zur Bestückung ins Objekt.
Teamleitung und Vorarbeiter weisen die Reinigungskräfte vor Ort ein:
Reviereinteilung
Reinigungsaufgaben gemäß Reinigungsplan
Besonderheiten beim Auftraggeber
Arbeitsschutz (Gefahrstoffunterweisung, Arbeitsschutzkleidung), insofern nicht bereits vor dem ersten Arbeitstag geschehen
Übergabe von Schlüsseln/Zugangskarten gegen Unterschrift auf dem Schlüsselübergabeformular 1204 (wenn erforderlich), soweit nicht bereits geschehen
Handhabung und Pflege von Maschinen und Geräten
Ansprechpartner im Objekt inkl. Vorstellung der Reinigungskraft beim Kunden
Die Einweisung wird auf dem Formular 1811 MA Einweisung 1. Arbeitstag dokumentiert und durch Mitarbeiter und Vorarbeiter/Teamleitung unterschrieben
Lagerist räumt die Putzkammer ein, Teamleitung kontrolliert nach
Teamleitung und Lagerist verlassen das Objekt, Vorarbeiter bleibt zur Erstreinigung komplett bei der Reinigungskraft
Objektbetreuung
Objektkontrollen
In den ersten 2-3 Wochen werden neue Objekte werden intensiv betreut, es finden Objektkontrollen an/nach jedem Reinigungstag mit intensivem Kontakt zum Kunden durch den Vorarbeiter statt.
Daraufhin finden je nach Bedarf weiterhin regelmäßige Kontrollen statt, bis alles zur Zufriedenheit des Kunden läuft. Im laufenden Betrieb wird Rhythmus der Kontrollen nach Bedarf angepasst werden.