Technischer Bereich
Die Kündigungsunterlagen werden durch den Sachbearbeiter für Vertragswesen der zuständigen Bereichsleitung übergeben
Die Bereichsleitung prüft die Unterlagen und gibt diese als Arbeitsauftrag an den zuständigen Objektleiter oder Vorarbeiter weiter
Für im Objekt eingesetztes Personal wird ein neuer Einsatzort gesucht. Ist der Einsatz in einem anderen Objekt nicht möglich, so kann eine betriebsbedingte Kündigung in Betracht gezogen werden
Der Vorarbeiter oder Teamleiter räumt gemeinsame mit dem Lageristen das Objekt unter Abgleich mit den Bestückungslisten aus. Kundeneigentum (Schlüssel, Geräte, Räumlichkeiten) werden an Kunden zurückgegeben, die Rückgabe ist durch den Kunden zu unterschreiben
Die Unterlagen werden intern weiterverteilt:
Der Arbeitsschein zum Ausräumen wird vom Objektleiter/Vorarbeiter als erledigt abgezeichnet an die zuständige Bereichsleitung übergeben. Nach Prüfung wird der Arbeitsschein intern zum Fakturisten gegeben und dort als eingegangen markiert
Alle Unterlagen aus der Akte sowie aus dem Objekt zurückkommende Unterlagen werden vom Objektleiter/Vorarbeiter an den Sachbearbeiter für Vertragswesen übergeben
Sachbearbeiter Vertragswesen
Die Unterlagen werden vom Objekteiter/Vorarbeiter übergeben
Prüfung der Unterlagen auf Vollständigkeit:
Schlüsselprotokolle und Einrichtungslisten sind mit Rücknahmedatum und Unterschrift versehen
Dokumente aus dem Objekt werden gesichtet und
archiviert:
Unterschriebene Unterschriftenlisten (Leistungsnachweise) in die Papierakte
Schlüsselprotokolle digital im Kundenstamm Zvoove, das Original in die Papierakte
sonstige unterschrieben Dokumente in die Papierakte
Leistungsverzeichnisse mit nachträglichen handschriftlichen Ergänzungen in die Papeirakte
vernichtet:
Blanko-Formulare aus Objektmappen
Leistungsverzeichnisse, Revierpläne und Reinigungspläne
Produkt- und Sicherheitsdatenblätter (Die Prüfung der Datenblätter auf Aktualität ist zu aufwändig, daher nicht wiederverwenden, sondern entsorgen)
Urlaubsanträge oder sonstige Dokumente vom Mitarbeiter (Datenschutzmüll)
Ist der Objektordner / die Objektmappe selbst noch in gutem Zustand, kann sie wiederverwendet werden, ansonsten wird er / sie entsorgt
Bestehen noch aktive Aufträge oder Verträge mit dem Kunden, kommt die Kundenakte zurück in den Schrank. Andernfalls wird die Akte im Archiv bei den ehemaligen Kunden abgelegt.
Fakturist
Der Arbeitsschein zum Auftragsende wird mit einem Erledigt-Vermerk intern übergeben
Der Arbeitsschein wird als eingegangen markiert
Der Auftrag wird letztmalig überprüft, ob die Enddaten entsprechend der Kündigungsbestätigung korrekt im Auftrag oder den wegfallenden Leistungen gesetzt ist
Der Arbeitsschein kommt zu Ablage