Start dieses Prozesses stellt die Kündigung des Vertrags oder Auftrags durch den Kunden oder durch uns dar.
Schritt 1: Kündigung & Bestätigung
Bei Eingang der Kündigung durch den Kunden gilt folgender Ablauf:
Die Kündigung erhält einen Eingangsstempel und geht zum Sachbearbeiter für Vertragswesen
Der Vertragswert (Preise für monatliche oder andere regelmäßige Leistungen) der betroffenen Auftrags wird auf der Kündigung notiert
Die Kündigungsfrist wird unter Prüfung vorliegender Vertrags- und Beauftragungsunterlagen ermittelt und auf der Kündigung vermerkt
Die Kündigung wird intern an die Geschäftsführung weitergeleitet
Die Geschäftsführung prüft die Kündigung und gibt diese ergänzt um eine Antwort an den Kunden zurück an den Sachbearbeiter für Vertragswesen
Der Kunde erhält die Kündigungsbestätigung
Bei Kündigung durch uns gilt folgender Ablauf:
Sachbearbeiter für Vertragswesen bekommt Informationen zur Kündigung von der Geschäftsführung
Kündigungsschreiben wird verfasst und per Einschreiben an den Kunden versandt
Sachbearbeiter prüft Eingang der Kündigungsbestätigung. Erfolgt keine Bestätigung innerhalb von 14 Tagen wird Rücksprache mit der Geschäftsleitung gehalten
Wir erhalten die Kündigungsbestätigung vom Kunden, diese wird an den Sachbearbeiter für Vertragswesen weitergeleitet
Schritt 2: Interne Prozess Auftragsende veranlassen
Nach Bestätigung der Kündigung:
Die Kündigungsbestätigung liegt beim Sachbearbeiter für Vertragswesen vor (entweder vom Kunden, oder unsere eigene)
Ein Arbeitsschein zum Ausräumen des Objekts mit Leistungsnummer 999 zum Auftragsenddatum wird erstellt. Dabei wird der Leistungstext um das Enddatum ergänzt. Anhand der Schlüsselliste wird geprüft, ob wir Schlüssel vom Objekt haben.
Wir haben Schlüssel: Sollen die Schlüssel zurückgegeben werden (wenn bspw. keine weiteren Leistungen für den Kunden in diesem Objekt ausgeführt werden) wird der Leistungstext um die Schlüsselnummern ergänzt
Wir haben keine Schlüssel: Die Zeile zur Rückgabe der Schlüssel wird entfernt
Unterlagen zum Ausräumen des Objektes werden vorbereitet:
Schlüsselprotokolle
Die Schlüsselprotokolle werden mit der Schlüsselliste abgeglichen: Gibt es Schlüssel, die wir laut Liste haben, für die aber kein Protokoll existiert, wird ein neues Blankoprotokoll für die Rückgabe vorbereitet.
Objekteinrichtungslisten
Der Arbeitsschein wird mit den Unterlagen in einer blauen Hülle an die Bereichsleitung des durch die Kündigung betroffenen Bereichs weitergeleitet