Eingangspost Extern
1) Alle Briefe werden vor dem öffnen auf Ihre Adresse geprüft:
a) Steht „Fischbach GmbH“ als oberste Zeile im Adressfeld wird der Brief geöffnet und bekommt einen Eingangsstempel
· Ausnahme Briefe von Banken, Kreditinstituten o. ä. Briefe mit Finanzbezogenen Inhalten. Diese werden ungeöffnet mit Eingangsstempel versehen und an die Geschäftsführung weitergeleitet.
b) Steht zuerst der Ansprechpartner oder steht im Adressfeld ein Vermerk „persönlich“ oder „vertraulich“ wird der Brief nicht geöffnet. Der Eingangsstempel wird auf dem Umschlag angebracht
c) Ist der Brief nicht an die Fischbach GmbH adressiert, wird der Brief nicht geöffnet. Briefe an bekannte Nachbarn können beim Nachbarn eingeworfen werden, Briefe an unbekannte Adressaten werden ungeöffnet in den Postkasten geworfen
2) Sofern der Ansprechpartner benannt wurde, bekommt dieser die Post direkt in sein Posteingangsfach. Die restliche Post wird wie folgt nach Bereichen verteilt:
3) Eingangsrechnungen je nach Bereich an: FM, SM, SK – dann weiter an FiF
4) Personalbewerbungen an: SN, dann weiter an FiF
5) Personalunterlagen sonstige an: PB
6) Dienstpläne und Stundenzettel an: Sammelfach Dienstpläne
7) Krankmeldungen an: per Notiz rumschicken, dann weiter an PB
8) Kunden Vertragsunterlagen an: FiF
9) Kunden Aufträge an: kaufm. Bereich
10) Allgemeiner Schriftverkehr an: DK / SM
11) Schadensachen Kunden an: FiF
12) Kfz alles an: FiF
Interne Post
1) Stundenzettel und Arbeitsscheine GGA- Sammelfach GGA
2) Externe Lieferscheine (Lieferscheine von Kunden an uns) - PB
3) Interne Lieferscheine (Lieferungen von uns an Kunden) - FM
4) Materialbestellung intern: BeR, dann Lager
5) Urlaubsanträge - FiL
6) Dienstpläne – Sammelfach für Dienstpläne
7) Krankmeldungen – per Notiz rumschicken, dann an PB