Kündigungen von Arbeitsverträgen müssen grundsätzlich schriftlich erfolgen. Kündigt der Mitarbeiter mündlich, so muss er darauf hin gewiesen werden, dass er dies noch schriftlich tun muss, eine mündliche Kündigung können wir nicht akzeptieren.
Auch bei mündlicher Kündigung wird der zuständige Vorgesetzte schon über die Kündigungsabsicht des Mitarbeiters informiert.
Gibt ein Mitarbeiter seine schriftliche Kündigung ab, wird diese zunächst mit dem Posteingangsstempel versehen. Anschließend wird die Kündigung an die Geschäftsführung weitergeleitet und die vorgesetzten Bereichs- und Teamleiter per Notiz in Zvoove informiert.
Die Geschäftsführung prüft die Kündigung und gibt die Kündigung nach Rücksprache mit der Bereichsleitung an den Sachbearbeiter für Personalverträge. Dieser erstellt in Zvoove einen neuen Personalkontakt nach folgenden Vorgaben:
Art: PK (Personal-Kündigung)
Richtung: Eingehend
Thema: Kündigung zum [Datum zu wann die Kündigung gilt]
Datum: Heutiges Datum
Die Kündigung des Mitarbeiters wird eingescannt und im Kontakt hinterlegt. Anschließend wird im Kontakt über die Brief-Funktion eine Kündigungsbestätigung nach Vorgaben der Geschäftsleitung erstellt und diese in zweifacher Ausfertigung zusammen mit der Kündigung in einer grünen Hülle zur Unterschrift der Geschäftsleitung vorgelegt.
Die Geschäftsleitung prüft und unterschreibt die Kündigungsbestätigung und gibt Sie an den Sachbearbeiter für Personalverträge zurück. Dieser versendet den Brief per Post an den Mitarbeiter. Eine Kopie des Kündigungsschreibens geht an die Lohnbuchhaltung zur Abmeldung des Mitarbeiters. Zum Schluss erfolgt die Ablage der Kopie in der Personalakte.