Es gibt viele Wege, um den Beginn eines Reinigungsvertrags und damit auch die Kündigungsfrist zu ermitteln. Laufzeiten und Kündigungsfristen richten sich i. d. R. nach unseren AGB, außer es ist Einzelvertraglich etwas abweichendes festgehalten. Diese laufen Im folgenden werden in absteigender Reihenfolge die zu prüfenden Unterlagen und Hinweis erläutert.
Vertrag
Im Bestfall liegt ein mit dem Kunden geschlossener Reinigungsvertrag vor. Dieser kann sich an folgenden Orten befinden:
Kundenakte in Papierform im Aktenschrank (hierbei auch überprüfen, ob der Kunde sich eventuell über die Jahre umfirmiert hat und die Akte noch unter dem alten Namen zu finden ist)
Kundenakte digital in Zvoove: im Kundenstamm im Reiter Dateien
Kundenkontakt digital in Zvoove: als Dateianlage im Auftragskontakt, ggf. als eigener Vertragskontakt. Auch im Angebotskontakt nachschauen.
Als nicht importierte Anlage aus einer E-Mail: Im Zeitraum der Beauftragung auf der [email protected] schauen, ob es ggf. nicht importierte Mails gibt
Reinigungsbeginn
Liegen keine separaten Vertragsunterlagen vor, weil bspw. kein separater Vertrag ausformuliert wurde, so lässt sich der Vertragsbeginn über den Beginn unserer Tätigkeiten im Objekt nachvollziehen.
Dazu wird geprüft, für welchen Zeitraum die gekündigte Leistung zuerst abgerechnet wurde. Es ist wichtig, dies pro Leistung zu prüfen, da ein einzelner Auftrag im Zvoove mehrere Leistungen beinhalten kann, die zu unterschiedlichen Zeitpunkten beauftragt wurden und daher unterschiedliche Kündigungsfristen haben.
Um einen Anhaltspunkt zu haben, wann die Leistung zuerst abgerechnet wurde, kann man in die Preisverwaltung der jeweiligen Leistung schauen:
Der älteste Preiseintrag ist Indiz auf den Zeitraum, in welchem die Leistung vermutlich zuerst ausgeführt wurde. Hiervon ausgehend können dann die ab diesem Zeitpunkt erstellten Ausgangsrechnungen überprüft werden. Wurde die Leistung bspw. zuerst für den August abgerechnet, ist von einem Auftragsbeginn zum 01.08. auszugehen.
Beachte: Ist für den ersten Abrechnungszeitraum nur ein Teilbetrag abgerechnet worden, bspw. im August nur die Hälfte und im September der Gesamtbetrag, so war Leistungsbeginn vermutlich nicht der 01. August. In diesem Falle lässt sich der Beginn ggf. genauer über den Beginn der Personaleinsätze dieser Leistung bestimmen.