0.1.1. Sub reicht Rechnung ein
0.1.2. Subunternehmerauftragsliste (Liste Nr. 21185) drucken, RE-Nr der jeweiligen Subrechnung in letzte Spalte eintragen
0.1.3. Kontrolle auf:
1) Formkorrektheit (Anleitung „Rechnungseingangsprüfung“)
2) Bei Festauftrag Beträge gem. Auftragsliste, ggf. Gutschriften / Reklamationen prüfen und Rücksprache mit TL halten
3) Bei Einzelbeauftragungen Beträge gem. Subauftragsmail/Arbeitsschein, Stundenzettel mit Rechnung gegenchecken. Sind die Stundenzettel unterschrieben?
0.1.4. Fehlerhafte Rechnungen kürzen oder komplett zurückweisen, Rücklauf einscannen und mit Hinweis an Sub schicken. Gekürzte Rechnungen weitergeben, zurückgewiesene Rechnungen Ablage „Subrechnungen Zurückgewiesen“
0.1.5. Subaufträge ohne Eintrag in Liste oder vorliegendem Arbeitsschein auf Plausibilität prüfen (Subauftragsmails, Subanträge, offene Arbeitsscheine, ggf. Rücksprache mit Kfm., TL, FiF):
0.1.6. Feste Aufträge werden im Auftrag auf Leistungsebene als „Subunternehmer beauftragt“ markiert, unter dem neuen Einstellungspunkt „Subunternehmer“ wird der Sub mit Preis eingetragen
0.1.7. Einzelbeauftragungen kommen als Arbeitsschein mit darauf vermerktem Sub+Preis in die Zwischenablage
0.1.8. Wenn Subrechnungen gem. Liste oder AS nicht eingegangen sind
a) wenn Auftrag weggefallen ist „Subunternehmer beauftragt“ im Auftrag auf Leistungsebene unter Einstellungen/Abrechnungen deaktivieren, ggf. Leistung beenden
b) sonst Rechnung bei Sub anfordern
0.1.9. Rechnung wird versehen mit
1) Eingangsstempel (inkl. Kürzel Posteingang)
2) „Kontrolliert am“ Stempel mit Kürzel Prüfer
3) Bei Einzelbeauftragungen Kopie der Ausgangsrechnung anhängen
0.1.10. Weitergabe nach Prüfung:
1) Rechnung ok
a) Summe unter 500€ -> Weiter an Pb
b) Summe über 500€ -> Weiter an FiF
2) Rechnung korrigiert/gekürzt: scannen & an SUB Mailen, dann Weitergabe wie unter 1)
3) Rechnung fehlerhaft (Fehlende Nachweise, etc.): Mail an SUB, vermerk auf Originalrechnung und Ablage „Abgewiesen“