Rechnungseingang
Eingangsrechnungen gehen digital ein oder werden eingescannt. Die Prüfung und Freigabe erfolgt über das Programm Candis.
Digitaler Eingang
Rechnungen in digitaler Form werden an das Rechnungseingangspostfach gesendet. Alle dorthin gesendeten Rechnungen werden automatisch in Candis importiert. Dabei ist zu beachten, dass die Rechnung und alle zugehörigen Dokumente wie Lieferscheine und Leistungsnachweise in einer einzelnen PDF zusammengefasst sein müssen. Mehrere Rechnungen pro E-Mail sind möglich.
Postalischer Eingang
Per Post eingehende Rechnungen werden mit einem Posteingangsstempel versehen und eingescannt. Auf den Scannern ist dafür eine Taste "Rechnungseingang" eingerichtet, über die die Rechnung digitalisiert werden kann. Dabei ist der Scan so einzurichten, dass eine Datei pro Rechnung ausgegeben wird und eventuelle Leistungsnachweise direkt in eine Datei mit der zugehörigen Rechnung gescannt werden.
Technisch betrachtet sendet der Scanner die eingescannte Rechnung als PDF per E-Mail an das Rechnungseingangspostfach. Alternativ kann also auch lokal gescannt und die Rechnung manuell an den Rechnungseingang gesendet werden.
Die eingescannten Papierrechnungen werden mit einem Stempel gescannt am versehen und in das interne Verteilerpostfach Rechnungseingang gelegt. Die Finanzbuchhaltung legt die Belege ab.
Prüfung und Freigabe in Candis
Eingang, Anforderung der Freigabe
Eingegangene Rechnungen landen mit dem Status Neu in Candis und werden von dort durch den zuständigen Sachbearbeiter intern weiterverteilt. Dabei werden die durch Candis automatisch ausgelesenen Rechnungsinformationen, insbesondere
Geschäftspartner/Lieferant
Rechnungsdatum
Rechnungsnummer
Rechnungsbetrag inkl. Steuersatz
Zahlungsbedingungen
geprüft und ggf. korrigiert. Die Rechnung wird fordert, je nach Besteller oder zuständiger Abteilung, über einen der vordefinierten Freigabeworkflows die Freigabe der Rechnung an. Gibt es keinen passenden Workflow, so kann der Freigabeprozess manuell angepasst werden. Dabei ist immer auf darauf zu achten, dass sämtliche Freigaben in den letzten 2 Schritten erst bei der Geschäftsführung und dann durch die Finanzbuchhaltung erfolgen.
Freigabeprozess
Jeder Freigeber im Prozess prüft die Rechnung entsprechend seiner Kompetenzen auf fachliche und sachliche Korrektheit. Ist alle richtig wird die Rechnung in der eigenen Stufe freigegeben, bis sie zuletzt bei der Finanzbuchhaltung landet. Hier wird die Rechnung final auf korrekte Sachkonten (entsprechend dem Kontenrahmen) und Steuerschlüssel geprüft und über die Export-Funktion an die Buchhaltungssoftware übergeben.
Enthält eine Rechnung Fehler, so kann der jeweilige Lieferant direkt auf Candis heraus kontaktiert und zur Korrektur aufgefordert werden. Die falsche Rechnung wird über den Button Ablehnen abgelehnt, dabei wird im Begründungsfeld der Grund der Ablehnung eingetragen. Kommunikation mit dem Lieferanten zum Vorgang wird im Kommentarfeld zur Rechnung dokumentiert.
Beleg/Rechnung aufteilen
Enthält die Rechnung mehrere Steuersätze oder spricht mehrere Sachkonten an, so kann der Beleg direkt in Candis über die entsprechende Funktion aufgeteilt werden. Dies erfolgt im letzten Schritt durch die Finanzbuchhaltung.
Übergabe an Fibu
Nach der erfolgreichen Freigabe kann über die Funktion Export ein Dateiexport der Freigegebenen Rechnungen erfolgen. Diese Datei wird im Ordner K\:Fibu\DATEV-Importe abgespeichert und danach in Zvoove Finance über die DATEV-Importfunktion übernommen.
Hinweise:
Fahrzeugrechnungen werden je Fahrzeug aufgeteilt, damit die entsprechende Fahrzeugzuordnung für die Auswertung möglich ist
Bei Unsicherheiten, welches Sachkonto das richtige ist, ggf. nachfragen.
Die Sachkonten sind wichtig für die Auswertung der BWA und natürlich auch für die Bilanz.
Zahlung der Eingangsrechnungen -
In der Fibu den „Punkt“ Zahlvorschlag aufrufen.
Dann „neuer Zahlungslauf „ anklicken.
Dann Überweisung wählen und die fälligen Rechnungen werden vom
Programm vorgeschlagen.Die Originalrechnungen mit den Vorschlägen abgleichen und entsprechend
löschen oder hinzufügen.
Skontoabzüge berücksichtigen und im Programm eingeben.Zum Abschluss die Originalbelege aufaddieren und mit der Summe der
Überweisungen im Programm vergleichen, evtl. Fehler korrigieren.Dann den Zahlvorschlag abschließen, evtl. den Verwendungszweck manuell ändern, wichtig z.B. bei O2, da die langen Rechnungsnummern bei der Einbuchung nur bis zu einer gewissen Länge übernommen werden. Für die Zahlungszuordnung bei O2 muss aber die komplette Rechnungsnummer angegeben werden. Ebenso müssen Rechnungen mit Buchstabenkombinationen im Verwendungszweck nochmals korrigiert werden.
Zum Schluss die einzelnen vorgegebenen Schritte durchführen ( Bank auswählen, SEPA-Datei erstellen, Buchungen erzeugen (im Kreditorkonto erfolgt die Gegenbuchung für die Eingangsrechnung, Soll und Haben ist danach ausgeglichen)).
Die Zahlungen können anschließend bei S-Firm eingelesen werden.