Um die Schnellerfassung für den Personalstammbereich nutzen zu können, müssen Sie im Vorfeld mindestens ein Erfassungsprofil anlegen. Die Stammtabelle für diese Profile finden Sie unter Datei > Stammdaten > Stammdatentabellen > Personal > Schnellerfassung Profile. Diese Tabelle ist nur als Bediener SYS-Admin zugänglich. Hier müssen zwingend zuerst die Profile eingestellt werden, welche für den Aufbau der Schnellerfassungsmaske relevant sind.

Klicken Sie auf „Neu", öffnet sich folgende Maske:

Im Reiter „Allgemein" legen Sie die „Kurzbezeichnung" sowie – wenn gewünscht – eine

Langtextbeschreibung fest. Die Gültigkeit kann eingeschränkt werden auf alle Geschäftsstellen, oder aber bestimmte Geschäftsstellen. Im „Standardprofil" kann zwischen Bewerbern und Mitarbeitern unterschieden werden, da man für eine Bewerberanlage meist nicht alle Daten wie z.B. SV-Daten benötigt.

Unter „Eingabe-Gruppen" können Sie definieren, wie die Schnelleingabemaske aussehen soll. Im Feld „Beschreibung" unten können Sie sehen, welche Felder der jeweilig ausgewählte Block beinhaltet. Es werden alle Blöcke in der Schnellerfassungsmaske angezeigt, die unter „zugewiesene Gruppen" zugewiesen wurden. Mit den roten Pfeiltasten können Sie die Blöcke in der Reihenfolge der Anzeige nach oben oder unten verschieben. Diese Reihenfolge wird in die Schnellerfassungsmaske übernommen.

Hinweis zur eingeschränkten bzw. vollständigen Abprüfung: Bei den Daten für „Lohnsteuerkarte" und „Sozialversicherung" kann in den Profilen unterschieden werden zwischen der eingeschränkten Abprüfung und der vollständigen. Der Unterschied:

Eingeschränkte Abprüfung:

Hier können die Daten bei der Erstanlage direkt in der Schnellerfassungsmaske eingetragen werden. Allerdings greifen hier die üblichen DEÜV- oder sonstigen Abprüfungen nicht! Ist der Datensatz einmal gespeichert worden, kann eine Änderung bzw. das Hinzufügen eines Satzes nur über „Neu/Ändern" erfolgen (aufgrund der Tatsache, dass die Daten immer zeitbezogen sind). Der Bereich in der Schnellerfassungsmaske ist dann nicht mehr editierbar - die Daten werden natürlich noch angezeigt und Aktualisierungen übernommen. Die Anzeige des jeweils gültigen Datensatzes ist dabei abhängig vom Tagesdatum.

Vollständige Abprüfung:

In diesem Fall können die Daten von vornherein nicht in der Schnellerfassungsmaske eingetragen werden – dieses ist nur über „Neu/Ändern" möglich. Damit greifen auch wieder die generellen Abprüfungen im Programm. Die Daten werden auch in diesem Fall in der Schnellerfassungsmaske angezeigt und Aktualisierungen übernommen. Die Anzeige des jeweils gültigen Datensatzes ist dabei abhängig vom Tagesdatum.

Hinweis: Ist die Schnittstelle „zvoove Payroll" oder „zvoove Payroll DB" aktiv, kann nur die vollständige Abprüfung für Sozialversicherung und Lohnsteuer gewählt werden.

Der Button „Felder" beinhaltet ein Untermenü, in dem für die einzelnen Felder des ausgewählten Blocks bestimmte Definitionen getroffen werden können. Dazu ein Beispiel:
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Beschäftigung / Probezeit bis

Klicken Sie auf „Beschäftigung", und dann auf „Felder". Dadurch öffnet sich folgende Maske:

Wenn Sie jetzt auf „Hinzufügen" klicken, öffnet sich die Feldauswahl.

Wählen Sie nun „Probezeit bis" aus und bestätigen Sie mit OK.

Hier haben Sie jetzt neben „keine Vorbelegung" die Möglichkeiten, eine „statische Vorbelegung" bezogen auf das Systemdatum zu setzen, oder eine „dynamische Vorbelegung", bei welcher Sie mit dem Datum ein bisschen „rechnen" können.

Die Vorbelegungsmöglichkeiten der Felder variieren je nach Art des Feldes.

Zusätzlich gibt es noch die Optionen „Gesperrt" und „Pflichtfeld". Ist „Gesperrt" aktiviert, kann das Feld in der Schnellerfassung nicht bearbeitet werden. Ist „Pflichtfeld" aktiviert, muss das Feld gefüllt werden und es wird in der Schnellerfassungsmaske rot dargestellt.