Die Abmahnungen bzw. Kündigungsgründe müssen in Vorlagedateien für Microsoft WORD hinterlegt werden. Für diese gibt es bestimmte Textmarken, die Sie hierbei verwenden können.

In der Spalte Abmahnung/Kündigungsgrund wird der Grund für eine Abmahnung / Kündigung eingetragen. In der Spalte Vorlagedatei wird der Pfad per Doppelklick ausgewählt, in dem Sie die entsprechende Vorlagedatei gespeichert haben. Hier bietet sich der Pfad Laufwerksname:\zvoove\verdi\listen an.

In dieser Stammtabelle können Absagegründe hinterlegt werden, die im Personalstamm unter Eigenschaften > Bewerbung > Absage ausgewählt werden können.

In dieser Tabelle können Sie die ausstellenden Behörden für die Schwerbehindertenausweise hinterlegen, auf die Sie dann im Personalstamm in der Maske „Behinderung" zurückgreifen können.

In dieser Tabelle können Sie die Personengruppen hinterlegen, auf die Sie im Personalstamm in der Maske „Behinderung" zurückgreifen können.

Dieser Bereich ist wiederum in 4 Untertabellen unterteilt.

Berufe werden benötigt um bei einem Mitarbeiter zu hinterlegen, als was er eingestellt wurde. Dieses ist z.B. beim Druck von Sozialversicherungs-Meldungen wichtig.

Schlüssel : interne Nummer des Berufes (muss eindeutig sein)

Bezeichnung intern (lang): Berufsbezeichnung, wie sie auch auf ausgehenden Papieren gedruckt werden soll.

Ausg. Tätigkeitsschlüssel: Tätigkeitsschlüssel gültig ab dem 01.12.2011

Bezeichnung lt. Verzeichnis : Bezeichnung des Berufes, wie sie im Schlüsselverzeichnis geführt wird SYS : Organisatorisches Feld. Trage hier ein J ein, wenn Sie verhindern wollen, dass dieser Satz versehentlich gelöscht oder verändert wird.

In dieser Tabelle kann man Berufgruppen anlegen, um diesen einzelne Berufe zuzuordnen.

Über diese Tabelle können Sie einzelne Berufe bestimmten Berufsgruppen zuordnen.

In dieser Tabelle können Berufsschlüssel ab 2011 angelegt/eingelesen werden, um diese dann mit der vorhandenen Berufe-Tabelle abzugleichen.

Diese Tabelle ist als „Auswahlhilfe" für die Stammtabelle Berufe > SpalteTätigkeitsschlüssel konzipiert worden. Die Eintragungen, die Sie hier vornehmen, werden Ihnen in der Auswahltabelle zum Tätigkeitsschlüssel A in der Berufe-Stammtabelle angezeigt.

Auswahl in Stammtabelle Berufe:

Im Feld Suchen können nach der Bezeichnung filtern.

In dieser Tabelle können Sie die Berufsgenossenschaften hinterlegen, welche Sie später den einzelnen Mitarbeiter entsprechend zuordnen können. Die Hinterlegung dieser Berufsgenossenschaften ist nur dann für Sie relevant, wenn Sie zvoove Payroll einsetzen. Hier haben Sie auch die Möglichkeit die entsprechenden Stammdaten einzulesen und den Mitarbeiter direkt zuzuordnen.

In dieser Tabelle können Sie ein Bewertungssystem anlegen für die vorhandenen Kenntnisse.

Hier können Sie Kenntnis-Gruppen hinterlegen und diesen Gruppen entsprechende Kenntnisse zuweisen.

Die Kenntnisse können aktiv bzw. inaktiv geschaltet werden.

In dieser Tabelle können Sie Fachbereiche anlegen, die Sie als Information beim Mitarbeiter hinterlegen können:

Stammtabelle zur Hinterlegung von Kategorien für Ihre Homepage.

In dieser Tabelle können Gründe für Fehlzeiten hinterlegt werden, die bei der Fehlzeitenerfassung ausgewählt werden können. Gerade im Bereich der Krankheitslohnfortzahlung kann so leichter überwacht werden, ob die 42 Tage der Lohnfortzahlung überschritten sind und ein anderer Fehlzeitengrund ausgewählt werden muss.

Hier tragen Sie die relevanten Führerscheinklassen ein, die Sie im Personalstamm Ihren Mitarbeitern zuordnen können.

In dieser Stammtabelle können die entsprechenden Gefahrenklassen, die man im Programm benötigt einmalig angelegt werden und auf diese Tabelle kann dann im Personalstamm in der Steuerkarte bei „BG Gefahrenklasse" zurückgegriffen werden.

In dieser Tabelle können Sie diverse Kombinationen für die Sozialversicherung im Personalstamm festlegen. Wenn Sie im Personalstamm einen neuen Satz anlegen, können Sie diesen mit den entsprechenden Vorgaben vordefinieren.

In dieser Tabelle können Sie z.B. Ihre Firmenfahrzeuge hinterlegen. Im Personalstamm können Sie dann für jeden Mitarbeiter angeben, ob er einen Firmen-Pkw fährt oder er sein Privatfahrzeug nutzt.

In dieser Tabelle können Sie Mobilitätsvarianten hinterlegen, dieSie im Personalstamm Ihren Mitarbeitern zuordnen können (Reiter „Reisebereitschaft etc.").

Diese Tabelle wird in dieser Form vorgegeben und sollte möglichst nicht verändert werden, da das Programm zvoove Payroll mit diesen Daten weiterrechnen muss und sonst, z. B. bei Veränderung der Schlüssel (0 = ohne Religionszugehörigkeit statt 0 = evangelisch), falsche Werte herauskommen würden.

Ausnahme: Werden andere Schnittstellen für die Lohndaten genutzt, müssen Sie die Schlüsselungen mit der Fremds oftware abgleichen.

Um die Schnellerfassung für den Personalstammbereich nutzen zu können, müssen Sie im Vorfeld mindestens ein Erfassungsprofil anlegen. Diese Tabelle ist nur als Bediener SYS-Admin zugänglich. Hier

müssen zwingend zuerst die Profile eingestellt werden, welche für den Aufbau der Schnellerfassungsmaske relevant sind.

Klicken Sie auf „Neu", öffnet sich folgende Maske:

Im Reiter „Allgemein" legen Sie die „Kurzbezeichnung" sowie – wenn gewünscht – eine

Langtextbeschreibung fest. Die Gültigkeit kann eingeschränkt werden auf alle Geschäftsstellen, oder aber bestimmte Geschäftsstellen. Im „Standardprofil" kann zwischen Bewerbern und Mitarbeitern unterschieden werden, da man für eine Bewerberanlage meist nicht alle Daten wie z.B. SV-Daten benötigt.

Unter „Eingabe-Gruppen" können Sie definieren, wie die Schnelleingabemaske aussehen soll. Im Feld „Beschreibung" unten können Sie sehen, welche Felder der jeweilig ausgewählte Block beinhaltet. Es werden alle Blöcke in der Schnellerfassungsmaske angezeigt, die unter „zugewiesene Gruppen" zugewiesen wurden. Mit den roten Pfeiltasten können Sie die Blöcke in der Reihenfolge der Anzeige nach oben oder unten verschieben. Diese Reihenfolge wird in die Schnellerfassungsmaske übernommen.

Hinweis zur eingeschränkten bzw. vollständigen Abprüfung: Bei den Daten für „Lohnsteuerkarte" und „Sozialversicherung" kann in den Profilen unterschieden werden zwischen der eingeschränkten Abprüfung und der vollständigen. Der Unterschied:

Eingeschränkte Abprüfung:

Hier können die Daten bei der Erstanlage direkt in der Schnellerfassungsmaske eingetragen werden. Allerdings greifen hier die üblichen DEÜV- oder sonstigen Abprüfungen nicht! Ist der Datensatz einmal gespeichert worden, kann eine Änderung bzw. das Hinzufügen eines Satzes nur über „Neu/Ändern" erfolgen (aufgrund der Tatsache, dass die Daten immer zeitbezogen sind). Der Bereich in der Schnellerfassungsmaske ist dann nicht mehr editierbar - die Daten werden natürlich noch angezeigt und Aktualisierungen übernommen. Die Anzeige des jeweils gültigen Datensatzes ist dabei abhängig vom Tagesdatum.

Vollständige Abprüfung:

In diesem Fall können die Daten von vornherein nicht in der Schnellerfassungsmaske eingetragen werden – dieses ist nur über „Neu/Ändern" möglich. Damit greifen auch wieder die generellen Abprüfungen im Programm. Die Daten werden auch in diesem Fall in der Schnellerfassungsmaske angezeigt und Aktualisierungen übernommen. Die Anzeige des jeweils gültigen Datensatzes ist dabei abhängig vom Tagesdatum.

Hinweis: Ist die Schnittstelle „zvoove Payroll" oder „zvoove Payroll DB" aktiv, kann nur die vollständige Abprüfung für Sozialversicherung und Lohnsteuer gewählt werden.

Der Button „Felder" beinhaltet ein Untermenü, in dem für die einzelnen Felder des ausgewählten Blocks bestimmte Definitionen getroffen werden können. Dazu ein Beispiel:
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Beschäftigung / Probezeit bis

Klicken Sie auf „Beschäftigung", und dann auf „Felder". Dadurch öffnet sich folgende Maske:

Wenn Sie jetzt auf „Hinzufügen" klicken, öffnet sich die Feldauswahl.

Wählen Sie nun „Probezeit bis" aus und bestätigen Sie mit OK.

Hier haben Sie jetzt neben „keine Vorbelegung" die Möglichkeiten, eine „statische Vorbelegung" bezogen auf das Systemdatum zu setzen, oder eine „dynamische Vorbelegung", bei welcher Sie mit dem Datum ein bisschen „rechnen" können.

Die Vorbelegungsmöglichkeiten der Felder variieren je nach Art des Feldes.

Zusätzlich gibt es noch die Optionen „Gesperrt" und „Pflichtfeld". Ist „Gesperrt" aktiviert, kann das Feld in der Schnellerfassung nicht bearbeitet werden. Ist „Pflichtfeld" aktiviert, muss das Feld gefüllt werden und es wird in der Schnellerfassungsmaske rot dargestellt.

Mit Hilfe der Sicherheitsbelehrungstexte können Sie im Personalstamm nachhalten, wann ein Mitarbeiter an einer Sicherheitsbelehrung teilgenommen hat.

Hier werden unterschiedliche Vorsorgeuntersuchungen mit entsprechender Gültigkeit, nach wie viel Monaten diese wiederholt werden müssen, angelegt. Auf diese Einträge kann später im Personalstamm zugegriffen werden.

In dieser Tabelle können Sie Weiterbildungen eintragen, die Sie dann im Personalstamm dem Mitarbeiter zuordnen können.

In der Werkzeugtabelle hinterlegen Sie die Gegenstände, die Sie irgendwann Ihren Mitarbeitern an die Hand geben, um nachhalten zu können, wer wann was bekommen und ggf. auch wieder zurückgegeben hat. Die Werkzeugaus- und Rückgabe kann im Personalstamm festgehalten werden.