In diesem Bereich hinterlegen Sie alle wichtigen Informationen zur Ermittlung des Bruttolohns und für die spätere Lohnabrechnung, wenn Sie zvoove Payroll einsetzen.

Gefahrenklasse der Berufsgenossenschaft

Hinterlegen Sie hier je Mitarbeiter die entsprechende Gefahrenklasse, die Sie von der Berufsgenossenschaft mitgeteilt bekommen haben.

Gefahrentarif

Hier wählen Sie den gültigen Gefahrentarif für die Tätigkeit des Mitarbeiters aus.

Im Personalstamm unter Lohn Bescheinigungswesen Angaben zur ALG2-Bescheinigung können die

Kundennr. und Bedarfsgemeinschaftsnr. eingetragen werden. Diese dienen im zvoove Payroll zur Erstellung der Einkommensbescheinigungen. Daher ist dieser Menüpunkt nur sichtbar, wenn die Schnittstelle „zvoove Payroll" oder „zvoove Payroll in DB" eingestellt ist.

Unter Lohn > Bescheinigungswesen werden die „Angaben zur Ausbildung" hinterlegt.

Unter Lohn > Bescheinigungswesen werden die „Angaben zur Beendigung/Befristung" hinterlegt. Beim ersten Aufruf erhalten Sie folgende leere Maske:

Die Angaben in diesem Bereich sind in fünf unterschiedliche Register aufgeteilt: Befristung, Ende/Kündigung, Kündigungsfrist, Zusatzleistungen sowie Zusatzleistungen 2.

Es gibt viele unterschiedlichste Informationen, welche eingetragen werden können. Je nachdem, welche Daten Sie eintragen, werden weitere Angaben notwendig. Ist dies der Fall, so werden die jeweils ausgegrauten Felder aktiv, damit diese bearbeitet werden können.

Das erste Register müssen Sie nur dann beachten, wenn es sich bei dem Mitarbeiter um ein befristetes Arbeitsverhältnis handelt.

Der Bereich Ende/Kündigung hingegen muss bei jedem Mitarbeiter, welcher ab dem 01.01.2010 aus Ihrem Unternehmen austritt, entsprechend gefüllt werden.

Wie es der Name schon sagt, wird im Bereich Kündigungsfrist die Angaben zur Kündigungsfrist eingetragen.

Falls der Mitarbeiter Zusatzleistungen erhält bzw. erhalten hat, werden diese in den letzten beiden Registern entsprechend eingetragen.

Im oberen Bereich der Ansicht haben Sie eine Auflistung der bereits erfassten Kündigungen. Über den Button „Neu" legen Sie einen neuen Satz an. Sobald Sie dies gemacht haben, erhalten Sie nachfolgende Abfrage:

Dies bedeutet letztendlich, dass die bereits eingetragenen Daten im Personalstamm in die Angaben übernommen werden können.

Folgende Daten werden automatisch übernommen:

• Befristetes Arbeitsverhältnis (Ja/Nein)

• Befristung (aus Austrittsdatum)

• Ende des Arbeitsverhältnis (aus Austrittsdatum)

Haben Sie alle erforderlichen Daten eingetragen, können Sie den jeweiligen Datensatz speichern und die Bearbeitung schließen.

Abzugsarten sind Abzüge, die vom Nettogehalt des Mitarbeiters einbehalten werden, z.B. vermögenswirksame Leistungen (nicht zu verwechseln mit dem Arbeitgeberanteil, der zum Bruttoeinkommen zählt!). Diese werden in unserem Lohnprogramm zvoove Payroll automatisch im jeweiligen Abrechnungs-Monat berücksichtigt.

Geben Sie in der Zeile zunächst das Datum und den Abrechungsmonat ein, ab dem erstmals der

Abzug wirksam werden soll. Wählen Sie dann (per Doppelklick) aus der Liste der Be- und Abzüge aus und tragen den Betrag ein (auch Abzüge positiv, da sich Abzug oder Bezug aus dem vorangestellten Kennzeichen + oder - ergibt). Den Zähler setzen Sie auf 999, wenn der Beoder Abzug unbefristet laufen soll. Sie können ebenso das Intervall festlegen, in dem diese Abzugsart berücksichtigt werden soll. Ansonsten wird die Abzugsart mit dem Betrag gemäß der von Ihnen eingegebenen Anzahl beginnend mit dem Monat unter "Abrechnungsmonat" an das Lohnprogramm übertragen.

Über den Button „Ausgezahlte Be- und Abzüge" haben Sie eine Historie, in welchem Abrechnungsart welche Ab- bzw. Bezug gezahlt wurde.

In dieser Maske hinterlegen Sie alle Informationen zum Bruttolohn, sowie zum Urlaub, Arbeitsverhältnis usw.

Die Maske ist in verschiedene Bereiche aufgeteilt.

Arbeitszeiten:

In den Arbeitszeiten sollten Sie die Arbeitszeiten hinterlegen, die auch im Arbeitsvertrag festgehalten wurden. Die Arbeitszeiten werden später evtl. für die Berechnung von Fehlzeiten benötigt.

Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter anlegen, wird die Vorgabearbeitszeit aus dem Firmenstamm übernommen.

Tage pro Woche (Arbeitsvertrag):

Die Eintragung in diesem Feld wird für das Modul „Schichtplan" benötigt.

Grund für letzte Änderung der Wochenarbeitszeit:

Sobald Sie die Arbeitszeit beim Mitarbeiter anpassen, müssen Sie hier eine Begründung auswählen. Dieses ist vorgegeben für die ELENA-Meldungen. Mehr dazu im zvoove Payroll-Handbuch.

Zahlung:

In diesem Bereich können Sie die Zahlungsart, mit der Sie den Mitarbeiter bezahlen, entsprechend einstellen. Wenn Sie nicht zvoove Payroll einsetzen, hat dieser Bereich eher einen informativen Charakter.

Unter Art wählen Sie aus, auf welche Weise der Mitarbeiter sein Nettogehalt erhält. Zur Auswahl stehen Überweisung, Scheck oder Barzahlung. Bei der Zahlungsart Überweisung ist es notwendig, die Bankverbindung zu erfassen. Wählen Sie dazu die Bank unter Bankschlüssel aus oder fügen Sie durch Eintragung von Bankleitzahl und Bankname eine neue Bank hinzu. Den Empfängernamen brauchen Sie nur dann einzutragen, wenn er vom Mitarbeiternamen abweicht.

Für die Datenträgeraustauschdatei können Sie für diesen Mitarbeiter eine zweite

Überweisungszeile hinterlegen. Klicken Sie hierzu auf den Button DTA. In dem sich öffnenden Feld können Sie die zweite Zeile entsprechend eintragen.

Abgegebene Arbeitspapiere:

In der Liste der Arbeitspapiere „haken" Sie ab, welche notwendigen Papiere der Mitarbeiter abgegeben hat. Die Liste lässt sich im Firmenstamm als Bediener SYS-Admin erweitern bzw. ändern. Es werden standardmäßig nur die Einträge Sozialversicherungsausweis, Führungszeugnis und Arbeitsvertrag angezeigt.

Lohn/Gehalt, Arbeitsverhältnis, Garantierte Stunden, Sonstige Einstellungen Urlaub/Tarif:

Diese Einstellungsmöglichkeiten finden Sie allesamt auf der rechten Seite der Ansicht. Unter

Lohn/Gehalt können Sie festlegen, ob es sich bei dem Mitarbeiter um einen Lohn- oder

Gehaltsempfänger handelt. Der Punkt „Garantierte Stunden" kommt aus dem Bereich der

Zeitarbeit und hat im zvoove (für Gebäudedienstleister) keine Bedeutung. Die Angabe zum Arbeitsverhältnis ist zum Beispiel für die Berechnung des zus. Urlaubsgeldes wichtig. Von daher sollten Sie diesen Punkt immer pflegen. Ebenfalls können Sie explizit für diesen Mitarbeiter festlegen, dass kein zusätzliches Urlaubsgeld automatisch vom Programm errechnet und gezahlt werden soll.

Schichtplanung:

Dieses Feld kann mit einer beliebigen Stundenzahl belegt werden und hierüber wird bei der Schichtplanung geprüft, ob die freie Zeit zwischen zwei Schichten ausreichend ist. Es wird tagesübergreifend geprüft. Falls die beim Mitarbeiter hinterlegte Ruhezeit unterschritten wird, erhalten Sie eine entsprechende Meldung.

Eingabemaske, um ein Arbeitgeberdarlehen bei einem Mitarbeiter zu hinterlegen. Dieses Modul ist nur sichtbar, wenn die zvoove Payroll-Schnittstelle aktiviert ist, da nur hier die entsprechende Funktionalität vorhanden ist.

Mit „Neu" kann ein neues Darlehen angelegt werden. „Speichern" speichert den neu angelegten oder geänderten Datensatz. „Löschen" würde ein bereits angelegtes Darlehen löschen. Bezeichnung: Name des Darlehens. Kann frei vergeben werden, wird nur in Auswertungen berücksichtig t und nicht auf der Lohnabrechnung.

Darlehensbetrag: Höhe des Darlehens.

Rate: monatlich e Rate, die dem Arbeitnehmer abgezogen werden soll. Tilgung + Zinsen = Rate.

In di esem Beispiel 197,00 EUR + 3,00 EUR = 200,00 EUR.

Zinssatz in %: Höhe des Darlehenszinssatz.

Beginn-Datum: Datum, ab welchem Abrechnungsmonat das Darlehen beginnen soll.

Infotext: Optio nales Feld für mögliche Informationen zu dem Darlehen/Mitarbeiter. Darlehen pausieren: Wenn aktiviert, wird das Darlehen bei zukünftigen Abrechnungen weder berechnet noch ver zinst.

Erledigt: Wurde ein Darlehen vollständig getilgt, wird mit dem Monatsabschluss des betreffenden Abrechn ungsmonats das Darlehen automatisch durch zvoove Payroll erledigt. Das Darlehen kann auf Wunsch vom Anwender aber auch manuell auf erledigt gesetzt werden.

Bei Austritt Rest tilgen: Wenn aktiviert, wird die komplette Restschuld des Arbeitgeberdarlehens im Austrittsmonat (Aust rittsdatum Personalstamm) des Arbeitnehmers abgezogen.

Hinweis: Wurde ein Darlehen innerhalb einer Abrechnung bereits berücksichtigt, können die Felder für Darlehensbetrag, Zinssatz in % und Beginn Datum nicht mehr geändert werden.

Darlehenskonto

Sobald ein Darlehen hinterlegt und gespeichert wurde, kann über das Darlehenskonto eingesehen werden, wie hoch die monatlichen Zinsen sind und in welchem Monat das Darlehen voraussichtlich getilgt sein wird. Wurde das Darlehen bereits innerhalb einer Abrechnung berücksichtigt, so wird Ihnen diese in der Spalte „Abgerechnet" kenntlich gemacht. Das Darlehenskonto kann zur weiteren Verarbeitung an Excel übergeben werden.

Ihr Mitarbeiter verlässt Sie und möchte eine Bescheinigung zur Vorlage beim neuen Arbeitgeber.

Die Felder werden von zvoove (für Gebäudedienstleister) weitgehend automatisch aus dem Personalstamm gefüllt. Ergänzen Sie die Angaben und drücken Sie die Bescheinigung über „Drucken" aus.

In dieser Tabelle geben Sie, wiederum datumsgenau, Lohnarten ein, die monatlich wiederkehrend mit gleichem Betrag an den Mitarbeiter gezahlt werden, wie z.B. Arbeitgeberanteile zu vermögenswirksamen Leistungen oder Gehalt.

Wählen Sie dazu unter „Lohnart" aus den vorhandenen Lohnarten per Doppelklick die entsprechende Lohnart aus. Abschließend geben Sie den monatlichen Bruttowert unter Betrag ein. Für zvoove (für Gebäudedienstleister) sind hier keine Einträge notwendig. Allerdings werden diese Daten von unserer Lohnsoftware zvoove Payroll weiterverarbeitet.

Unter Konditionen legen Sie die Abrechnungskonditionen für die Erfassung der Ist-Werte des

Mitarbeiters fest. Dies haben Sie auch schon im Zusammenhang mit der Erfassung der Standardkonditionstabellen (siehe Kapitel 1.1.2.2.2) kennen gelernt. Selbstverständlich können Sie auf diese jetzt zurückgreifen, indem Sie auf den Button „aus Standardtabellen übernehmen" klicken. Es folgt eine Auswahl Ihrer erfassten Standardkonditionen. Per Doppelklick wird die gewünschte übernommen.

Anders als bei der Standardtabelle ist auf dieser Ebene das Lohnelement einer jeden Zeile mit konkreten Werten gefüllt.

Des Weiteren besteht in den Lohnkonditionen die Möglichkeit die unterschiedlichen Feiertagszuschläge lt. Tarifvertrag zu hinterlegen. Hierzu müssen Sie lediglich für die entsprechenden Lohnarten über den Button "Feiertage festlegen" die gültigen Feiertage einstellen.

Für die Bezahlung von Fehlzeiten mit einem Durchschnittslohn haben Sie die Möglichkeit je Mitarbeiter festzulegen, wie viel maximal je Wochentag und Fehlzeit an Stunden vergütet werden soll. Sie erhalten folgende Ansicht:

Über „Neu" legen Sie einen neuen Satz an, in dem Sie zunächst das entsprechende

Fehlzeitenkürzel eintragen. Als nächstes legen Sie fest, ab wann diese Obergrenze gültig ist. Nun müssen Sie noch den entsprechenden Wochentag auswählen. Wenn Sie keine Eingrenzung auf einen Wochentag festlegen möchten, müssen Sie in diesem Fall die Einstellung „Keine Wochentagsabhängigkeit" auswählen. Zu guter Letzt legen Sie noch fest, wie viele Stunden maximal gezahlt werden sollen.

Haben Sie bei einem Mitarbeiter entsprechende Stundenobergrenzen festgelegt, so werden diese bei der Bezahlung der jeweiligen Fehlzeit gem. Schnittberechnung auch nicht mehr überschritten.

Falls ein Mitarbeiter von Ihnen eine Lohn-Pfändung abzahlen muss, können Sie diese in diesem Bereich einstellen. Beachten Sie, dass die Pfändung nur relevant ist, wenn Sie mit zvoove Payroll arbeiten.

Priorität: Reihenfolge des Eingangs. Die zuerst zugestellte Pfändung hat die höchste Priorität. Das Programm unterscheidet zwischen 4 verschiedenen Pfändungsarten:

Normale Pfändung

Hier wird nach der Pfändungstabelle der Pfändungsbetrag ermittelt. Standardvorgehensweise.

Pfändung mit Höchstbetrag

Im Feld Höchstbetrag wird der Betrag eingetragen, den der Mitarbeiter maximal zahlen will. Das Programm ermittelt den Pfändungsbetrag anhand der Pfändungstabelle. Ist der ermittelte Betrag kleiner als der Höchstbetrag, wird dieser zur Zahlung bereitgestellt. Ist der ermittelte Betrag höher als der Höchstbetrag, wird nur der Höchstbetrag zur Zahlung bereitgestellt.

Achtung:

Bei dieser Form müssen Sie eine schriftliche Vereinbarung mit dem Gläubiger treffen, dass Sie so verfahren dürfen. Ohne diese Vereinbarung haften Sie für den Differenzbetrag!

Feste Pfändungsrate

Der Wert wird im Feld Festbetrag eingetragen. Die Pfändungstabelle wird jetzt ignoriert. Der hier eingesetzte Betrag wird zur Zahlung bereitgestellt. Auch hier gilt wieder: Achtung: Es gilt das gleiche Prinzip wie zuvor beschrieben. Unterhaltspfändung

Da bei einer Unterhaltspfändung nicht die Lohnpfändungstabelle angewendet wird, sondern der unpfändbare Betrag vom Vollstreckungsgericht festgelegt wird, muss dieser Betrag nun im Feld „Selbstbehalt" der Pfändungsmaske bei einer Unterhaltspfändung hinterlegt werden. Weiter werden vom Vollstreckungsgericht der so genannte unpfändbare Prozentsatz und die eigentliche Unterhaltszahlungshöhe festgelegt.

Diese Werte müssen ebenfalls in der Pfändungsmaske hinterlegt werden. Hier sind die Felder „Feste Tilgung" und „Unpfändbarer Prozentsatz" zu füllen.

Anhand dieser Eintragungen wird dann die Pfändung berechnet. Hier wird dann folgende Formel
​

angewendet:

(Zur Vereinfachung wurde hier ein willkürliches Beispiel mit Zahlen angewendet.) Pfändbares Nettoeinkommen2.250,00 EUR

• Selbstbehalt 950,00 EUR

• unpfändbarer Prozentsatz

(Nettoeinkommen – Selbstbehalt x unpfändbarer

Prozentsatz = (2.250 – 950) x 0,75 = 975,00 EUR)975,00 EUR

Max. pfändbarer Betrag325,00 EUR

Wenn der Pfändungsbeschluss wegen Unterhalt nun weniger als der max. pfändbare Betrag beträgt, kann die monatliche Unterhaltszahlung problemlos (ohne Unterhaltsrückstand) getilgt werden.

Summe bisherige Zahlungen

Dieses Feld wird bei der Eingabe übersprungen. Positionieren Sie mit der Maus in dieses Feld und tragen Sie hier den bereits vorher durch andere Programme oder manuell überwiesene Zahlungsbeträge auf diese Pfändung ein.

Pfändungskonto

Hier stehen die durch das Lohn-Programm zvoove Payroll gezahlten Beträge mit den Zahlungsdaten.

Freigrenzen

Dieser Punkt dient dazu, die im Lohnartenstamm unpfändbaren Werte für diese Pfändung bei Bedarf zu übersteuern. Legen Sie dazu in dem neu geöffneten Fenster einen neuen Datensatz an und wählen die Lohnart(en) aus, die übersteuert werden sollen.

In diesem Bereich haben Sie die Möglichkeit, übertarifliche Stundenlöhne des Mitarbeiters zu hinterlegen. Um einen neuen Satz anzulegen, müssen Sie lediglich das von Datum eintragen, sowie in den einzelnen Feldern den entsprechenden Stundenlohn. Sie haben die Möglichkeit im Firmenstamm weitere Varianten von Lohn-Zulagen festzulegen.

Es empfiehlt sich, im Bereich der Stundenlöhne nur außertarifliche Stundenlöhne zu hinterlegen, die der Mitarbeiter außertariflich mit Ihnen verhandelt hat bzw. für besondere Einsätze erhält. Bitte nutzen Sie für den Normaltarif den Bereich Tarifentgelt.

In diesem Bereich können Sie das tarifliche Entgelt für den Mitarbeiter hinterlegen. Diese Eintragungen sind im weiteren Verlauf unter anderen wichtig zur Ermittlung des Bruttolohns, zus. Urlaubsgeld sowie Bezahlung von Fehlzeiten.

Über den Button „Neu" können Sie eine neue Zuordnung vornehmen. In dem sich öffnenden Fenster ordnen Sie dem Mitarbeiter eine Entgeltgruppe zu.

Als gültig von Datum empfiehlt es sich entweder das Eintrittsdatum des Mitarbeiters einzugeben oder den 01.Januar des jeweiligen Jahres. Die Mitarbeiter- und Entgeltgruppe können Sie über das Drop-Down-Menü auswählen. Haben Sie alle Daten angegeben, können Sie den Datensatz speichern.

Durch den Beschluss des Rahmentarifvertrages zum 01.11.2019 ergaben sich auch für zvoove (für Gebäudedienstleister) einige Änderungen.

Bisher hat das zvoove (für Gebäudedienstleister) mit einer automatischen Logik den Urlaubsanspruch bei Neuanlage des Urlaubskontos oder bei Jahreswechsel im Urlaubskonto gesetzt. Dies geschieht auch weiterhin, nur dass von folgendem Urlaubsanspruch bei Vorgängen nach Tarifvertrag ausgegangen wird:

• 2019: wie bisher 28/29/30 Urlaubstage

• 2020: Bei Neueinstellungen 29 Tage im 1. Jahr und 30 ab dem 2. Jahr, 3. Jahr fällt weg

• ab 2021: 30 Urlaubstage für alle Beschäftigten

Somit wird ab 2021 bei allen Mitarbeitern, die das Urlaubskonto nach Tarifvertrag eingestellt haben, von einem Urlaubsanspruch mit 30 Tagen ausgegangen.

Wenn Sie ein Urlaubskonto von einem neu angelegten Mitarbeiter das erste Mal öffnen, erhalten Sie zunächst folgende Ansicht:

Zu Beginn ist diese Maske noch komplett leer. In dieser Ansicht werden Sie die Möglichkeit haben, bereits abgeschlossene Urlaubskonten aus vergangenen Jahren einzusehen. Wenn Sie solch ein Konto öffnen, dann können Sie zwar die Daten und Einstellungen einsehen, verändern können Sie an dieser Stelle allerdings nichts mehr.

Sie können im Feld „Status" bereits erkennen, ob das Urlaubskonto geschlossen ist oder noch offen.

Über den Button „Anlegen" können Sie ein neues Urlaubskonto für neue Mitarbeiter anlegen. Existiert zu diesem Mitarbeiter bereits ein Urlaubskonto, können Sie nur über den Jahreswechsel das Konto für das Folgejahr anlegen. Nachdem Sie den Button „Anlegen" betätigt haben, öffnet sich folgende Ansicht:

Wie Sie hier erkennen können, schlägt das Programm bereits automatisch einen Jahresanspruch gem.

Tarifvertrag vor. Der Jahresanspruch gem. Tarifvertrag kann nur dann ermittelt werden, wenn Sie dem Mitarbeiter im Personalstamm einen Tarif zugeordnet haben. Eine Übersicht der Urlaubsberechnung gem. Tarifvertrag entnehmen Sie dem Kapitel. Falls keine Zuordnung zum Tarif vorhanden ist, erhalten Sie folgende Meldung:

Sie haben allerdings die Möglichkeit den Jahresanspruch manuell zu vergeben. Wenn Sie dies wünschen, entfernen Sie den Haken bei „Anspruch laut Tarifvertrag vergeben".

Nun wird das Feld „Jahresanspruch" aktiv, in dem Sie die Anzahl der Tage eingeben können. Falls der

Mitarbeiter im Folgejahr einen anderen Jahresanspruch erhalten soll, können Sie das Häkchen bei „Anspruch Folgejahre" setzen und hier den gewünschten Wert eintragen. Dieser Wert wird dann bei jedem Jahreswechsel als neuer Anspruch für das Jahr vorgetragen. Ist dieses Feld leer wird der Wert aus dem Feld „Jahresanspruch" auch für die Folgejahre übernommen.

Neben der optionalen Vorbelegung der Berechnungsart des Resturlaubes, können Sie je Mitarbeiter festlegen, wie der Resturlaub für diesen berechnet werden soll. Nach Urlaubsgesetz wird mit Zeitmonaten gerechnet; nach Kalendermonaten/Tarifvertrag wird monatsgenau – d.h. nur mit vollen Kalendermonaten – der Resturlaub berechnet.

Wenn Sie alle Einstellungen entsprechend vorgenommen haben, bestätigen Sie diese über den Button „Anlegen", damit für das aktuelle Jahr ein Urlaubskonto für den Mitarbeiter angelegt wird.
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Die Ansicht des Urlaubskontos ist in drei Bereiche unterteilt. Im oberen Teil sehen Sie, wie hoch der Jahresanspruch des Mitarbeiters ist, wie viel Urlaubsanspruch der Mitarbeiter im Monat hat sowie wie hoch der Anspruch im lfd. Jahr (bis Stichtag) bzw. zum Jahresende ist.

Der Punkt „Jahresanspruch bei Austritt (< 6 Monate)" wird nur dann aktiv, wenn der Mitarbeiter innerhalb eines halben Jahres ein- und wieder austritt. Nach gesetzlichen Regelungen erhält der Mitarbeiter für diese Zeit einen Anspruch von 24 Werktagen (= 20 Arbeitstage bei einer Woche von Montag bis Freitag). Sie können diesen Anspruch noch manuell abändern.

Im mittleren Teil finden Sie die Information wie viel Resturlaub der Mitarbeiter aus dem Vorjahr hat, wie viel Urlaub geplant ist sowie wie viel Urlaub bereits verbraucht ist.

Der geplante Urlaub ergibt sich aus den Fehlzeiten, welche für die Zukunft des entsprechenden Jahres bereits eingetragen sind. Der verbrauchte Urlaub ergibt sich aus den Tagen, welche bereits im aktuellen Jahr verbraucht wurden. Falls der Mitarbeiter eine Urlaubs-Fehlzeit ab dem aktuellen Tag hat, wird die komplette Fehlzeit bereits als verbraucht berechnet.

Ebenfalls im mittleren Teil können Sie Urlaubsabgeltungen und Korrekturbuchungen durchführen sowie ersehen, was für Korrekturbuchungen evtl. in der Lohnbuchhaltung gemacht wurden ( ACHTUNG: letzterer Punkt nur mit zvoove Payroll-Datenbank-Schnittstelle möglich!).

Um in dieser Maske Urlaubsabgeltungen eingeben zu können, muss als Bediener SYS-Admin unter Datei > Einstellungen > Optionen > Stammdaten > Personal unter dem Register „Fehlzeiten" die Lohnart hinterlegt werden, die für die Urlaubsabgeltung herangezogen werden soll.

Sie können verschiedene Lohnarten für verschiedene Arbeitsverhältnisse hinterlegen. Sie können aber auch für alle Mitarbeiter die gleiche Lohnart nutzen.

ACHTUNG: Die Lohnart für die Urlaubsabgeltung muss im Lohnartenstamm unter „Code Für Berechnung" auf „Betra g" geschlüsselt sein, da Sie den reinen Abgeltungsbetrag hinterlegen müssen und hier keine Berechnung des Wertes stattfindet. Prüfen Sie unter Datei, Stammdaten, Lohnarten diese Einstellung!

Solange Sie dies nicht gemacht haben und versuchen eine Urlaubsabgeltung einzugeben, erscheint folgende Meldung:

Haben Sie die Einstellung entsprechend vorgenommen, gelangen Sie in die Maske der Urlaubsabgeltungen:

Hier legen Sie über den Button „Neu" eine neue Abgeltung an. Damit die Abgeltung entsprechend gezahlt werden kann, müssen Sie nun den Abrechnungsmonat, die Anzahl der Tage die abgegolten werden sowie den auszuweisenden Betrag angeben. Ebenso können Sie an dieser Stelle eine Bemerkung eintragen.

Die Spalten mit roter Schrift dienen lediglich zu Informationszwecken. Hier erhalten Sie die Informationen, welcher Bediener an welchem Datum die Urlaubsabgeltung erfasst hat. Außerdem erhalten Sie hier die Information, ob die jeweilige Lohnart bereits ausgewiesen wurde.

Im Bereich „Korrekturbuchungen" wird unterschieden zwischen „Manuelle Korrekturen" und „Korrekturen aus Lohnbuchhaltung".

„Manuelle Korrekturen" sind Korrekturbuchungen, die im zvoove (für Gebäudedienstleister) durchgeführt werden. Über den Button „Anlegen" öffnet sich die Maske zur Erfassung der Buchung:

Hier müssen Sie zunächst die Korrektur in Tagen angeben. Sie können hier positive und auch negative Werte eintragen. Damit der Satz gespeichert werden kann müssen Sie noch den entsprechenden Grund eintragen.

Über „Anlegen" speichern Sie diese Korrektur und diese wird Ihnen sofort in der Maske der Korrekturbuchungen angezeigt.

Wie Sie hier erkennen können, werden die Art der Buchung (Korrekturbuchung oder Stornobuchung), das Datum, die Uhrzeit sowie das Bedienerkürzel ebenfalls gesichert, damit später nachvollzogen werden kann, wer aus welchem Grund an dem Urlaubskonto Änderungen vorgenommen hat. Falls Sie einen Satz gespeichert haben, in dem Sie einen Fehler durch eine falsche Eingabe haben, können Sie dies über die Storno-Funktion wieder „rückgängig" machen.

Für die Anlage einer Korrekturbuchung wurde ein Bedienerrecht implementiert.

Wenn Sie als Lohn-Programm das zvoove Payroll nutzen und bei Ihnen die zvoove

Payroll-Datenbank-Schnittstelle aktiviert ist, werden Änderungen am Resturlaub, die in der Lohnabrechnung gemacht wurden, zur Urlaubsmaske im zvoove (für Gebäudedienstleister) zurück übertragen.

Diese Buchungen können Sie unter dem Reiter „Korrekturen aus Lohnbuchhaltung" ersehen.

Im unteren Bereich der Urlaubsmaske haben Sie die Information, wie viele Urlaubstage Restanspruch der Mitarbeiter vom Anfang des Jahres (bzw. vom Eintrittsdatum, wenn dies im aktuellen Jahr) bis zum aktuellen Tagesdatum und Ende des Jahres (bzw. Austritt) hat.

In den Einstellungen, welche Sie im gleichnamigen Register finden, können Sie weitere Einstellungen zum Urlaubskonto des jeweiligen Mitarbeiters vornehmen.

Sie haben hier die Möglichkeit den Jahresanspruch für die Folgejahre festzulegen. Entweder Sie ermitteln den Jahresanspruch gem. Tarifvertrag oder Sie legen den Anspruch der Folgejahre manuell fest.

In den Optionen können Sie bereits einstellen, wie der Resturlaub berechnet werden soll (gem. Bundesurlaubsgesetz oder nach Tarifvertrag). Je Mitarbeiter haben Sie die Möglichkeit diese Berechnung abzuändern.

Die Mindestgrenze aus BUrlG berücksichtigen (Bei Beschäftigung über 6 Monate) kann optional gesteuert werden wenn der Resturlaub nach Tarifvertrag eingestellt ist. Bei der Einstellung nach Urlaubsgesetz greift diese Einstellung direkt.

Soll der Resturlaub aus dem Vorjahr zum 31.03. entfallen, aktivieren Sie die entsprechende Einstellung.

Dies erkennen Sie dann später auch im Urlaubskonto:

Die optionale Vorbelegung aus den globalen Optionen, ob der Urlaubsanspruch kaufmännisch gerundet werden soll, kann hier bezogen auf das entsprechende Urlaubskonto individuell eingestellt werden. Die optionale Vorbelegung, welcher Jahresanspruch an zvoove Payroll (nur Einstellbar mit zvoove Payroll DB-Schnittstelle) übergeben werden soll, können Sie je Mitarbeiter entsprechend abändern. Als vorletzten Punkt in den Einstellungen zum Urlaubskonto können Sie die Behandlung von Urlaub während der Probezeit festlegen.

Anspruch und Gewährung: Der Anspruch wird während der Probezeit berechnet und Urlaub wird auch gewährt.

Kein Gewährung: Der Anspruch wird errechnet, aber es wird kein Urlaub gewährt.

Kein Anspruch: E s wird weder der Anspruch errechnet, noch der Urlaub gewährt.

Unter dieser E instellungsmöglichkeit wird Ihnen informativ angezeigt, bis wann sich der entsprechende Mitarbeiter in der Probezeit befindet.

Über den Punkt „Wochentage berücksichtigen" können Sie steuern, für welche Tage auch wirklich Urlaub abgezogen werden darf. Standardmäßig sind für alle Tage die Häkchen gesetzt. Wenn Sie aber

z.B. nicht wollen, dass für Samstags ein Urlaubtag abgezogen wird, obwohl der Mitarbeiter an diesem Tag in einem Objekt Sollstunden hat, können Sie das entsprechende Häkchen entfernen.
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Hier können Sie abrechnungsrelevante Daten für die Sozialversicherung wie z. B. Sozialversicherungsnr, Krankenkasse, Beitragsgruppen etc. hinterlegen.

Tragen Sie hier als erstes die Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers ein. Bitte beachten Sie, dass diese auf Plausibilität geprüft wird. Es gibt auch SV-Nummern, die in sich nicht schlüssig sind, also praktisch nicht das Geburtsdatum des Arbeitnehmers enthalten, weil dieser die SV-Nummer zu einem Zeitpunkt zugewiesen bekam, als bereits alle schlüssigen Nummern vergeben waren. Über den Button „Neu mit Vorgaben" können Sie einen neuen Sozialversicherungssatz mit Vorgaben erzeugen können. Es wird dabei auf die Stammdatentabelle „Kombinationen Personengruppe/Beitragsgruppen" zurückgegriffen.

Nach Klick auf den Button erhalten Sie eine Auswahl. Sofern Sie die entsprechende Auswahl anklicken, werden die Daten übernommen.

Weiterhin sind SV-Meldungen ohne Sozialversicherungsnummer nicht möglich. Eine Ausnahme bilden die

Anmeldungen mit dem Meldegrund 10. Dazu wird aber zusätzlich der Geburtsort abgeprüft, d. h., wenn Sie die SV – Nummer des Mitarbeiters noch nicht haben, müssen Sie, um ihn bei der entsprechenden Krankenkasse anmelden zu können, mindestens seinen Geburtsort hinterlegt haben.

Ist dieser Mitarbeiter ein Mitglied der EU (Ausländer) und erstmals in Deutschland beschäftigt, geben

Sie seine „Europäische Versicherungsnummer" ein und markieren das Kästchen „erstmalige Beschäftigung".

Neu

Bitte erzeugen Sie über diesen Button einen neuen Sozialversicherungssatz, wenn sich an den Daten des Mitarbeiters etwas ändert. Wichtig : Ändern Sie bitte nicht den bestehenden Datensatz ab, sondern legen einen neuen Datensatz m it neue m Gültigkeitsdatum an. Das Ändern eines bestehenden Datensatzes kann zu (unerwünschten) automatischen Rückrechnungen in zvoove Payroll führen.

Löschen

Mit dieser Funktion löschen Sie einen bestehenden Sozialversicherungssatz. Bitte bedenken Sie auch hier, dass damit unter Umständen automatisch Rückrechnungen erzeugt werden. Löschen Sie keinen Datensatz, mit dem Sie bereits Abrechnungen erzeugt haben.

Gültig ab

Tragen Sie hier ein, ab wann die Daten gültig sind. Hier ist immer nur der 1. eines Monats zulässig, da sich Sozialversicherungsdaten niemals zur Mitte eines Monats ändern. Eine Ausnahme bildet hier der Eintritt eines Mitarbeiters, der 1. Sozialversicherungssatz kann auch gleich dem Eintrittsdatum sein.

Tätigkeitsschlüssel

Hier muss der Tätigkeitsschlüssel für den ausgeübten Beruf hinterlegt werden.

Betriebsstätte

Wird anhand des Bundeslandes aus dem Firmenstamm mit dem jeweiligen Wert vorbelegt. Tragen Sie hier ggf. ein, wenn der Mitarbeiter in einem anderen Bundesland / Betriebsstätte für Sie tätig ist. Diese Information wird für die SV-Meldungen benötigt.

Bundesland

Wird mit dem Bundesland vorbelegt, dass in Ihrem Firmenstamm eingetragen ist. Anhand des Bundeslandes wird auch entschieden, ob möglicherweise die Sachsenregelegung (Pflegeversicherung) zu berücksichtigen ist.

Zwischen den beiden Feldern Betriebsstätte und Bundesland wird auf Plausibilität geprüft, das heißt, dass West und Sachsen keine zulässige Eingabe ist, und es erfolgen Fehlermeldungen.

Personengruppe

Wählen Sie hier, zu welcher Personengruppe der Mitarbeiter nach sozialversicherungsrechtlichen Grundsätzen gehört. Sollte die entsprechende Personengruppe nicht zur Auswahl angeboten werden, so prüfen Sie bitte den Tätigkeitsschlüssel (Plausibilitätsprüfung).

Rentenantragsteller

Wählen Sie hier aus der Liste den korrekten Wert aus. Bedenken Sie auch hier, dass eine

Plausibilitätsprüfung in Bezug auf die möglichen Beitragsgruppen erfolgt (z. B. Rentenantragsteller = 4 (Altersvollrente), bei Beitragsgruppe für RV nur noch 0 oder 4 möglich).

Rentenbeginn

Sofern es sich bei einem Mitarbeiter um einen "aktiven" Rentner handelt, muss und darf das Feld „Rentenbeginn" nicht gefüllt werden. Das Feld wurde für Mitarbeiter geschaffen, bei denen der Rentenantrag in der Zukunft liegt. Das zvoove Payroll generiert automatisiert 3 Monate vor Beginn die entsprechende Antragsmeldung.

Krankenkassen

Krankenversicherung

Wählen Sie hier bitte die entsprechende Krankenkasse aus, in der Ihr Mitarbeiter versichert ist. Sollte die Krankenkasse noch nicht angelegt sein, so haben Sie in der Auswahlmaske die Möglichkeit über „NEU" einen neuen Datensatz zu erfassen.

Renten- / Arbeitslosen-Vers.

Hier wird normalerweise die gleiche Kasse hinterlegt wie bei KV. Es gibt jedoch auch so genannte Mischfälle – Beispiel:

Ein Mitarbeiter ist als Mini – Jobber bei Ihnen beschäftigt, hat aber eine Hauptbeschäftigung, bei der KV – seitig die Beitragsbemessungsgrenze überschritten wird, RV – seitig aber nicht. Dieser Mitarbeiter wird dann KV – seitig wie ein Mini – Jobber behandelt, RV- seitig aber wie ein ganz normaler Arbeitnehmer.

Umlage-Krankenkasse

Die Umlagekasse können Sie auch aus der Liste der bestehenden Krankenkassen auswählen. Beachten
​

Sie, dass Sie die gleiche Krankenkasse, wie in den vorherigen beiden Einträgen auswählen. Falls Sie dies nicht machen, werden Sie entsprechend darauf hingewiesen.

Umlage-Pflicht

Dieses Feld wird vom Programm mit dem Wert „Umlagepflicht laut Grunddaten" vorbelegt. Dies ist in der Regel auch korrekt, da im Lohn-Firmenstamm (im zvoove Payroll) grundsätzlich eingestellt ist, ob Sie umlagepflichtig sind oder nicht. Sollten Sie umlagepflichtig sein, so kann dieser Wert aber trotzdem von Krankenkasse zu Krankenkasse unterschiedlich sein, da die Kassen von unterschiedlichen Mitarbeiterzahlen für die Umlagepflicht ausgehen.

Beiträge

KV / PV Beitragsart

Dieses Feld wird programmseitig grundsätzlich mit „gesetzlich" vorbelegt. Zur weiteren Auswahl stehen:

Sollte der Mitarbeiter nicht gesetzlich versichert sein, sondern „freiwillig gesetzlich" oder aber „privat", so wählen Sie hier das entsprechende aus. Beachten Sie aber bitte, dass Sie dazu auch die entsprechenden Beitragsgruppen in „KV" und „PV" ausgewählt haben müssen. Privat versicherte AN sind bei den Beitragsgruppen „0,x,x,0" geschlüsselt, da diese Ihre Beiträge allein an die entsprechende Versicherung abführen.

Freiwillig gesetzlich versicherte AN können „0,x,x,0" sowie auch „9,x,x,1" geschlüsselt sein, im ersten Fall übernehmen diese die Zahlung der Beiträge an die Kasse auch allein, im zweiten Fall, der sicher am häufigsten vorkommt, sind es Firmenzahler, d. h. Sie als AG übernehmen das Zahlen der Beiträge an die Kasse.

Anspruch auf Krankengeld

Nur aktiv bei freiwillig gesetzlich versicherten Mitarbeitern.

Bei Neuanlage und allen bestehenden Datensätzen wird o. g. Feld automatisch aktiv gesetzt und wie bisher mit dem Höchstbeitrag für freiw. Vers. aus dem KK – Stamm gerechnet. Wenn der Mitarbeiter keinen Anspruch auf Krankengeld hat, dann muss der Haken entfernt werden und es wird mit dem ermäßigten Beitrag für freiw. Vers. gerechnet.

Hinweis:

Das nachträgliche Setzen dieses Hakens führt nicht zu automatischen Rückrechnungen im zvoove Payroll, diese müssen, so gewollt ggf. über den Bereichsvortrag gemacht werden und dann je Rückrechnungsmonat der Sozialversicherungssatz angepasst werden.

Beitragsgruppen

KV

Wählen Sie hier aus der Liste der möglichen Beitragsgruppen aus, welche Beitragsgruppe KV nach sozialversicherungsrechtlichen Grundsätzen für den Mitarbeiter zutrifft. Fehlt in der Anzeige die entsprechende Beitragsgruppe, so haben Sie bei den Eingaben zuvor (Tätigkeitsschlüssel B, Personengruppe, Rentenantragsteller) einen Fehler gemacht. Prüfen Sie diese Eingaben ggf.

RV

Wählen Sie hier aus der Liste der möglichen Beitragsgruppen aus, welche Beitragsgruppe RV nach sozialversicherungsrechtlichen Grundsätzen für den Mitarbeiter zutrifft. Fehlt in der Anzeige die entsprechende Beitragsgruppe, so haben Sie bei den Eingaben zuvor (Tätigkeitsschlüssel B, Personengruppe, Rentenantragsteller) einen Fehler gemacht. Prüfen Sie diese Eingaben ggf.

Hinweis:

Ab dem 01.01.2005 gibt es hier keine Unterscheidung mehr zwischen der Angestellten- und der Arbeiterrentenversicherung, diese Schlüssel entfallen dann und werden nur noch für die alten SV – Sätze sowie für eventuelle Rückrechnungen benötigt.

ALV

Wählen Sie hier aus der Liste der möglichen Beitragsgruppen aus, welche Beitragsgruppe ALV nach sozialversicherungsrechtlichen Grundsätzen für den Mitarbeiter zutrifft. Fehlt in der Anzeige die entsprechende Beitragsgruppe, so haben Sie bei den Eingaben zuvor (Tätigkeitsschlüssel B, Personengruppe, Rentenantragsteller) einen Fehler gemacht. Prüfen Sie diese Eingaben ggf.

PV

Wählen Sie hier aus der Liste der möglichen Beitragsgruppen aus, welche Beitragsgruppe PV nach sozialversicherungsrechtlichen Grundsätzen für den Mitarbeiter zutrifft. Fehlt in der Anzeige die entsprechende Beitragsgruppe, so haben Sie bei den Eingaben zuvor (Tätigkeitsschlüssel B,

Personengruppe, Rentenantragsteller) einen Fehler gemacht. Prüfen Sie diese Eingaben ggf. Bedenken Sie bitte auch, dass die Entscheidung, ob die Sachsenregelegung Anwendung findet, wie oben beschrieben, über die Eingabe des Bundeslandes stattfindet.

Mehrfachbeschäftigter

Zweitbeschäftigung

Brutto Zweitbeschäftigung/davon EGA

Weitere Beschäftigungen

Brutto weitere Beschäft./davon EGA

Diese Felder sind von Ihnen nach Beurteilung der sozialversicherungsrechtlichen Grundsätze zu pflegen.

Gleitzone

Aktivieren Sie hier entsprechend, wie der Mitarbeiter nach sozialversicherungsrechtlichen Grundsätzen abgerechnet wird. Ausführliche Hinweise und Erläuterungen, finden Sie im zvoove Payroll - Handbuch.

Kind nach KiBG

(Kinder - Berücksichtigungsgesetz – Neuregelung ab 01.01.2005)

Es wird ein zusätzlicher Beitragszuschlag für kinderlose AN von 0,25 % für die Pflegeversicherung erhoben. Dieser Beitragszuschlag ist vom AN allein zu tragen. Wenn der Mitarbeiter ein Kind hat, ist dieses Häkchen zu setzen. Ausführliche Hinweise und Erläuterungen, finden Sie im Kapitel 2 des Lohn-Handbuchs.

Beschäftigungsverhältnis

Da ab 01.01.2005 die Neuregelegung der RV – Beitragsgruppen gilt, gibt es für einige Mitarbeiter keine eindeutige Zuordnungsmöglichkeit für Arbeiter oder Angestellte mehr. Deshalb muss ab dem 01.01.2005 für alle Mitarbeiter hier ausgewählt werden, ob sie als Angestellter oder Arbeiter gelten. Wichtig für die SV - Meldungen.

Status

Für das DEÜV - Meldeverfahren Statuskennzeichen „1" bei Anmeldung:

Angabe, ob zum Arbeitgeb er eine Beziehung als Ehegatte oder Lebenspartner besteht Statuskennzeichen „2" bei Anmeldung:

Angabe, ob eine Tätigkeit als geschäftsführender Gesellschafter einer GmbH vorliegt Wählen Sie hierfür entsprechend korrekt aus:

Ausbildung außerbetr. Einr.

Haben Sie diese Einstellung aktiviert (nur möglich bei Personengruppe 102 – Auszubildende), so bezahlt der Arbeitgeber die SV-Beiträge komplett. Die Verdienstgrenze von 325,00 Euro ist außer Kraft gesetzt.

Versorgungsbezug

Ein Mitarbeiter, der in einem Versorgungswerk rentenversichert ist, ist einem Mitarbeiter, der gesetzlich rentenversichert ist, gleichgestellt. Bei der Berechnung der Lohnsteuer kann demnach ein Mitarbeiter im Versorgungswerk (Beitragsgruppenschlüsselung 1011) einem Mitarbeiter, der die Beitragsgruppen 1111 hat, gleichgestellt sein. Wenn Sie also den Haken für Versorgungsbezug aktivieren, ist die Berechnung der Lohnsteuer bei Mitarbeitern mit Beitragsgruppenschlüssel 1111 und 1011 identisch.

Befr. v. der RV-Pflicht abg.

Erhöht der Arbeitgeber das Arbeitsentgelt in einem bereits bestehenden Minijob nach dem 31. Dezember 2012 auf regelmäßig mehr als 400 Euro, aber nicht mehr als 450 Euro, handelt es sich von diesem Zeitpunkt an um einen rentenversicherungspflichtigen Minijob nach neuem Recht. In diesem Fall besteht in der Regel die Möglichkeit, die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht zu beantragen. Auf Grund gesetzlicher Vorgaben ist es erforderlich, dass das Beschäftigungsverhältnis zum Ablauf des

Kalendermonats, der der Erhöhung des regelmäßigen Entgelts auf mehr als 400 Euro vorausgeht, mit dem Meldegrund "33" abgemeldet und mit Beginn des folgenden Kalendermonats mit dem Meldegrund "13" wieder angemeldet wird.

Sollte der Mitarbeiter nachweislich die Befreiung beantragt haben, so aktivieren Sie bitte im Personalstamm\Sozialversicherung die Option „Befr. v. der RV-Pflicht abg." (Befreiung von der Rentenversicherungspflicht abgegeben).

Durch Aktivieren dieser Option werden dann die SV Meldungen mit MG 33 und 13 im zvoove Payroll automatisch erzeugt und zum Export bereitgestellt.

Leistungsgruppe:

Dieses Feld ist für die Hilfsliste Nr. 642 (vierteljährliche Verdiensterhebung). Über diese Zuordnung können Sie steuern, in welche Leistungsgruppe (1-5) der Mitarbeiter auf dieser Liste eingruppiert wird.

Änderungen für die Markierung als Saisonarbeitnehmer

Die Checkbox zur Markierung als Saisonarbeitnehmer in Verbindung mit zvoove Payroll , zu finden im Personalstamm unter Lohn → Sozialversicherung, lässt sich ab sofort nur noch unter folgenden Bedingungen aktivieren:

• • Der Mitarbeiter darf nicht freiwillig kranken- bzw. pflegeversichert sein.

• Bei der Krankenversicherung muss ein Allgemeiner Beitrag (Schlüssel 1) oder ein Ermäßigter Beitrag (Schlüssel 3) hinterlegt sein.

Umsetzung des neuen Übergangsbereichs zum 1. Juli 2019

• Durch das Gesetz über Leistungsverbesserungen und Stabilisierung in der gesetzlichen Rentenversicherung (RV-Leistungsverbesserungs- und Stabilisierungsgesetz) vom 28. November

2018 tritt an die Stelle der bisherigen Gleitzone mit einem regelmäßigen Arbeitsentgelt von

monatlich 450,01€ bis 850,00€, der erweiterte Übergangsbereich mit einem regelmäßigen Arbeitsentgelt von monatlich 450,01€ bis 1.300,00€. Wie bisher auch zahlen Beschäftigte im neuen Übergangsbereich einen reduzierten Beitragsanteil, was jedoch aufgrund der

Berücksichtigung des ungeminderten Arbeitsentgeltes in der Rentenversicherung nicht mehr zu geminderten Rentenansprüchen führen wird. Die bisherige Möglichkeit der Beschäftigten, auf die Reduzierung des Arbeitnehmerbeitrags in der Rentenversicherung zur Vermeidung der damit verbundenen rentenmindernden Auswirkungen zu verzichten, entfällt daher.

Die Regelungen des Übergangsbereichs gelten – unabhängig vom Zeitpunkt der Aufnahme der Beschäftigung – vom 01.07.2019 an uneingeschränkt für mehr als geringfügige Beschäftigungen, deren regelmäßiges Arbeitsentgelt die Entgeltgrenze von 1.300,00€ im Monat nicht überschreitet.

Im Personalstamm unter Lohn → Sozialversicherung werden daher im Bereich "Sonstige Angaben" die Felder "Gleitzone" und "Gleitzonenberechnung" für Einträge mit einem "Gültig ab"-Datum 1. Juli 2019 oder später durch das Feld "Übergangsbereich" ersetzt. Mögliche Einträge sind hier "0 = Nein" oder "1 = Midijob" .

Wenn Sie zvoove Payroll einsetzen, sollten Sie alle erforderlichen Daten zur Lohnsteuer grundsätzlich bereits im zvoove (für Gebäudedienstleister) pflegen. Sie erhalten, wenn Sie die Lohnsteuerdaten das erste Mal aufrufen, folgende Ansicht.

Als erstes müssen Sie an dieser Stelle die Steuer-Identifikationsnr. eintragen. Die Felder

„Teilnahme ELSTAM", „Nebenarbeitgeber", und „Abw. Geburtsdatum" sind für die ELSTAM-Meldung über zvoove Payroll vorgesehen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche des Kalenderjahres, für das Sie Eingaben machen wollen. Ebenfalls können Sie sich das letzte und das Folgejahr anzeigen lassen. Sobald die neue Lohnsteuerkarte für das Folgejahr vorliegt, können die Eintragungen überprüft und bereits vorgenommen werden. Das Programm prüft beim Jahreswechsel, ob bereits ein Eintrag für das Folgejahr vorhanden ist. In diesem Fall passiert nichts. Ist kein Eintrag vorhanden, wird der letzte Eintrag des aktuellen Jahres auf das Folgejahr übertragen.

Füllen Sie nun die Felder gemäß der Steuerkarte aus. Die Steuerklasse geben Sie als Ziffer ein. Für die Abführung der Kirchensteuer wählen Sie den Religionsschlüssel aus der Tabelle aus (Doppelklick).

Auf den Lohnsteuerkarten findet sich seit dem Jahr 2000 gelegentlich ein Hinzurechnungsbetrag. Arbeitet der Mitarbeiter noch auf einer zweiten Lohnsteuerkarte, ist diese mit Steuerklasse 6 ausgestellt.

Der Mitarbeiter kann sich nun auf dieser Karte einen Freibetrag eintragen lassen, muss sich aber im Gegenzug dazu einen Hinzurechnungsbetrag auf der ersten Lohnsteuerkarte eintragen lassen. Dieser Hinzurechnungsbetrag ist im Minus unter Freibeträge zu erfassen. Achten Sie darauf, dass alle 4 Felder gefüllt werden (Jahr, Monat, Woche, Tag), da diese Beträge sonst bei der Lohnabrechnung nicht berücksichtigt werden. Dies gilt sowohl für Frei- als auch für Hinzurechnungsbeträge.

Hinweis bei Verwendung von zvoove Payroll

Ohne Eintragung der Steuer-Identifikationsn ummer kann keine Abrechnung durchgeführt werden. Geringfügige Mitarbeiter (Minijobber) ohne Steuerkarte sind mit Steuerklasse 0 abzurechnen! An dieser Schlüsselung erkennt unsere Lohn-Software zvoove Payroll, das hier AG-seitig 2 % pauschale Lohnsteuer zu ermitteln ist.

Bitte wählen Sie die Religionszugehörigkeit aus der Auswahltabelle. Ohne Religionszugehörigkeit ist die 3 auszuwählen und niemals „Nichts". Fehlt die Religionszugehörigkeit in der

Auswahltabelle, so ist diese auf keinen Fall manuell hinzuzufügen. Die Religionstabelle wird von zvoove gepflegt und beinhaltet alle Kirchensteuererhebenden Religionsgemeinschaften Deutschlands. Muslime werden hier nicht angegeben, da diese Religionsgemeinschaft nicht kirchensteuererhebend ist.

Faktor Steuerber.:

Da aufgrund von ELENA bei der Steuerklasse 4 ab dem 01.01.2010 der jeweilige Faktor zur Steuerberechnung eingetragen werden muss, wurde dieses Feld im Bereich der Lohnsteuerkarte hinzugefügt. Kein Kammerbeitrag

Im Lohnprogramm muss für die Bundesländer Saarland oder Bremen ein Kammerbeitrag abgeführt werden.

Es ist aber nicht für jeden Mitarbeiter ein Kammerbeitrag zu ermitteln. Für Mitarbeiter mit folgenden Kriterien darf z. B. kein Kammerbeitrag ermittelt werden:

1. Gesellschafter einer OHG oder Mitglieder einer anderen Personengesellschaft.

1. leitende Angestellte, soweit diese selbständig einstellen und entlassen dürfen oder Generalvollmacht oder Prokura haben.

1. Ehefrauen, Verwandte und Verschwägerte Ersten Grades, die in häuslicher Gemeinschaft mit dem Arbeitgeber leben.

Für diese Mitarbeiter kann der Punkt „kein Kammerbeitrag" aktiviert werden.

Pauschalst. Minijobs AN

Handelt es sich um einen Mitarbeiter, dessen Tätigkeit zu den Mini-Jobs zählt, so können Sie hier aktivieren, wenn Sie die Pauschalsteuer nicht selbst tragen wollen, sondern diese dem AN abgezogen werden soll. Durch das Setzen des Häkchens generiert unsere Lohn-Software zvoove Payroll automatisch in der Lohnabrechnung einen Netto-Abzug, über die das Programm dem Mitarbeiter die Lohnsteuer vom Netto-Verdienst abzieht. Lohnsteuerb. gesendet zvoove Payroll setzt hier im Personalstamm ein Kennzeichen, wenn die Lohnsteuerbescheinigung für diesen Mitarbeiter bereits mit Elster ans Finanzamt versendet wurde. Sollten Sie nachträglich noch Änderungen für den gemeldeten Zeitraum vornehmen, dann müssen Sie diese Bescheinigung erneut an das Finanzamt senden. Hierfür setzen Sie dann bitte manuell vorher das Kennzeichen zurück.

Steuerbefreit

Die Schlüsselung der Lohnart im Bereich „Steuerpflicht" kann durch eine Eingabe im Personalstamm des einzelnen Mitarbeiters übersteuert werden. Ist ein Mitarbeiter nicht steuerpflichtig wie z.B. Grenzgänger oder Aushilfen mit Freistellungsbescheinigung kann durch die Eingabe eines Häkchens in der Steuerzeile bei „Steuerbefreit" die Ermittlung der Steuer ausgeschaltet werden.

Setzen Sie dieses Kennzeichen für die Mitarbeiter, die als „Grenzgänger" von der Steuer befreit sind. Es wird dann keine Steuer mehr berechnet. Auch die Berechnung der 2 % Pauschsteuer bei Minijobbern ist damit ausgeschaltet.

Buchstabe M:

Kennzeichen ist zu setzen, wenn folgendes bescheinigt werden soll (nur relevant in Verbindung mit zvoove Payroll):

Auf den Lohnsteuerbescheinigungen mit Gültigkeit ab dem 01.01.2014 ist unter Nummer 2 "Großbuchstaben" zusätzlich folgendes zu bescheinigen:

„M" ist grundsätzlich einzutragen, wenn dem Arbeitnehmer anlässlich oder während einer beruflichen Auswärtstätigkeit oder im Rahmen einer beruflichen doppelten Haushaltsführung vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine nach § 8 Absatz 2 Satz 8 EStG mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewertende Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde. Die Eintragung hat unabhängig davon zu erfolgen, ob die Besteuerung der Mahlzeit nach § 8 Absatz 2 Satz 9 EStG unterbleibt, der Arbeitgeber die Mahlzeit individuell oder nach § 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 1a EStG pauschal besteuert hat. Im Übrigen sind für die Bescheinigung des Großbuchstaben „M" auch die Ausführungen des Einführungsschreibens zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1. Januar 2014 zu beachten.

Sammelbeförd

Bei Aktivierung dieses Feldes wird auf der Lohnsteuerbescheinigung des Mitarbeiters das Kennzeichen F (steuerfreie Sammelbeförderung von der Wohnung zur Arbeitsstelle) ausgewiesen. Alternativ kann auch im Lohnartenstamm eine Lohnart hierfür verwendet werden. Informationen dazu erhalten Sie im Fach 1, Stammdaten Punkt Lohnarten.

ELSTAM Import

Dieses Kennzeichen dient zu Informationszwecken und zeigt an, ob dieser Datensatz durch das ELSTAM Verfahren importiert wurde (nur über zvoove Payroll möglich). Das Kennzeichen kann nicht manuell geändert werden. Freibeträge

Hier können Sie die entsprechenden Freibeträge des Mitarbeiters hinterlegen. Wenn Sie einen

Gültigkeitszeitraum und den Jahresbetrag eingetragen haben, kann das Programm nach einer

Sicherheitsabfrage die Werte für Monat, Woche und Tag automatisch berechnen. Der Mitarbeiter kann sich außerdem auf dieser Karte einen Freibetrag eintragen lassen, muss sich aber im Gegenzug dazu einen Hinzurechnungsbetrag auf der ersten Lohnsteuerkarte eintragen lassen. Dieser

Hinzur echnungsbetrag ist d ann im Minus unter Freibeträge zu erfassen. Achten Sie darauf, dass alle 4 Felder gefüllt werden (Jahr, Monat, Woche, Tag), da diese Beträge sonst bei der Lohnabrechnung nicht berücksichtigt werden. Dies gilt sowohl für Frei- als auch für Hinzurechnungsbeträge.

Hinweis: In der Regel sollten diese Daten über das ELStAM Verfahren importiert und nicht manuell hinterlegt werden. Alter/Versorgung

Ein Gültigkeitszeitraum gilt immer ab dem 01. eines Monats. Der %-Satz kann individuell hinterlegt werden. Jeder Wert zwischen 90 und 100% ist möglich. Wird hier etwas eingetragen, zeigt das Programm sofort auf die Sozialversicherungsmaske, da hier die Angaben geändert werden müssen.

Mitarbeiter in Altersteilzeit gehören zur Personengruppe 103.

Beachten Sie bitte (betrifft zvoove Payroll): Wird ein bestehender Datensatz geändert und es wurden mit diesem Datensatz bereits Abrechnungen vorgenommen, dann erfolgt eine Rückrechnung für alle damit abgerechneten Monate. Wird ein neuer Datensatz angelegt, wird geprüft, ob rückwirkend oder erst ab dem nächsten Abrechnungsmonat Änderungen vorgenommen wurden. Auch hier wird höchstens bis zur Rückrechnungstiefe von 21 Monaten rückgerechnet. Die Prüfung erfolgt anhand der Tabellen LOHNSTK (Stammdatensatz oben) zu LGSTK (Abrechnungsdaten) sowie LOHNSTFB (Stammdaten Freibeträge) zu LGSTFB (Abrechnungsdaten).

Lohnsteuertabelle A/B

Mitarbeiter, die nicht der Sozialversicherungspflicht unterliegen, werden nach der Lohnsteuertabelle B abgerechnet. Diese ergibt höhere Steuerbeträge, weil die in die Tabelle A eingerechneten

Vorsorgepauschalen hier nur gekürzt berücksichtigt werden. Wann die Tabelle A oder die Tabelle B angewendet wird, lässt sich eigentlich recht einfach entscheiden. Immer dann, wenn ein Arbeitnehmeranteil zur gesetzlichen Sozialversicherung anfällt, ist die Tabelle A anzuwenden. Fällt hingegen nur ein Arbeitgeberanteil zur gesetzlichen Rentenversicherung an, so ist nach der Tabelle B zu besteuern. Nur in Ausnahmefällen ist für Arbeitnehmer in der freien Wirtschaft die besondere Lohnsteuertabelle (Tabelle B) anzuwenden. Die Ausnahmefälle sind:

Weiterarbeitende Beamtenpensionäre

Weiterarbeitende Altersruhegeldempfänger

Beherrschende Gesellschafter – Geschäftsführer einer GmbH mit Versorgungszusage Vorstandsmitglieder von Aktiengesellschaften

Hier können Sie Verträge (z.B. VWL, Mitarbeiterdarlehen, Direktversicherung oder andere Sparverträge) des Mitarbeiters in einem Menü erfassen.

Über den Button „Neu" können Sie einen neuen Vertrag anlegen. Sie haben die Möglichkeit zwischen fünf Vertragsarten auszuwählen.

Bei den Vertragsarten VWL, AVWL und Pensionskasse/Direktversicherung können Sie die Beträge über die DTAUS-Datei (bei Einsatz von zvoove Payroll) an den Empfänger überweisen. Falls Sie dies nicht möchten, weil die Beträge per Lastschrift abgezogen werden, aktiveren Sie die Einstellung „Einzug per Lastschriftverfahren".

Wenn Sie die Vertragsart Mitarbeiterdarlehen aktiviert haben, so wird kein DTAUS-Satz erzeugt, sondern der Betrag nur von der Abrechnungen abgezogen.

Als fünfte Möglichkeit gibt es noch eine leere Auswahl als Vertragsart. Wenn diese Vertragsart ohne Text gewählt wird, wird nur der Verwendungszweck bei der Überweisung aus zvoove Payroll angegeben.

Wählen Sie diese leere Vertragsart immer dann, wenn die übrigen für diesen Fall nicht passen.

Wenn Sie einen neuen Satz angelegt haben und Sie schließen die Maske, erhalten Sie folgenden Hinweis:

Die Beträge müssen Netto von der Abrechnung wieder abgezogen werden. Diesen Nettoabzug müssen Sie im Personalstamm im Bereich Lohn > Lohn/Gehalt > Bezüge/Abzüge entsprechend hinterlegen. Bestätigen Sie diese Meldung mit OK und Sie erhalten eine weitere Abfrage:

Um direkt in die Lohn-Abzüge zu gelangen klicken Sie hier „Ja".