Wie Rechnungen geschrieben werden, haben Sie bereits in Kapitel 1.1 gelernt. Alle geschriebenen Rechnungen finden Sie im Rechnungsausgangsbuch wieder.

Das Rechnungsausgangsbuch rufen Sie über das Menü Abrechnung > Rechnungsausgang auf.

Zum besseren Verständnis zerlegen wir die Ansicht des Rechnungsausgangsbuches in seine Einzelteile. Beginnen wir ganz oben:

Hier bestimmen Sie, welche Rechnungen, Stornos oder Gutschriften angezeigt werden. Die Vorauswahl steht standardmäßig auf „akt. Jahr". Sie können die Anzeige aber auch auf einen bestimmten Monat begrenzen, indem Sie im Feld Monat/Jahr einfach den gewünschten Monat eintragen (z.B. 09/2008). Außerdem können Sie sich nur Daten ab einem bestimmten Buchungsdatum oder ab einem bestimmten Rechnungsdatum anzeigen lassen. Aktivieren Sie „Gesamter Zeitraum" werden alle Rechnungen, Stornos und Gutschriften, die je erstellt wurden, aufgelistet.

Neben den gängigen Filterungsmöglichkeiten (Kunden-Nr., Auftrag-Nr., Objekt-Nr. etc) haben Sie noch weitere Filter. Über den Button

öffnet sich folgendes Fenster:

Hier haben Sie die Möglichkeit den Filter auf „Fakturgruppen" zu setzen. Wählen Sie hierzu lediglich über die Auswahl die Fakturgruppe von und Fakturgruppe bis aus.

Wenn Sie das Häkchen bei „Nur Rechn./Gutschr. Nach §13b" setzen, werden Ihnen nur die entsprechenden Daten angezeigt, welche nach diesem Paragraphen berechnet wurden. Mit „Nur Lastschrift-Kunden" zeigt Ihnen zvoove (für Gebäudedienstleister) nur Rechnungen von Kunden an, bei denen im Kundenstamm das Lastschriftverfahren aktiviert ist. Wünschen Sie, dass Ihnen alle Rechnungen angezeigt werden, für die noch „keine Fibu-Übergabe erfolgt" ist, aktivieren Sie das entsprechende Häkchen. Je nach Einstellungen in den Optionen können Sie hier ebenfalls nach dem „Faktursachbearbeiter" filtern.

Daten werden Ihnen allerdings erst dann angezeigt, wenn Sie auf der rechten Maskenseite auf den Button „Aufbereiten" klicken:

Die Sortierung kann nach Rechnungsnummern (aufsteigend oder absteigend) oder nach Kundennummer erfolgen. Wenn Sie nach einem bestimmten Monat filtern, ist es wichtig, ob zvoove (für

Gebäudedienstleister) das Rechnungs- oder das Buchungsdatum berücksichtigen soll. Voreinstellung ist hier Rechnungsdatum.

Über die Registerkarten bestimmen Sie, was Sie sehen möchten (Rechnungen, Stornos oder Gutschriften). Die Voreinstellung zeigt die Registerkarte „Alle" an.

Nachdem Sie nun Ihre Auswahl getroffen haben, werden die gewünschten Informationen in der Bildmitte angezeigt.

Im Feld Besonderheiten wird angezeigt, ob es sich bei dem Beleg um eine Abschlagsrechnung etc. handelt.

Am unteren Bildrand stehen mehrere Buttons zur Verfügung, deren Funktionen nachfolgend erklärt werden.

Über den Button „Anzeigen" können Sie sich die ausgewählte Position in der Bildmitte ansehen. Diese

Funktion zeigt alle Details der Rechnung an. Mit der Archivierung wird nun automatisch der ACROBAT READER geöffnet und das PDF-Dokument wird angezeigt. Somit lässt sich auch das ursprüngliche Layout der Rechnung ansehen (und ggf. erneut ausdrucken etc.).

Mit diesem Button „Drucken" können Sie die ausgewählte Position beliebig oft nachdrucken. Durch die Funktion „Bereich drucken" kann man mehrere Rechnungen auf einmal drucken.

Wenn Sie eine Rechnung nachträglich drucken, wird als Status nicht, wie beim ersten Druck in der

Faktur, „Rechnung" ausgedruckt, sondern der Text, welchen Sie in den Optionen im Register Fakturierung im Feld „Text auf Rechnungsnachdruck" eingetragen haben. Haben Sie hier nichts eingetragen, so wird als Status „Rechnung" entsprechend ausgedruckt.

Über den entsprechenden Button können die Daten an MS-Excel übergeben werden.

Über den Button „Arbeitsscheine" können Sie sich den bzw. die zugrundeliegende Arbeitsscheine für die entsprechende Rechnung anzeigen lassen (falls vorhanden).

Über Rechnung-Nr. von-bis können Sie einen Rechnungsnummernkreis vorgeben und dieser wird dann ausgedruckt.

Über den Button „Drucker einrichten" können Sie einen bestimmten Drucker für die Ausgabe auswählen.

Über den Button „Ausgangsbuch drucken" bringen Sie die in der Bildmitte angezeigten Positionen zu Papier.

Mit dem Button „Steuerberaterliste drucken" wird eine Liste gedruckt, die sich vom Ausgangsbuch nur geringfügig unterscheidet. Beide Listen enthalten alle Informationen die die Buchhaltung bzw. der Steuerberater benötigt. Die Steuerberaterliste kann ebenfalls an MS Excel übergeben werden.

Der Button „Erneute Übergabe" ist nur sichtbar, wenn Sie als Systemadministrator angemeldet sind.

Damit können Sie die Übergabe von Rechnungsdaten an die eingestellte FIBU-Schnittstelle wiederholen. Hinweis: Üblicherweise wird die Schnittstelle fortlaufend während des Fakturlaufs gefüllt. Deshalb sollte der Ordn er vor einer „erneuten Übergabe" von evtl. vorhandenen Dateien befreit werden.
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