1.1.7. Kontakte
1.1.7.1. Abkürzungen
1.1.7.1.1 Abkürzungsbereiche
Hier können Sie die unter Kapitel 1.1.6.1.2 Abkürzungstexte erfassten Abkürzungstexte zu so genannten Bereichen zusammenfassen.
Dieses macht Sinn, wenn man viele spezielle Abkürzungen hat und diese noch gerne untergliedern möchte, um dem Ganzen etwas mehr Übersicht zu verleihen.
1.1.7.1.2 Abkürzungstexte
Abkürzungen dienen als Textbausteine bei der Erfassung von Kontakten in der Akquisition und Personalübersicht. Häufig wiederkehrende Texte können hier standartisiert hinterlegt werden.
Kürzel : Kurzbezeichnung des Textbausteins
Beschreibung : Inhalt des Textbausteins
Auswahl Kundenkontakt: Durch Setzen des Häkchens kann gesteuert werden, ob diese Abkürzung in den Kundenkontakten (Akquise) ausgewählt werden kann.
Auswahl Personalkontakt: Durch Setzen des Häkchens kann gesteuert werden, ob diese Abkürzung in den Personalkontakten (Personalübersicht) ausgewählt werden kann.
SYS : Organisatorisches Feld. Tragen Sie hier ein J ein, wenn Sie verhindern wollen, dass dieser Satz versehentlich durch einen anderen Bediener gelöscht oder verändert wird.
1.1.7.2. Automatische Wiedervorlage
In der Akquise können Kontakte automatisch für bestimmte Bediener auf Wiedervorlage gelegt werden. Hierfür gibt es die Stammtabelle „Automatische Wiedervorlage":
Hier können Kriterien für die automatische Vergabe eines Wiedervorlagedatums bei der Anlage eines Kontaktes in der Akquise festgelegt werden. Abgeprüft werden dabei der ABC-Status lt. Kundenstamm und die Kontaktart.
Der Kontakt wird nach Eingabe der Kontaktart direkt mit dem Wiedervorlagedatum (aktuelles Tagesdatum + 1 Woche) und dem in der Tabelle hinterlegtem Bediener versehen.
1.1.7.3. Bereichsdefinition für Kontaktarten (ehem. Reklamationskontakte)
Mit dieser Version wurde der frühere Bereich "Reklamationskontakte" umbenannt in "Bereichsdefinition für Kontaktarten". Dieser Bereich wurde damit verallgemeinert und es können nun allgemeine Kontaktbereiche für die Kunden- und die Personalseite erfasst werden.
Die Kontaktarten wurden nun in die Bereiche Kunden und Personal aufgegliedert. In den Kontaktarten selbst kann definiert werden, welche Kontaktart welchem Bereich zugeordnet wird.
Der frühere Auswahlknopf "Reklamationsbereiche" heißt nun "Bereichsdefinition".
Am Anlegen der Bereiche hat sich nichts geändert, jedoch kann die Bezeichnung des Reiters nun frei gewählt werden.
Ebenso können nun frei Kontaktbereiche nur oder auch für Personalkontakte erzeugt werden.
Sobald die ausgewählte Kontaktart im Kontakt hinterlegt und mit der TAB-Taste bestätigt wurde erscheint der entsprechende Reiter im Kontakt (A).
Über die Auswahl (B) kann wie gewohnt der entsprechende Bereich (C) ausgewählt und genutzt werden.
1.1.7.4. Dokumentenarten
Auf die Dokumentenarten können im Kunden- und Personalstamm unter Anhang > Dateien zurückgegriffen werden:
1.1.7.5. Gründe zur Erledigung
Diese Stammtabelle dient zur Hinterlegung der Auswahl für den Erledigungsgrund in der Kontaktmaske:
Aus dieser Stammtabelle kann dann im Kontakt ausgewählt werden:
1.1.7.6. Kommunikationsarten
Diese Stammtabelle ist für die Hinterlegung der Auswahl für die Kommunikationsart in der Kontaktemaske:
Die Kommunikationsart kann dann im Kontakt ausgewählt werden:
1.1.7.7. Kontaktarten
Kontaktarten bestimmen bei der Kontakterfassung in der Akquise oder der Personalübersicht, auf welche Weise der Kontakt zustande gekommen ist. Sie haben zusätzlich die Möglichkeit nach einzelnen Kontaktarten zu selektieren.
Sie können je Kontaktart festlegen, ob diese in der Akquise (Kundenkontakt) und/oder Personalübersicht (Personalkontakt) benutzt werden kann.
Wenn Sie in den Optionen die Terminverfolgung aktiviert haben, können Sie je Kontaktart zunächst festlegen, ob für diese die Terminverfolgung durchgeführt werden soll. Ist dies der Fall, können Sie noch festlegen um wie viel Minuten bzw. Tage die Kontakte entsprechend verschoben werden sollen.
1.1.7.8. Kontaktbereiche
Kontaktbereiche dienen der Gruppierung von Kontakten, wenn die Einzelliste der Kontakte zu unübersichtlich wird.
Im oberen Teilfenster werden die Kontaktbereiche neu angelegt. Zu dem jeweils aktiven Satz können im unteren Teilfenster per Doppelklick Kontaktarten zugeordnet werden
1.1.7.9. Textbausteine E-Mail
Für den Versand von E-Mails über den Kontakt-Bereich gibt es eine Stammtabelle, wo Textbausteine vordefiniert werden können. Sie finden diese Tabelle unter Datei > Stammdaten > Stammdatentabellen > Kontakte > Textbausteine E-Mail:
Im oberen Drittel der Maske können Sie verschiedene Gruppen definieren, denen Sie die Textbausteine aus dem mittleren Bereich zuordnen können. Im unteren Drittel definieren Sie den entsprechenden Text für den Textbaustein.
In der E-Mail-Erfassungsmaske im Kontakt (über Akquise oder Personalübersicht) können Sie über den Button „Textbaustein" auf Ihre verschiedenen Textvorlagen zurückgreifen:
In der Auswahlmaske dann einfach den entsprechenden Textbaustein anklicken und den Text mit OK in die E-Mail übernehmen.