Auf den vorangegangenen Seiten haben Sie gelernt, wie Sie Kontakte anlegen und diese zu einem bestimmten Datum in der Wiedervorlage erscheinen. Um diese Kontakte auch wiederzufinden, soll als nächstes die Funktionsweise der Wiedervorlage erläutert werden. Das Wiedervorlagesystem rufen Sie auf zwei verschiedene Arten auf:

• Zum einen über Datei, Wiedervorlage

• Zum anderen über Allgemein, Wiedervorlage.

Nachdem Sie sich für eine der beiden Möglichkeiten entschieden haben, öffnet sich der Wiedervorlage-Bildschirm:

1.12.1. Filter (linker Bildschirmbereich)

Im Filter können die Kontakte nach Kunden/Lieferanten sowie Mitarbeiter aufbereitet werden. Die Anzahl der Kontakte, welche sich in dem jeweiligen Bereich befinden, werden in Klammern gesetzt angezeigt.
​

Der Status gibt zusätzlich an, wie viele Kontakte insgesamt in der Wiedervorlage vorhanden sind. Im Persönlichen Ordner lassen sich zudem alle Kontakte einsortieren, welche man stets auf einem Blick sehen können möchte, weil diese einer bestimmten Kategorie angehören.

Diese Ordner werden definiert, indem man von Status auf Persönliche Ordner wechselt, und dann auf Ordner definieren klickt.

Die neuen Ordner werden im Filter unter Persönliche Ordner angezeigt.

Um einen Kontakt zu einem Persönlichen Ordner zuzuweisen, klicken Sie auf den gewünschten Kontakt, um diesen zu markieren ( 1 ).

Im Anschluss wählen Sie den Button Persönlicher Ordner Kontakt zuordnen ( 2 ). Jetzt kann der gewünschte Ordner gewählt werden ( 3 ).

1 3 2

Im Persönlichen Ordner können Kontakte aus allen Bereichen zugeordnet werden – also z.B. Kundensowie Personalkontakte.

Bitte beachten Sie, dass die Zuordnung der Übersichtlichkeit dient. Es werden dadurch keine Kontakte verschoben o.ä., sondern lediglich einem Ordner zugewiesen.

1.12.2. Wiedervorlagen (mittlerer Bildschirmbereich)

Im obigen Bereich kann nach Bediener, Kontaktart, Zeitraum und Datum von / bis gefiltert werden.

Die Kontakte werden gelistet, wobei die noch nicht gelesenen Kontakte entsprechend markiert werden. Je nachdem welcher Kontakt selektiert ist, wird unten in den Details der Adresskopf des Kunden / Mitarbeiters angezeigt.

1.12.3. Buttonleiste

Die Funktionen der Buttonleiste lassen sich entweder per Betätigen des Buttons, oder aber durch Rechtsklick im Kontextmenü aufrufen.

Öffnen:Öffnen des Kontaktes (auch per Doppelklick auf dem entsprechenden Kontakt möglich)

Gelesen / Ungelesen:Markierung des Kontaktes nach Status gelesen / ungelesen

Wiedervorlage: Erledigen: Hier lassen sich Wiedervorlagen direkt erledigen, wenn mindestens eine aktive Wiedervorlage vorhanden ist. Die Erledigung betrifft allerdings nur die eigene Wiedervorlage, alle weiteren bleiben auf unerledigt. Beispiel aus einem Kontakt:

Datum/Zeit setzen: Über diesen Menüpunkt lassen sich Wiedervorlagedatum und –uhrzeit ändern, ohne dass man dafür den Kontakt öffnen muss. Dieses gilt natürlich nur für das angemeldete Bedienerkürzel, und nicht für alle Wiedervorlagebediener.

Persönlicher Ordner:Zuweisung eines Kontaktes zu einem Persönlichen Ordner

Ansprechpartner:Aufruf des Ansprechpartners (Ansprechpartnerstamm) des ausgewählten Kontaktes. Ist der Kontakt keinem Ansprechpartner zugewiesen, wird der erste Ansprechpartner des Kunden angezeigt.

Aktualisieren Button:Aktualisieren der Wiedervorlage

Filter:Filterung der Kontakte nach unterschiedlichen Kriterien

Akquisition:Aufruf der Akquise mit Fokus auf den Kunden des ausgewählten Kontaktes

Personalübersicht:Aufruf der Personalübersicht mit Fokus auf den Mitarbeiter des ausgewählten Kontaktes

Druck Button:Ausdruck des ausgewählten Kontaktes

1.12.4. Kontaktvorschau (rechter Bildschirmbereich)

Die Kontaktvorschau kann mittels Button

geöffnet bzw. geschlossen werden, und spiegelt Informationen zum Thema, Inhalt und einigen Kontaktdetails wieder. Somit muss der Kontakt nicht erst geöffnet werden, um sich einen schnellen Überblick über den Inhalt zu verschaffen.
​

1.12.5. Kontakte

Im Kontakt selbst können natürlich auch einige Einstellungen für die Wiedervorlage vorgenommen werden.

Das Gelesen- sowie das Erledigt-Kennzeichen lassen sich aktivieren / deaktivieren. Wird bspw. das „Erledigt"-Kennzeichen eines Bedieners wieder entfernt, so wird auch das Gelesen-Kennzeichen wieder herausgenommen, damit der Bediener erkennen kann, dass er eine Wiedervorlage hat, welche seiner Aufmerksamkeit bedarf.

Des Weiteren können für die Bediener unterschiedliche Wiedervorlagedaten eingetragen werden. Wird bspw. ein Bediener hinzugefügt, so wird das aktuelle Tagesdatum / -uhrzeit eingetragen. Je nachdem welche Zeile markiert ist, lässt sich das Wiedervorlagedatum / -uhrzeit auch für alle anderen Bediener übernehmen. Das Erledigt-Kennzeichen für den Gesamtkontakt (Reiter Allgemein) wird automatisch gesetzt, sobald bei allen Wiedervorlagebedienern ebenfalls der Kontakt auf erledigt gesetzt wurde. Wird ein Erledigt-Kennzeichen entfernt, erhält der Hauptkontakt ebenfalls ein Nicht-Erledigt-Kennzeichen. Der Status wird über die folgenden Symbole visualisiert:

Auch die Zuordnung zu einem Persönlichen Ordner ist hier möglich für den angemeldeten Bediener.