Angebot erfassen
Angebotsunterlagen mit Kalkulation für Marburg kommen in roter Hülle von Geschäftsführung, oder Betriebsleitung und werden gescannt
Angebote mit Kalkulation für Netphen kommen per E-Mail bereits digital
Das Angebot wird basierend auf den Eintragungen und Vermerken auf den Unterlagen angelegt. Dabei ist besonders auf folgende Punkte zu achten:
Ist der Kunde richtig erfasst worden? Ist die Anfrage bspw. von einer Privatperson gemacht worden, das Angebot läuft aber auf ein Unternehmen? Kam die Anfrage von einer Hausverwaltung, aber der eigentliche Auftraggeber ist der Eigentümer des Objekt?
Liegen vollständige Angebots- und Rechnungsadressen vor, unterscheiden sich diese?
Liegt eine E-Mail-Adresse des Kunden vor? Falls nein ist diese, sowie weitere fehlende Informationen, zu erfragen
Die Angebotsdatei wird generiert, dabei wird nochmal geprüft:
Ist die Anschrift des Kunden korrekt? Unterscheidet sich die Angebotsanschrift vom Kundenstamm ggf. hier manuell korrigieren
Leere Positionen werden aus der Angebotsdatei gelöscht
Ist die Rechtschreibung korrekt, sind Formulierungen für Laien verständlich gehalten, könnten Missverständnisse entstehen?
Die Angebotsunterlagen und Gefährdungsbeurteilung werden eingescannt und digital im Angebotskontakt hinterlegt
Im Angebotskontakt wird eine Wiedervorlage für den Angebotsprüfer mit Wiedervorlagedatum = aktuelles Datum gesetzt
Angebotsprüfung
Der Angebotsprüfer erhält das Angebot zur Freigabe über die Wiedervorlage in Zvoove
Prüfung des Angebots auf fachliche und sachliche Korrektheit:
Ist das Angebot an den korrekt Kunden + Ansprechpartner adressiert?
Stimmen Preise und Einheiten?
Sind die Positionstexte korrekt, wurden handschriftliche Begriffe korrekt übertragen, wurden eventuelle notwendige Zusatzanmerkungen eingefügt?
Ist das Angebot fehlerhaft, sendet der Prüfer eine Notiz an den Ersteller des Angebots für Korrekturen und setzt seine eigene Wiedervorlage auf erledigt. Der Ersteller korrigiert das Angebot und setzt eine erneute Wiedervorlage für den Prüfer.
Ist das Angebot in Ordnung wird die Freigabe per Notiz vom Prüfer an den Ersteller erteilt und die eigene Wiedervorlage auf erledigt gesetzt.
Versand
Der Versand von Angeboten findet grundsätzlich per E-Mail statt. Ist keine E-Mail vorhanden wird beim Kunden nachgefragt. Erst wenn dieser das Angebot explizit postalisch erhalten möchte, wird es als Brief verschickt.
Versand per Post:
Angebotsdatei drucken, Versanddatum des Angebots im Angebotskontakt unter "Inhalt" eintragen
AGB + Beauftragungsformular + Widerrufsbelehrung (nur bei Privatkunden) ausdrucken und beifügen
Kuvertieren, Frankieren, versenden
Versand per E-Mail:
Absender [email protected]
Empfänger und ggf. cc nach Kundenvorgabe
Anhänge:
Aus Kontakt: Angebot + Gefährdungsbeurteilung (Als PDF)
Aus Verzeichnis: Angebotsvorlagen -> Auftragserteilung, AGB, Widerrufsbelehrung (nur bei Privatkunden)
Wiedervorlagen des Angebotskontakts erledigen
Angebot in der Angebotsliste für das jeweilige Jahr/Monat eintragen