Import in Outlook anstoßen
Der Import von E-Mails aus Outlook in Zvoove funktioniert über eine Outlook-Erweiterung. Um die Mail zu importieren müssen beide Programme gleichzeitig geöffnet sein.
In Outlook wird findet sich der Import-Button im Menüband unter "Start" -> Zvoove Mail wieder:
Die zu importierende Mail muss dabei im Posteingang zuvor ausgewählt sein.
Alternativ funktioniert der Import über einen Rechtsklick auf die zu importierende Mail in der Liste, dort ist der Menüeintrag "Importieren" auch zu finden:
E-Mail in Zvoove zuweisen
Das E-Mail Modul
Nach dem Import öffnet sich automatisch der E-Mail Import in Zvoove, das Modul kann aber auch über den Menüpunkt E-Mail unter dem Reiter Allgemein aufgerufen werden:
In der Liste taucht nun die soeben Importierte E-Mail auf. Die aktuell ausgewählte E-Mail wird rechts im Fenster als Vorschau-Version angezeigt. Im unteren Bereich des Fensters finden wir Details zur Zuordnung. Standardmäßig versucht Zvoove eine E-Mail anhand er Absender-Emailadresse einem Ansprechpartner zuzuordnen und schlägt eine Zuordnung vor. In diesem Falle stehen in dem Bereich Zuordnung bereits Daten. Dieses Vorschlag kann über den Button Zuordnung bestätigt oder gelöscht werden.
Zuordnung
Über den Button Zuordnung können wir die E-Mail nun einem Kontakt zuordnen:
Kunden legt einen neuen Kontakt ohne Ansprechpartner im Kunden an und ordnet die E-Mail diesem zu
Ansprechp./Kunden legt einen neuen Kontakt mit Auswahl eines Ansprechpartners im Kunden an und ordnet die E-Mail diesem zu
Personal legt einen neuen Kontakt im Personal an und und ordnet die E-Mail diesem zu
Zu bestehendem Kundenkontakt öffnet ein Fenster, in welchem ein bereits bestehender Kundenkontakt ausgewählt werden kann, dem die E-Mail zugewiesen wird
Zu bestehendem Personalkontakt öffnet ein Fenster, in welchem ein bereits bestehender Personalkontakt ausgewählt werden kann, dem die E-Mail zugewiesen wird
Als Folgekontakt zum Kunden bietet die Möglichkeit, die E-Mail an einen neuen Kontakt zu verknüpfen, der einen Verweis auf einen bereits bestehenden Kontakt enthält
Als Folgekontakt zum Personal bietet die Möglichkeit, die E-Mail an einen neuen Kontakt zu verknüpfen, der einen Verweis auf einen bereits bestehenden Kontakt enthält
Im folgenden Fenster muss je nach vorher gewählter Option dann der Kunde / das Personal zur Zuordnung ausgewählt und über OK bestätigt werden. Nach Bestätigung öffnet sich der Kontakt, dem die E-Mail zugewiesen wurde.
Wenn die importierte E-Mail Anhänge hat, öffnet sich nach Bestätigung der Zuweisung noch ein Abfragefenster:
Bestätigt man die Abfrage mit Ja, werden die Anhänge der E-Mail zusätzlich im Kontakt unter dem Reiter Dateien hinterlegt. Bei Nein werden die Anhänge nicht zusätzlich hinterlegt und müssen zum Anschauen zuerst im Kontakt über den Button E-Mail Eingang
geöffnet werden.