1.4. Wirtschaftliches
In den wirtschaftlichen Daten bekommen Sie eine graphische und zahlenmäßige Auflistung Ihrer Umsätze (Leistungen und Artikel), der Lohnkosten, der Eingangsrechnungen und der sich daraus ergebenden Differenz der einzelnen Monate eines Jahres. Die graphische Darstellung kann aus einer Vielzahl von Möglichkeiten gewählt werden. Außerdem können Sie über Filter bestimmte Daten eines Kunden, eines Auftrags oder einer Leistung ansehen.
Wenn Sie auf Filter klicken, öffnet sich folgende Maske:
Hier haben Sie die Möglichkeit, die Auswertungen z. B. auf einen bestimmten Kunden oder auf ein Objekt zu filtern.
Da im Bruttolohn-Editor im zvoove (für Gebäudedienstleister) nur reine Bruttolöhne (ohne
Lohnnebenkosten) ermittelt werden, kann man in den wirtschaftlichen Daten mit einem prozentualen Kostenaufschlag arbeiten, damit die Ergebnisse auch einen wirklichen Deckungsbeitrag wiederspiegeln.
Die graphische Darstellung kann ebenfalls verändert werden:
Die Daten können auch an Excel übertragen werden.
Mit dieser Auswertung lassen sich die „starken" und „schwachen" Kunden schnell herausfinden. Die Liste zeigt innerhalb eines Zeitraums (ggf. für einen bestimmten Kunden oder Kundenkreis) alle Kunden mit deren Umsätzen gemäß Rechnungsausgangsbuch an und stellt alle Kosten gemäß Stundenerfassung und Rechnungseingangsbuch gegenüber. Daraus ermittelt sich ein Deckungsbeitrag in Euro und Prozent. Der Anwender hat die Möglichkeit die „starken" und „schwachen" Kunden durch Festlegung eines hohen und niedrigen Deckungsbeitrags farblich zu kennzeichnen.
Dabei werden alle Kunden rot dargestellt, deren Deckungsbeitrag den festgelegten „niedrigeren
Deckungsbeitrag" unterschreitet. Kunden, deren Deckungsbeitrag den festgelegten „hohen
Deckungsbeitrag" überschreitet werden in grün dargestellt. Der Hintergrund aller übrigen (dazwischen liegenden) Kunden bleibt weiß.
Durch Aktivierung des Schalters „nur Ausreißer" werden nur die Kunden angezeigt, die über bzw. unter den festgelegten Grenzwerten liegen.
Über den Button „Details" lassen sich diese Werte dann auf die jeweiligen Objekte bzw. Aufträge aufschlüsseln. Sie haben allerdings auch die Möglichkeit in den Details alle Kunden laut Anzeige auswerten zu lassen. Hierzu müssen Sie lediglich die entsprechende Option aktivieren.
In der Maske werden dann detailliert die Umsätze aus Leistungen und Artikeln sowie die Kosten gem. Stundenerfassung und Rechnungseingangsbuch den einzelnen Objekten bzw. Aufträgen zugeordnet.
Sofern Sie die Option „Kalkulatorische Werte (auf Leistungsebene)" unter Datei > Einstellungen > Optionen > Stammdaten > Angebot/Auftrag > Allgemein > Grundeinstellungen aktiviert haben, erhalten Sie Zugriff auf die Auswertung „Ausreißerliste „Kalkulatorische Werte".
Die Auswertung wird über Auswertungen > Wirtschaftliches > Ausreißerliste „Kalkulatorische Werte" aufgerufen.
Diese Auswertung gibt Auskunft über die Objekte, in denen die Lohn- und Stundenvorgaben aus den kalkulatorischen Werten im Auftrag überschritten wurden.
Es werden hierbei die Soll-Werte aus dem Auftrag mit den Ist-Werten aus dem Dienstplan verglichen. In der Auswertung werden die Objekte angezeigt, die entweder über den Vorgaben aus dem Auftrag liegen bzw. es erfolgt eine Anzeige der Objekte, die Differenzen beinhalten.
Im oberen Bereich können Sie den Monat und das Jahr auswählen und eventuell den Bereich der Kunden einschränken.
Unter „Lohndaten" entscheiden Sie, ob die Auswertung auf bereits ausgewiesene Lohndaten zurückgreifen soll, oder ob ein Lohnvortrag simuliert werden soll. Wird die zweite Variante gewählt, kann es je nach Datenmenge etwas länger dauern, bis zvoove GDL die Daten ermittelt hat.
Darunter entscheiden Sie noch, ob die Fehlzeiten mit einberechnet werden sollen und ob nur die Werte aus den Monatlichen Pauschalen gezogen werden.
Unter „Ausgabe" legen Sie fest, ob alle Daten angezeigt werden sollen oder nur die Ausreißer (jeweils bezogen auf die gewählte Selektion). Bei der Ausgabe der Ausreißer können Sie noch unterscheiden, ob nur die Stundenvorgabe, nur die Lohnvorgabe oder beides geprüft werden soll.
Über den Button „Aufbereiten" können die Daten ermittelt werden.
Über „Toleranzwerte festlegen" haben Sie die Möglichkeit vorzugeben, dass bei geringen Abweichungen die „Ausreißer" nicht angezeigt werden.
Weiterhin können Sie über die untere Button-Leiste die Auswertung drucken, einen Drucker einrichten, die Daten an MS-Excel übergeben, den dazugehörigen Dienstplan des markierten Einsatzes aufrufen oder den entsprechenden Auftrag aufrufen.
Zur Ermittlung der anfallenden Gewerbesteuer, welche am Standort der jeweiligen Betriebsstätte fällig wird, wurde diese Auswertungsmöglichkeit geschaffen. Diese Auswertung dient lediglich zur Unterstützung, es wird keine tatsächliche Gewerbesteuer ermittelt!
Da es in der Gebäudereinigung der Fall ist, dass jedes Objekt gleich der Betriebsstätte ist, besteht die Möglichkeit dies entsprechend zu berücksichtigen.
Damit je Gemeinde die angefallenden Bruttolöhne entsprechend ausgewertet werden, muss dies je Leistungsart, für die dies berücksichtigt werden soll, eingestellt werden.
Dies machen Sie im Leistungsartenstamm, welchen Sie unter dem Menüpunkt Datei > Stammdaten > Leistungsarten finden.
Dort können Sie auf der linken Seite über den Button „Lohn/Zeiterfassung" im unteren Bereich je Leistungsart einstellen, ob die Bruttolöhne auf die jeweiligen Postleitzahlen aus den Objekten aufgeteilt werden soll.
Leistungsarten, welche Sie nicht auf die Postleitzahl der Objekte summiert haben möchten, werden in der Gesamtsumme der Firma hinzugerechnet.
Die Auswertung selbst sieht folgendermaßen aus:
Im oberen Bereich können Sie nach dem Jahr filtern und sich die Daten aufbereiten lassen. Es besteht die Möglichkeit diese Daten an MS Excel bzw. OpenOffice calc. zu übergeben.
Über den Menüpunkt „Auswertungen > Wirtschaftliches > fakturierte Artikel" wird eine Liste aller fakturierten Artikel je Kunde angezeigt. Diese Liste lässt sich nach verschiedenen Kriterien filtern (z. B. nach Kundennummer, Artikelnummer, Rechnungsnummer, Disponent oder Rechnungszeitraum ). Zusätzlich können Sie über das Setzen eines Häkchens steuern, ob Sie Artikel aus Stornos mitangezeigt bekommen wollen oder nicht.
Durch einfaches Anklicken der Feldüberschriften mit der linken Maustaste lässt sich die Liste individuell sortieren. Beim ersten Anklicken werden die Daten aufsteigend sortiert. Klicken Sie die Spaltenüberschrift ein weiteres Mal an, werden die Daten absteigend sortiert.
Über den Button „Drucken" am unteren linken Bildrand lässt sich der Bildschirminhalt auch auf einen Drucker ausgeben oder Sie können die Daten an MS-Excel übergeben und dort weiter verarbeiten.
