1.1. Ansichten der Akquisition
Der Akquisitionsbildschirm kann in unterschiedlichen Ansichten angezeigt werden. Er öffnet sich je nach der Einstellung in Datei EinstellungenOptionen Grundeinstellungen Akquisition/Email (Kapitel 1) mit der voreingestellten Ansicht. Standardvoreinstellung ist die Ansicht „KundeObjekte". Hier wird links eine Liste der Interessenten/Kunden/Ehemaligen Kunden/Lieferanten/Erledigte Interessenten und rechts eine Liste der Objekte des Kunden angezeigt. In der Mitte finden Sie verschiedene Fenster mit Informationen zum jeweils angewählten Kunden.
Die Auswahlliste Ihrer Kunden finden Sie in der Standardansicht der Akquise auf der linken Seite.
In diesem Fenster bzw. in der Spalte Kunden finden Sie die Kunden alphabetisch sortiert nach dem Begriff, den Sie in den Kundenstammdaten in dem Feld Suchbegriff eingegeben haben, bzw. zvoove (für Gebäudedienstleister) Ihnen vorgeschlagen hat.
Je nachdem welcher Kunde gerade aktiv ist (blaue Hinterlegung des Namens), ändert sich die Anzeige in den kundenbezogenen Fenstern in der Mitte des Bildschirms entsprechend. Klicken Sie z.B. wie oben dargestellt auf den Begriff „Aussieker Metallbau KG", so dass dieser daraufhin farbig hinterlegt ist, zeigen daraufhin auch die kundenabhängigen Fenster in der Bildschirmmitte die entsprechenden Detaildaten für den ausgewählten Kunden an.
Über das Druckersymbol können Sie sich die Kundenliste aus dem Akquisitionsfilter auch ausdrucken.
Diese Buttons finden Sie am oberen Rand der Auswahlliste. Hier können Sie generell die angezeigten Kunden usw. nach deren Status filtern. So ergibt ein Klick auf den gelben Button „In." eine Liste, in der nur noch Interessenten zu finden sind. Entsprechend ergibt ein Klick auf „Ku." eine Liste, die ausschließlich aus Kunden besteht. Ebenso erscheinen nach einem Klick auf Eh. in der Liste nur noch ehemalige Kunden. Der letzte Button „Erl." zeigt Ihnen alle erledigten Interessenten an. Bei einem Klick auf „Alle" erscheinen sowohl Interessenten, Kunden als auch ehemalige Kunden und erledigte
Interessenten. Der Button „Li." zeigt Ihnen eine Liste der Lieferanten an. Der Button „Fil." ist aktiviert, wenn die Liste das Ergebnis des zuletzt ausgewählten Filters anzeigt.
Hier können Sie innerhalb der in Kapitel 1.1.1.1 erläuterten Statuseinstellungen zusätzlich noch eine alphabetische Schnellsuche auf einen oder mehrere Buchstaben vornehmen. Dazu klicken Sie mit der Maus in das weiße Textfeld, das über der Kundenliste zu sehen ist, so dass der Cursor sich in diesem Feld befindet. Dann tippen Sie die Buchstabenkombination ein, auf die Sie die Liste einschränken möchten. Im Beispiel unten ist dies „L". Danach lösen Sie die Suche bzw. Einschränkung durch einen Druck auf die TAB-Taste aus. Im Beispiel wurde dadurch die Liste auf alle Namen eingeschränkt, die mit dem Buchstaben „L" beginnen.
Wollen Sie die Einschränkung wieder aufheben, so können Sie dieses auf zwei verschiedene Arten tun: Entweder klicken Sie einfach noch einmal auf den jeweils aktiven Status-Button oder Sie entfernen die Buchstaben wieder aus dem weißen Feld und bestätigen erneut durch einen Druck auf die TAB-Taste.
Über den Button „Suchen" gelangen Sie in die sogenannte „Kurzsuche" und es öffnet sich das unten zu sehende Dialogfenster. Hier sind die Felder, die am rechten Rand keinen Auswahlbutton haben, zur Tastatureingabe vorgesehen. Die Felder, die einen solchen Button haben, sind zur Auswahl aus einer Liste bzw. Tabelle gedacht. Die Liste wird durch einen Klick auf den angesprochenen Button oder durch einen Doppelklick in das zugehörige Feld geöffnet. Sie sollten es vermeiden, in diese Felder eine Tastatureingabe vorzunehmen. Denn wenn Sie nicht genau die in der Tabelle hinterlegte Schreibweise des Begriffs eingeben, bleibt die Suche ergebnislos.
Geben Sie z.B. als Beruf per Tastatur „Unterhaltsreiniger" ein und in der Liste ist „Unterhaltsreiniger/in" hinterlegt, ist das für zvoove (für Gebäudedienstleister) keine Übereinstimmung und es wird Ihnen kein Ergebnis geliefert.
Generell können Sie hier nach beliebig vielen Kriterien suchen bzw. einschränken. Dabei handelt es sich jedoch um eine sogenannte UND-Verknüpfung. Das heißt, dass alle von Ihnen eingegebenen Kriterien erfüllt sein müssen. Geben Sie beispielsweise bei „Ort" Hamburg, bei „Status ABC" A ein und wählen aus der Liste der Berufe Unterhaltsreiniger/in aus, so werden alle selektiert, die laut Datenbestand in Hamburg ansässig, als A-Kunde angelegt sind und Unterhaltsreiniger/in als nachgefragten Beruf in den Stammdaten aufweisen (sofern vorhanden).
Dabei können Sie zusätzlich im Feld Status auswählen, in welchen „Karteien" zvoove (für Gebäudedienstleister) nachschlagen soll. Auch diese sind untereinander frei kombinierbar. Beispielsweise kann so bei den Interessenten und aktiven Kunden gesucht werden (je nach Markierung durch Setzen des entsprechenden Häkchens).
Als Ergebnis erhalten Sie eine Liste der Kunden in der Akquisitionsmaske, die Ihrem gewählten
Kriterium entspricht. Als Zeichen dafür, dass ein Filter aktiv ist, ist unten bei den Status-Button der
Button „Fil." eingedrückt. Der Filter wird wieder deaktiviert, indem Sie auf einen der anderen
Status-Buttons drücken. Möchten Sie, dass der zuletzt eingestellte Filter wieder aktiv wird, so klicken Sie wieder auf den Status-Button „Fil." . Der gewählte Filter bleibt solange aktiv, bis ein neuer Filter ausgewählt wird oder die Akquise geschlossen wird.
In den meisten Fällen dürften die Möglichkeiten dieser Kurzsuche ausreichen. Haben Sie komplexere Anforderungen, sollten Sie sich die Funktion des Buttons „Filter" ansehen.
Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Button „Filter" und Sie gelangen in den Bereich „Suchfilter" .
Hier öffnet sich ein Fenster mit einer Auswahl an - von der zvoove Group GmbH - vordefinierten Filtern. Sollten Sie hier immer noch keine zufriedenstellende Auswahl treffen können, haben Sie die Möglichkeit, sich selbst Filter zu erstellen.
Klicken Sie auf den Namen des Filters, der Ihren Anforderungen entspricht, so dass dieser farbig hinterlegt ist und klicken nun auf die Taste „OK". Oder machen Sie einen Doppelklick auf den Namen des Filters.
Daraufhin öffnet sich ein dem Filter entsprechendes Dialogfenster. In der obigen Abbildung können Sie dieses am Beispiel des Filters „Kundenstatus (A/B/C)" sehen.
In diesem Falle steht Ihnen ein Feld zur Eingabe von Kategorien zur Verfügung. Hier wählen Sie die entsprechenden Kriterien aus, so dass das Feld gefüllt ist.
Als Ergebnis erhalten Sie ebenfalls wie in der „Kurzsuche" eine Liste in der Spalte Kunden in dem Akquisitionsbildschirm, die den angegebenen Kriterien entspricht. Auch in diesem Falle ist zum Zeichen, dass ein Filter aktiv ist, der Status-Button „Fil." aktiv. Diesen Filter können Sie ebenso mit einem Klick auf einen der anderen Status-Buttons wieder ausschalten. Klicken Sie wieder auf den Button „Fil." erscheint erneut das Ergebnis des zuletzt eingestellten Filters.
Selbstverständlich können Sie den vorhandenen Filter den eigenen Bedürfnissen anpassen oder Sie erstellen einfach einen neuen Filter. Generell sind hier nicht nur - wie in der Kurzsuche UND-Verknüpfungen, sondern auch ODER-Verknüpfungen möglich. Sie sollten jedoch schon über Grundkenntnisse in der EDV verfügen, da Datenbankkenntnisse hier von Vorteil sind.
Im Folgenden soll ein neuer Filter angelegt werden, der Ihnen in der Kundenliste nur die Kunden ohne
Faxsperre anzeigt. Dies soll Ihnen später helfen ein Fax-Werbe-Mailing an Ihre Interessenten und Kunden zu senden. Hierzu klicken Sie erst auf „Filter" und dann auf „Neu". Daraufhin öffnet sich das unten zu sehende Dialogfenster.
In diesem Fenster können Sie auswählen, ob Sie den Filter mit Hilfe eines Assistenten (Experte) erstellen oder ob Sie eine SQL-Anweisung eingeben möchten.
SQL="Structured-Query-Language" oder:
„Strukturierte Datenbank-Abfrage Sprache"
Nachfolgend wird die Erstellung eines Filters mit Hilfe des Assistenten (Experte) erläutert: Sie bestätigen also die vorbelegte Auswahl mit dem Button „OK" und es öffnet sich das folgende Fenster:
Vergeben Sie im Feld „Filterbeschreibung" einen sinnvollen Namen für den Filter, der möglichst aussagekräftig über den Inhalt des Filters informiert, damit zu erkennen ist, welchem Zweck dieser Filter dient. In unserem Beispiel nennen wir den Filter „Interessenten/Kunden ohne Faxsperre". Das Feld „Tabelle" ist zwar ein Auswahlfeld, in diesem Falle steht jedoch nur eine Auswahlmöglichkeit zur Verfügung und zwar die Position „Kunden".
Im Bereich Selektionskriterium öffnen Sie nun im ersten Feld durch klicken auf den Pfeil das dahinterliegende Auswahlfeld. Hier erscheinen in einer Liste die Kundenrelevanten Tabellenbereiche (vor dem Punkt) und die Tabellenfelder (nach dem Punkt).
Da als primäres Selektionskriterium die Interessenten/Kunden ohne Faxsperre dienen, wählen wir die Position „Kunden.FAXSPERRE" , was bedeutet, dass aus der Tabelle Kunden das Feld Faxsperre gewählt wird.
Im nächsten Feld wird der Vergleichsoperator abgefragt. Dieser bestimmt, wie zvoove (für
Gebäudedienstleister) mit dem Feldinhalt verfahren soll. Voreingestellt ist das Gleichzeichen. Wenn Sie die Liste öffnen, sehen Sie die weiteren Möglichkeiten, die hier verfügbar sind. Diese dürften Ihnen größtenteils aus der Mathematik bekannt sein. Lediglich zwei Operatoren bedürfen der Erläuterung:
<>bedeutet ungleich bedeutet ähnlich.
Der ausgewählte Operator sollte in sinnvollem Zusammenhang zu dem ausgewerteten Feld stehen. So macht es zum Beispiel keinen Sinn, wenn in einem Fall nach einem Schlüsselwert gesucht wird, Sie jedoch den Operator „ähnlich" auswählen, da Schlüssel in den meisten Fällen Zahlen als Werte haben. Sie wählen also im Operatorenfeld gleich (=) aus. Im darauffolgenden sogenannten Variablenfeld lassen sich die vom Bediener einzugebenden Variablen definieren. Der Cursor sollte in diesem Feld stehen und dann klicken Sie auf den Button „Variable definieren...". Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster „Einfügen einer Variablen".
Im Feld Abfragetext können Sie eine Bezeichnung eingeben, die später vor dem weißen Eingabefeld als
Beschreibung stehen soll. Im Bereich „Abfrage nach" können Sie nun auswählen, was in dem Eingabefeld später eingegeben werden soll. Die Punkte „Beruf" bis „Mitbewerber" , erlauben Ihnen bei späterem Aufruf des Filters auf die entsprechend hinterlegten Tabellen zurückzugreifen.
Die Auswahlpunkte „Text" und „Nummerisch" erlauben die Eingabe von Text oder Zahlenfolgen.
Da Sie für den Filter diese Abfragen nicht benötigen, kann diese Maske mit einem Mausklick auf die Schaltfläche Abbruch beendet werden. Nun sollten Sie sich wieder im Fenster „Filter definieren" befinden. Sie tragen also im Variablenfeld ein N ein.
Schauen wir uns den ersten Teil der Abfragebedingung einmal an. Sie sollte folgendermaßen aussehen.
Was geschieht bei dieser Bedingung? zvoove (für Gebäudedienstleister) wird angewiesen, aus der Tabelle KUNDEN alle Datensätze anzuzeigen, deren Feld FAXSPERRE ein N enthält.
Im nächsten Feld können Sie den Verknüpfungsoperator zwischen Bedingung 1 und Bedingung 2 auswählen. Entweder entscheiden Sie sich für eine UND-Verknüpfung (AND) oder für eine
ODER-Verknüpfung (OR). Im ersten Fall müssen beide Bedingungen erfüllt sein, im zweiten Fall muss nur eine der beiden Bedingungen erfüllt sein. In unserem Fall belassen Sie es jedoch bei einer UND-Verknüpfung.
Nach der gleichen Vorgehensweise wählen Sie nun noch das Feld „Kunden.KUNDSTATUS" aus. In diesem Feld wird nämlich gespeichert, ob es sich um einen Interessenten, Kunden oder ehem. Kunden handelt. Dazu müssen Sie wissen, dass der Status 1 = Interessent und der Status 2 = Kunde bedeutet. Da wir in unserem Filter nur Interessenten und aktive Kunden anzeigen lassen wollen, wählen Sie beim Vergleichsoperator kleiner (<) und definieren die Variable „KUNDSTATUS" mit 3. Danach soll das Fenster „Filter definieren" wie in folgender Abbildung aussehen.
Nun bestätigen Sie mit dem Button „OK" und der Filter ist erstellt. Er ist nun in der Liste aufgenommen und kann wie unter „Auswahl" beschrieben verwendet werden.
Auf diese einfache Art und Weise können Sie sich nahezu jeden denkbaren Filter erstellen.
Die Spalte „Personal" finden Sie im rechten Bereich des Akquisitionsbildschirms. Diese ist äußerlich genauso aufgebaut wie die Spalte „Kunden". Die Funktionalität der einzelnen Elemente ist ebenso gleich mit geringen Unterschieden, die auf der Ausrichtung zum Mitarbeiter beruhen.
Aus diesem Grunde soll in diesem Kapitel nur noch auf die Unterschiede hingewiesen werden.
Diese finden Sie wieder am unteren Ende der Auswahlliste. Hier können Sie grundsätzlich zwischen Bewerbern, aktiven Mitarbeitern, ehemaligen Mitarbeitern und Allen auswählen. Ebenso finden Sie hier einen Button für Filter, welcher den zuletzt eingestellten Filter wieder aktiviert sowie für erledigte Interesssenten.
Der Aufruf, der Aufbau und die Funktionsweise entspricht den in Kapitel 1.1.1.3 hinterlegten Ausführungen. Lediglich die Inhalte sind durch die Ausrichtung zum Mitarbeiter entsprechend anders.
Das Dialogfenster können Sie in der folgenden Abbildung sehen.
Auf die einzelnen Felder soll hier nicht weiter eingegangen werden, da diese selbsterklärend sind.
Der Aufruf, der Aufbau und die Funktionsweise entspricht den in Kapitel 1.1.1.4 hinterlegten Ausführungen. Lediglich die Inhalte sind durch die Ausrichtung zum Mitarbeiter entsprechend anders.
Für den Personalbereich werden von zvoove standardmäßig keine vordefinierten Filter mitgeliefert.
Wie in Kapitel 1.1 beschrieben, können Sie sich die Ansicht der Akquise-Bildschirmmaske so einstellen, dass Ihnen am rechten Bildschirmrand die Objekte des Kunden angezeigt werden.
Weiter unten werden Ihnen in der Ansicht die entsprechenden Leistungen zum Objekt informativ angezeigt.
Hier werden alle Objekte angezeigt, die Sie beim ausgewählten Kunden in den Stammdaten eingetragen haben.
Auf den ersten Blick zeigt Ihnen die Liste nur die Objektnummer mit dem Objektnamen. Wenn Sie
aber mit dem Rollbalken (am unteren Rand der Liste) nach rechts rollen, sehen Sie die komplette Adresse der Objekte.
Per Doppelklick auf das entsprechende Objekt gelangen Sie in den Objektstamm dieses Objektes (Kapitel 1).
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, sich auch noch die Angebote und Aufträge zu dem jeweiligen
Kunden anzeigen zu lassen. Sowohl Angebote als auch Aufträge sind unterteilt in „aktive" und
„erledigte". Per Doppelklick gelangen Sie von hier aus direkt in den ausgewählten Auftrag oder in das entsprechende Angebot.
Im Register „Personal" haben Sie die Möglichkeit das eingesetzte Personal des vorher selektierten Objektes einzusehen.
Dazu gibt es folgende Auswahlmöglichkeiten:
Alle Mitarbeiter anzeigen:es werden alle aktiven Mitarbeiter angezeigt
Nur Mitarb. zum selektierten aktiven Auftrages werden die Mitarbeiter angezeigt, die in dem zuvor ausgewählten Objekt und aktiven Auftrag unter Planung/Mitarbeiter eingesetzt sind
Nur Mitarb. zum selektierten erledigten Auftrages werden die Mitarbeiter angezeigt, die in dem zuvor ausgewählten Objekt und erledigten Auftrag unter Planung/Mitarbeiter eingesetzt sind
Sofern kein Mitarbeiter in dem Auftrag unter Planung/Mitarbeiter hinterlegt ist, werden alle Mitarbeiter angezeigt.