Mit der Terminverfolgung können Sie Kontakte um eine bestimmte Zeit „vortragen" und erhalten eine entsprechende Informations-Meldung, wenn solche Kontakte anstehen. Dies ist z.B. für Reklamationen gedacht, bei denen Sie innerhalb einer Stunde Ihrem Kunden eine Lösung anbieten wollen. Damit diese Kontakte nicht in Vergessenheit geraten, erhalten Sie rechzeitig eine Meldung, damit Sie die Kontakte bearbeiten können. Unter Datei > Einstellungen > Optionen > Allgemeines > Wiedervorlage kann jeder Bediener die Terminverfolgung aktivieren. Die Einstellung vor/nach in Minuten gibt mit 15 Minuten das kleinste Abfrage-Intervall an. Dieser Wert kann selbstverständlich erhöht werden. zvoove (für Gebäudedienstleister) prüft zu jeder halben bzw. vollen Stunde (Beispiel 12:00 Uhr / 12:30 Uhr / 13:00 Uhr / 13:30 Uhr usw.) jeweils 15 Minuten vor bzw. nach dem Zeitpunkt die Wiedervorlage des Bedieners auf entsprechende Uhrzeiten in Kontakten mit Terminverfolgung.

Unter Datei > Stammdaten > Stammdatentabellen > Kontakte > Kontaktarten aktivieren Sie für jede Kontaktart die Terminverfolgung und tragen einen Minutenwert für die Verschiebung ein.

Wird dann ein neuer Kontakt mit der entsprechenden Kontaktart angelegt, wird die Wiedervorlage-Zeit automatisch um den Minutenwert aus den Stammdaten „vorgetragen".

Beim Anlegen des Kontakts kann die Uhrzeit nicht geändert werden. Die Handhabung für Kontakte (bspw. weitere Bediener anlegen) bleibt gegeben.

Zu der nächsten vollen bzw. halben Stunde erscheint dann folgende Meldung:

Wenn Sie auf „Ja" klicken, wird die Wiedervorlage-Maske geöffnet. Es werden dann alle Kontakte mit Terminverfolgung angezeigt.

Wenn Sie dann einen Kontakt mit Terminverfolgung aufrufen, können Sie den Kontakt bearbeiten. Bei einer erneuten Prüfung wird der Kontakt dann nicht mehr berücksichtigt. Das heißt, dass die Kontakte nur einmalig „vorgetragen" werden.

Sie können den Kontakt aber auch weiter in der Terminverfolgung belassen. Dann wird bezogen auf die System-Uhrzeit, der Kontakt um den entsprechenden Minutenwert wieder vorgetragen. Dies erreichen Sie mit dem Button „Kontakt weiter in Terminverfolgung".

Sofern Sie einen Kontakt wieder mit OK verlassen und keine Aktion vorgenommen haben, erhalten Sie folgende Meldung:

Wenn sie die Frage mit „Ja" beantworten, bleibt der Kontakt nicht mehr in der Terminverfolgung. Als Systemadministrator finden Sie unter Auswertungen > Protokolle > Terminverfolgung folgende Maske:

In diesem Protokoll werden (u.a.) Änderungen bzgl. der Kontakte gespeichert.

Im oberen Bereich können Sie nach einem Datumsbereich filtern und nach bestimmten Kontakten suchen.

Ein Kontakt kann direkt aus dem Datensatz geöffnet werden und die Daten können an MS-Excel übergeben werden.