1.14. Kalender
Um den Kalender aufrufen zu können, muss folgende Berechtigung gegeben sein:
Kommunikation > Kalender.
Standardmäßig ist diese Berechtigung deaktiv.
Sobald der Bediener die entsprechende Berechtigung erhalten hat, erscheint beim Start von zvoove (für Gebäudedienstleister) das Kalender-Symbol in der oberen Menüleiste:
Dieser wird dann über einen Klick auf das Symbol aufgerufen. Beispiel:
Hier stehen nun die folgenden Punkte zur Verfügung:
Standardmässig ist der angemeldete Bediener ausgewählt. Über die Auswahl (
) können jedoch auch andere Bediener selektiert werden. Um wieder auf den angemeldeten Bediener zurückzuwechseln wird der
angeklickt.
Hier lässt sich die Ansicht des Kalenders einstellen. Die Auswahl wird dabei gespeichert, so das sie beim nächsten Aufruf des Kalenders wieder voreingestellt ist. Beispiele:
Es wird nur ein einzelner Tag angezeigt:
Es werden die Tage von Montag bis Freitag angezeigt:
Es werden die Tage von Montag bis Sonntag angezeigt:
Es wird der komplette Monat angezeigt:
Dies ist eine Schnellübersicht des aktuellen Monats. Über den Button Gehe zu Heute kann zudem schnell auf den aktuellen Tag gewechselt werden.
In diesem Bereich können diverse Terminarten für die Anzeige aktiviert/deaktivert werden. Die einzelnen Punkte werden durch anklicken ein- bzw. ausgeblendet. Beispiele:
Durch diesen Punkt werden unerledigte Kontakte im Kalender angezeigt. Entscheidend für die Anzeige ist dabei das Wiedervorlagedatum innerhalb des Kontaktes.
Es können jedoch nur die eigenen Kontakte angezeigt werden. Beim Wechsel auf einen anderen Bediener ist die Auswahl deaktiviert.
Durch einen Doppelklick auf den Kontakt kann dieser auch geöffnet werden.
Die im Kalender angezeigten Kontakte können durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf Kontakte gefiltert werden:
Neben der Filterung auf Kunden- und Personalkontakte können über Filter bearbeiten auch eine oder mehrere Kontaktarten definiert werden. Es werden dann nur die Kontakte angezeigt, die einer der hinterlegten Arten zugeordnet sind.
Hierdurch werden alle Termine ein-bzw. ausgeblendet, wo ein anderer Bediener für den angemeldeten Bediener einen Termin eingetragen hat.
Diese Termine können geöffnet und auch editiert werden. Jedoch ist ein Löschen des Termins nicht möglich.
Innerhalb des Termins kann dieser zudem bestätigt oder abgelehnt werden:
Durch Teilnehmen erhält der Bediener in der Übersicht einen entsprechenden Vermerk.
Bei Ablehnen kommt zudem die Abfrage, ob der Bediener, der den Termin erzeugt hat, eine Info per Notiz erhalten soll:
Durch diesen Punkt werden die Geburtstage der Mitarbeiter und/oder der Ansprechpartner Ihrer Kunden, Interessenten und Lieferanten angezeigt. Beispiel:
Über einen Doppelklick auf den Geburtstag öffnet sich auch die Personalübersicht des jeweiligen Mitarbeiters bzw. der Stammsatz des Kunden, Interessenten oder Lieferanten.
Hiermit können die Feiertage dargestellt werden. Beispiel:
Im Kalender können die Termine von mehreren Bedienern zusätzlich zu den eigenen angezeigt werden. Beispiel:
Die Farben der Bediener entsprechen den Farben der Termine. Mit der Schaltfläche Bediener hinzufügen können Bediener aus einer Auswahl hinzugefügt werden (einzeln, oder aber auch nach Gruppen sortiert wie z.B. aus dem Notizbereich etc. bereits bekannt). Beispiel:
• • Aufgrund der Übersichtlichkeit der Termine sollten je nach gewählter Anzeige nicht mehr als fünf bis acht Bediener ausgewählt werden.
• Ein Termin, der für mehrere angezeigte Bediener eingetragen ist, wird immer pro Bediener angezeigt. Dieses ist nicht anders möglich.
• In der Ansicht Monat kann die Anzeige der Termine mehrerer Bediener nicht vorgenommen werden.
• Die Termine anderer Bediener sind nicht editierbar.
Mit einem Linksklick auf den jeweiligen Bediener kann man dessen Termine ein- und ausblenden. Per Rechtsklick auf einen Bediener kann man ein Menü öffnen mit folgenden Auswahlmöglichkeiten
(Beispiel):
Alle AktivierenAktiviert die Termine alle Bediener zur Ansicht.
Alle DeaktivierenDeaktiviert die Termine aller Bediener zu Ansicht. Ausnahme: Die eigenen Termine werden immer angezeigt.
Bediener entfernenEntfernt den Bediener aus der Liste der weiteren Bediener, welcher beim Rechtklick selektiert war.
Alle Bediener entfernenEntfernt alle Bediener aus der Liste der weiteren Bediener.
Über den Button Neu oder einen Doppelklick auf den jeweiligen Tag öffnet sich die Erfassungsmaske für die Termine:
Hier können nun Thema, Ort, Datum von/bis und detaillierte Informationen zu dem Termin eingetragen werden.
Im Kalender besteht nun die Möglichkeit den Inhalt eines Termins nur für die Teilnehmer anzuzeigen. Bediener, die nicht an dem Termin teilnehmen, können diesen Termin nicht öffnen. Das Thema und der Ort sind allerdings nach wie vor sichtbar.
Mit dem Button
kann direkt Google Maps geöffnet werden.
Über „Anzeigen als" kann ein Status für den Termin vergeben werden, die sich anhand der Farbe des Termins unterscheiden. Beispiele:
Frei
Mit Vorbehalt
Gebucht
Abwesend
Zusätzlich können auch noch die Haken Privat und Ganztätig gesetzt werden.
Bei Privat erscheinen die eingetragenen Daten nur in dem Kalender des angemeldeten Users:
Bei anderen Usern wird es nur als privater Termin angezeigt:
Ganztätige Termine werden über den jeweiligen Tag angezeigt:
Während unter Allgemein das Thema, Ort etc. erfasst werden, können unter Bediener die User eingetragen werden für die dieser Termin relevant ist.
Der Anlagebediener wird automatisch eingetragen und weitere können über Neu hinzugefügt werden.
Bei der Eingabe der Bediener können beim Status die Punkte Auf Abruf und Zur Info ausgewählt. Diese werden im Kalender farblich anders dargestellt: Normal (Status „Kein"):
Auf Abruf:
Zur Info:
In der Bedienerauswahlmaske wird in der Spalte Terminkonflikte visualisiert, ob sich der hinterlegte Zeitraum mit anderen Terminen überschneidet. In diesem Fall wird bei dem relevanten Bediener das Kennzeichen „ !" ausgegeben.
Bei den Bedienern kann auch eine Erinnerung festgelegt werden:
Der Bediener erhält dann z.B. 5 Minuten vor dem Termin eine entsprechende Erinnerung:
Über Öffnen kann der Termin aufgerufen werden, und über Schließen wird die Erinnerung deaktiviert.
Die Erinnerung erscheint zudem auch, wenn der User das Programm an den jeweiligen Tag startet. Über Datei > Einstellungen > Optionen > Grundeinstellungen > Allgemeines > Kalender kann bedienerbezogen vorbelegt werde, ob automatisch eine Terminerinnerung eingetragen werden soll und wenn ja, in wie weit im Voraus:
Über diese Funktion können z.B. Serientermine eingetragen werden. Dazu muss generell die Option Wiederholen gesetzt sein. Beispiel:
Nun kann zwischen Täglich, Wöchentlich, Monatlich und Jährlich ausgewählt werden.
! Es ist zu beachten das Wiederholungen nicht unendlich oft gesetzt werden können. Über den Button Vorschlag kann das maximale Ende ermittelt werden.
Hier können die Daten des Termins ausgedruckt oder in Form einer PDF-Vorschau ausgegeben werden.
Wenn ein Termin Kunden / Personal bezogen ist, können die entsprechenden Stammdaten über diesen Bereich herangezogen werden. Dazu wird z.B. ein Kunde ausgewählt. Kundenname, Adresse etc. werden dann automatisch in den Termin eingetragen. Beispiel:
Die Daten können dann natürlich noch angepasst werden.
Neben dem Löschen des Termins stehen drei weitere Funktionalitäten zur Verfügung:
Hier werden alle anderen schon vorhandenen Termine der eingetragenen Bediener auf einen Blick angezeigt. Beispiel:
Auf diese Weise können Überschneidungen bei der Eintragung eines neuen Termins vermieden werden. Die Bediener werden dabei links aufgelistet und in unterschiedlichen Farben angezeigt. Sollen die Termine eines Bedieners nicht mehr in der Übersicht zu sehen sein, können diese durch das Anklicken des jeweiligen Namens ausgeblendet werden.
Wenn einem Bediener schnell die jeweiligen Informationen aus bzw. zu einem Termin gesendet werden sollen, kann dies direkt aus dem Termin erfolgen. Beispiel:
Über Kontakt erzeugen Kundenkontakt erzeugen / Personalkontakt erzeugen können Sie einen Kundenbzw. Personalkontakt mit Verknüpfung zu diesem Termin erzeugen..
Durch eine bedienerbezogene Option ist es möglich, den Kalender automatisch beim Programmstart öffnen zu lassen. Dies kann jeder Bediener individuell unter Datei > Einstellungen > Optionen > Allgemeines > Allgemein > Automatischer Programmaufruf beim Start aktivieren:
Neben der manuellen Eingabe von Terminen kann auch ein Abgleich mit dem Terminplaner aus Office 365 durchgeführt werden.
Voraussetzung ist dabei ein gültiger Office 365 Account von Microsoft und die entsprechende Freischaltung „Office 365 Synchronisation". Nähere Informationen entnehmen Sie bitte der entsprechenden Freischaltungsbeschreibung.
Wurde bisher das Tool zvoove Terminplaner eingesetzt, so können die dort erfassten Termine durch ein Konvertierungstool übernommen werden. Dieses Tool finden Sie ebenfalls im Kundenbereich unserer Homepage.
ACHTUNG : Bestehende Serientermine aus dem zvoove Terminplaner können auf Grund unterschiedlicher Datenstruk turen leider nicht übernommen werden und müssen im Kalender im zvoove (für Gebäudedienstleister) erneut eingegeben werden.
Bitte speichern Sie das Konvertierungstool in einem Installationsverzeichnis vom zvoove (für Gebäudedienstleister). Sie müssen die Konvertierung nicht zwangsläufig am Server durchführen.
Wenn Sie das Tool starten, erhalten Sie folgende Ansicht
Im oberen Bereich definieren Sie die Datenbank, für die Sie die Konvertierung durchführen möchten, legen fest ab wann die Termine übernommen werden sollen und geben zu guter letzt das Datenbankpasswort an. Diese Angaben reichen schon aus um die Übernahme zu starten.
Nach erfolgter Übernahme wird Ihnen ein Protokoll im Tool angezeigt:
Eine Protokoll-Datei wird ebenfalls im Ausführungsverzeichnis gespeichert.
Sollten bereits Termine im Kalender eingetragen sein, können Sie diese vor der Übernahme löschen.
Hierzu müssen Sie lediglich die Einstellung „Daten vom integrierten Kalender vorher löschen" setzen. Die Übernahme müssen Sie je Mandanten-Datenbank separat durchführen. Sollten Sie die Übernahme erneut starten müssen, erscheint eine Sicherheitsabfrage, ob die Übernahme wirklich erneut durchgeführt werden soll.