1) Die Bewerbungsunterlagen kommen in einer grünen Mappe an mit dem Vermerk, dass eine Absage geschrieben werden muss. Unterlagen sichten und entscheiden welche Art von Absage geschrieben werden muss.
2) Im Zvoove den Bewerber aufrufen und einen neuen Kontakt mit „BA“ (Bewerber Absage) anlegen.
· Richtung: auf „Ausgehend“ ändern.
3) Die Wiedervorlage auf „erledigt“ setzen
4) Bereich „Briefe“ öffnen. Auf „Neu“ klicken und passende Briefvorlage mit Doppelklick auswählen:
a) Bewerbung Rücksendung mit Unterlagen für Bewerbungen mit originalen Bewerbungsunterlagen (die nicht als E-Mail versandt wurde)
b) Bewerbung Rücksendung ohne Unterlagen für Bewerbungen, die per E-Mail und ohne originale Bewerbungsunterlagen eingegangen sind
c) Bewerbung Absage selbst für Bewerbungen, bei denen der Bewerber selbst abgesagt oder offensichtlich kein Interesse zu arbeiten gezeigt hat
d) Bewerbung Absage Azubi für Bewerbungen auf Ausbildungsstellen
5) Es öffnet sich das Textverarbeitungsprogramm mit der schon erstellten Absage. Dokument prüfen, eventuell der Situation entsprechend anpassen, speichern
a) Liegt keine E-Mail-Adresse des Bewerbers vor die Absage ausdrucken und versenden
b) Liegt eine E-Mail-Adresse vor im Kontakt unten links auf „E-Mail Entwurf“ klicken:
· Im neuen Fenster als Absender [email protected] auswählen. Die Empfängeradresse wird automatisch mit der hinterlegten Adresse des Mitarbeiters ausgefüllt
· Auf „Anhang“ klicken, im neuen Fenster auf „Hinzufügen“ => „aus Kontakt“ und das Absageschreiben auswählen. Mit OK Bestätigen und als PDF anfügen lassen. Anhang-Fenster schließen.
· Unter „Inhalt“ rechts auf die 3 Punkte drücken und passende Textvorlage auswählen
· Auf „OK“ klicken, es öffnet sich Outlook mit einer vorgeschriebenen E-Mail entsprechend der Auswahl. Absender, Empfänger, Betreff, Inhalt und Anhang prüfen und absenden
6) Textverarbeitung schließen und auf „zurück“ klicken.
7) Den Kontakt durch Klicken auf „OK“ speichern.
8) Die allgemeinen Daten (Personalverwaltung=>Stammdaten (allgemein) => öffnen) des Bewerbers öffnen.
· An der linken Seite auf die Schaltfläche „Aktionen“ klicken
· Den Punkt „Erledigt“ anklicken und somit den Bewerber als „erledigter Bewerber“ festlegen
9) Auf „OK“ klicken um die Änderungen zu speichern.