Telefonische / Persönliche Krankmeldung
Wenn sich ein Mitarbeiter krankmeldet müssen alle relevanten Personen informiert werden, um die notwendigen Prozesse anzustoßen.
Im ersten Schritt ist zu klären, in welcher Geschäftsstelle der Mitarbeiter tätig ist. Diese Information findet sich in Personalstamm im Zvoove wieder:
Betrifft die Krankmeldung einen Mitarbeiter der Geschäftsstelle 2 (Netphen) so wird diese per E-Mail an die [email protected] gesendet.
Betrifft die Krankmeldung einen Mitarbeiter der Geschäftsstelle 1 (Marburg) so wird diese per Notiz über Zvoove verschickt:
Der Betreff beginnt mit der Krankmeldung selbst, in diesem Beispiel mit TK für Telefonisch Krank, gefolgt vom Namen des Mitarbeiters. Ist bereits bekannt, wie lange die Krankmeldung voraussichtlich dauert, wird diese Info gleich im Betreff mit bis [Datum] ergänzt.
Zusätzliche Details können im Nachrichtentext vermerkt werden, danach wird die Notiz mit einem Klick auf Senden an verschickt.
Im Auswahlfenster wird Reiter Gruppen geöffnet und die Gruppe AU Meldungen Innen ausgewählt. Mit Alle auswählen werden dann alle in dieser Gruppe enthaltenen Bediener als Empfänger ausgewählt. Mit einem Klick auf Senden wird die Notiz dann verschickt.
Sind die Vorgesetzten des sich krankmeldenden Mitarbeiters nicht mehr im Haus, so wird der zuständige Vorarbeiter zusätzlich telefonisch informiert. Dieser zusätzliche Schritt ist wichtig, damit Ausfälle auch kurzfristig vertreten werden können. Meldet sich ein Mitarbeiter bspw. Nachmittags um 15 Uhr krank, der Vorarbeiter ist aber für den Tag bereits außer Haus, so kann damit trotzdem noch eine Vertretung organisiert werden. Wird diese Info allerdings erst am nächsten Morgen beim Login in Zvoove gesehen, der kranke Mitarbeiter müsste aber jetzt bereits arbeiten, ist es für eine Vertretung schon zu spät.
AU-Bescheinigung
Gibt ein Mitarbeiter eine Krankmeldung / Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ab, wird eine Notiz wie oben beschrieben verschickt. Dabei wird das Kürzel AU statt TK verwendet und die Dauer der Krankmeldung eingetragen.
Liegt bereits eine Info zur Krankheit, bspw. über eine TK-Meldung, vor, muss sonst nichts weiter erfolgen. Ist die AU die erste Meldung zur Erkrankung des Mitarbeiters, so müssen wie oben beschrieben die entsprechenden Vorgesetzten ggf. zusätzlich informiert werden.