Stand: 30.06.2025

Im Folgenden geht es um den Ausdruck und die Planung der GGA Außenanlagen/Kehrdienste (keine Unterhaltsreinigung), aktuell Herr Petzeu.

Die Planung erfolgt aktuell über einen Outlook-Kalender, der unter der [email protected] angelegt ist und von dort aus für alle Bearbeiter freigegeben werden kann. Alle regelmäßigen Termine sind dort als Serien eingetragen. Er erhält 1x wöchentlich einen Ausdruck für die kommende Woche sowie Arbeitsscheine für Termine, die nicht als Serien eingetragen sind.

Die tatsächlich geleisteten Arbeiten werden handschriftlich auf Stundenzetteln erfasst und gemeinsam mit eventuell ausgeführten Arbeitsscheinen abgegeben.

Häufig regelmäßige Termine, wie bspw. wöchentliche Kehrdienste, Mattentausche, etc. sind als Serientermin eingeplant. Zusätzlich wird ein Dienstplan in Zvoove angelegt, um einen Überblick über die Leistungen zu behalten.

Termine für Mülltonnendienste werden für das laufende Jahr eingetragen. Dabei kann ein Serientermin erstellt werden, einzeln abweichende Termine (wg. Feiertagen) werden dann verschoben. Es wird weiterhin ein Arbeitsschein für jeden Auftrag mit Mülltonnendienst erstellt, der intern daran erinnert, die Termine für das kommende Jahr vorzutragen. Dieser Arbeitsschein wird per Terminvortrag für Mitte Dezember vorgetragen.

Seltenere Termine, wie bspw. monatliche Kehrdienste, oder unregelmäßige Termine, wie bspw. saisonabhängige Arbeiten werden über Zvoove als Arbeitsschein (ohne Smartpart) angelegt und ausgedruckt. Sie werden nicht in Outlook eingetragen.

Um einen Ausdruck des Kalenders zu erhalten wird der Kalender geöffnet und mit Strg+P oder über Datei -> Drucken die Druckansicht geöffnet.

Dort wird dann die Druckvorlage Kalenderdetailformat Petzeu ausgewählt und mit einem Klick auf Druckoptionen die Einstellung geöffnet:

Hier wird dann unter dem Punkt Druckbereich der zu druckende Zeitraum ausgewählt, in der Regel Montag - Samstag der kommenden Woche.

Der Kalender wird über Drucken ausgedruckt.

Ist das Kalenderformat Kalenderdetailformat Petzeu noch nicht eingerichtet, kann dies mit wenigen Schritten gemacht werden. Dazu im Einstellungsmenü zunächst das Standard-Kalenderdetailformat auswählen und auf Formate definieren... klicken:

Im dadurch geöffneten Menü Druckformate definieren sicherstellen, dass das Kalenderdetailformat ausgewählt ist und auf Kopieren... klicken. Hier müssen nun noch folgende Anpassungen vorgenommen werden:

Im Reiter Kopfzeilen/Fußzeilen nun noch in das obere Linke Feld den Namen des Mitarbeiters eintragen:

Mit OK bestätigen, damit ist die Druckvorlage angelegt.

Arbeitsscheinverwaltung aufrufen und Datumsfilter für die kommende Woche setzen. SmartPart-Filter auf nicht freigegebene setzen.

Relevante Leistungen mit Leertaste markieren & Arbeitsscheine ausdrucken. Zu den Leistungen gehören u.a.

Im Zweifelsfalle ist der Bereichsleiter oder Vorarbeiter GGA zu fragen, welche Scheine dazu gehören.