Dokumente können in Zvoove entweder direkt beim Kunden (1) oder unter Kontakte (2) hinterlegt werden.

(1)

(2)

Die Dokumente sind losgelöst von Prozessen in der Ablage sichtbar. Da es bei zu vielen Dateien in der Ablage unübersichtlich wird, sollen hier nur allgemeingültige Dokumente (z.B. Stundensatzvereinbarung, Information bei mehreren Rechnungsanschriften, besondere Zahlungsbedingungen, …) abgelegt werden:

1. Unter Kunde den Reiter „DATEIEN“ auswählen

2. Auf „Neu“ klicken und im Pop-up-Fenster die gewünschte Datei auswählen. Die Datei erscheint in der Ablage.

Zusätzlich kann den Dokumenten noch eine Eigenschaft hinzugefügt werden (s. Kapitel 3), allerdings ist es i. d. R. nicht notwendig, da nur wenige Dokumente in der Kundenablage liegen sollten.

Die Ablage von Dateien unter Kontakte erfolgt vorgangsbezogen (z.B. Angebote und Anfragen, Reklamationen, etc.). Hierdurch können Dateien unter der Voraussetzung, dass der Vorgang bekannt ist, schnell gefunden werden. Es können entweder alle vorhandenen Kontakte in der Übersicht oder zugeordnet zu den verschiedenen Prozessen durch die Reiter sortiert werden.

Zugehörige Dokumente der folgenden Vorgänge werden unter den zugehörigen Kontakten hinterlegt:

Reklamationen [RK], Angebotsanfragen [AA], Angebote schriftlich [AS], Aufträge [A], Vertragsunterlagen (Verträge, Kündigungen) [RV, KG], Gefährdungsbeurteilungen [Ablage unter AS], Schlüsselprotokolle und -scans [S], Reinigungspläne [A] sowie Unterweisungen (Personal) [UA, UD, UÜ].

Sollen Dokumente hinterlegt werden, so können sie entweder bei einem schon bestehenden Kontakt durch Doppelklick oder „Öffnen“ (a.) oder nach Erstellen eines neuen Kontakts (b.) hinterlegt werden.

Nach Öffnen des Kontakts muss die Art überprüft oder ausgewählt werden:

1. Auf „…“ klicken

2. In dem Pop-up-Fenster die korrekte Vorgangsbezeichnung auswählen (Ausnahmen bilden die Gefährdungsbeurteilungen [Angebot schriftlich] und die Reinigungspläne [Auftrag] – s. Kapitel 3).

3. Den Reiter „DATEIEN“ auswählen

4. Auf „Neu“ klicken und das Dokument in dem Pop-up-Fenster suchen und bestätigen

5. Die Datei ist nun in der Ablage sichtbar.

Zusätzlich kann den Dokumenten noch eine Eigenschaft hinzugefügt werden (s. Kapitel 3), allerdings ist es i. d. R. nicht notwendig, da die Dokumente durch die Kontaktart gefiltert werden können.

Sind E-Mails zu verschiedenen Prozessen vorhanden, so sollten diese ebenfalls in den Kontakten hinterlegt werden. Der Vorgang ist hier beschrieben.

Dokumenten können Eigenschäften zugewiesen werden, damit sie anhand dessen gesucht und sortiert werden können.

Dieses ist optional mit Ausnahme von Gefährdungsbeurteilungen und den Reinigungsplänen. Diese benötigen eine genaue Eigenschaftszuordnung, da sie unter den Kontakten „Angebot schriftlich“ und „Auftrag“ hinterlegt und somit nicht spezifisch auffindbar sind (Reinigungspläne werden automatisch generiert und im Angebot hinterlegt und die ausgefüllten Gefährdungsbeurteilungen müssen eingescannt dem Angebot zugeordnet werden). Um die Eigenschaften zuzuweisen, muss der jeweilige Kontakt ausgewählt werden, in dem diese Dokumente hinterlegt sind.

1. Auf den Reiter „DATEIEN“ klicken

2. „Eigenschaften“ auswählen

3. Den Reiter „ERWEITERT“ auswählen

4. Auf „Neu“ klicken und die passende Kategorie festlegen

Wird ein spezielles Dokument benötigt und der zugehörige Vorgang ist nicht bekannt, so bietet sich die Suchfunktion über das DMS an. Wichtig hierfür ist, dass den Dokumenten zuvor die richtigen Metadaten zugeordnet wurden.

1. In der linken Spalte unten „DOKUMENTE“ anklicken

2. Den Dokumenten- oder Vorgangstyp auswählen

3. Es erscheint eine Auflistung aller dem Typ zugewiesenen Dateien in der Ordnerstruktur. Durch Doppelklick auf die Datei oder auswählen und Anzeigen wird diese geöffnet.

Der Filter ist standardmäßig auf 7 Tage eingestellt. Sollten Dokumente nicht aufgelistet werden, muss dieser angepasst werden (s. Anwenden des Filters)!

In der unteren Leiste können weitere Aktionen ausgeführt werden:

· Datei separat in einem Ordner speichern,

· Kontakt öffnen (falls die ausgewählte Datei in einem Kontakt hinterlegt ist),

· Die Zuordnung in einen anderen Ordner (2.) ändern- kann auch durch [„Drag and Drop“ ausgeführt werden],

· Anzeigen und Zuweisen der Eigenschaften,

· Anwenden eines Filters und

· Erstellen eines neuen Kontakts mit dem ausgewählten Dokument.

Die Funktion des Archivs wird nicht genutzt.

Soll der Filter während eines Suchvorgangs geändert werden, so kann dies wie folgt geschehen:

1. Auf „Filter“ klicken

2. Den Zeitraum des Anlagedatums anpassen oder auf „Filter zurücksetzen“ klicken

3. Mit „OK“ bestätigen

Soll die Standardeinstellung des Filters (voreingestellt auf 7 Tage) verändert werden, so geschieht dies benutzerbezogen über die Einstellungen:

· In der Leiste oben links „DATEI“ anklicken

· „Einstellungen“ anwählen und „Optionen“ auswählen

4. In dem Fenster den Reiter „AKQUISITION/EMAIL“ auswählen

5. Den Datumsfilter auf die gewünschte Filterdauer einstellen (7500 Tage = ungefähr 20,5 Jahre)

6. Unten rechts mit „Speichern“ bestätigen

Anmerkung: Ein hoher Filterzeitraum verlangsamt das Anwählen der Ordner im DMS um ein paar Sekunden.